公司管理指导手册

企业职能设置行政管理部门办公室主任1人行政内勤1人办公室主任职责：人员考勤管理（请销假），办公室管理，车辆调度和管理，卫生监督管理。行政内勤职责：考勤表的确定，考勤汇总，办公用品的申请和购置，办公设备的维护，人员接待，办公室事务的处理，财务管理部门会计1人出纳1人债权管理2人会计岗位职责：(一)按照国家会计制度的规定、记帐、复帐、报帐做到手续完备，数字精确，帐目清晰，按期报帐。(二)按照经济核算原则，定期检查，分析企业财务、成本和利润的执行状况，挖掘增收节支潜力，考核资金使用效果，及时向总经理提出合理化提议，当好企业参谋。(三)妥善保管会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料。(四)完毕总经理或主管副总经理交付的其他工作。出纳岗位职责：(一)认真执行现金管理制度。(二)严格执行库存现金限额，超过部分必须及时送存银行，不坐支现金，不认白条抵压现金。(三)建立健全现金出纳多种帐目，严格审核现金收付凭证。(四)严格支票管理制度，编制支票使用手续，使用支票须经总经理签字后，方可生效。(五)积极配合银行做好对帐、报帐。做好现金和银行账务的处理，费用的报销，银行账务及时查对，工资发放。债权管理职责：做好企业协议的签订，协议及时上交，货款的及时催收，做好销售的融资管理。三、营销管理部门分企业经理3人销售工程师6人销售信息员若干销售内勤1人分企业经理职责：全面负责分企业有关事宜，平常事务的管理，人员的管理，销售的管理，财务的管理，做好与企业各部门的对接售后服务部门售后经理1人配件经理1人售后工程师5人服务内勤1人配件管理员1人平常管理制度为规范企业平常工作，树立良好的外部形象，提高工作质量和办事效率，制定如下制度：第一条着装仪表规范企业员工平常着装应以端庄大方、整洁清洁为原则。不容许衣着暴露、前卫或着运动装出目前办公场所。仪容要以洁净、整洁、素雅为原则，不得浓妆。行为举止要文明、礼貌，不得打架，斗殴，酗酒，从事违法乱纪的活动。说话要和气、谦逊，要使用“请、您好、谢谢、对不起、再会”等文明用语。为集体发明团结、友善的气氛。第二条工作行为规范遵守党和国家的法律、法规，遵守企业的各项规章制度。各部门员工应准时上下班，不得迟到、早退、旷工。临时有事外出必须向行政部请假，经主任同意后方可离开。办公室工作人员在接待来访和接听电话时要注意行为规范和文明用语；办公电话铃声应调到适量位置，讲电话声音应适量；不准用办公室电话进行私人交往或闲聊。员工手机应24小时开通，若确实有特殊原因无法开通应事先告知办公室并告知各部门负责人。无端关机4小时以上罚100元，若无端12小时未开通电话视为旷工一天，超过24小时扣除当月奖金，1周被有关业务单位和人员反应电话不接或本单位人员打电话未接通3次罚款100元。每日打扫办公室卫生，公共区域安排之日人员，注意保持室内办公环境和办公台面的整洁有序。上班时间不得干与工作无关的事，严禁上班时间看电视，炒股票、打牌、上网聊天、看电影、玩游戏等与工作无关的行为发生。保守企业秘密和技术秘密，不准对外泄露资金及经理部管理等有关的事情。否则一经发现，将根据情节轻重，予以经济及行政惩罚，严重的解除上岗协议。生活区内严禁随地乱扔、乱倒垃圾，严禁从窗户向外或从楼上往下倒水、扔烟头、纸屑、吐痰等。节省用电、用水，做到人走灯灭，人走水停。爱惜办公设备、仪器，节省使用纸张，能用废纸打印复印的不得使用新纸，严格按照办公室规定使用办公设备。每位员工均有权利、有义务维护集体利益，爱惜集体财产，严禁将集体财产居为私有。为企业树立良好的形象，对损坏企业、集体利益的人员予以如下处分：（1）窃取集体财物者，除追回非法所得外，处以500－1000元罚款；情节严重者交司法部门处理；（2）损坏或丢失集体财物者，按如下原则赔偿：a、损失值500元如下者，按价赔偿；b、损失值500－1000元者，赔偿50%（但不低于500元）；c、损失值1000－5000元者，赔偿80%－50%（但不低于800元）；d、损失值5000－10000元者，赔偿50%－20%（但不低于2500元）；e、损失值10000元以上者，赔偿10%－5%（但不低于5000元）；加强学习，学习型组织是分企业的追求目的，每个人都应当积极积极的参与到多种学习活动中来，不能以多种理由逃避和拒绝学习。第二节考勤管理制度第八条行政部负责全体员工的考勤工作。第九条考勤由办公室安排专人记录，记录必须精确真实，有关票据要和考勤表有照应可追溯。第十条出勤规定工作人员应准时上下班，事假及正常休假应按照制度执行，到行政部立案。第十一条考勤员应认真负责，加强考勤，做到不虚报、不乱报、不徇私情；第十二条考勤表必须与所批复的请假条相一致。无假外出者按旷工处理，旷工期间无工资奖金，月旷工天数累积超过3天者，扣发当月工资和绩效；年合计旷工超过10天者，扣除所有剩余工资福利，清退回企业。第十三条出差企业人员出差一律书面报批，出差人员需填写《出差审批单》，由部门经理签字同意。部门以上负责人出差需报分管领导和企业经理同意；各部门部员出差需报部门主管同意。如有特殊状况需出差，来不及办理手续的，应先电话告知部门经理事后补办手续。第十四条事假员工正常假尚未休完，不批事假；已休完正常假，确有特殊状况需请事假时，经分管领导同意后报项目经理审批。事假每季度不准超过10天，事假期间只发基本工资。婚、丧、产假按国家规定执行。考勤表在每月的1号由行政内勤负责整顿，报送财务部门经领导审查后作为当月工资奖金发放的根据。办公室管理制度第一节办公用品管理规定第六条办公用品购置办公用品购置本着实用、节省的原则，每月由行政部统一购置。办公用品管理实行需求审批、计划采购、入库建帐、领取登记和使用专人负责制度。各部门根据实际需求填写《办公用品申请（领用）表》，每月25日交行政部，由行政部核定汇总后报经理同意，再购置发放，并建立台帐。临时急需使用的办公用品由行政部报总经理同意后采购。大型办公用品采购必须报请总经理审批后方可购置。采购人员应严格遵守职业道德，及时理解市场商品信息，选择对口合用，质量可靠，价格合理的办公用品。办公用品入库前，行政内勤应认真检查验收，建帐登记，妥善保管，做到帐物相符；对不符合规定的，由采购人员负责办理调换或退货手续。第七条办公用品发放和使用本着节省的原则使用办公用品。购置回的办公用品统一放在办公室管理、登记和发放。行政内勤须清晰的掌握办公用品库存状况，常常整顿清点，库存局限性及时申请和购进。领用办公用品用品必须认真履行手续，应填写《办公用品申请（领用）表》。各部门的电脑、打印机、复印机等设备由部门主管指定专人负责，严禁其他人员随便使用；出现故障需以汇报形式交行政部，由行政部报请总经理同意后联络维修。办公用品费用由行政部统一报销，其他部门不能报销办公用品费用。财务管理制度第五节会议制度企业实行例会制度，重要包括月例会、临时性会议。月例会须有会议记录，由行政部负责记录。第二十二条企业月例会每月月末召开一次，会议由总经理主持，同步要形成会议纪要，会议纪要由行政部负责在会后一天完毕。第八节车辆使用管理规定第四十条车辆的使用管理由行政部统一负责。第四十一条驾驶员要认真学习上级有关车辆管理、安全驾驶方面的规定，常常对车辆保养状况进行检查。第四十二条遵守交通规则，服从交管人员的管理，凡发生等级事故重要责任在我方者，予以驾驶员经济惩罚和解雇处理。第四十三条驾驶人员要保持车辆清洁，常常对车辆进行保养，使车辆处在良好的工作状态，提前做好出车准备。防止出车途中发生车况故障。第四十四条用车部门或个人必须提前30分钟向行政部提出用车申请，并填写《派车单》，由行政部统筹安排。第四十五条行政部派车后，司机应按派车路线行驶，办完事后应立即返回。否则，发生不良后果由司机负责。凡无派车单出车，按司机私自出车处理。第九节电话管理制度第五十条移动电话费用原则第五十一条办公室座机电话由行政部安排专人每月准时到当地营业厅交费。固定电话响过过两声之后必须有人接听，电话接听第一句为：您好，郑州众一售后电话专人接听并做好报修记录第五十二条企业座机电话为传真专用，未经同意不得用于其他活动。座机电话实行来电登记制度，办公室应对每次来电在电话记录本上进行详细登记。财务部是企业一切财政事务及资金活动的管理与执行机构，负责企业平常财务管理、筹资管理和财务分析工作，其工作范围和职责重要有：1.负责企业财务管理工作。编制企业各项财务收支计划；审核各项资金使用和费用开支；清理催收应收款项；办理平常现金收付、费用报销、税费交纳、银行票据结算，保管库存现金及银行空白票据，按日编报资金日报表；做好企业筹融资工作；处理、协调与工商、税务、金融等部门间的关系，依法纳税。2.负责企业会计核算工作。遵守国家颁布的会计准则、财经法规，按照会计制度，进行会计核算；编制年度、季度、月份会计报表；按照会计制度规定设置会计核算科目、设置明细账、分类账、辅助账，及时记账、结账、对账，做到日清月结，账账相符、账实相符、账表相符、账证相符；管理好会计档案。3.负责企业费用核算和成本管理。做好费用的管理和控制4.建立经济核算制度，运用会计核算资料、记录资料及其他有关的资料，定期进行经济活动分析，判断和评价企业的经营成果和财务状况，为企业领导决策提供根据。5.配合企业内部审计。第一章资金审批制度1.总则⑴所有款项的支付，须经企业主管领导同意。假如主管领导不在企业，应以电话或传真的方式与其联络，确认与否同意款项的支付，事后请其在支出单上补签意见；⑵财务专用章、企业法人章及支票必须分开保管，企业法人章由办公室主任负责保管，财务专用章和支票由出纳负责保管。办公室主任或出纳不在单位期间，印章应由法定代表人指定的专人保管。印章代管须办理交接手续，代管人员必须对印章的使用状况进行登记；⑶财务部原则上不得将已加盖财务专用章及企业法人章的支票预留在企业，如因工作需要，需先填好限额，并经企业主管领导同意；⑷开具的支票须写明经同意同意的收款人全称，收取的发票须与收款相符。如收款人因特殊状况需要企业予以配合支付给第三者，必须有收款人的书面告知并经企业主管领导同意；⑸往来款项的冲转（指非正常经营业务），须企业主管领导同意；⑹非正常经营业务调出资金须通过企业主管领导同意；⑺用以支付多种款项的原始凭证必须保留原件，复印件不得作为原始凭证。如遇特殊状况须经企业主管领导同意。3.企业差旅费开支制度⑴企业员工到本市范围以外地区执行公务可享有差旅费补助；⑵企业职工出差根据需要，由部门经理决定选用交通工具；⑶企业职工出差期间，住宿费用及补助按如下规定执行：①房租原则：A、部门经理以上职工，房租原则为120元/日；B、一般职工，房租原则为100元/日。②伙食补助、市内交通补助原则伙食补助每人20元/日；市内交通费每人6元/日。⑷、实际报销金额超过企业的补助原则，需由部门经理或带队经理阐明原因，报经企业主管领导审批后支付。4.车辆维修费及汽油费管理制度⑴企业车辆维修保养由办公室统一管理，应指定维修点，维修费用一般采用银行转账的方式结算；⑵车辆的易损备品备件由办公室统一安排采购，以支票支付。需用时应办理领用手续，并由办公室建账予以核销使用；⑶企业汽油票由办公室统一保管并设账登记使用。5.办公费用、会议费用及其他费用管理制度⑴企业办公用品由办公室统一采购、管理；⑵办公室设置账册登记企业办公用品的采购、使用状况；⑶办公室财产台账为财务部附设账册；⑷办公室应对各部门领用的办公用品状况进行造册、登记、定期通报；⑸企业各部门因工作需要，需邀请有关单位人员召开会议的，应由部门经理提出提议，报总经理同意，其会务工作由办公室统一安排；⑹有关工资、奖金、福利费等各项津贴的发放原则由企业人事劳资管理部门制定，经总经理同意后报财务部立案。6.行政费用报销制度⑴企业行政费用现金支出范围为：向职工支付工资、奖金、津贴、差旅费，向个人支付的其他款项及不够支票起点100元的零星开支；⑵企业职工报销行政费用应填写报销单，由经办人员填写，企业主管领导签字承认后报送财务部按照本制度有关规定进行审核，并按本章第1条的规定进行审批支付；⑶应酬、礼品费用支出实行一票一单、事前申报制，同意后方可实行；⑷凡未具有报销条件（如没有对方单位的收款凭证），需领用支票或现金者必须填写借款单。借款单留财务存底，待借款还回时财务开冲账收据给经办人；⑸支票领用单、借款单必须由经办人填写，企业主管领导签字，财务审核后，由财务部直接支付；⑹银行支票如发生丢失，有关负责人应及时向财务部和开户银行汇报。如系空白支票所导致的损失，丢失人员负有赔偿责任；⑺其他有关费用及成本支出的程序以企业规定为准。第三章财产管理制度1.企业财产的范围⑴企业财产包括固定资产和低值易耗品；⑵凡企业购入或自制的机器设备、动力设备、运送设备、工具仪器、管理用品、房屋建筑物等，同步具有单项价值在元以上和耐用年限在一年以上的列为固定资产；⑶凡单项价值在元如下或价值在元以上但耐用年限局限性一年的用品用品均属低值易耗品。2.企业财务部负责企业所有财产的会计核算⑴企业本部使用的所有固定资产及企业所有办公用品用品由办公室归口管理；⑵企业各施工工地使用机器设备、动力设备、工具仪器等由工程部归口管理；⑶办公室和工程部应指定专人负责企业财产的业务核算，应设置台账，登记企业财产的购入、使用及库存状况，负责组织企业财产的保管、维修并制定对应的措施、措施。3.财产的购置与调拨⑴办公室根据企业发展需要编制财产采购计划及进行市场询价工作，经财务部会签，报企业主管领导同意后方可采购；⑵财产购回后，应填写财产收入验收单。财产收入验收单一式两联，财务部凭财产收入验收单、财物发票及采购计划办理报销手续。财产归口管理部门凭验收单登记台账；⑶各部门需领用固定资产时，应填写领用单，领用单需经部门经理同意，报办公室审批，企业主管领导同意；⑷固定资产的领用单由使用部门开具，领用单一式三联。一联由领用部门存查，一联送财产归口管理部门作为财产发出凭据，一联由财产归口管理部门定期汇总后向财务部报账；⑸财产在企业内部之间转移使用应办理移交手续，移交手续由财产归口管理部门办理，送财务部立案。4.财产的清查、盘点⑴企业财产归口管理部门应定期进行财产清查盘点工作，年终必须进行一次全面的盘点清查；⑵各部门的年终财产盘点必须有财务人员参与；⑶财产盘点清查后发现盘盈、盘亏和毁损的，均应填报损益汇报表，书面阐明亏、损原因。对因个人失职导致财产损失的，必须追究主管人员和经办人员的责任；⑷凡已到达自然报废条件的固定资产，财产归口管理部门应会同财务部组织评估，评估状况上报企业主管领导，由企业主管领导决定处理意见；⑸凡尚未到达自然报废条件，但已不能正常使用的固定资产，使用部门应查明原因，如实上报；属个人责任事故的应由有关负责人员负责赔偿损失；属自然灾害或其他不可抗力原因导致损失的，应上报总经理，决定处理意见。样机的管理配件的管理为了加强配件及材料的管理，提高经济效益，特制定如下管理制度：1、自觉遵守各项管理制度，积极学习业务知识，定期组织业务培训，坚守岗位，上班时间中午、星期日安排人员值班，仓库严禁闲杂人员入内。2、配件部要及时保证维修所用多种配件，超期一天，扣罚50元同步还要及时组织对外销售，和对外的多种订货。3、配件经理要做好材料的计划工作，仓库的库存要合理。采购要有计划性，防止库存积压。工具采购，批量进货，总成件的采购要经总经理审批，但凡盲目采购，导致积压的，要追究责任。4、配件采购要有固定进货网点，因固定网点无货，需要其他点进货的，价格不能偏高。价格高于固定网点的，需先请示报价，经同意后方能购置。5、严格进货检查手续，所有采购回来的配件，进库时必须查对数量、价格、质量，尤其防止质量问题，质量问题要追究责任。6、售后人员领料要派工单，由配件管理员填写，领料人签名，总成或价值较大的配件要有厂部审批手续。7、配件管理员在发料时，应填写《发料单》，领料人必须在《发料单上签章》，售后内勤凭领料人签证的《发料单》及时登记库存做帐，发料应与派工单查对。8、严格执行交旧领新料同步交回旧件，旧件必须编上号，贴上标签交回车主。9、对二保车、大修车的消耗量要实行定量管理，发现多领、冒领要追究责任。10、零配件的价格要合理，销售价不能超过市场价（与车主协约定价的除外），发现随便加价影响企业信誉的要追究责任。11、零配件及材料进库后要立卡、建帐，做到帐、卡、物相符。月底要做好进、存销核算表，每月要盘存一次。12、要严格执行工具管理制度、保管好多种工具和设备。13、配件管理员如有违反制度，不履行岗位职责，发现一次扣罚10-50元，导致损失的所有由个人承担，一月内持续出现三次的调离岗位，情节严重的予以除名。售后管理目的为迅速处理客户投诉，维护企业信誉，增进质量改善与售后服务水平，制定本细则。2、范围包括企业产品、备件及服务等客户投诉的受理，原因调查，质量问题的处理，产品、备件的修复、退还，追踪改善和信息反馈的项目。3、责任服务经理负责售后服务工作，综合管理部售后服务管理人员负责流程和信息传递，售后服务人员、各驻外机构、业务部负责协调、处理售后服务详细工作。4、处理程序电话接听-电话记录-24小时答复客户-派工-修理-客户回访5、售后服务工作分类及处理措施5、1由于企业产品质量问题导致的客户投诉，由售后服务管理人员填写“客户意见处理表”后，按照企业制定的售后服务执行程序进行。售后服务管理人员应编写客户投诉编号并登记于“客户投诉登记追踪表”，并最终负责将最终处理成果贯彻、反馈到有关领导、部门。5、2非质量原因导致的客户投诉，由客户产品所属业务部门配合售后服务人员对人为原因导致的损坏进行问题分析、解释，弥补、修复损坏部位，对客户操作人员进行操作指导和培训，其他配合部门要按照流程，按产品质量问题同等看待、处理。其间发生费用由业务部门与客户商谈、追讨。6、在处理售后服务工作过程中，售后部门负责分析问题原因并确定处理对策，然后与企业业务部门协商处理措施，尤其异常问题要会同厂家进行分析，最终确定处理方案。7、售后服务工作一般原则7、1企业每名员工对客户投诉均应积极应对，礼貌接待。服务经理具有最终决定与否受理、怎样处理的权利。7、2接到客户投诉，在企业内严格执行流程，迅速处理，尽快处理，在第一时间答复客户。7、3遇有争议，按协议有关条款由专人负责协调。8、售后服务人员的管理企业的售后服务工作，由服务经理统筹安排，需要由企业有关部门配合的，按规定程序执行。驻外办事处的售后服务工作，由驻外办事处经理负责。企业其他售后服务工作，由服务经理负责组织协调，售后服务人员由售后部负责安排。9、售后服务费用9.企业所属售后服务人员的差旅费、宿费、补助费等费用，按制度执行；属于产品维修、换件、运送、包装等发生的费用，计入经营费用。薪酬体系基本工资+绩效工资+考核工资+三金补助绩效考核销售部绩效考核行政部绩效考核财务部绩效考核售后服务部绩效考核配件部绩效考核促销活动附表样机盘存表样机出库单经销商对账单销售信息反馈表配件管理为规范营销管理行为，统一业务人员指导思想，详细指导原则如下：分企业经理是各分企业平常业务的重要负责人和管理人，负责本区域任务量的完毕和业务人员平常业务工作的指导和监督以及售后服务人员的协调管理，对业务费用审核把关，属于费用总承包的分企业，分企业经理对费用总量把关。业务员和售后服务人员每天须将工作状况以短信或邮件的形式报营销助理（设信息和售后各一人）销售信息实行及时上报制度，优先上报人员是客户购车的第一负责人和受益人。企业有关人员在接受客户询价时，均以销售价格表为对外报价，详细