行政工作操作手册

行政助理的工作内容：1、协助行政主管各项工作事务，准时完毕行政主管下达的工作任务及工作目的。2、做好来访接待事宜。3、办公用品申请采购、发放及登记一、办公设备及公共设施1.1办公室的设备检查登记：办公室设备，如饮水机、风扇、取暖器、传真机、打印机、空调等，做好登记、维护、保养工作，对常用设备进行平常的检修，以便保证正常的工作运作。公共设施的门窗、天花、开关、灯具等要常检常修。如发现办公设备及公共设施损坏或存在安全隐患，及时上报并做好警示标志。1.2维护及更换：若办公设备需要检修和更换，需让使用部门在OA上写维修申请，维修和更换先由电工进行核算及操作，若电工无法维修及更换的，再视详细状况处理。1.3波及到公共设施大面积安全隐患的，需及时联络施工方进行沟通协商处理。在波及安全隐患的地方设置安全警示标志。二、办公用品采购管理2.1办公用品采购每月第一周集中登记各部门所需的办公用品，以OA上的流程为准，并查对单价。记录完毕，提交办公用品采购审批。审批流程走完，及时让供应商送货，货到验收登记，查对订单，并及时告知各部门及时签字领取。保留好送货单和收据，及时做好付款。2.2员工所需办公用品供应商无货，采用网购或其他方式购置，金额较大的及时申请借款，超过预算较大的，需及时上报处理。三、固定资产管理及低值易耗品管理3.1固定资产登记对固定资产盘点登记，登记信息包括不限于如下：名称、规格、大小、颜色、购置日期、价格、折旧方式、使用状态、使用部门、负责人等，并登记入册立案管理。3.2固定资产转移调拨、报废、新购固定资产的调拨：接受到固定资产申请的OA流程，流程上须有物品详细的调拨信息，调入调出部门、时间、接受人、负责人，并告知调出部门及时发货，调出部门需检查物品与否有损坏，能否正常工作。需物流第三方托运的，物品在包装前后需拍照留存，并将物流运单号及时告知接受人。对于报废的固定资产，需登记入册，并写明报废原因，申请人写明物品的信息，处理日期，处理方式，若变卖需写明变卖金额，并对物品拍照留存。需要重新购置的，首先查询仓库有无存货，其他部门有无闲置，并要做好价格查询，在市场上进行比价。确认无误后登记入册，入册的信息写明、购置金额、商家地址、电话、物品名称、规格、保修期限，同样拍照留念。3.3低值易耗品低值易耗品，需有节省及环境保护意识，能不使用一次性用品的尽量不使用，能循环运用的坚决不挥霍。例水杯、垃圾袋、一次性手套等。每月末检查库存，及时提前购置，防止平常用品缺失影响正常的工作。有大型组织活动可申请增量购置。四、费用缴纳及报销4.1费用缴纳常规付款的项目有：4.1.1食堂原材料、调料、燃油等供应商结算。4.1.2电信固定电话及宽带费用，按照话费单上明细进行记录各部门消费的金额。4.1.3办公区域绿化租赁费用，每季度收到发票后，写明付款申请单、发票、租赁明细，领导签字后交予财务经理助理处审核。4.1.4桶装矿泉水水费：查对供应商送水数量及空桶数，查对无误后，复印明细，附上填写完毕的付款申请单、发票、送水明细，领导签字后递交财务经理助理处审核。4.1.5生产基地、物流基地租金及水电费租金：截止已付款期限前一种月查看协议付款金额，提前OA申请，附件附上原协议扫描件或拍照。水电费：收到收据发票后交与财务出纳陈欢乐处。高层人员外租房租金（水电物业费等自理）：截止已付款期限前一种月先和高层确认与否继续续租，如继续查看协议付款金额，提前OA申请，附件附上原协议扫描件或拍照。如不续租或有其他规定另找房。4.1.6企业车辆加油卡充值：每月月初查看车辆初始公里数并记录立案，查询企业油卡的余额记录、上月共充值多少。若有重大活动可提前充值。申请流程，付款申请单（写明车牌、充值时公里数、充值金额），领导签字后递交财务经理助理处审批。采购部罗超每季度一次3000元充值。4.1.7快递费用：财务整顿人事行政中心费用给到行政人员，核算签字确认，领导签字递交财务会计处。五、后勤保障及卫生5.1后勤保障：行政部要保障企业的后勤供应，平日保障物品有：茶叶、咖啡、一次性纸杯、桶装矿泉水、厕纸、抽纸巾、药物、垃圾袋。药物要常常检查，有过期或缺失的，及时补充更换。5.2卫生整洁：行政部保洁人员每天工作内容5.2.1做好责任区域内卫生，及时清理垃圾5.2.2配合行政不定期做好4害防治工作。六、车辆管理6.1市内派车：申请填写派车单，写明申请部门、申请人、申请时间、用车时间、随车人员、目的地、用车原因、申请人部门领导签字。派车人员填写安排车辆车号，车辆驾驶人、出车前里程数、油表刻度，并检查车辆与否可正常安全行驶。6.2车辆维护与保养：企业车辆要定期检修及保养，长期停放车辆要不定期检修，大型活动用车前，需作较全面的检查，尤其是安全性能。要定点进行维护及保养。七、安全管理及安全知识普及7.1安全管理7.1.1企业行政人员下班后检查与否有未关闭的电脑、空调、电灯、水龙头以及其他设备，防止存在挥霍。7.1.2行政人员不定期检查企业的消防器材与否过期，灭火器抽检与否合格。应急灯与否能正常工作，消防指示牌有无悬挂有无脱落，公共走廊与否由杂物堆放的状况。电予延误警报器，消防水闸，火警铃可以邀请物业进行测试，各公共电气设备与否存在安全隐患，例：饮水机与否漏水、漏电。其他办公设备的电源线与否有破损外露。电灯工作有无异常。天花板有无脱落现象的存在。发现异常及时上报处理。7.1.3严禁任何人携带易燃易爆有毒等物品进入企业，发现陌生人来访，要做好登记和问询。原则上是让被访的企业员工到门口将到访人员接进办公区域。外卖、快递、推销等其他与工作无关的人员或对企业办公场所秩序有影响的一律不准进入办公区域。备注：企业员工不得携带小孩、宠物等上班。7.1.4行政部管理的手机及其他宝贵的办公设备都要上锁，员工交回的手机要登记入册，妥善保管钥匙，防止丢失。企业员工携带企业的物品离开企业，需开具物品放行条，写明所携带的物品、数量，离开办公区域的时间，携带人部门负责人的签字同意才可以放行（负责人不在企业由行政部致电其负责人核算后签字）7.1.5行政部人员在下午5:30下班时，关闭管辖区内的空调及设备。最终一位行政人员下班时，关闭企业所有公共区域的空调和无员工加班区域的灯光。关闭饮水机的电源。查看与否有未关闭的办公设备设施。7.2安全知识普及7.2.1行政人员时时刻刻心里都要有安全防备意识，防火防盗，安全使用各类办公设备。7.2.2行政人员需掌握一定的消防安全技能，纯熟使用灭火器材，熟悉安全消防通道，熟悉企业各个电源开关所在位置。7.2.3行政部人员不定期的对企业的员工进行安全知识教育。包括对的的安全的使用办公设备，消防安全演习，让员工有能力处理小的安全意外事故以及当火宅、地震发生时，紧张有序的撤离到安全区域。八、宿舍的卫生及安全检查工作宿舍卫生与安全8.1企业提供员工住宿的宿舍，行政人员不定期要检查卫生，宿舍应安排卫生值班制度，共同承担宿舍的卫生工作。洁净整洁的环境有助于保障员工获得良好的休息。8.2员工宿舍的安全行政人员每月也不定期的检查。检查有无私自按接电线，有无使用大功率电器，有无寸易燃易爆物品等状况。发现违规的立即规定员工整改。也要注意宿舍的门窗有无损坏，电灯、空调以及其他用品与否存在安全隐患。8.3员工宿舍除消防安全紧抓之外，还要注意人员的管理。不定期抽查与否有容留非企业人员入住或留宿，与否有离职工工无申请滞留，与否有空占宿舍床位，与否有聚众赌博等其他违反企业规定的现象发生。执行上级交办及其他紧急事务，积极及时完毕。尤其是紧急事务，要第一时间处理，实时汇报进度。尽量在最短的时间完毕上级领导交代的事务。订货会行政方面需配合及准备的工作：1、订货会场地确定：根据我们大概活动时间，筛选几家符合规定的酒店，并将费用一起提交领导确定。保证订货场地、就餐厅、房间数量、内部人员就餐的场地都满足。2、舞台搭建布置入场时间确定，注意防止因占用时间问题产生费用状况。3、客户接送，车辆安排。大巴车租赁预约、企业车辆预订4、部分客户机票、动车票购置及修改。5、客户菜品确定。6、客户房间水果及温馨提醒牌摆放7、员工、客户夜宵安排：夜宵时间、人数、垃圾放置问题及其他准备8、一次性纸杯、咖啡、矿泉水（酒店提供）、泡面、香肠、豆腐干等吃饱物品及水果。9、客户忌讳猪肉：确定人数、天数购置植物油罐头及水果等。10、人员入住安排，查对每日入住人数，接车晚的客户电话确定确实入住预留房间。11、企业工作人员每日结束工作安排回家，及在司人员订货会期间班车无的提醒告知。12、设计部样衣、陈列物品货车及搬运工安排，信息部设备依维柯安排。13、订货期间客户接送及安排。14、确定订货会每日日程安排，合理安排客户就餐时间及入场时间。15、第一天客户来的断断续续，根据时间段安排就餐或者人数多于6人开始安排就餐上菜。16、员工餐提前半小时以部门为单位，签字拿券。凭券入场就餐。告知员工就餐时间段合理安排工作，直营、加盟、总代等部门（及高层）与客户一起就餐者清除员工餐人数。17、员工餐注意人员：物流搬运、商品设计帮忙整顿及穿衣人员、模特、空间外协、司机。18、客户手机严禁带入订货会场。19、咖啡、饮品供应，注意量的把握，浓度合适（搅拌器冲调）客户入住安排：1、从酒店前台拿到空房间号码，梳理双人房、单人房，夫妻尽量安排单人房。2、准备签到表2份，一份给酒店前台（注意手机号码隐藏）、一份给我们自己用于客户签到用（留有手机根据所届时间确认最终入住）3、最佳让代表收齐各区域同步抵达的人员身份证并配对好同一房间人员，然后登记房间号及入住条.4、暂单住无人拼房间，和客人说清后期要和人一起住，总代与总代拼，加盟与加盟拼，否则波及到后期费用不好核算。5、每日结束要与酒店查对人员入住状况，并计算今日人员在住状况。6、及时与派车人员沟通，人员走得状况，进行退宿跟进。客户接送安排：1、各区域接车单统一模板，便于后期记录及分派车辆。直营、加盟、总代、市场部，意向客户及老总尽量好车安排。2、按摄影似接车地点，时间从前去后排序，相近的一起接送，合理安排车辆。3、预留来回时间，机场的预算出机场时间10分钟左右。4、如有不一样酒店，尽量分开安排车辆。客户接机/接车安排：1、高举欢迎牌让客户轻易看见。2、提前以短信或电话方式积极与客户联络，将他们相近时间汇集一起，予以接待并安排车辆入坐。2、如遇司机临时还没到状况，可先带客户进舒适区，提供饮料等，阐明状况获得谅解并