科技办公设备使用管理制

协和科技办公设备使用管理规定为加强公司行政管理，促进办公设备管理制度化、规范化，特制定本规定。一、办公设备是指各部门在工作过程中所使用的设备，通常包括：电话、复印机、传真机和计算机等。二、电话使用及管理要求电话使用要求各部门使用电话（市内直线）应坚持“长话短说、降耗节支”的原则，严格控制通话时间，做到：简明扼要，严禁拨打声讯或私人电话。长途电话限主管级以上人员挂拨，员工需拨打长途电话时，须经部门经理以上人员批准。(3)合理控制通话时间。国内直拨一般不得超过8分钟，国际直拨一般不得超过5分钟。使用前，应对讨论、商洽事情稍加构思或略作记录。电话管理要求电话的管理由办公室（行政部）总筹负责。使用则由各部门主管负责督导与控制。各部门的电话费严格按预算指标限额使用，若发生超支现象，超支费用将划入次月预算之内。各部门直线电话在严格遵守公司保密管理制度，在通话中禁止涉及公司秘密。若发生泄密或违犯使用管理要求者，将按公司有关规定予以处理。三、复印机使用及管理要求复印范围上报集团管理中心的各类文件、工作及财务报表、年度工作计划、总结、调研报告等。申报职称、申办各类证书、证件所需提供的资料、文件等。对政府部门、集团以及其他单位所下发的文件、信函。有重要保存价值的档案、资料。公司内部所使用的各类表格、部门之间传阅的备忘录等。(5)与公司业务有关的资料文件等。使用程序及要求一般文件、资料复印量超过50页，应由部门主管签字、报办公室（行政部）经理批准后复印。凡是带密级的文件、资料复印（如：各类合同、协议、财务和人事报表、资料等），须由部门主管签署意见，报副总经理批准后方可复印。对第1条(1)、(2)、(3)、(4)、(6)款所规定的内容可用空白纸张双面复印；第1条(5)款规定的内容可利用再生纸张复印。管理要求复印机由办公室（行政部）统一管理，一般的维护保养由该处自己负责，发生故障则由该处联系维修部门进行修复。严格遵守公司保密管理制度，在复印中违反保密制度和使用管理要求者，将按公司有关规定予以处理。四、传真机、E-mail使用及管理要求传真机使用及管理要求凡接收方有E-mail地址码的所有文件或资料传递均不提倡使用传真，可直接用E-mail。遇特殊情况（如机密或特急处理事情）需用传真联系的，须经部门主管批准后方可使用。传真机由办公室（行政部）负责管理，严格按说明书要求正确使用，定期维护保养，发生故障时应及时通知办公室（行政部）联系维修人员进行修复。E-mail使用及管理要求E-mail收件为正式批件、合同、公函等应在空白纸张上打印；若收件为草稿或修改件等则用再生纸张打印。严格遵守公司保密制度，凡在传真、E-mail收发中违犯保密制度或使用管理要求者，将按公司有关规定予以处理。五、计算机使用及管理要求计算机使用要求未经部门主管许可，计算机内不得装载或更改软件；不得随意改换计算机配置及搬动计算机。当计算机处于工作状态时，不得摆动主机，以免造成磁盘和主机板损伤；关闭计算机前，须先退出系统再关闭电视，以免造成硬盘损伤。为防止计算机病毒侵入，外来软盘须经病毒检查后才可使用。注意保持计算机及配件清洁，使其随时处于良好工作状态。各部门应指定专人使用计算机（为了达到一专多能的要求，也可指定几人，但必须是经过计算机操作培训者），其他上机人员对不懂、不熟悉的软件勿擅自使用，如遇到问题，须向被指定的人员询问，以免破坏保存的数据和软件。坚持节约降耗原则，凡未定稿的文件或资料一律用再生纸打印，一般不用彩色打印，特殊情况除外。严禁使用娱乐软盘或碟片。计算机管理要求公司所有计算机及配件都应统一编号、登记造册，列入固定资产帐目，此项工作由办公室（行政部）负责；各部门使用的计算机由部门主管指定专人负责管理。各部门的计算机在使用过程中发生故障，应立即停止使用并及时报告人事行政处联系专业人员进行维修。若故障系人为因素造成，所在部门主管应追查责任者，维修费用由责任者承担；若不能查明，费用则由部门主管和计算机管理人员共同承担。各部门使用的计算机必须将机内所有文件和有关数据备份在服务器的本部门文档内，以免丢失。部门或岗位以外人员需调用文件、数据，如属一般文件和资料，由本部门主管，调用部门主管批准后，方可