公文写作的基本要求省名师优质课赛课获奖课件市赛课百校联赛优质课一等奖课件

公文写作基本要求1/37

公文写作基本要求公文概念公文分类公文写作基本要求公文撰写过程和方法2/37公文概念

公文是一个应用文体，是机关、团体、企事业单位在公务活动中所形成含有一定格式和现行效用文字材料。行政机关公文，是行政机关在行政管理过程中形成含有法定效力和规范体式文书，是依法行政和进行公务活动主要工具。

3/37公文种类

《国家行政机关公文处理方法》中要求文种有：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、汇报、请示、批复、意见、函、会议纪要共13种。普通惯用文种有汇报、请示、意见、批复、通知、通报、函等，其中通知使用得最多，约占70%以上。4/37公文分类

按行文方向分，公文可分为上行文、平行文、下行文。上述文种中属于上行文有：请示、汇报、意见；属于下行文有：命令(令)、决定、公告、通知、通告、通报、批复、意见、会议纪要；属于平行文是函、意见、议案、会议纪要；“通知”主要功效属下行文，但知照性“通知”可用于平行文。5/37拟写公文基本要求

一、符合国家法律、法规和方针、政策及其它相关要求。二、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点准确，篇幅力争简短。6/37

公文不一样于其它文体，其语言有本身特点。掌握其语言特点对于正确拟写公文很有帮助。公文语言主要特点是：准确、朴实、精练、明了、严谨、规范。准确是指公文在表述时，语言要真实确切，褒贬得当，恰如其分，符合实际。因为公文含有较强政治性、政策性，假如语言表示不准确，往往因为一两句话，一两个词或一两个数字不准，就可能对工作造成重大损失。7/37

朴实是指公文语言要通俗易懂，不用生僻之词，不矫揉造作，应实事求是，忌哗众取宠。淳朴无华语言更有利于直接而鲜明地表示意图，产生快捷阅文办事效应。精练是指公文语言要简明扼要，不冗长空泛，不累赘，不重复，文字力争少而精，洁净利落。同时，为服从行文目标和表现主题需要，当详则详，当略则略。因为简明精练语言，更能明确阐述公文主旨，既省时省力又可靠有效。8/37

明了是指公文语言含意明确，易懂、易读、易记。撰写时要开门见山，直言其意，不能象文学作品那样含而不露，意在言外。只有明白易懂语言，才易于使受文者了解发文者意图，发挥公文应有效用。严谨是指公文用语严厉、庄重，文句严谨、周密，分寸得当，忌语意不清、模棱两可。只有庄重语言才能有利于表明作者严厉态度，从而使公文对受文者行为产生必要强制性影响，以维护公文权威性和有效性，而含混含糊语言轻易造成歧义和误解，有失公文严厉性和权威性。9/37

规范是指公文中语言要恪守当代汉语语法和逻辑规则。公文只有恪守语法和逻辑规则，才能文理通顺，不然文句不通，就可能造成歧义或误解。公文要注意正确使用标点符号，如错用标点符号，则可能造成了解错误。10/37

三、公文文种应该依据行文目标、发文机关职权和与主送机关行文关系确定。11/37

四、拟制紧急公文应该表达紧急原因，并依据实际需要确定紧急程度。12/37

五、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应该先引标题，后引发文字号。日期应该写详细年、月、日。13/371.引用公文要求

引用公文时，前面标题要使用书名号，后面发文字号要用圆括号括起来(年份用方括号括起来)。如“依据濮阳河务局《关于下达年水利专题事业费通知》(濮黄工[]3号)”精神，”14/37

文件标题是一篇公文主旨所在，一个好标题即涵盖了一篇公文主要内容，而发文字号则主要是为了便于文件管理使用。“先引标题，后引发文字号”既表达了公文内容与形式主次关系，又便于相关文件检索，是一个科学合理要求。而光引用标题不便于相关文件检索，光引用发文字号则使阅文者不知其所指文件内容是什么。文号在前、标题在后则颠倒了主次关系，都是有缺点或不规范。15/372.公文中年、月、日写法(1)文件(包含标题和正文)中年、月、日均应使用阿拉伯数码，不使用汉字方式。

(2)一些惯用语、词组等中数字，使用汉字方式，不用阿拉伯数码，如“团结一致”、“七上八下”、“星期六”不能写为“团结l致”、“7上8下”、“星期6等。16/37(3)公文中日期要写整年、月、日，如“年”不能写成“05年”，在时间确定情况下，不能只写年、月不写日或只写月、日不写年，通常也不用“去年”、“上月”、“昨天”等来表示时间。17/37(4)成文日期必须使用汉字方式，不用阿拉伯数码，如“二〇〇五年六月十八日”，不要写成“年6月18日”。

(5)不论是使用汉字方式或是阿拉伯数码方式，同一方式下都必须保持一致，如“二〇〇五年六月十八日”不能写成“年六月十八日”或“二〇〇五年6月18日”。一样，“年6月18日”也不能写成“年六月18日”或“二〇〇五年6月18日”。18/37

六、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”。层次序数使用时注意以下几点：

1.同一篇公文中层次序数使用一定要统一，不能“一、”层下用“(一)”、“(二)”，“二、”层下却用“1.”、“2.”，不然会给受文者带来阅读处理上不便。19/372.在使用层次序数时，可依据实际情况作适当调整。调整标准是不影响层次截然分明并有利于工作，如一篇文件只有两、三个层次序数时，在不颠倒层次序数情况下，能够选择使用，如在“一、”、“二”层之下能够分别用“(一)”、“(二)”、(三)”形式，也能够分别用“1．”、“2．”、“3．”形式。20/373.第二层“(一)”使用时，括号外面不用再加一顿号，即防止出现“(一)、”形式。21/37

七、必须使用国家法定计量单位。八、文中使用非规范化简称，应该先用全称并注明简称。

22/37

九、撰写公文过程和方法23/37（一）领会领导意图公文是机关依据处理某项工作实际需要来写，领会领导工作意图，明确发文目标，是写好公文前提条件。所谓意图是指机关领导人提出公文基本内容，包含主要观点、意见、办法及写作要求等。领会意图，一是要明确发文目标，即为何要发文。二是要用什么样形式发文，即用什么文种。三是行文对象，即发送和阅读范围，包含主送和抄送对象。四是公文主要内容以及领导者对发文详细要求。24/37（二）准备材料领会了发文目标、明确了行文主题之后，撰写者就要围绕主题准备材料。只有充分地准备并占有材料，才能全方面、准确地反应某项工作客观情况，才能综合分析，概括出事物本质和规律，才能充分地表现公文主题和完满地表示领导意图。

搜集材料包含两个方面，一是搜集和阅读机关文字材料，比如拟写一份专题汇报，需要查阅上级公布相关文件，本单位对该项工作计划，以及工作落实情况等；二是经过召开座谈会或个别访问等形式调查情况，掌握正反两方面材料。25/37

对所搜集材料，要依据协作公文需要，进行认真选择，所选择材料要真实、可靠、新鲜、别致。含有经典性。在此基础上进行率改成，是材料系统化，条理化，为文件写作打下基础。26/37（三）确定提要

准备材料过程实际上也是充分酝酿和构思过程，因为准备材料是有目标地依据一定思绪进行。伴随对材料占有和熟悉，对问题认识更深化，更完善，这时往往需要调整原来思绪甚至重新构思。所以，要在正式撰写之前，依据行文目标和掌握材料，重新确定提要，安排结构。篇幅不长文件，提要能够简略。对于篇幅长、内容丰富而又非常主要文件，要拟写比较详细提要。27/37

拟写提要要注意三点，一是明确主题，围绕主题来确定公文中观点和各个层次分观点，组成公文骨架。二是合理分配材料，做到依据充分，详略得当。三是安排好段落层次，做到脉络清楚，层次分明。

撰写主要文件，在执笔人确定初步提要后，能够召集一定会议进行讨论，呈送领导审查，吸收各方面意见加以修改补充，使之更臻完善。由起草小组或两人以上共同起草文件时，更需要共同研究写作提要，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾现象。28/37（四）起草正文

列出提要后，就能够着手起草了。草拟公文要依据公文内容、文件格式，行文对象，行文规则和写作要求，按详细提要来写作。撰写时，观点要明确，突出，材料与观点相结合，材料说明观点，观点统率材料。要正确利用表示方式和写作技巧，注意公文语言格调和惯用模式，力争篇幅简短，语言精练，表示清楚。29/37（五）认真修改

初稿写出后，要认真检验，发觉问题，进行修改。普通从三个方面进行检验修改。一是从思想上检验修改，防止观点错误，叙述片面等问题。二是从材料上检验修改，看材料是否充分，使用是否恰当，与观点是否相符等。三是检验修改逻辑结构，调整安排不够妥当段落层次。四是从语言上检验修改，字斟句酌，行文要简明精炼，到达文通字顺，符合语法，标点使用正确。经过检修改，努力使撰写出公文臻于完善，以维护公文严厉性和领导机关权威性，发挥公文应用作用。30/37十、发文要把好五关31/37

（一）拟稿关1.文稿内容要符合领导意图。2.文稿反应情况要确实，观点要明确，表示要准确，字词要规范，标点是要要正确，篇幅要力争简短。3.文稿中人名、地名、数字、引文要准确。32/37

（二）核稿关

文稿核稿普通由部门责任人负责。重点核查文稿内容是否符合领导意图和工作实际。

（三）

审核关

文稿审核普通由办公室专职秘书负责。审核重点主要是：1.确定是否有发文必要。2.行文方式是否妥当。（上行、下行、文种）

33/373.是否符合行文规则和拟制公文相关要求。（主送、抄送。法规、法律、政策。文字表述、日期、结构层次序数、数字、标点符号）4.公文格式是否符合相关要求。

（四）签发关

签发前重点审阅看是否需要行文，是否符合国家政策和上级相关文件要求，拟稿部门责任人是否核稿把关，是否经过办公室审核。34/37

（五）复核关

由办公室专职秘书负责。1.检验审批签