妙笔生花的公文写作之道之二十二：行政公文写作3省名师优质课赛课获奖课件市赛课百校联赛优质课一等奖课件

Chap2

行政公文写作中国矿业大学管理学院刘宁二〇〇九年三月十二日1/100知识回顾通报写作汇报写作请示写作2/100本节讲述批复写作函写作会议纪要写作3/100

三、批复批复适合用于回复下级机关请示事项。批复属于被动行文。汇报、请示和批复写作4/100×××总企业关于同意

拨款修建地下消火栓批复

××食品企业：你企业《关于提请拨款增设地下消火栓请示》（××食字〔××××〕×号）已悉。经研究批复以下：同意你企业在仓库库区范围内修建四处地下消火栓，相关手续请尽快同消防部门联络办理。拨款3万元作为你企业修建消火栓专题包干用款，要求专款专用，不得挪作他用。不足部分请自筹处理。

××××年×月××日（公章）

5/100（一）批复涵义和用途批复适合用于回复下级机关请示事项。先有请示，后有批复。批复是下行文。汇报、请示和批复写作6/100

（二）批复特点

1．被动性。批复依赖下级机关请示而被动行文。

2．针对性。针对性表达在两个方面：一是批复内容必须紧紧围绕请示内容，请示什么就批复什么；二是批复主送机关是请示下级机关，即是谁请示就给谁批复。

3．权威性。批复是上级机关领导意图和领导权威详细表达。批复对下级机关含有行政约束力。有了批复，下级机关便明确能否得到上级机关支持和帮助；准许怎样做，不准许怎样做；应该怎样认识和了解，不应该怎样认识和了解。汇报、请示和批复写作7/100

（三）批复类型

1．请求指示性批复。即对下级机关领会不准或不甚了解国家相关方针政策或上级机关相关要求、决定，作出解释性、指示性回复。

2．请求同意性批复。即对下级机关请求办理或请求处理事项表明态度回复。

3．请求支持、帮助性批复。即针对下级机关在碰到难于处理或无力克服困难时而提出请求支持或帮助请示所作回复。汇报、请示和批复写作8/100××县人民政府关于××乡人民政府兴建砖瓦厂问题批复

××乡人民政府：你乡××××年4月16日《关于兴建砖瓦厂请示》（××发〔××××〕×号）收悉。经研究，现回复以下：改革开放以来，农村盖房使用砖瓦量确实显著增加，所以各乡纷纷兴建了砖瓦厂。据调查，我县已经有40％农户盖了新房；约30％农户近年内不拟盖新房，砖瓦需求量相对趋于缓解。其余拟盖房户所需砖瓦数量，我县现有砖瓦厂完全能够满足。所以，凡申报新建砖瓦厂请求一律不予同意，以免供过于求，出现新问题。特此批复。

××县人民政府（印）

××××年四月二十日该文属于不同意批复。9/100

（四）批复结构和写法

1、标题批复标题比较复杂，有批复标题还比较长。通常有以下几个写法：

（1）由发文机关、批复事项、行文对象和文种组成。如《××总企业关于扩建业务大楼给第三分企业批复》。（2）由发文机关、事由和文种组成。如《国务院关于编纂中华大辞典问题批复》。

（3）由上级机关态度、事由和文种组成。如《关于同意人文社科系举行秘书训练班批复》。（4）由发文机关、请示标题和文种组成。如《××市人民政府对〈关于处理沿江路3号商业大厦失火事故请示〉批复》。汇报、请示和批复写作10/1002、正文正文普通由批复引语、批复事项和批复结语组成。（1）批复引语。批复引语写作要求：先引请示标题，再引发文字号，发文字号应加圆括号。如“你企业《关于……请示》（××〔19××〕×号）收悉。”引叙来文是为了说明批复依据，点出批复对象，使请示机关一看批复开头，就明白是因何事而作批复。（2）批复事项。这是批复关键部分，需针对请示事项给予明确回复或详细指示。一文一批复，做到态度鲜明，语言简明。若不一样意请示事项，则除在批复中表明态度外，普通还需要适当说明理由，以使对方能很好地接收，并及时作出对应工作安排。（3）批复结语，普通在正文末尾写上“特此批复”、“此复”等。有些批复在批复事项之后还另提出相关执行要求。汇报、请示和批复写作11/100

（五）注意事项

1．要核实请示事项真实性，研究请示所提方案可行性，以及下级机关提出问题背景。

2．一个批复针对一份请示。有时数个下级机关联合请示同一件事，经研究后，应分别给各个下级机关行文批复。

3．要有理有据。批复下级请示，不能违反相关法律和政策要求，不能超越本机关职权。

4．态度要鲜明，意思要明确。同意或不一样意，立办还是缓办，绝不能含糊其辞，模棱两可，让下级机关不得要领。切忌使用“似属可行”、“酌情办理”、“最好去做”之类词语。

5．若批复内容包括其它部门，应进行协调，依据协调结果行文。

6．及时批复，以免贻误下级机关工作。汇报、请示和批复写作12/100

一、函函适合用于不相隶属机关之间商洽工作、问询和回复问题，请求同意和回复审批事项。函是行政公文中唯一平行文。函使用范围是很广，用途也会越来越多。函在行政公文中使用信函格式，即文头只显示发文机关名称，不带“文件”字样。函和会议纪要写作13/100关于商洽委托代培涉外秘书人员函××大学文学院：本集团企业新近上岗秘书人员缺乏专门涉外秘书知识，业务素质亟待提升(行文缘由、背景；)。据报载，贵院将于今年9月创办涉外秘书培训班，系统讲授涉外秘书业务、公关礼仪、实用文书写作等课程(写知悉对方创办秘书培训业务)。这个培训项目为我集团企业新上岗涉外秘书人员提供了一个难得在职进修机会(认为对方培训是我方秘书难得在职进修机会)。为能尽快提升本集团企业涉外秘书人员从业素质(以“目标句”写行文目标)，我们拟选派8名在岗秘书人员随该班进修学习，委托贵院代培。相关代培费用及其它相关经费，将按时如数拨付(为商洽事项)。如蒙慨允，恳请函复为盼(请求对方回复)。

××集团企业（印章）二○○五年七月二十日14/100关于给××超市总企业商租

商场一事复函

上海××超市总企业：贵企业《关于商租××商厦五楼函》（沪×超函〔×××〕20号）收悉(引述对方来函标题及发文字号,以作复函缘由)，经研究，现回复以下(一语过渡到主体部分)：贵企业欲租我商厦五楼闲置楼面开设超市，这是方便用户购置需求，有利于盘活我商厦闲置资源、扩大我商厦经营规模与商品种类好事(先概括对方来函所商洽事项及意义)，本商厦欢迎贵企业来我商厦五楼开设超市。详细租金请贵企业来人面洽(表示了自己态度,并提出面谈要求)。

特此复函。上海××商厦

××××年四月一日这是回复对方商洽事项函。15/100

（一）函涵义和用途

函，适合用于不相隶属机关之间商洽工作，问询和回复问题，请求同意和回复审批事项。用途：

1．平级机关或不相隶属机关单位之间公务联络、往来。

2．向无隶属关系业务主管部门请求同意相关事项。

3．业务主管部门回复审批无上下级隶属关系机关请求同意事项。

4．机关单位对个人事务联络，如复群众来信等。

函和会议纪要写作16/100

（二）函特点

1．使用广泛性。函使用不受级别高低、单位大小限制，收发函件单位均以比较平等身份进行联络。上至国务院，下至基层组织、企事业单位、社会团体都广泛地使用函。

2．行文多向性。函能够上行、下行，但大多数函作平行文。

3．用语谦敬性。不论什么类型函，用语皆得重视谦恭有礼，尊重对方，力争得到对方更多了解和支持。函是最重视使用文言词汇公文。函是公文中最富有文学性文种。函和会议纪要写作17/100

（三）函类型

1．商洽函。即不相隶属机关之间商洽工作、联络相关事宜函。如人员商调、联络参观学习等。

2．询答函。即不相隶属机关之间相互问询和回复相关详细问题函。询答函实际上又可分出“问询函”和“回复函”。有些不明确问题向相关机关和部门问询，用问询函。对机关和部门所问询问题做出解释回复，用回复函。询答函包括多数是问题而不是详细工作。函和会议纪要写作18/1003．批请函。即用于不相隶属机关之间请求同意和回复审批事项函。批请函实际上又能够分为“请批函”和“审批函”。请批函用于向不相隶属主管部门请求审批事项，而审批函则用于主管部门回复不相隶属机关单位请批事项。

4．通知函。即通知不相隶属机关相关事项函。以上是按内容和用途对函所作分类。若按照文面格式分类，函能够分为公函和便函。若按照行文去向分类，函又能够分为去函和复函。函和会议纪要写作19/100

（四）函结构和写法

1、标题函标题普通由发文机关、事由和文种组成，有时也能够只由事由和文种组成。

2、正文开头。写行文缘由、背景和依据。普通来说，去函开头或说明依据上级相关指示精神，或简明叙述当地域、本单位实际需要、疑惑和困难。复函开头引用对方来文标题及发文字号，有复函还简述来函主题，这与批复写法基本相同。继而，有复函以“现将相关问题复函以下”一类文种承启语引出主体事项，即回复意见。函和会议纪要写作20/100

主体。写需要商洽、问询、回复、联络、请求同意或回复审批及通知事项。函，或去函和复函事项普通都较单一，可与行文缘由合为一段。假如事项比较复杂，则分条列项书写。结语。

不一样类型函结语有别。假如行文只是通知对方事项而无须对方回复，则结语惯用“特此函告”、“特此函达”。若是要求对方复函，则用“盼复”、“望函复”、“请即复函”等语。请批函多以“请同意”、“请大力帮助为盼”、“望能同意”、“望准予××是荷”等习惯用语收束。复函结语惯用“特此复函”、“特此回复”、“此复”等惯用语。也有函不写结语。函和会议纪要写作21/100

（五）注意问题

1．注意批请函与请示区分，向有隶属关系上级机关请求指示、同意事项用请示，而向没有隶属关系业务主管机关请求同意相关事项，则用请批函。主管机关回复请求审批事项，用审批函。

2．开门见山，直奔主题。不论去函还是复函，都不要转弯抹角，切忌空话、套话和发空泛议论。

3．一文一函，简练明了。

4．语言要规范得体，并表达函用语特色。发函要使用平和、礼貌、诚恳语言，对主管机关要尊重、谦敬，对级别低单位要平和，对平行单位和不相隶属单位要友善。切忌使用生硬、命令性语言。复函，则态度要明朗，语言要准确，防止含糊笼统、犹豫不定。函和会议纪要写作22/10023/100

二、会议纪要会议纪要适合用于记载、传达会议情况和议定事项。

纪与记同音，纪要用“纪”，统计用“记”，区分是“纪”当整理、综合整理讲；“记”是把事物写下来。会议纪要需要对会议情况、讲话和议事情况综合整理，然后传达出去；会议统计仅是如实统计会议情况和按讲话次序、按人记下讲话，成为一个内部原始资料。函和会议纪要写作24/100×××企业集团办公会议纪要

（××××年一月十一日）

××××年1月21日下午，陈×总裁在总部主持召开了新年第一次总裁办公会议，确立今年企业集团工作思绪，布置了工作任务。参加会议有各部门责任人(导言介绍了会议主题，会议时间、地点、主持人和出席人员)。会议议定事项以下(承启语)：

一、企业集团今年工作思绪是：“扶持和培育10~15家骨干企业；稳定30家左右中等企业；撤、并、停、转、重组一批小企业和困难企业”，降低企业集团下属子企业数量，促进有潜力企业快速发展。会议要求集团总部各部门依据工作思绪制订出今年工作计划。

二、今年工作重点是建立“三库”，即建立企业资产财务信息库、人力资源库和企业基本情况数据库。

三、今年要加强集团内部管理，强化服务意识，理顺工作程序，严格考勤考评工作，增强执行制度和各项要求自觉性，树立企业集团良好形象。

四、年初出台新企业考评体系。对不一样性质企业出台不一样考评方法。这是一篇分项式会议纪要。25/100

（一）会议纪要涵义和用途会议纪要适合用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要是依据会议统计、会议文件和会议其它相关资料整理而成，既能够上行也能够下达。用途:主要表现为沟通情况，交流经验，统一认识，指导工作。有些会议纪要可经上级领导机关或主管部门批转或被转发。

函和会议纪要写作26/100

（二）会议纪要特点

1．内容纪实性。它是在会议后期或者会后依据会议统计和各种会议材料整理而成，真实、准确地表达了会议情况和会议精神。

2．表述纪要性。它不像会议统计那样对会议讲话和会议内容逐一记载，它只是对会议结果择要归纳。

3．作用受限性。它只对与会单位、与会人员有一定约束力，要求他们对会议议定事项共同恪守、信守承诺。若希望会议纪要扩大读者范围和影响力，则需由上级机关将之作为“通知”附件下发。函和会议纪要写作27/100

（三）会议纪要类型

按照会议内容不一样，会议纪要能够划分为以下几个类型：

1．决议性会议纪要。主要记载和反应领导层制订决议事项，作为传达和布署工作依据，对今后工作含有指导作用。惯用于领导办公会议。

2．研讨性会议纪要。主要记载和反应经验交流会议、专业会议或学术性会议研讨情况，意在说明各方主要观点、意见或情况。主要用于职能部门和学术研究机构召开专业会议或学术研讨会议。

3．协调性会议纪要。主要记载双边或多边会议达成协议情况，方便作为会后各方执行公务和推行职责依据，对协调各方今后工作含有约束作用。惯用于领导机关主持召开多部门协调会或不一样单位联席办公会。

依据写法不一样，会议纪要则可分为分项式会议纪要、综述式会议纪要和摘要式会议纪要三种类型。函和会议纪要写作28/100

（四）会议纪要结构与写法

1、标题会议纪要标题有两种写法：

（1）由会议名称和文种“会议纪要”组成(最惯用)。如《全国农村工作会议纪要》,《全国高校大学语文教学研讨会纪要》。

（2）由召开会议机关、内容和文种“会议纪要”组成，如《省经贸委关于企业扭亏会议纪要》。函和会议纪要写作29/1002、正文会议纪要正文由导言、主体和结尾三部分组成。（1）导言。即会议组成情况。通常采取简述式写法，简述会议时间、地点、出席人员、中心议题和议程等。（2）主体。即会议主要精神。

综述式会议纪要。即对会议内容或议定事项，进行综合概括，按性质分成若干部分，然后依据一定逻辑次序排列写出。议题比较重大，包括面较广会议纪要，多属这类。分项式会议纪要。即把会议内容或议定事项，分条列项地写出。许多办公会议纪要或讨论处理较详细、较专门问题会议纪要属于这一类。摘要式会议纪要。即将与会者讲话按中心议题要求择其关键点摘录出来，按内容性质归类后写出。对讲话者要写出真实姓名和职务、职称。这种写法能客观地反应与会者观点和主张，还能较大程度地保留谈话格调。（3）结尾。普通写对与会者希望和要求，也有会议纪要不写专门结尾。

函和会议纪要写作30/100

（五）注意事项

1．会议纪要是对会议全部材料概括、综合和提炼，所以，必须广泛搜集会议材料，全方面掌握会议情况；按照会议精神，对材料分类和筛选。

2．抓住关键点。突出会议主题。把会议主要情况简明真实、准确、扼要地反应出来，把会议议定事项一一叙述清楚。

3．语言表示上，以叙述为主。语言要精炼、通俗，篇幅普通不宜太长。

4．依据会议内容及规模，选取恰当写作结构。结构安排要合乎逻辑，条理清楚。

5．重视使用会议纪要习惯用语。会议纪要经常以“会议”为第三人称而记述会议内容。因而，主体部分应重视使用“会议认为”、“会议提出”、“与会者一致认为”、“会议决定”、“会议要求”、“会议希望”、“会议号召”等作为层次或段落开头语。函和会议纪要写作31/100

（六）会议纪要与会议统计区分会议纪要有别于会议统计。二者主要区分是：第一，性质不一样：会议统计是讨论讲话实录，属事务文书。会议纪要只记关键点，是法定行政公文。第二，功效不一样：会议统计普通不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求落实执行。函和会议纪要写作32/10033/100第三节行政公文写作

注意事项及处理要求34/100公文工作基本要求正当（党路线方针政策，国家法律法规，上级机关指令等）合规（语言文字、结构体式、文种等准确规范）合理（全方面、准确地反应客观实际，提出政策、要求、办法等切实可行，紧急公文应表达紧急原因，并依据实际需要确定紧急程度等）35/100行文规则

1.确有必要，重视效用2.按隶属关系行文3.按职权范围行文4.同级机关可联合行文5.党政分开行文6.“请示”相关要求7.主送与抄送要求36/100党机关公文版头形式⒈《中共××文件》用于各级党委公布、传达落实党方针、政策，作出主要工作布署，转发上级机关文件，批转下级机关主要汇报、请示。⒉《中国共产党××委员会（××）》用于各级党委通知主要事项、任免干部、批复下级机关请示，向上级机关汇报、请示工作。⒊《中共××办公厅（室）文件》、《中共××办公厅（室）（××）》用于各级党委办公厅（室）依据授权，传达党委指示，回复下级党委请示，转发上级机关文件，批转下级机关汇报、请示，公布相关事项，向上级机关汇报、请示工作。⒋《中共××部文件》、《中共××部（××）》用于除办公厅（室）以外党委各部门公布本部门职权范围内事项，向上级机关汇报、请示工作。37/100行政机关公文格式文件格式公文特定格式信函式格式命令格式会议纪要格式38/10039/10040/10041/10042/10043/10044/100信函式格式发文机关名称上边缘距上页边距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗)，两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下l行版心右边缘顶格标识。发文字号下空l行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。两线之间其它要素标识方法从本标准对应要素说明。

45/100命令格式

命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下空1行右空4字标识签发人署名章，署名章左空2字标识签发人职务；联合公布命令或令签发人职务应标识全称。在签发人署名章下空1行右空2字标识成文日期。分送机关标识方法同抄送机关。其它要素从本标准相关要素说明。

46/100会议纪要格式

会议纪要标识由“××××××会议纪要”组成。标识位置距版心上边缘25mm。用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其它要素从本标准相关要素说明。

本标准中会议纪要格式主要是针对国家行政机关办公会议纪要而言。至于用作公文种类会议纪要，可用“文件式”或“信函式”公文形式来发，并在标题中显示。

47/100公文要素

主旨材料结构语言48/100

公文主旨表现形式：标题开头小标题段旨句结尾要求:一文一旨篇前撮要正当合理鲜明一致49/100公文材料筛选

切题真实经典现实概括50/100公文语言要求

准确庄重平实简明51/100阿拉伯数字

凡是能够使用阿拉伯数字而且又很得体地方，尤其是当所表示数目比较准确时，均应使用阿拉伯数字.52/100汉字数字汉字数字书写形式大写：壹、贰、叁、……拾、佰、仟、万、……“零”小写：一、二、三、……十、百、千、万、……“o”缩合：廿、卅、……口语：俩、仨使用汉字数字情况定型词、词组、成语、惯用语、缩略语或含有修辞色彩词语中作为语素数字；行政机关公文成文日期、部分结构层次序数；序数、概数；十以内数字，能够使用汉字数字也能够使用阿拉伯数字；非公历纪年、星期等。53/100标点符号GB/T15834-1995《标点符号使用方法》句中点号：、，；：句末点号：。？！标号：引号“”括号（）破折号——

省略号……

着重号.连接号—

间隔号•

书名号《》专名号——

54/100标题标点符号使用方法普通情况下不用标点符号法规、规章名称加《》标题句末说明或注释用（）双标题用破折号——连接主题和副题强调或专用词语用“”文内小标题句中能够用点号，句末不用号段旨句句末用句号55/100数字标点符号使用方法层次序数第一层用顿号：一、第二层用圆括号：（一）第三层用圆点：1.

第四层用圆括号：（1）序数后没有量词时，用逗号；有量词时，不用号，空一个字格。如：第一，第一条概数不用号，如：八九点钟太阳专用名词中数字超出十时用间隔号，如：一二•九运动56/100表示方式1叙述：是一个叙说、介绍人物经历和事物发展过程表述方式。1.顺叙，就是按照事情发展次序来叙述，从发生、高潮到结局一脉相承；层次段落和事物发展过程基本一致。2.倒叙，就是把事件结局或最突出、精彩、富有吸引力文段，提到前面叙述，然后再从事件开头顺叙下来表示方式。3.插叙，就是在原来叙述进程中，暂时中止一下，插入另一段叙述，插叙完后再接着原先叙述线索继续进行下去。4.补叙和分叙所谓补叙，就是整个事件进程叙述完了之后，再补充交代一下个别地方表示方式。所谓分叙，就是对同一时间内发生在不一样地方或单位事件，先叙述一件再叙述另一件表示方式。这两种方式在公文中都用得不多。叙述基本要求：一是语言概括。二是交代明白。三是详略得当。

57/100表示方式2议论：是说明事理、发表看法、表明观点一个表示方式，它主要目标是以理服人。议论特点是利用概念、判断、推理思维伎俩来议事论理，在许多情况下，它与叙述常被结合起来使用，即夹叙夹议。议论三要素

1.论点就是公文作者观点、主张和看法，是论据所要证实对象。论点回答“是什么”问题，所以，论点必须明确、鲜明、深刻和含有针对性。论点有中心论点和分论点之分。

2.论据是议论中所使用材料，用来证实论点理由和依据。论据回答是“为何”问题，所以，论据必须可靠、充实和经典。论据分为事实论据和理论论据。

3.论证是用论据来证实论点正确过程。论证要回答是“怎么样”问题，所以，论证要求以理服人、有放矢，有严密逻辑性，做到无可反驳。普通说来，公文中惯用议论方法有例证法、引证法、比照法和因果推论法。

58/100表示方式3说明：用简练语言对事物状态、性质、特征、成因、关系、结构等进行解释表示方式。它惯用来讲解事物和说明事理，是公文写作中最关键表示方式，常与叙述和议论结合在一起使用。定义说明，用简明扼要语言揭示事物本质属性，从而给人以一个明确概念。举例说明，经过列举事例来揭示诸种事物共同特征。比较说明，经过对不一样事物相互比较来揭示诸种事物内在联络与区分。分类说明，把被说明事物，按照一个统一标准划分为若干类别，然后逐类加以说明。数字说明，利用数字和数据，从数量上对事物情况和特征加以说明。引证说明，利用权威性材料来说明事物。

解释说明，对事物或事理某首先加以讲解，也称诠释说明。

59/100公文处理工作发文处理草拟——审核——签发——复核

——缮印——用印——登记——分发收文处理签收——登记——审核——拟办

——批办——承接——催办60/100发文办理

发文办理指以本机关名义制发公文过程，包含草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。61/1001、草拟公文①符正当律、法规、规章及其它相关要求。②情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力争简短。62/10063/1002、公文送责任人签发前，应该由办公室进行审核。审核重点是：是否确需行文，包括其它部门或地方职权事项是否已协商、会签，行文方式是否妥当，是否符合《方法》及本实施方法要求公文种类、公文格式、行文规则和拟制公文相关要求。64/10065/1003、以本机关名义制发上行文，由主要责任人(指行政机关正职或者主持工作责任人)签发；以本机关名义制发下行文或平行文，由主要责任人或者由主要责任人授权其它责任人签发66/1004、公文正式印制前，应该进行复核。复核重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，公文格式是否统一、规范等。67/1005、各级行政机关应该按照上级机关要求份数报送公文。市局要求一式三份（主管领导、业务科室、办公室立案）68/100收文办理1、收文办理指对收到公文办理过程，包含签收、登记、审核、拟办、批办、承接、催办等程序。69/1002、收到下级机关上报需要办理公文，文秘部门应该进行审核。审核重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符正当律、法规、规章及其它相关要求；包括其它部门或地方职权事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。70/1003、经审核，对符合条件公文，应该及时登记、分类，并提出分办或拟办意见送相关责任人指示或转相关部门办理。需要两个以上部门办理，应该明确主办部门。紧急公文，应该明确办理时限。对不符合要求公文，经办公室责任人同意后，能够退回呈报单位并说明理由。71/10072/1004、分办：粘贴公文处理单73/1005、拟办：普通由办公室责任人对收文怎样办理提出建设性意见，拟办意见应简明、详细、得体。74/1006、批办：机关领导对来文提出处置意见。75/1007、承接：承接部门收到交办公文后应该及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应该按时限要求办理，确有困难，应该及时给予说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理，应该及时退回交办文秘部门并说明理由。76/1008、公文办理中遇有包括其它部门职权事项，主办部门应该主动与相关部门协商。77/1009、注办：由承接人签注文件承接经过和结果及办结日期。78/10010、催办：送责任人指示或者交相关部门办理公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，主要公文重点催办，普通公文定时催办。79/100处置办毕公文清退文秘部门，应定时对收进和发出公文列出清单进行清理和清退，并将清理和清退情况向上级机关汇报，不得自行处理。销毁凡是不需要立卷和超出保管期限文件，要定时销毁，不得散失。需要销毁公文主要包含：全部没有留存价值公文，没有留存必要重份公文，不马上销毁有可能造成失密或样子损坏公文，普通性没有保留价值初稿，印制公文中形成校样、印版等。销毁秘密文件，必须推行登记手续，报经主管领导人同意，并由二人以上监销。80/100立卷与归档

公文办理完成后，应该概括《中华人民共和国档案法》和其它相关要求，及时整理（立卷）、归档。个人不得保留应该归档公文。归档范围公文，应该依据其相互联络、特征和保留价值等整理(立卷)，要确保归档公文齐全、完整，能正确反应本机关主要工作情况，便于保管和利用。81/100应归档文件材料1.上级来文

需要落实执行上级主要会议文件,

上级业务主管部门法规性文件,

上级视察工作形成文件材料,

代上级草拟并被采取文件,

上级单位转发本单位文件等.

82/1002.本单位形成文件

本单位主要会议文件;

各种正式发文;

请示与上级批复;

反应本单位业务活动文件材料;

各种工作计划、统计报表;

本单位领导公务活动中形成主要信函、电话统计;

本单位成立、合并、撤消、更更名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料;

本单位历史沿革、大事记、年鉴;

反应本单位主要活动事件简报、荣誉奖励证书;

信访工作材料;

本单位与相关单位签署协议、协议书等文件材料;

本单位职员劳动、工资、福利方面文件材料;

本单位外事活动中形成文件材料等.83/1003.下级报送文件

下级单位报送主要工作计划、汇报、总结、经典材料、统计报表、财务预算、决算等文件;

下级单位报送法规性立案文件等.84/1004.相关文件

普查工作中形成文件材料;

同级单位和非隶属单位颁发非本单位主管业务但需要执行法规性文件;

相关业务单位对本单位工作检验形成重要文件;

同级机关和非隶属单位与本单位联络、协商工作文件材料等.85/100不归档文件材料1.本单位重份文件.2.普通事务性无查考、保留价值文件.3.上级单位普发供本单位参阅、不需办理文件材料.4.上级单位征求意见未定稿文件.5.未成文初稿及普通性文件历次修改稿.6.未经会议讨论,未经领导审阅、签发未生效文件.7.从正式文件、电报上摘录供工作参阅非证实材料.8.无特殊保留价值信封以及普通民众来信.86/100立卷归档工作程序1.搜集文件将工作活动中形成办理完成文件材料搜集齐全.2.判别文件对搜集文件材料进行分析,判别出需要归档文件材料.3.归卷依据归档文件材料特征,将文件归入案卷.4.调整仔细检验归卷文件材料是否齐全,是否有重份文件或不需要立卷归档文件;检验案卷文件联络、保留价值及卷内文件数量,进行适当调整,最终确定组卷.5.文件排列、编号与编目依据卷内文件数量、起源、时间等情况,按时间、问题、作者、名称、主要程度等进行排列.然后,按照排列次序逐件编号.最终填写卷内文件目录和备考表.87/100档案保管期限保管期限从文件产生和形成后第二年算起.永久定时:、30年88/100永久保管档案(一)本机关制订法规政策性文件材料；(二)本机关召开主要会议、举行重大活动等形成主要文件材料；(三)本机关职能活动中形成主要业务文件材料；(四)本机关关于主要问题请示与上级机关批复、指示，主要汇报、总结、综合统计报表等；(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；(六)本机关房屋买卖、土地征用，主要协议协议、资产登记等凭证性文件材料；(七)上级机关制发属于本机关主管业务主要文件材料；(八)同级机关、下级机关关于主要业务问题来函、请示与本机关复函、批复等文件材料。89/100定时保管档案（一）本机关职能活动中形成普通性业务文件材料；（二）本机关召开会议、举行活动等形成普通性文件材料；（三）本机关人事管理工作形成普通性文件材料；（四）本机关普通性事务管理文件材料；（五）本机关关于普通性问题请示与上级机关批复、指示，普通性工作汇报、总结、统计报表等；（六）上级机关制发属于本机关主管业务普通性文件材料；（七）上级机关和同级机关制发非本机关主管业务但要落实执行文件材料；（八）同级机关、下级机关关于普通性业务问题来函、请示与本机关复函、批复等文件材料；（九）下级机关报送年度或年度以上计划、总结、统计、主要专题汇报等文件材料。90/100公文中常见问题分析1．文种误用

主要表现在汇报和请示错用

汇报和请示同属上行文，不过性质截然不一样两类文种。

a.行文目标不一样汇报以陈说情况为主，不要求上级批复；请示以请求指示或同意事项为主，要求上级批复。

b.公文内容不一样请示可围绕请求事项反应情况，说明理由，不排除含有一定情况汇报，但汇报中不能夹杂请示事项。91/100c.规范性用语不一样汇报用“以上汇报如有不妥，请指示