基于vba技术的文档格式模板的设计与实现

基于vba技术的文档格式模板的设计与实现

0规范写作模板随着计算机在办公自动化中的广泛应用，计算机叙事中的各种应用已经成为一种新的写作方法，如模型、导航和其他技术可以用于计算机叙事。所谓格式模板就是将各类应用文按照不同格式纳入一个较为固定的框架,包括应用文的内容程序与行文格式,然后在计算机文字处理系统生成一种预先设置好的特殊文档。应用文种类繁多,各种文体的惯用格式差异也较大,要熟练掌握每一种应用文的写作很困难,当碰到某种不熟悉的应用文时,人们希望有格式规范的格式模板做参考,因此,越来越多的写作人员希望拥有规范、实用性强、全面的应用文格式模板。正因为如此,目前常用的文字处理软件Word、WPS都设置了利用文档创建模板的功能,但它们对人们的应用文写作仍有很大的局限性。主要是因为:所涉及的文体数量有限、模板对有些文体基本格式的表述也不是一目了然、模板不能体现应用文的内在结构。国内学者陈旺等面向高校师生开发的应用文CAW系统,该系统对高校师生常用的各种典型应用文从文体和用户的角度进行分类,制作写作模板,其不足之处是由于其较强的行业针对性而对应用文写作中常用的公文不能提供很好的支持。而国外的软件如Business-in-a-BoxTM虽然包括超过1200个合同、协议书、会议决议、建议书、政策、记事清单、电子数据表等基本模板,但其大多数只是涵盖了现代商业管理领域,并不涉及其他应用文文体,通用性较差。因此,预制一个大多数应用文模板并可自己修改定制的应用文辅助写作系统就显得很有必要,本文提出在PB中利用VBA技术来直接操作Word文档及格式设置的格式模板实现方法,简化了用户操作,生成的应用文格式规范,可以广泛应用于各行各业的应用文写作,特别是公文写作。1要素编码格式的缺陷由于当前市场上计算机辅助写作软件中各类应用文文体不够全面、应用文格式的规范程度不够高,人们每写一篇应用文都要调整一次格式,既麻烦又容易漏掉某些要素。为了让用户从重复繁琐的排版工作中解脱出来,计算机辅助写作系统往往会预设相关的应用文格式文件,供用户调用使用,但这种格式文件预设好后一般不允许用户进行改动,不利于系统的扩展。如果允许用户改动,计算机辅助写作系统既要考虑应用文各要素组成的实现,同时还要考虑各要素格式的实现,这会给系统的开发带来相当大的困难。考虑到目前计算机辅助写作系统预设的格式文件基本上是Word文档,因此本文采用VBA来控制格式文件的排版。2具体执行2.1对各要素要求下的认识不足通过对各类应用文格式的分析,特别是行政公文的分析,一般有纸张要求、印制要求、各要素排列和标识规则等。如国家质量技术监督局制发的《国家行政机关公文格式》就明确规定各要素排版位置、文字的实际大小与线段的长度尺寸,这些要求有些是针对纸张页面,有些是对各要素的具体要求,因此采用两张表来存储应用文格式,一张表用来存放应用文文体的基本信息及纸张页面设置信息,其主要字段、数据类型及说明如表1所示;另一张表用来存放应用文各要素的排列及格式要求,其主要字段、数据类型及说明如表2所示。2.2功能2:可以选择相应的程序进行设置应用文格式设置界面有三部分组成,如图1所示。界面左边是一棵应用文文体分类树,一个节点对应一个应用文文体,点击它可以对相应的应用文进行格式设置,便于用户操作;界面右边第一个页签是基本信息及页面设置,可以进行基本设置;界面右边第二个页签是组成部分格式设置,这是系统的关键部分,其下面是应用文各个组成部分信息,上面是某个组成部分的具体信息,这样安排可以让用户比较直观地操作,底下的按钮实现对组成部分进行增、删及位置的调整。2.3生成格式模板文件基于VBA的应用文格式模板的实现有两种方法:1)自动生成格式模板文件。通过数据表来存储应用文文体基本信息、页面设置及各组成要素的格式定义,然后把这些定义通过OLE对象调用VBA对象的方法与属性转换为Word文档的格式设置,最终自动生成格式模板文件。2)预先设置格式模板文件。用户预先把应用文文体的格式设置好后存为格式模板文件,且格式模板文件中被替换的组成要素名称要与存储在数据表的组成要素简写一致。系统运行时,可以利用OLE对象中的替换功能把格式模板文件中的各组成要素用相关内容替换掉。增加第二种实现方法主要是因为有些格式很难通过VBA来实现,这时通过预设的格式模板文件可以减轻系统的开发难度,同时又能满足用户的需要。在整个实现过程中,有些不清楚的VBA对象的方法与属性,可以在Word文档中通过录制宏来得到相应的VBA对象的方法与属性,然后在开发工具中调用它们。下面是应用文格式模板实现第一种方法的部分关键代码:2.4反线部分在文件输出后,在做多进路、加反线时,都要正确地设计出合理的编码格式虽然采用VBA技术对格式模板进行格式设置,降低了开发的难度,但在实现过程中也遇到不少难题,选择以下几点说明解决方案。(1)反线问题。在行政公文中有置于公文首页红色反线,版记中各要素之下均加一条反线,由于反线所处的位置跟公文的内容有关,不能固定在第几行,所以不能调用VBA对象中AddLine方法,改用AddHorizontalLineStandard方法,但是水平线一加,原来的段落全乱了。因此,采用先记录下要加反线的段落位置,等全部内容都输出完成后,再在对应的位置加上反线,这样生成的格式模板文件中各要素及反线的位置都正确了。(2)页码问题。《国家行政机关公文格式》规定用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,单页码居右空1字,双页码居左空1字。正常的页码设置都在同一位置,按上述要求很难做到,经过利用Word宏操作来测试,最终采用如下方案:先设置所有页的页码显示格式,再设置双页的页码显示格式,其页码选择代码如下,其他设置格式代码忽略。(3)左右缩进问题。在行政公文中,对于左右缩进要求非常严格,如抄送要素要求第一行左右各空1字,回行后与冒号后的抄送机关对齐。原来采用的方法是人为断行,把第二行设置左空4字,经过讨论这种方法不适用于用户的操作,最终采用悬挂缩进来解决,其代码如下。3生成格式文件本文采用基本VBA技术实现的应用文格式模板设置系统具有以下特点:(1)可操作性。用户利用应用文分类树对应用文进行增删操作,同时通过右键也可以复制粘贴格式;应用文的组成部分设置自动继承父类的要素及格式,并可以方便进行组成要素的增、删及位置移动,设置整个过程均可预览生成的格式模板文件,便于用户调整。(2)可扩展性。系统虽然预设了大多数的应用文格式模板,但也允许用户自己定制专用的应用文格式模板,可扩展到各行各业的应用文写作。(3)规范性。系统预设的应用文特别是行政公文的格式模板均符合国家规定的格式,格式规范,对难以用VBA技术直接处理的格式提供格式模板文件供用户调用。(4)完整性。系统预设行政党务应用文、专业应用文及个人应用文三大类,基本上涵盖了常见的应用文,能满足绝大多数用户的需求。4特殊程序与vba操作的融合考虑到开发工具直接对应用文要素格式设置困难,本文介绍了在开发工具中通过OLE对象调用VBA对象的方法与属性对Word格式模板文档进行格式设置的实现,降低了开发难度,生成的格式模板文件格式规范,操作简单。不过,本软件正处于不断完善阶段,一些特殊的应用文格式还没有全部挖掘出来,相应的VBA操作还未加入。同时,格式设置的VBA操作目前是固定写在程序中,能否允许用户把VBA操作灵活加入,这些还需要进一步研究与探讨。VBA(VisualBasicforApplications)是MicrosoftOffice集成办公软件的内置编程语言,利用它可以将