公司档案管理办法

14-13-公司档案管理办法第一章总则第一条为加强公司档案管理，提高档案管理现代化水平，充分有效地保护和利用档案资源，更好地为公司发展服务，结合公司工作实际，制定本办法。第二条档案是指公司在生产、建设、经营管理、科学研究等工作中直接形成的对本单位和国家、社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史记录。第三条公司形成的各种载体档案应由公司档案部门实行集中统一管理，不得由各承办部门和个人分散保存。第二章档案管理体制、机构和职责第五条根据档案工作实行统一领导，分级管理的原则，公司应设立与自身发展相适应的综合档案室，配备满足档案工作需要的人员，负责公司档案工作，并对公司各部门档案工作实行监督、指导和检查。公司各部门应配备文书处理人员，负责本部门文件材料的收集、整理、立卷（件）归档工作。公司的档案工作接受集团公司等上级档案管理部门的指导、监督和检查。第六条企业职责:（一）建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划；（二）将文件形成、积累和归档要求纳入各部门工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门领导及有关人员进行考核；（三）维护和确保档案真实、安全，预防突发事变及灾害的发生，并随技术进步为档案工作持续发展提供技术和设施、设备保障；（四）在企业资产与产权变动时，同时提出所涉及档案的处置要求；（五）按规定向相应单位移交档案。第七条公司应设立与本单位档案工作发展相适应的档案室。具体职责是：（一）贯彻执行国家有关档案的法律法规和集团公司颁发的标准、规范，制定本单位档案管理规章制度；（二）对公司各部门和所属机构的文件材料的归档工作进行监督、检查和指导，集中统一管理本单位的各门类档案；（三）积极开发档案信息资源，编制检索工具，汇编文件资料，做好档案利用工作；（四）会同公司有关部门对已超过保管期限的档案进行鉴定和销毁工作；（五）学习、研究和采用新技术、新方法，推进档案管理的现代化；（六）参加工程竣工、科研成果评审鉴定、设备仪器开箱文件材料的验收工作；（七）参加公司架构调整、产权变动档案的处置工作；（八）组织公司文书处理人员和技术人员档案业务培训，交流档案工作经验；（九）根据上级档案部门档案进馆范围的规定，组织档案移交工作；（十）组织完成上级档案部门交办的档案工作。第三章档案工作人员的条件与各类人员岗位职责第八条公司应依据国家有关规定和实际需要，配备与企业生产、经营、管理和发展需要相适应档案人员。档案人员应保持相对稳定，符合专业技术或管理人员要求。第九条档案人员的条件档案工作人员应当熟悉档案专业及相关专业知识，熟悉港口业务和本单位业务范围；忠于职守，遵守纪律；身体健康，一般具有大专以上文化程度和一定专业知识，熟练掌握现代化管理知识，取得上级档案部门颁发的档案专业培训岗位合格证书。负责管理党组织档案的工作人员必须是共产党员，符合机要人员条件。档案室的负责人，一般应由具有馆员（或者相当于馆员）以上专业技术职务的人员担任。档案工作人员的职务、职称的评定和晋升，业务能力的考核，应按照国家有关规定执行，并享有专业人员的同等待遇。第十条档案工作各类人员的主要职责（一）公司分管档案工作领导的岗位职责：1.领导本公司档案工作，负责将档案工作列入领导议事日程，纳入企业发展规划，研究解决档案工作中存在的问题，保证档案工作与企业管理工作同步发展；2.负责档案工作规划、档案鉴定、销毁和设施设备购置工作的审查、审批；3.负责重要档案及外单位借、查阅档案的审批工作。（二）行政办公室分管档案工作负责人岗位职责1.负责贯彻执行档案工作的法律法规和规定；2.负责主持召开档案工作会议，研究解决档案工作存在的问题，总结布置档案工作；3.负责档案的现代化管理工作；4.负责档案人员培养和继续教育工作；5.负责协调企业在结构调整中档案合理处置工作，坚持档案处置与产权处置同步进行；6.负责档案鉴定销毁工作的组织和审查工作；7.负责档案工作岗位责任制绩效考核的考评工作；（三）档案人员岗位职责1.贯彻、执行档案工作的各项规章制度，熟悉本单位档案业务，掌握档案管理现代化技术；2.指导文书和技术人员做好文件材料的收集、整理、立卷（件）等归档工作，提高档案的归档率、完整率、准确率和归档案卷的质量；3.做好档案的收集、整理、鉴定、统计等工作，熟悉所保管的档案情况；4.保护档案的安全，做好防护工作；5.开展档案业务指导工作，并采取各种有效措施，检查督促各部门做好档案工作；6.做好档案利用服务工作，编制适用检索工具，迅速准确地查调档案，汇编档案资料；7.遵守保密制度。未经批准，不得利用职权擅自扩大档案的利用范围，不得泄露档案的机密内容，确保档案的安全。（四）档案形成部门负责人岗位职责1.掌握本单位档案工作有关规定；2.负责对本部门文书处理人员和技术人员做好文件材料的形成、积累、整理、分类、立卷（件）和归档工作的监督、检查和指导，并对应归档的文件材料的齐全、完整、准确、系统负责；3.负责本部门文书处理人员和技术人员岗位职责绩效考核的考评工作。（五）文书处理人员岗位职责1.学习、落实档案工作法律法规和制度、规范；2.负责本部门文件材料的收集、整理、分类、立卷（件）、电子文件和纸质文件的归档工作，严格履行签字盖章手续，并对案卷质量是否符合规范和应归档的文件材料的完整、准确、系统负责，并按时归档；4.熟悉本部门文件材料形成规律，督促、指导本部门管理人员和技术人员做好文件材料积累、整理、分类工作，严把应归文件材料的齐全、完整、准确、系统和质量关；5.因工作需要或其它原因，暂离或调离工作岗位时，应在离岗前将自己所保管的档案资料移交给接管人。（六）专业技术人员岗位职责1.学习、落实档案工作的法律法规和制度、规范；2.负责在科学研究和建设项目管理等工作中形成的各门类、各载体文件材料的积累、整理、分类、立卷、电子文件和纸质文件的归档工作，对应归档的文件材料的齐全、完整、准确、系统和是否符合质量规范负责，并做到按时归档；3.积极配合档案人员和文书处理人员对文件材料立卷归档工作进行的督促、检查、指导，达到规范化、标准化管理。第四章文件材料的归档第十三条文书档案一般应在第二年上半年内向档案部门归档；科技档案应按工程项目在全部竣工验收后三个月内向档案部门归档，科研课题在课题鉴定评审后的第二年的上半年向档案部门归档；声像档案一般在年终向档案部门归档，会议形成的声像档案，在会议结束后两个月内由会议主办部门负责归档。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年后归档。电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档，或与相应内容的其它载体归档时间一致。更新、补充的文件材料；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；企业产权变动过程中形成的文件材料；其他临时活动中形成的文件材料等，应做到随时归档。交接双方应对归档的文件材料进行检查、清点、核对，并履行移交签字盖章手续。第五章考核与奖罚第十四条考核1.分管档案工作领导负责考核档案部门负责人落实岗位职责情况；3.档案形成部门负责人负责考核文书处理人员和专业技术人员岗位职责落实情况。第十五条有下列事迹之一的，公司应当给予表彰或奖励1.对档案的收集、整理、提供利用等工作做出显著成绩的；2.对档案保护和现代化管理做出显著成绩的；3.对档案学理论研究做出重要贡献的；4.将重要或珍贵档案捐赠给国家的；5.同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。第十六条有下列行为之一的，由责任者所在单位应视情节轻重赔偿损失或给予行政处分；构成犯罪的依法追究刑事责任。1.损毁、丢失档案的；2.擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；3.涂改、伪造、抽取档案的；4.擅自出卖或者转让档案的；5.倒卖档案牟利或者私自将档案卖给、赠送给外国人的；6.私自携运或者邮寄禁止出境的档案及其复制件出境的；7.不按规定归档或者不按期移交档案的；9.档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守造成档案损失的。第六章档案的管理第十七条档案工作应实现现代化、规范化管理，公司档案部门应配备档案现代化管理设施设备，采取先进的技术手段，实现档案的现代化管理。公司的档案，应作为一个全宗进行整理和保管，并建立健全各项档案管理制度。建立全宗卷，把有关一个全宗历史情况的文件集中立卷保管。一个全宗内的文书档案，可根据公司实际情况，按年度、机构、问题、保管期限等方式排列。科技档案应按工程项目、设备类型和型号、科研课题，分别上架排列。会计档案应按形式（名称）、年度、保管期限分类方式排列。各门类档案分类方法应保持一致，不能任意变动。第十八条公司应设档案保管专用库房，绘制库藏档案存放示意图，配置必要的设备，认真做好防盗、防火、防光、防潮、防尘、防污染、防有害生物等工作。坚持库房检查制度和库房温湿度记录制度，严格控制库房的温湿度，确保档案的安全。第十九条档案库房（含胶片库、磁带库、磁盘库）的温度应控制在14摄氏度—24摄氏度，相对湿度应控制在45—60％。保存母片的胶片库温度应控制在13摄氏度—15摄氏度，相对湿度应控制在35—45％。第二十条声像档案管理人员，应着工作服、戴洁净手套操作，防止汗渍、细菌等有害物污染档案。第二十一条档案部门应建立库存档案和设备定期检查制度，并做好检查记录。对破损、字迹模糊或变质的档案，应及时修补或复制；对库存档案发现可疑情况或者发生意外事故，应及时进行检查，并将检查的结果立即向单位领导报告。第二十二条档案部门应建立接收、移出档案总登记簿，及时对接收和移出的档案分别进行登记。按照要求，准确编制档案工作基本情况统计年报，于次年1月10日前报送集团公司档案管理部门。第二十三条档案部门应按档案的保管期限，定期用直接鉴定法对档案进行鉴定。文书档案的鉴定工作应在分管领导或行政办公室主任的领导下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。科技档案的鉴定工作，由档案人员和科技人员共同进行。第二十四条鉴定工作结束后，应由档案部门提出档案鉴定报告，编写档案销毁清册，经本单位分管领导签字批准后，在档案部门保存一年后方可销毁，并报上级档案部门备案。销毁档案实行两人监销制，监销人应在档案销毁清册上签字。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。第二十五条档案管理人员调动工作时，应在离职前办好档案的交接手续。第七章档案的利用第二十六条公司应积极开展档案利用工作，编制适用的检索工具，开展档案的电子著录和扫描等数字化工作；主动了解档案需求，开展档案的编研工作，为集团公司的生产建设、经营管理和科学研究等工作提供档案信息服务。汇编的档案资料如需印发或出版，应经本单位领导批准，并报上级主管部门备案。第二十七条公司档案部门应设立档案阅览室，健全档案借阅和复制、复印制度，严格履行档案借阅手续。第二十八条外单位借用本单位档案时，必须持有单位的介绍信（介绍信中应说明借用档案的范围和用途），借阅一般档案经档案部门负责人同意后方可借阅；重要的档案应经档案形成部门负责人同意后方可借阅。涉密档案应经公司负责人批准后方可查阅有关内容，不能借出档案部门。第二十九条声像档案实行两套制，以复制件提供利用。声像档案借出应经形成部门同意后方可借阅。借出的声像档案不得在有磁场和不洁环境中保存，不得转借他人或擅自复制。第三十条对电子文件采用网络的方式利用时，应采取身份认证、权限控制等安全保密措施，并遵守有关的借阅规定。第三十一条根据档案材料缩微、抄录、复制、复印的材料，经档案部门核对无误后，加盖档案部门“档案材料证明专用章”。第三十二条本单位工作人员因工作需要借阅档案时，应填写借阅档案证明单，复印档案需填写复印档案审批表，经有关领导签批同意，并加盖公章后，由本人到档案室借阅，并严格履行借阅手续。归还档案时档案人员要认真检查，点交清楚，双方共同签字，当面注销。借阅非本部门档案时，需要经档案形成部门负责人在借阅档案证明单上签批同意后，方可借阅。借阅党总支文件和会议纪要、记录等重要档案时，应经党群办分管领导批准后，只能在档案部门查阅，一律不准借出。借阅档案的期限：文书档案为15天，科技档案为1个月，声像档案借阅期为7天，会计档案只能在档案部门查阅。若因特殊情况需延长借期，应及时到档案部门办理续借手续，对不办理续借手续的人员，档案部门有权停止其借阅档案权利。如若丢失档案由责任者所在单位按照《档案法》的有关规定，视情节轻重给予处理。档案借阅人应写出书面报告，经本单位领导审批后，交档案部门存档备查。借阅档案人员因公差、休假、探亲、调动工作和离休、退休时，应及时将所借档案归还。第三十三条因借用档案解决重大问题，并产生较大的经济效益和社会效益的，应填写档案利用效果登记表。第三十四条借用档案的人员，对