英语写作之应用文书信格式范例市公开课一等奖百校联赛特等奖课件

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一封正式英文书信通常包含下面几个组成部分：信头(Heading)、信内地址(InsideAddress)、称呼(Salutation)、正文(Body)、结束语(ComplimentaryClose)、署名(Signature)、附件(Enclosure)、副本转送(CarbonCopies)、再启(Postscript)等。英文书信组成部分第2页

普通包含写信人地址和写信日期。一些正式信函信头还包含写信人或单位电话号码、传真和邮政编码等。西方国家中有些信头甚至还有单位责任人姓名、职务和职称。信头目标是使收信人一看便知道书信来自何处，何时发出，便于复信和查阅。写信头时，先写发信人地址，然后写其它项目和发信日期。详细次序是：第一行写门牌号和街名；第二行写区名、市、省、国家名；国家名前加上邮政编码，国家名称后面能够加上电话号码，最终一行写发信日期。信头第3页ForeignLanguagesDepartmentCollegeofForeignLanguagesBeijingUniversityBeijing,100044People’sRepublicofChinaTel:86ug.20,(美式)579QianwangangRoadHuangdao,Qingdao,ShandongPeople’sRepublicofChina20Aug.,(英式)

并列式斜列式第4页

信内地址即收信人姓名和地址，它要写在信纸左上角，低于写信人地址和发信日期一两行写。其书写次序是，先写收信人姓名、头衔和单位名称，占一二行，然后写地址，可占二至四行。信内地址第5页Mr.WilliamWood81FifthStreetWashingtonD.C.10038U.S.A.Mr.WilliamWood81FifthStreetWashingtonD.C.10038U.S.A.

并列式斜列式第6页JuniorClass1Dept.ofEducationShandongUniversityNo.579QianwanRoadQingdao,266000Apr.6,信头寄信人地址和日期ZhiyuanMiddleSchool,No.579QianwanRoadQingdao,266000信内地址收信人地址DearMr.Wang,称呼LearningfromMr.Zhou,ateacherin…正文每段开头右缩进约五个字母Sincerelyyours,LiWei结束语及署名正文下一、二行处Encl:PersonalResume

第7页关于称呼不认识人：DearSir/Madam认识但不熟悉人：DearMr./Mrs./Ms./Dr./Prof.Smith朋友：DearMary第8页关于结束语写给机关、团体或不认识人：Yourstruly,Trulyyours,Yoursfaithfully,Yourssincerely…写给长者或上级：Yoursrespectfully,Respectfullyyours,Yoursobediently…朋友或亲戚：Yours,Everyours,Yoursever,Yoursaffectionately,Lovinglyyours,(Much)Love,WithLove,Yourdevotedfriend…第9页信件惯用称呼和落款使用方法情况称呼落款未知收信人姓名DearSir(s)DearMadamDearSirorMadamYoursFaithfullyFaithfullyYours知道收信人姓名，但关系普通DearMr.BushDearMs.BushDearDr.BushDearProf.BushYoursSincerelySincerelyYours知道收信人姓名且关系亲密DearMaryDearSmithBestregardsBestwishesLoveWith(Lotsof)Love第10页附件信件若有附件，应在左下角注明Encl.或Enc.。若多个附件，则应写Encls.副本转送信件若有副本转送，应在左下角注明CC.再启再启部分用来补充正文中遗漏话，普通应尽可能少用，正式文件中更应防止使用。假如有可用P.S.补叙第11页并列式/齐头式/正排式这种格式要领：每个要素都从左边开始排列，每一行都不向右缩进，因而整封信左边成一垂直线，右边参差不齐，单倍行距，段与段之间要空一行。这种格式在商务英语信函中是当前最为流行英文书信格式。第12页[YourName][Adress][Phone][Date]Re:[Towhatthisletterrefers][CERTIFIEDMAIL][PERSONAL][Recipient’sName][CompanyName][Address]Attention[Recipient’sName]Dear***第13页[Body]Sincerely,[Signiture]Encl:cc:第14页信封写法WangHaiboDepartmentofEnvironmentHefeiUniversityofTechnologyHefei,230009Anhui,China寄信人姓名地址寄件人姓名地址Dr.WilliamJones收件人姓名UniversityofPittsburghPittsburgh15213收件人地址第15页英文书信基本标准英文书信书写可概括为7个C标准：Completeness（完整）,Clarity（清楚）,Concreteness（详细）,Conciseness（简明）,Correctness（正确）,Courtesy（谦恭）,Consideration（谅解）。第16页1.完整一封完整书信，有利于建立和表示友善关系，能够防止因为疏漏所造成诉讼；一封书信写得是否完整，提议用5个W来检验。比如在定货信中，必须明确说明：（1）需要什么商品（Whatyouwant）；（2）何时需要（Whenyouneedthegoods）；（3）货物发到何地何人收（toWhomandWherethegoodstobesent）；（4）怎样付款（Howpaymentwillbemade）；（5）为何（Why）；如拒绝对方要求，或对对方提出要求时应说明理由2.清楚清楚是指写信者必须将所需传递信息表示清楚，以免对方产生误解。比如：原句：Iamwritingtoapplyforadmissiontoyouruniversity.改为：Iamwritingtoapplyforadmissiontothegraduateschoolofyouruniversityinthespringof.第17页3.详细书信中详细标准指信要写得详细明确。尤其是回复对方要求信，一定要详细，如对电报、电传日期、号码等要交代清楚。比如：原句：Wewishtoconfirmourtelegramyesterday.改为：WeconfirmourtelegramofMarch18.4.简练书信应行文流畅、言简意赅，防止冗长。比如：原句：Wewishtoacknowledgereceiptofyourletter…改为：Weapprciateyourletter…第18页5.正确英文书信中，除了防止语法、拼写、标点错误外，所引用史料、数据等也应准确无误。6.谦恭