协同办公(OA)系统操作手册1

协同办公(OA系统操作手册1.1编写目的(51.2前景(51.3定义(51.4参考资料(52软件征述(62.1软件的结构(62.2程序表(72.3文卷表(83安装与初始化(84运行说明(84.1运行表(94.2运行步骤(104.3登陆(104.4用户操作主界面(114.5用户信息栏(124.6桌面显示(124.7注销(134.8修改密码按钮(134.9个人信息修改按钮(144.10导航菜单(154.11邮箱查看(154.12未读邮件(164.13写信(174.14收件箱(194.15草稿箱(204.16已发送(204.17已删除(214.18外部邮件账号配置(224.20外部邮件账号列表(244.21外部邮件同步(254.22邮件管理(264.23邮件查询(274.24设置邮件签名(284.25使用邮件签名(284.26新建自定义邮箱(304.27基础邮箱分页设置(304.28自定义邮箱分页设置(314.29邮件转移(314.30内部通讯簿(324.31未读新闻(344.32全部新闻(354.34新闻管理(364.35新建新闻(374.36未读公告(404.37全部公告(414.38公告查询(414.39公告管理(424.40新建公告(424.41公告查询(454.42新建文档(464.43文件转发(474.44文件复制(474.45文件剪切(484.46当前文件夹文件搜索(494.47所有文件夹文件搜索(494.48查看文档(504.49查看文档附件(504.50新建子文件夹(514.51重命名文件夹(514.52共享选中的文件(524.53文件夹复制(524.54文件夹剪切(534.55删除文件夹(544.56共享文件柜(544.57创建分组(544.58分组管理(554.59分组联系人添加(554.60按索引查看联系人(564.62查找联系人(574.63单位管理(574.64新建部门(584.65编辑部门(594.66删除部门(604.67新建用户组(614.68用户管理(624.69编辑角色(634.70设置角色权限(644.71克隆角色(644.72删除角色(644.73添加/删除权限(644.74增加个人常用网址(654.75管理个人常用网址(664.76公共网址设置(664.77查看公共网址(674.79内部短信搜索(684.80未读内部短信(694.81已读内部短信(704.82我的日志(704.83新建日志(714.84查询日志(724.85本单位工作日志(734.86查询本单位工作日志(735非常规过程(746远程操作(751引言1.1编写目的本操作手册适用于协同办公(OA系统全部使用人员,用于指导系统的各种操作与用户培训、学习工作。1.2前景系统名称:协同办公(OA系统协同办公(OAOfficeAnywhere系统功能的全面实现是为了满足在集团内部无纸办公、集团内部信息流通更加安全快捷的基本要求,并为集团信息化建设提供奠定坚实基础。1.3定义OA:OfficeAutomationsystem办公自动化系统或OfficeAnywheresystem随处办公系统。传统的理解为办公自动化系统,随着信息化程度的不断提高,办公不仅仅局限于办公室,而是引伸为办公无处不在且需要实现不同用户不同地域的协同化办公。在本文档中在不特别指明的情况下“系统”特指OA系统。1.4参考资料《协同办公(OA系统业务需求说明书》《工作流管理联盟规范之工作流参考模型》2软件征述2.1软件的结构OA办公自动化系统功能结构如图所示2.2程序表●OA办公自动化系统⏹我的办公桌⏹公共事务⏹系统管理⏹常用网址⏹协同管理●我的办公桌⏹电子邮件⏹短信⏹公告通知⏹新闻⏹通讯薄⏹个人文件柜⏹我的日志⏹工作流⏹Office文件●公共事务⏹新闻管理◆新闻管理◆新建新闻◆新闻查询⏹公告通知管理◆公告管理◆新建公告◆公告查询⏹日志管理●系统管理⏹组织机构管理◆单位管理◆部门管理◆用户管理◆角色与权限管理⏹公共事务管理◆公共网址设置⏹交流设置◆系统信息●常用网址⏹设置个人网址⏹设置公共网址2.3文卷表3安装与初始化该系统需要配置在JDK1.5版本的服务器上,通过Weblogic9.2为中间件的服务器。数据库支持需要SQLServer2000以上版本或Oracle10g以上版本等常见数据库系统。需通过数据库初始化为程序创建配套的数据库,通过修改配置文件或其他方式为Weblogic配置与系统相应的JNDI连接,并测试与数据库的连接是否正确。系统安装直接将程序部署到Weblogic中即可。4运行说明该系统为B/S架构,只需通过客户端浏览器访问服务器URL、端口,其余步骤通过观察浏览器中的界面做相应操作。4.1运行表以下各操作调用系统的相应程序段,通过程序处理来进行页面跳转与数据改变。4.2运行步骤该系统的运行,一般通过用户点击按钮来完成一个指令,程序经过内部处理后将页面进行相应跳转即完成了一个运行步骤。4.3登陆当用户链接到本站点后,将首先被要求输入“用户名”和登录“密码”,如图(4.3-1所示:图(4.3-1当用户输入“用户名”和登录“密码”,按“登陆”按钮(或Enter键,此时系统将检查输入的“用户名”和登录“密码”是否正确,如果输入正确,将进入系统的主界面(首页。用户可以使用用户名,也可以是用户昵称登陆。一般情况下用户名为该用户的姓名全拼加上“/”加部门简拼,例如汇业软件部张三,登录名为zhangsan/hyrjb,用户昵称默认情况下与用户名一致,用户可以修改自己昵称,通过修改后的昵称进行登陆,昵称在全系统中保持唯一,若重复请更换其它的昵称。如果登陆后长时间没有操作,出于安全考虑,系统会自动取消登录状态。超时后,点击任何操作,都会要求重新登录。如果用户首次登陆,页面自动跳转到强制修改密码页面,参看下图(4.3-2图(4.3-24.4用户操作主界面登录系统成功后,打开如图(4.4-1所显示的界面,页面主要划分为二个部分:左侧为主菜单、右侧显示菜单相应的内容或基本功能模块列表。图(4.4-14.5用户信息栏登录成功后默认进入的是用户操作界面,如图(4.5-1所示,用户信息栏包括:用户信息、桌面显示按钮、修改密码按钮、用户注销按钮。图(4.5-14.6桌面显示桌面显示按钮主要用于显示用户定义的桌面模块(如图4.6-1。桌面包括:公告浏览、未读邮件、待办工作、未读新闻、常用网址、未读短信、我的日志、生日提醒等;并且模块可以通过鼠标拖动调整位置,并且可以通过点击[保存]按钮实现个性模块排序设置,也可以通过点击[恢复系统默认设置]按钮恢复系统模块排序设置。图(4.6-14.7注销注销按钮主要用于用户退出OA系统。4.8修改密码按钮修改密码按钮:主要用于用户修改自己密码,具体操作界面参看图(4.8-1图(4.8-14.9个人信息修改按钮个人信息:个人资料修改,可以通过此页面设置个人昵称,设置成功后,可以通过昵称登陆OA,具体操作界面参看图(4.9-1个人信息不仅可以显示用户的信息,并可以设置用户的昵称,用户可以通过设置用户昵称进行系统登陆,例如系统本来提供的用户名不容易记忆,用户可以根据自己的需要修改容易记忆的昵称来进行系统登陆。如汇业公司综合部下张三的用户,系统生成的用户名为zhangsan/hyzhb,登陆时输入数据多,且容易记忆,则他可以将自己的昵称设置为zs,则可以根据你进行登陆图(4.9-14.10导航菜单登录成功后默认进入的是用户操作界面——如图(4.10-1所示。导航菜单包括:我的办公桌、公共事务、系统管理、常用网址、协同管理。我的办公桌包括:电子邮件、短信、公告通知、新闻、通讯簿、个人文件柜、我的日志、工作流、Office文件。公共事务包括:组织机构管理、工作流管理、公共事务管理、交流设置、桌面设置、模块代码设置、菜单设置。系统管理包括:新闻管理、公告通知管理、日志管理。常用网址包括:设置个人网址、查看公共网址。协同管理包括:协同项目管理、协同文档管理、协同成员管理。注意:出于系统安全考虑,不同权限的用户,所能够使用的菜单会有所不同,需要使用系统管理员账号进行合理设置。图(4.10-14.11邮箱查看【菜单顺序】:我的办公桌->电子邮件具体操作界面参看图(4.11-1图(4.11-14.12未读邮件【菜单顺序】:我的办公桌->电子邮件->未读未读:菜单右侧显示当前用户未读邮件列表,如果没有未读邮件显示提示信息;如果有未读邮件,显示邮件列表。具体显示如下图(4.12-1图(4.12-1因为附件加密与防盗链机制,OA系统中的附件(邮件、新闻公告、日志、文件柜等无法用下载工具获取,需要用户在下载时选择IE本身的下载功能,否则将得不到正确的附件。以迅雷为例,可以在设置——监视设置中,将“监视浏览器”选项取消,在其它站点需要使用迅雷下载时,直接在链接上右键,选择“使用迅雷下载”即可。4.13写信【菜单顺序】:我的办公桌->电子邮件->写信写信:用户发送邮件页面。如果收件人或邮件主题为空,将出现相应的提示;密送、抄送由于输入的人员比较少,所以没有提供点选添加的功能。具体操作界面参看图(4.13-1。通过点击“添加抄送”和“添加密送”来显示抄送人与密送输入框。图(4.13-1.收件人可以通过点击收件人添加相应的收件人,具体操作界面参看图(4.13-2抄送人、密送人只能通过键盘输入,不能点选。图(4.13-2收件人也可以通过输入收件人姓名简拼的小写字母(例如张三,输入小写字母“zs”来添加相应的收件人,具体操作界面参看图(4.13-3图(4.13-3用户可以通过配置外部邮箱账号,实现发送外部邮件的功能。目前,收件人可以实现发送外部邮件,密送抄送未实现发送外部邮件功能,即外部邮件地址请在收件人输入框中输入。注意:避免浏览器中输入文本框记录历史输入值,建议对浏览器进行设置,设置方法如下:IE浏览器设置->内容->自动完成内容设置->表单用户名与密码选项去除。抄送人、密送人只能通过键盘输入,不能点选。4.14收件箱【菜单顺序】:我的办公桌->电子邮件->收件箱收件箱:显示用户收件箱列表,列表按照时间倒序排列。用户可以通过点击邮件主题,查看邮件的具体内容,并且提供全选、删除、永久删除、永久删除所有已读邮件操作。【全选】按钮实现选中当前页面所有邮件;【删除】按钮实现删除当前选中的邮件,邮件可以在已删除邮件中查找到。【永久删除】按钮实现删除邮件,邮件将从数据库中彻底清除,无法再查看,此操作不可恢复相应数据。【永久删除所有已读邮件】按钮实现删除所有已读邮件,并且从数据库中彻底删除相应的邮件,此操作不可恢复相应数据。具体操作界面参看图(4.14-1图(4.14-14.15草稿箱【菜单顺序】:我的办公桌->电子邮件->草稿箱草稿箱:显示用户草稿箱列表,列表按照时间倒序排列。用户可以通过点击邮件主题,查看并编辑邮件的具体内容,并且提供全选、删除、永久删除操作。具体操作界面参看图(4.15-1图(4.15-14.16已发送【菜单顺序】:我的办公桌->电子邮件->已发送已发送:显示用户已经发送邮件列表,列表按照时间倒序排列。用户可以通过点击邮件主题,查看并编辑邮件的具体内容,并且提供再次发送、全选、删除、永久删除操作。【再次发送】按钮实现此封邮件可以再次发送。具体操作界面参看图(4.16-1图(4.16-14.17已删除【菜单顺序】:我的办公桌->电子邮件->已删除已删除:显示用户已经删除邮件列表,列表按照时间倒序排列。用户可以通过点击邮件主题,查看并编辑邮件的具体内容,并且提供全选、恢复、永久删除操作。【恢复】按钮实现已经删除的邮件修改为收件箱邮件。具体操作界面参看图(4.17-1图(4.17-14.18外部邮件账号配置【菜单顺序】:我的办公桌->电子邮件->外部邮件账号配置外部邮件账号配置:显示外部邮件账号配置页面。用户可以通过输入页面内必须填写的信息,设置外部邮件账号。具体操作界面参看图(4.18-1图(4.18-1注意:建议将“收信后删除远程邮件”设置为“否”,在服务器上仍保留邮件,以免本地误操作造成数据丢失。支持的外部邮箱配置:新浪、搜狐、雅虎、天业企业邮箱、QQ、163、126,在设置这些邮箱账号时,会自动生成接收邮件服务器(POP3、发送邮件服务器(SMTP对应的参数。外部邮箱配置不止在此配置,需要对该外部邮箱账号也进行相应的功能配置。一般情况下,还需要登录邮件服务器检查POP3与SMTP设置方法,并检查是否支持POP3接收邮件。以QQ邮箱的配置为例:需要登录邮件点击“设置”——“账户”,在“POP3/SMTP设置”中,选择“开始POP3/SMTP服务”(如图4.18-2。图(4.18-2各邮件服务器对应的POP3\SMTP设置参数与方式,可以参照邮件系统的“帮助”页面,查找相关说明(如图4.18-3。图(4.18-34.20外部邮件账号列表【菜单顺序】:我的办公桌->电子邮件->外部邮件账号列表外部邮件账号列表:显示外部邮件账号列表。用户可以通过删除、编辑、设为默认操作对外部邮件账号进行设置。【删除】按钮实现删除当前外部邮件账号;【编辑】按钮实现修改编辑当前外部邮件账号信息;【设为默认】按钮实现设置当前外部邮箱找好为默认的外部邮件账号。具体操作界面参看图(4.20-1图(4.20-14.21外部邮件同步【菜单顺序】:我的办公桌->电子邮件->外部邮件同步外部邮件账号配置:显示外部邮件账号列表。用户可以对单独或整体的外部邮件账号进行邮件同步,同步结束跳转到邮件管理页面。【邮件同步】按钮实现将当前外部邮件账号中未读邮件同步到OA系统,可以在外部邮件管理中查看相应邮件。具体操作界面参看图(4.21-1图(4.21-14.22邮件管理【菜单顺序】:我的办公桌->电子邮件->邮件管理邮件管理:显示外部邮件账号同步下来的外部邮件。用户可以通过点击右键主题来查看相应的邮件内容,并且提供返回、全选、删除操作。具体操作界面参看图(4.22-1图(4.22-14.23邮件查询【菜单顺序】:我的办公桌->电子邮件->邮件查询邮件查询:内部邮件查询页面。用户可以通过输入页面内可以填写的信息,查找满足条件的内部邮件,点击查询后自动跳转至查询结果列表页面。具体操作界面参看图(4.23-1图(4.23-14.24设置邮件签名邮件签名是在用户发送邮件时,默认添加到邮件正文之后的内容,能够向收信人提供发信人设置的默认信息,如姓名、联系方式、祝福语等等,具体操作见面参见图(4.24-1图(4.241【操作说明】:1、输入邮件签名。2、点击修改。4.25使用邮件签名【菜单顺序】:我的办公桌->电子邮件->写信具体操作界面参见图(4.25-1图(4.25-1【操作说明】:1、选择收信人、标题、附件、正文等。2、勾选“使用邮件签名”选项。3、立即发送邮件。若使用了邮件签名,则收信人看到的邮件内容的最后会带有发信人设置的邮件签名,具体操作界面参见图(4.25-2图(4.25-24.26新建自定义邮箱【操作说明】:具体操作界面参见图(4.26-11、在“自定义邮箱名称”后输入需要添加的名称。2、点击“添加”后,邮箱列表将出现新添加的邮箱。图(4.26-14.27基础邮箱分页设置为了适应不同大小的显示器和分辨率,邮件箱管理功能中提供了分页设置功能,即“每页显示邮件数”设置,通过该功能,能够设置邮件列表中每页显示的邮件数,避免邮箱列表过长。【操作说明】:1、在“收件箱”“草稿箱”“已发送”“已删除”四个邮箱列表的“每页显示邮件数”中输入分页基数。2、点击“设置”按钮。4.28自定义邮箱分页设置【操作说明】:1、在“自定义邮箱列表”中,对自定义邮箱点击“删除”或“编辑”。2、输入要新的邮箱名称与分页基数。3、点击“更新”向服务器提交修改设置,点击“返回”不做提交修改。4.29邮件转移在收件箱中,可以将您认为重要的邮件或认为需要分类存放的邮件转移到自定义邮箱中去,具体操作界面参见图(4.29-1图(4.29-1【操作说明】:1、进入收件箱。2、选择需要转移的邮件3、选择自定义邮箱,点击“转移到”。4.30内部通讯簿内部通讯簿:用户可以自定义用户组,实现用户群发邮件。具体操作界面参看图(4.30-1图(4.30-1创建用户组,具体操作界面参看图(4.30-2。为用户组指定一个容易区分的名称,并输入一个排序号,排序号可以是数字或字母,系统将根据排序号对所有用户组进行排序。图(4.30-2用户组创建成功后,可以编辑用户组、删除用户组、设置用户、群发邮件,具体操作界面参看图(4.30-3。编辑用户组是对该组基本信息进行修改设置;删除用户组是对该组相关信息进行删除;设置用户是向该组添加成员;发送多人邮件时,可之间在内部通讯簿中设置常用联系人用户,然后进行群发邮件,减少了选择收件人的时间。图(4.30-34.31未读新闻未读新闻:用户可以查看的,未阅读过新闻的列表,具体操作界面参看图(4.31-1图(4.31-14.32全部新闻全部新闻:用户可以查看的全部新闻的列表,具体操作界面参看图(4.32-1图(4.32-14.33新闻查询新闻查询:根据查询条件查询满足条件的新闻,返回结果为满足条件的新闻列表,具体操作界面参看图(4.33-1【操作说明】:1、选择查询格式类型。2、选择要查询的标题。3、选择要查询的时间范围和点击量范围。图(4.33-14.34新闻管理【菜单顺序】:公共事务->新闻管理->新闻管理新闻管理,主要功能为:显示当前用户同部门同级别管理员发布的新闻列表,当前用户可以查看、修改、删除新闻,并且可以管理相应新闻的评论。【查看】功能通过用户点击具体的新闻标题来查看。【修改】按钮实现修改相应新闻的内容。【删除】按钮实现删除当前新闻。【管理评论】按钮实现管理相应新闻的评论内容,可以实现评论内容的查看及删除相应的评论。具体参看下图,图(4.34-1图(4.34-14.35新建新闻【菜单顺序】:公共事务->新闻管理->新建新闻新建新闻,主要功能为:发布新闻。具体参看下图,图(4.35-1。图(4.35-1评论分为实名评论、匿名评论、禁止评论。实名评论会显示评论者昵称,匿名评论不显示用户信息,禁止评论的新闻无法进行评论。有新的新闻,可以通过系统短信通知相关用户。发布部门范围:通过点击【添加】按钮,添加相关部门,所选择部门所在人员及其下属部门所有人员均可以查看此条新闻。具体操作界面参看图(4.35-2图(4.35-2发布角色范围:通过点击【添加】按钮,添加相关角色,具有此角色的所有人员均可以查看此条新闻,具体操作界面参看图(4.35-3图(4.35-3发布人员范围:通过点击[添加]按钮,添加人员,所选择人员均可以查看此条新闻,具体操作界面参看图(4.35-4图(4.35-4评论:可以选择实名评论、匿名评论、禁止评论。实名评论,评论显示名称为该用户的昵称;匿名评论:评论显示名称为“***”;禁止评论:该新闻部能进行任何评论。4.36未读公告未读公告:用户可以查看的、未阅读过的公告列表,具体操作界面参看图(4.36-1图(4.36-14.37全部公告全部公告:用户可以查看的全部公告的列表,具体操作界面参看图(4.37-1图(4.37-14.38公告查询公告查询,根据查询条件查询满足条件的公告,返回结果为满足条件的公告列表,具体操作界面参看图(4.38-1图(4.38-14.39公告管理【菜单顺序】:公共事务->公告通知管理->公告管理公告管理:显示当前用户同部门同级别管理员发布公告的列表,当前用户可以查看、修改、终止公告。具体参看下图,图(4.39-1图(4.39-14.40新建公告【菜单顺序】:公共事务->公告通知管理->新建公告新建公告:发布公告,具体参看下图,图(4.40-1。可对公告进行置顶操作,置顶的公告将排在公告列表上方,便于用户查看。图(4.40-1发布部门范围:通过点击【添加】按钮,添加相关部门,所选择部门所在人员及其下属部门所有人员均可以查看此条公告。具体操作界面参看图(4.40-2图(4.40-2发布角色范围:通过点击[添加]按钮,添加相关角色,具有此角色的所有人员均可以查看此条公告,具体操作界面参看图(4.40-3图(4.40-3发布人员范围:通过点击【添加】按钮,添加人员,所选择人员均可以查看此条公告,具体操作界面参看图(4.40-4图(4.40-4置顶:选中之后,此条公告会在公告列表中优先显示。4.41公告查询【菜单顺序】:公共事务->公告通知管理->公告查询公告查询:主要功能为,根据输入条件查询公告。具体参看下图,图(4.41-1图(4.41-1发布状态:已发布,表示已经发布的公告;未发布,表示编辑好,但是没有发布的公告。生效状态:待生效,表示发布日期在当前日期之后;已生效,当前日期在生效日期范围内。已过期,表示生效日期最后期限遭遇当前日期。4.42新建文档【菜单顺序】:我的办公桌->个人文件柜->新建文档(文件操作新建文档:主要功能为新建文档,具体操作页面参看图(4.42-1图(