有效会议技巧

集團人力資源及行政部-培訓及員工溝通組14hNov,20121有效會議技巧2破冰遊戲諾亞方舟传说在地球遭洪水袭击时,只有诺亚一家乘舟得救的故事。

现在请你想象，如果你正搭乘这艘诺亚方舟，除了诺亚一家之外，你还想让动物搭上这个方舟，你会如何抉择？在你眼前，只剩下六种动物。由于方舟的容量有限，只能让三种动物上船。你会让哪些动物搭乘呢？首先请把最想让他上船的动物表示在第一、其次表示在第二、最后则是第三。A.马B.兔子C.鹿D.羊E.鸡F.猪诺亚方舟之传说为什么？掌握有效会议技巧的方法1掌握会议中沟通与反馈的技巧2掌握会议主持人的会议管理方法3学会提高会议管理效率4課程目標有效会议的必要性及会前准备1有效会议技巧2会议主持人的领导魅力3会议问题人物及棘手问题处理4課程大綱有效会议总结5課程時間表時間課程內容10：00—10：20课程介绍/破冰游戏10：20—10：35有效会议的必要性及会前准备10：35—11：05有效会议技巧10：05—11：15休息11：15—11：25会议主持人的领导魅力11：25—11：40会议问题人物及棘手问题处理11：40—11：50有效会议总结11：50—12：00课程考核一

有效会议必要性及会前准备我们为什么需要开会？沟通渠道优点缺点面谈可以利用现场气氛双向沟通面子作用传达范围有限会议集思广益可当场看到对方的身体语言须事先准备有可能出现混乱局面电话沟通方便双向沟通可能误解看不到非语言的反馈电子邮件费用低廉传播范围广看不见非语言信息反馈慢正式文件完整全面可以事前充分准备须多重审核不能及时获取反馈简报/短片/海报/展架生动形象，视觉冲击力强，印象深内容伸缩性强，可重复使用制作时间及成本相对高需要专业人员协助會議和溝通渠道對比10分鐘練習会议的独特优势1.身体语言2.语调3.言辞不可比擬！如果BECDA必须把信息同时传达给很多人要让别人参与决策以集思广益听取部门汇报工作有些事情需要当众表扬或批评给小组委派任务1.1

有效会议必要性HOWWHYWHATWHEREWHENWHO5W1H会议准备的五要素（5W1H）会议目的讨论主题参会者日期地点方法1.2

有效会议的准备WHY：會議目的“会议的具体目的是什么？”会议主题≠会议目的！会议目的：通过开会达到预期的结果会议主题：会议讨论的核心议题WHY：會議的目的WHY:会议目的请根据以下情景，写出会议主题及目的。(时间：5分钟)1．公司新制定的假期薪金制度急需各部门主管知晓。会议主题:会议目的：2．我小组对哈尔滨IPTV网管系统升级调试有新建议，需向销售部及服务部汇报。会议主题：会议目的：3．部门新晋员工工作士气忽高忽低问题急需解决，此次会议为最后一次方案会议。会议主题：会议目的：4．基于今年本部门的销售业绩确定明年的销售目标。会议主题：会议目的：练习1．公司新制定的假期薪金制度急需各部门主管知晓。会议主题:假期薪金制度

会议目的：各部門主管知曉2．我小组对哈尔滨IPTV网管系统升级调试有新建议，需向销售部及服务部汇报。会议主题：哈尔滨IPTV网管系统升级调试有新建议会议目的：向销售部及服务部汇报3．部门新晋员工工作士气忽高忽低问题急需解决，此次会议为最后一次方案会议。会议主题：部门新晋员工工作士气忽高忽低会议目的：问题急需解决4．基于今年本部门的销售业绩确定明年的销售目标。会议主题：基于今年本部门的销售业绩会议目的：确定明年的销售目标答案WHO:關鍵人物？WHO：关键人物“谁参加？”“每个成员的独特作用”

考虑因素：职位会议中发挥的作用会后发挥的作用WHEN&WHERE：何时何地？WHEN&WHERE

“何时开会最有效达到会议目的”“在哪里开会最合适？”“座位如何摆放？”会议座位图.ppt“需要哪些设备？”“需要哪些食物准备？”WHAT：议程WHAT：议程

“议程有哪些？”

“每项议题的时间分配？”

制订议程注意事项议程应提前分发，使与会者有备而来与会者可在会前及会议开始时合理提议重要议题应留有充分时间常规议题先讨论(时间简短)重要议题之间应穿插一些简单议题一次会议不要安排太多重要议题会前合理划分每个议题的讨论时间HOW：用什麽方法？HOW用什么方法“如何让大家作最好准备？”“哪些内容需提前通知？”“会议规则有哪些？”CASE：說說案例中的5W1Hwhatywhenywhyywherewhohowy1.2

有效会议的准备会议准备工作核对清单1.了解会议的目的2.是否一定要开会3.确定会议的形式4.安排会议的议程5.决定会议的时间6.确定会议的主持人7.决定会议的地点8.研究会场如何布置9.确定出席人数10.安排出席者座位11.是否准备会议臺卡12.是否安排交通工具13.是否安排与会者住宿14.是否发出了会议通知15.确定视听材料16.确定辅助教材17.准备会场周边位置图18.是否要求与会者准备资料19.确定相关资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知执行：产生结果阶段正常化：积极工作阶段争论：摸底阶段形成：安抚阶段会议的四个阶段

帮助大家相互沟通、学习、并达到共识

听取多方意见，获得大家支持

通过讨论获得最佳决策

传达会议内容，使大家正确理解开会要点

汇报各项项目进展情况，解决问题

鼓舞/激励员工1.3

有效会议的意义目前开会面临的最大困难是什么？想一想有效會議的必要性！二有效会议技巧如何开场？如何分配发言时间如何掌握会议进度掌控会议中的沟通与反馈如何达成会议决议有效會議技巧定时时间约为3-5分钟，宗旨明确，语言简洁克服恐惧心里内容开会目的，时间安排，议事方式、纪律要求等引用故事/名言/数据/短片等方式程序概述会议进行程序提供会议相关的资料规范议程指定会议记录者征求意见2.1如何开场？2.2如何分配发言时间？1热点话题保持均衡2控制时间互动交流语言方式身体语言、表情的传达提示卡投影2.3如何掌握会议进度？(1)有效沟通原则有明确的沟通時間和目标重视每一个细节积极倾听努力达成目标2.4会议中的沟通与反馈你心里想的100%别人行动的20%别人听懂的40%别人听到的60%你嘴上说的80%会议中的沟通图(2)造成沟通困难的因素缺乏自信重点强调不足或条理不清不能积极聆听,有偏见,先入

为主,判断错误按自己的思路思考,忽略他

人的需求失去耐心,造成争执2.4会议中的沟通与反馈会议讨论层面---说出内容事实（信息）会议反馈层面---讨论结果的落实（行动）会议的冰山模式话题环境5%~20%讨论层面80%~95%反馈层面(3)

如何建立信任

找共同点.在别人困难时给予帮助适当提醒和給予关心.适当展示自己的能力和水平.实事求是,不夸大,不说慌.保持适合自己的优雅仪表和风度2.4会议中的沟通与反馈反馈的两种方式.团队反馈一对一反馈

反馈的两种类型正面指导反馈建设性（批評）反馈2.4会议中的沟通与反馈会议中的反馈技巧2.4会议中的沟通与反馈

如何接受反馈仔细倾听弄清所有的问题承认你听到的和懂得的而不去争论要开明,不要防卫性太强要包容,不要独断专横要平等,不要有优越感1.四种群体决策权威决策少数服从多数决策共识决策无异议决策2.5如何达成决议？2常用方法列举或图示各提案并讨论客观比较各提案的优劣评估数据以中立角度检视正反意见寻求与会者之认同对提案作适当的修整组成或指定议案执行的监督人员确认议事结果2.5如何达成决议？休息10分鐘三

会议主持人的领导魅力1絕不評判2評價分開3給予機會4適時幽默5歸納總結領導魅力1在头脑风暴会议上，绝不允许对别人的建议进行评判

-絕不評判决策制定会议，一定要把方案的提出与方案的评价分开領導魅力2-評價分開让每个人都有发言的机会領導魅力3-給予機會制造幽默的会议氛围

領導魅力4-適時幽默适时应用切腊肠策略：对取得的成果进行归纳总结領導魅力5-歸納總結四

会议问题人物及棘手情况处理

问题人物处理棘手情况处理事不关己者夸夸其谈者挑起争论者连粉带刺者4.1

会议问题人物事不关已解决措施：直接提问多作口头鼓励会后给予实际工作夸夸其谈解决措施：适时插入，直接提问他人时间有限会后交流

问题人物处理方法挑起争论者解决措施：体恤情绪明确讨论主题适时总结，直接提问他人

连粉带刺者解决措施：直接提问客观事实、数据提问简短、客观，不容主观发挥不要介入负面情绪

问题人物处理方法与会者陷入僵局或手足无措与会者陷入缄默与会者不正视问题与会者不断地重复已提出的观点产生冲突时4.2

会议棘手问题与会者陷入僵局或手足无措時：询问提醒

清除障碍解決的问题

休息

棘手问题处理方法与会者陷入缄默時：澄清存在不清楚的观点或问题給予建议，打破沉默确保行为举止鼓励参与

棘手问题处理方法与会者不断重复已提出观点時：把想法记录在活页板上，并提问：“我们是不是已经了解这一观点了？你还有需要补充的吗？”与会者不正视问题時：明确發言人界定问题、议题或机会的实质

棘手问题处理方法产生冲突时：控制情绪制止衝突注重实质内容而不是个人风格鼓励成员保持观点的主动性和建设性避免过评价挖掘潜在问题

棘手问题处理方法五

有效会议总结参会者守则与责任提高会议质量建议12参会者9大守则会前充分准备会中全心投入,贡献自已的创意与意见以解决问题为主要任务开放的心态,摒除部门之见尽可能多地获取信息耐心聆听,尊重他人的意见勇于发言,言之有物不隐善扬恶,不人身攻击避免不当的肢体语言1.1时间参会者的责任开会前根据个人的观点研究问题依据提供的资料准备论证的材料记下开会的日期、时间、地点做好在会议中尽量表达的心理准备开会中倾听他人的意见积极发表自已的见解关注正在讨论的事项与主持人密切配合以达到会议目的开会后会议达成了什么结果还有哪些事情未完成分配给自已的任务如何完成1.2只有必要时才开会召集会议前提早着手准备制订出色的会