公文格式、字体字号标准及印制要求

公文格式、字体字号标准及印制要求一、公文格式的种类根据公文载体的不同，分为文件格式、信函格式、电报格式、命令格式、纪要格式等。二、公文格式的基本要求.公文用纸：一般使用纸张定量为60g/n）2〜80g/n]2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%〜90%,横向耐折度N15次，不透明度285%,pH值为7.5〜9.5。.纸张大小：A4型纸：210mmX297mmo.版面：公文用纸天头（上白边）为37mm,公文用纸订口（左白边）为28mll1,版心尺寸为156X225mm。.字体：如无特殊说明，公文各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可作适当调整。.行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可作适当调整。.印刷：公文应当双面印刷。.装订：公文应当左侧装订，可平订，也可骑马订。三、公文的通用格式一件完整的公文由三部分组成：（一）眉首（版头）部分主要标识公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。1.公文份数序号如需把主送机关移至版记，除将抄送二字改为主送外，编排方法同抄送机关。既有抄送机关又有主送机关时，应当将主送机关置于抄送机关上一行，之间不加分隔线。.印发机关和印发时间印发机关是指公文的印制主管部门，一般是各党政机关办公厅（室）或文秘部门。发文机关没有专门的办公厅（室）的，发文机关就是印发机关。印发机关和印发日期位于抄送机关之下、末条分隔线之上（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用4号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即不编01）,后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。.页码一般用4号半角白体阿拉伯数码，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。四、公文的特定格式（一）信函格式公文的信函格式是被广泛采用的一种公文特殊格式。主要用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，报送方案,商洽、询问、答复或者说明某件具体事项。信函格式相对简单，易操作，在各级行政机关的公文中广泛应用，常用于通知、批复、函等文种的公文中。L发文机关标志：发文机关标志使用发文机关全称或规范化简称，其上边缘至上页边为30mm,推荐用红色小标宋字体，字号大小由发文机关酌定，以版心为准居中排布。联合行文时，使用主办机关志。.红色分隔线：发文机关标志下4mm处为一条红色双线（上粗下细），距下页边201mli处为一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm,均以版心为准居中。.份号、密级和保密期限、紧急程度：如需标识份号，顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下；如需同时标注密级和保密期限、紧急程度，密级和保密期限顶格编排在份号下1行，紧急程度顶格编排在密级和保密期限下1行。.发文字号：发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下。发文字号与红色双线的距离为3号汉字高度的7/8。.标题：标题居中编排，与其上最后一个要素相距2行。.页码：信函格式公文首页不显示页码，由第2页开始标注。只有2页的信函式公文，第2页可以不显示页码。.版记：信函格式公文的版记中不加印发机关、印发日期及分隔线。（二）命令格式命令格式的公文，适用范围有特殊的限制。一般用于公布行政法规和政府规章。发文机关标志是发文机关全称加命令或令组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用红色小标宋。发文机关标志下空两行集中编排令号，令号下空两行编排正文。在正文下空两行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。（三）纪要格式纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。各级党政机关办公会和专题会讨论议定的事项都是本机关的决策事项，要以纪要的形式印发公文，作为指导开展工作的依据。L纪要标志：由“XXXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用红色小标宋字体。.编号：纪要标志下空2行居中编排纪要编号“第X号”，并用圆括号括入，不受年度限制；也可按年度编排，如“[2016）X号”。.发文机关和成文日期：纪要编号下空1行编排发文机关和成文日期，发文机关居左空1字，成文日期居右空1字。.出席、列席和请假人：标注出席人员名单，一般用3号黑体字在正文（或附件说明）下空1行左空2字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假、列席人员名单，除依次另起1行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同前。.纪要不加盖印章。.纪要格式可以根据实际制定。五、其他.格式中的几个用线(1)在眉首与主体之间，一般用一条红色的间隔线。使用这条线的区别是，党的领导机关如中央、省委、地委、县委文件的间隔线中间有一颗红角星，行政机关如国务院、省政府、市政府、县政府的文件一般采用一条连续的横线，中间没有红角星。这条线一般在发文字号下4mm处与版心等宽，采用红色反线。(2)版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。.用纸公文用纸一般采用GBA4型，成品幅面尺寸为210mmX297mm,纸张定量为60g/m2-80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%〜90%,横向耐折度大于或等于15次，不透明度大于或等于85%,PH值为7.5〜9.5。.特别处置当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。.排版规格与印制装订要求(1)排版规格。正文用3号或4号仿宋体字，一般每面排22行,每行排28个字。(2)印刷要求。双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2nlm。黑色油墨应达到色谱所标BI100%,红色油墨应达到色谱所标Y80%.M80%o印品着墨实、均匀，字面不花、不白、无断划。(3)装订要求。公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mmo平订钉锯与书脊间的距离为3nlm〜5mm。公文份数序号就是每份公文的编号，根据印制份数，编流水号。公文份数序号是为了掌握公文的发放方向，便于公文的保密管理，便于掌握公文的去向。涉密公文一定要标注份号，如果发文机关认为有必要，也可对不涉密公文标注份号。如需标识份号，一般用6位3号或4号仿宋体阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第1行。.秘密等级和保密期限秘密等级是指涉密公文的保密程度，分“秘密”、“机密”、“绝密”三级；保密期限是指涉密公文需要保密的时间长度。涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。标识秘密等级和保密期限，一般用3号或4号黑体字，顶格编排在版心左上角份号之下；保密期限中的数字用阿拉伯数字。秘密等级和保密期限，中间用“★”隔开。.紧急程度急件公文分为“特急”、“急件”两种。其中，电报应当分别标识“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。标识时，用3号或4号黑体字，顶格编排在版心左上角，秘密等级之下。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。.发文机关标识发文机关标识是公文版头部分的核心，用套红大字居中印在公文首页上半部，由发文机关名称和“文件”二字组成，如“义><省人民政府文件”等。对一些特定公文可只标识发文机关名称（函件）。发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称。推荐使用小标宋体字，字号一般应小于22mmX15mm（一般不能大于上级机关的字体）。标识位置是上边缘到版心上边缘35mm处，上报的公文发文机关标识在上边缘到版心上边缘80mni处。联合行文时，主办机关名称排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；也可单独用主办机关名称。联合上报公文一般不单独使用主办机关名称。因为联合上行文需要将所有联署机关签发人的姓名都标出，否则，就不相匹配。联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。.发文字号由发文机关代字、年份、序号组成，如“X政发［1999）82号”，“X政发”指发文机关代字，“（1999）”指年份，“82号”指发文序号。整个意思就是XX省人民政府在1999年所发的第82号文件。机关代字要求准确、规范、精炼、无歧义、易识别，并固定使用,避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同。联合行文时只标注主办机关的发文字号。同一地区，避免不同机关的发文字号的机关代字重复。标识位置在发文机关标识下空2行处，用3号或4号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年代应用全称4位，用六角括号“"括入；序号不编虚位，即不编为001,不加“第”字。上行文发文字号标识在发文机关之下居左空1字。.签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号或4号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号或4号楷体字标识签发人姓名。如联合行文时有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人从第2行起在与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排，同时，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行，并下移红色分隔线，使红色分隔线与发文字号继续保持为4mm。（二）主体部分主要标识公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、发文机关印章、附注等要素。.公文标题一般由发文机关名称、事由和文种组成，要准确、简要地高度概括文件主要内容，如《XX省人民政府关于大力发展民营科技企业的决定》《XX省人民政府办公厅关于进一步做好春季农业生产和当前农村经济工作的通知》等。公文标题一般用2号小标宋字体，编排于红色分隔线下空2行的位置，分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，既要体现美感，又要避免歧义。标题排列应使用梯形或菱形，不应使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。4个以上（含4个）机关联合行文时，标题中发文机关名称可简略。除法规、规章名称加书名号外，公文标题一般不用标点符号。.主送机关指公文的主要受理机关，书写时应当使用全称或规范化简称、统称。其中，使用简称要规范、准确，机关的规范化简称和统称应由上级机关明确，不得随意编造机关简称。使用统称，包括的地区、部门、单位要齐全，称谓要准确。上行文一般只写一个主送机关，必须同时报送几个主送机关的，可以用抄送形式；下行文可以有两个以上的主送机关，但是，如果主送机关过多，则一般用规范的统称，如“各地行政公署，各市、自治州人民政府，省政府各部门：”等。标识位置在标题下空1行处，左侧顶格用3号或4号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。.公文正文是公文的主体和核心所在，用来表述公文的内容，公文首页须显示正文。标识在主送机关名称下一行，用3号或4号仿宋体字，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行，涉及外文时按规则回行。一般公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名和印早。正文中标题字号的使用：一般一级标题用黑体字，二级标题用楷体，三级(加粗)、四级和正文一样用3号或4号仿宋。文中结构层次依下列规则处置：“一、”“二、”用3号或4号黑体，后面用顿号；“（一）”“（二）”用3号或4号楷体字，后面不用标占・八、、9“1.”“2.”或“A.”“B.”用3号或4号仿宋体字加粗,后面用实心小圆点；“⑴”“（2）”或“（a）”“（b）”用3号或4号仿宋体字，后面不用标点。附件是公文附件的顺序号和名称。公文正文中的一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后的联系而造成阅读上的不便，需将其从公文正文中抽出来作为公文的附件单独表述，即附件。公文附件是正文内容的组成部分，与正文具有同等效力。在正文下空1行左空2字处，用3号或4号仿宋体字标识“附件”二字，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码，如“附件：1XXXXXX、附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。发文机关署名应当用发文机关全称或规范化简称。特殊情况如议案、命令（令）等文种需要由机关负责人署名的，应当写明职务。单一机关行文时，发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序排列在相应位置，并使印章加盖其上。如长于发文机关署名，应使其右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。不加盖印章的公文，单一机关行文时，在正文下空1行右空2字编排发文机关署名，在发文机关署名下1行编排成文日期，成文日期首字比发文机关署名首字右移2字。成文日期是公文的生效时间，是党政机关公文生效的重要标志。成文日期确定的原则和标注位置有2种：一是会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准，成文日期编排在公文标题之下，用3号或4号楷体字写全年、月、日，用（）括起来。二是经机关负责人签发的公文，以签发日期为准（联合行文以最后签发的机关负责人签发的日期为准）。电报以发出日期为准。用3号或4号仿宋体字写出年、月、日，年份应标全称，月、日不编虚位，右边要空4字。一般惯例，政府文件日期为汉字大写数字，如“一九九。年十月一日"（不得用“零”或“0”）；党委文件日期为小写数字，如“1990年10月1日”。不加盖印章的公文，在发文机关署名下1行编排成文日期，首字比发文机关署名右移2字。发文机关印章印章是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据之一。上行文，一定要加盖印章。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。纪要不加盖印章。单一机关行文时，印章端正、居中下压成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文一行之内。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。不得出现空白印章。联合上行文，发文机关只署名主办机关时，可以只加盖主办机关印章。联合下行文时，所有联署机关均须加盖印章。需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mmo需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中