WPZ-051质量索赔通知单流程处理管理办法

精品word文档值得下载值得拥有文件编码：WPZ-051页次：6/6精品word文档值得下载值得拥有目的：继续完善质量信息的电脑化OA处理系统，提高信息的通达度。改变以往采用手工开具(不合格品处理单)的方式，以便及时动态通传到公司有关管理层，同时便于数据的动态统计、保存和跟踪。为更好的促进供应商改进产品的供货质量与服务。范围：适用公司产品从进料检验、制成到市场服务和三包处理的全过程。适用于公司对供应商的责任赔偿（即外部索赔）。权责单位：品质部：负责质量索赔的统筹管理。配套部：参与“质量索赔通知单”的协调处理，在流程处理中对质量索赔提出合理建议，负责接受供应商对质量索赔的异议，以便提交公司领导复审。其它各部门：可根据公司产品现有质量状况，积极参与质量索赔的合理申请和质量投诉工作等。作业流程图：附件一作业说明：接收投诉、抱怨和三包件或不良品公司外部质量投诉由售后服务部在OA中填写“质量立案整改跟踪表”后提交。公司内部各相关单位（包括销售部）的质量投诉、抱怨由各相关单位在OA中填写“质量立案整改追踪表”后提交，或交由品质部立案专责人代填代立案。售后服务部接受三包退回配件或不良品。分析、鉴定公司各有关责任部门针对上述涉及的质量问题进行分析（包括品质部对市场退回三包件或不良品的鉴定），依据《供应商不合格品处理办法》，判定是否建议质量索赔，如要求索赔则提出申请。申请涉及质量索赔时，申请人（公司每个员工都可以申请，应作为一种工作建议性质，只是为提高工作效率、保留数据、简化流程）登入OA系统，编辑填写“质量索赔通知单”，要求按照表单内容详实填写（注：非品质部的“不合格品处理专责人”填写申请时，一般不填写索赔金额，但如可能，也可评估造成的损失程度；以及表单右上角的“编号”栏也暂不填写），填写好后按“保存退出”，刷新表单数据按“提交申请”流程自动开始。填写“质量索赔通知单”时，请注意要同时填写表单标题栏的主题词（如“质量索赔通知单/XX 公司减震断裂”），目的便于识别和查找。编号、索赔程度（金额）调整确认品质部的“不合格品处理专责人”接到流程后，将该申请进行编辑“编号”（即该编号统一由品质部的“不合格品处理专责人”填写），以便数据管理的系统性，同时“不合格品处理专责人”可以依据《供应商不合格品处理办法》，并结合实际情况对申请中的索赔金额进行必要的调整和确认。初审品质部经理对该“质量索赔通知单”进行审批，进入表单编辑（并可修改），在表单的“品质部经理”栏中签名并点取签署日期，同时可在“流程处理”时提出初审意见，如同意流程则自动转下一步，如不同意流程则自动转到结束步。知会传阅及打印输出传递给供应商品质部经理审签后，流程自动返回“不合格品处理专责人”处，由“不合格品处理专责人”将该“质量索赔通知单”传阅给公司总经理、副总经理及技术部、配套部经理知晓。品质部的“不合格品处理专责人”将“质量索赔通知单”进行打印输出，打印后盖章并先分发给配套部（暂可用一般打印纸打印），做好签收工作。配套部将“质量索赔通知单”传递给供应商，可以现场转交，也可以传真。接受供应商的异议7.1供应商在收到“质量索赔通知单”，如有异议必需在七日内给予回复（七日内无回复则视为认同）到我公司配套部，配套部将有异议的回执，转交给品质部的“不合格品处理专责人”（可能有的供应商会直接将异议给品质部，则同样转交给“不合格品处理专责人”），以便判定下一流程。7.2异议判定7.2.1品质部的“不合格品处理专责人”动态浏览申请，自申请输出日期七日后，即时判定流程，如供应商对索赔有异议，则将异议回执作为附件上传到OA的“质量索赔通知单”的附件信息中，流程将会再转品质部经理复审及公司领导确认后再到下一步“财务执行”，否则（即供应商对索赔无异议），则直接到下一步“财务执行”。7.3复审7.3.1品质部经理对供应商提出的索赔异议，进行复审，提出同意与否的意见7.4公司领导确认7.4.1总经办/技术副总对供应商提出的索赔异议，作出最后的确认意见。“同意”则流程将转至品质部的“不合格品处理专责人”处修改申请；“不同意”流程则直接到下一步“财务执行”。7.5修改“质量索赔通知单”7.5.1品质部的“不合格品处理专责人”按照“异议”意见，修改索赔内容或金额。7.6单据确认7.6.1总经办/技术副总对修改的单据在OA中重新确认，以防误操作。传阅品质部经理初审否定的索赔单；最终执行单据打印输出和分发8.1品质部的“不合格品处理专责人”对品质部经理初审否定的索赔单发送传阅给公司总经理、副总经理及技术部、配套部经理知晓。8.2品质部的“不合格品处理专责人”将最后确认的“质量索赔通知单”进行打印输出，用三联打印纸打印，打印后盖章并分发（品质、配套、财务、各一份）。财务执行财务部负责人对该“质量索赔通知单”进行“流程处理”确认，以便实时执行。10.存档、结束10.1财务处理后，流程自动将“质量索赔通知单”存档、结束。结束后的“质量索赔通知单”不能再进行编辑，只供查阅。11.统计工作11.1品质部的“不合格品处理专责人”于每月月底汇总统计，填写“质量索赔月度汇总表”并与财务、配套部核对、会签。六参考文件：1.质量记录管理程序………QP-0022.客户抱怨管理程序………QP-0103.统计、分析、持续改与矫正预防管理程序……………QP-0234.供应商不合格品处理办法……………WPZ-0185.质量立案整改管理办法…………………WPZ-047七引用表单：1.质量整改及处理通知单…………………FM-3182.不合格品处理通知单……………………FM-3193.质量索赔通知单…………FM-3204.质量立案整改跟踪表……………………FM-3165.质量索赔月度汇总表……………………FM-340八附则：无附件一：作业流程图权责单位作业流程图相关表单市场或相关部门品质、技术或其它责任部门公司各员工不合格品处理专责人品质部经理不合格品处理专责人配套部不合格品处理专责人品质部经理总经办/技术副总不合格品处理专责人总经办/技术副总不合格品处理专责人财务部负责人流程自动不合格品处理专责人三包退回件/不良品投诉、抱怨三包退回件/不良品投诉、抱怨分析、鉴定分析、鉴定OA中申请OA中申请编号、索赔程度（金额）调整确认编号、索赔程度（金额）调整确认初审初审不同意同意知会传阅打印输出和分发先打印输出一份给配套部知会传阅打印输出和分发先打印输出一份给配套部配套部传递给供应商并接受供应商可能的异议配套部传递给供应商并接受供应商可能的异议供应商异议供应商异议复审有复审无确认确认修改申请同意修改申请单据确认单据确认单据确认单据确认传阅初审否定的索赔单；最终传阅初审否定的索赔单；最终执行单据打印输出和分发财务执行财务执行存档、结束存档、结束月统计归档、结案技术副总结案确认立案专责人月统计归档、结案技术副总结案确认立案专责人质量立案整改跟踪表质量索赔通知单质量索赔通知单质量索赔通知单质量索赔通知单异议回执质量索赔通知单异议回执质量索赔通知单异议回执质量索赔通知单异议回执质量索赔通知单质量索赔通知单质量索赔通知单质量索赔通知单质量索赔通知单质量索赔月度汇总表 5771001803090012095579036822859633082577100180309001238657613739973576069657710018030900135945780775799025155125771001803090012387577164982601818051577100180309001213857213119215891832657710018030900123595790368223610760535771001803090012356576135286143791742577100180309001235557508786970469327917088100343355274101229944325833379170881003433552751018667329388320081708810034335610710158115250150052217088100343356108101000180059871732170881003433542951010741941426870171708810034335618410187866086962880217088100343356185101775831174086674170881