书店采购流程课件

书店采购局部流程汇总

毕玉良1制定采购战略2制定采购战略说明输入流程商品市场预测输出流程制定物流战略/制定商品管理策略实施采购战略/采购政策管理管理代管存货/管理商品需求订单目的制定所有采购活动的中长期战略规划内容说明确定所需商品的管理流程和规划，确定短期和长期的采购战略，完善和改进与供应商的关系，确定采购的操作技术。采购战略主要包括：组织、人员、质量、风险、市场、行业趋势、价格变化等等。参与部门业务部/销售部门/批销中心主要文档说明主要文档：公司战略计划：公司长期发展的规划，主要包括在未来的5到10年内公司主要的发展方向战略成本分析：从中长期的发展来看，公司的成本构成情况和变化趋势商品接收政策：作为公司统一的商品管理指导性文件，其中应该集中描述：商品退货和报废处理的原则、收货质量检验的方法、收货差异的处理方法、质量问题的解决方法等等。采购调查分析：采购调查主要包括的项目有商品的价值分析、大宗采购商品调查、供应商调查、采购过程调查。质量管理手册：这里需要确定采购过程中的质量控制程序和检验方法，主要包括：商品的合格标准、检验程序、质量控制办法。中长期采购战略：这是本流程形成的最终文件，作为对整个采购活动的纲要，主要包括的内容有：采购的目标要求、质量（质量与成本）、数额、采购方式（集中式或者分散式、长期的或者短期的、主动或者被动）、采购的人员与组织、采购时机的确定原则、采购价格的原则、采购的区域和供应商选择等等。3制定采购战略主要活动描述主要活动：确定长期客户需求：根据公司中长期的战略规划、经营方案、战略本钱分析和市场预测，确定公司商品的长期市场需求和开展变化的趋势。制定商品接收政策：主要制定商品接收的原那么和政策，包括：供给商主配、我方主动进货、检验流程、退货和报废原那么、数量差异情况的处理方法等等。进行采购预测：确定最正确营销周转的能力，主要包括：数额、质量、本钱和其他属性。这个活动还要将经营预测转换为对采购和供给的要求，例如对一般图书和课本的需求，对音像制品的需求，对卖场吞吐规模的要求等等。进行供给市场分析：供给市场分析是制定供给战略的重要步骤，主要基于采购调查的根底数据。4实施采购战略流程5实施采购战略说明输入流程制定采购战略输出流程到货质检/供应商资质管理/采购合同及询价管理（主要供应商）/采购合同及询价管理（非主要供应商）/制定销售计划目的为实施长期采购战略确定组织结构，以满足采购的要求。通过制定半年、一年或者两年的采购计划来实现采购战略中的目标。内容说明建立公司采购政策和购买流程，并且建立最佳的组织完成采购工作，管理控制主要供应商的选择和库存的目标，制定中短期的采购计划，并且通过采购预算提供给公司管理层。参与部门业务部/销售部门主要文档说明主要文档：供应商名单：供应商名单至少应该包括的信息有：供应商名称、联系方法、供应商评价、供应商的交货和退货情况、供应商的优先顺序等等新市场开发商品需求：在新市场开发的初期，应该制定比较详细的商品需求计划，这个计划将指导采购活动的具体实施，例如决定购买还是自己调配、购买商品的市场定位。商品目标库存管理办法：应该根据公司的要求对商品进行必要的分类，针对不同的商品分别设定其库存水平，并且确定库存补充的方法和周期。采购组织结构和岗位职责：建立和调整岗位职责时应该着重考虑采购的组织形式、人员的岗位设置、岗位的职责描述、与其他部门协调工作的方法和程序以及关键的业绩考核指标等等。采购计划：采购计划应该确定在一定时期内（半年或者一个季度）应该采购的、价格范围、供应商和侯选供应商、交货要求等等。采购计划是一个中短期采购活动指导书，应该每年或者半年进行一次，并且通过半年、季度和月度的评价进行及时更新和修订。6实施采购战略主要活动说明主要活动：确定采购方案：基于公司的采购战略制定采购方案用以完成采购的战略目标要求。采购方案制定应该包括：对不同类型商品的方案、市场变化对采购商品的影响、采购的优先级、选择供给商的标准和确定长期的供给商名单等活动。进行采购可行性分析：根据初步的采购方案，确定商品采购的可行性和一些具体的实施方法，主要包括：确定供给商的供给能力、采购区域的划分等等。确定供给商名录：根据公司商品市场、需求数量等方面的需求考察所有可能的供给商，并且根据一定的规那么进行排序，产生供给商名单。确定经济采购量：根据不同商品和选定的供给商，确定最经济的采购批量，使采购商品的本钱和价值相匹配。确定关键商品的备选方案：首先确定哪些商品是经营中最重要的，然后确定其首选供给商和备选供给商。对于关键的备选供给商，同样应该严格满足对商品的各种要求。确定商品库存目标：根据不同商品的需求情况和公司库存对资金占用等的要求，确定每种类商品的平安目标库存，并制定目标库存的管理原那么和方法。确定商品接收的检验程序：根据公司整体的质量管理手册，确定商品检验的程序和检验的内容。确定适宜的采购组织：根据公司开展战略和采购目标的要求，确定适合的采购组织完成采购活动。在确定采购组织过程中应该重点关注：采购组织的形式〔集中式或者非集中式的〕、采购组织的岗位设置、每个岗位的职责说明、业绩考核的主要指标。7制定采购政策流程8制定采购政策输入流程制定采购战略输出流程供应商资质管理/采购合同及询价管理（主要供应商）采购合同及询价管理（非主要供应商）/采购商品和服务目的确定和更新采购政策，用以执行采购活动，指导供应商选择和评价活动。内容说明采购政策管理包括：确定采购决策、采用组合采购策略、确定流程和政策（例如采购订单批准、供应商选择和评价等等）、建立采购总成本的模型等等。参与部门业务部主要文档说明主要文档：采购授权管理制度：根据不同供应商、订单性质、采购数量和金额等不同因素，划分不同的权限，然后通过正式文件的形式授予不同的采购人员。完成以后将是一个授权表。例外采购管理制度：针对例外采购管理制度，应该着重描述例外采购的界定方法，审批的流程和审批的权限。相关法律问题和服务：在制定标准采购合同规范的时侯，应该聘用法律服务机构并参照必要的法律文件。费用归结和分配表：根据总成本和计算模型，编制费用归结和分配表。采购管理政策：经过采购政策的制定过程，应该形成采购政策和工作程序手册。该手册能够对新员工进行培训，能够使其快速熟悉并进入岗位。采购政策是一个公司在一定时期内的采购教科书和指导文件。在采购实施过程中应该严格按照各种管理规定执行，同时应该根据采购环境的变化定期修订采购政策。9制定采购政策流程说明主要活动：确定商品的分类管理政策：制定合理的商品分类制度，制定符合其特点的管理政策。确定采购订单管理政策：无论供给商是否需要采购订单，公司都应该采用订单管理的方法进行采购的标准管理。因此在制定采购订单管理政策时要充分考虑的因素有：如何区分订单的紧急程度、如何划分订单的优先级、如何针对不同的订单进行跟踪和审计控制等等。制定争端解决流程：采购活动中的争端不可防止，主要来自于交货日期的延迟、质量问题、数量差异等等。公司应该制定标准的工作流程来解决出现的争端。制定报价评审制度：针对供给商的报价，公司应该针对不同的商品制定不同的评审制度，确保能够采购质优价廉的商品。建立标准采购订单批准制度：应该根据订单的性质采用不同的授权管理审批制度。这样做的好处在于可以提高采购审批的效率，使审批权限能够适当的分散，降低人为因素的风险。建立例外采购管理制度：在公司运营过程中经常会出现紧急和特殊的情况，针对这种情况发生的采购，应该具有应急的方法，参照这种方法能够尽快满足销售的需要。确定定额采购政策：对于有些商品，供给商能够给予一定的额度并按照一定时间进行结算。对于这些采购，公司应该制定相应的政策进行管理。制定供给商资质评估和审查制度：以制度化的形式对供给商的评估和审查进行标准管理，确保供给的效率。确定总本钱的计算模型：与财务部门一起确定采购的总本钱，并且按照一定的模型计算各个局部的费用。10供给商资质管理11管理供给商资质说明输入流程实施采购战略/采购政策管理/采购合同及询价管理到货检验输出流程收到商品采购合同及询价管理目的用于确定和管理供应商的资质内容说明资质管理程序提供一种结构化的方法来评价供应商，包括：初始的资质调查、采购过程中的审计、确定资质管理的流程和政策、供应商供货表现、产品质量、成本等等。供应商资质管理还包括确定资质的标准、确定衡量业绩的方法、与供应商的沟通等等。供应商选择和评价管理应该针对不同的商品分别进行。参与部门业务部/销售部门主要文档说明主要文档：供应商信息：用于记录供应商的地点、联系方法、商品信息、交付周期、价格范围、折扣折让等信息，作为评审的标准。供应商评审标准：用于数量化评价供应商的标准性文件，其中规定了供应商评价的指标体系、评分标准和计算方法。供应商评价表：用于填写供应商评价信息的表格。供应商名单：记录所有的供应商的基本资料，包括供应商的地点、联系方式等等。特别重要的是名单是按照评价的标准进行排序的，名单中应该注明供应商是首选供应商还是备选供应商。问题应对方案：可能存在问题的类型、原因、重要程度和解决办法，并且应该规定如何确定这些问题。12管理供给商资质流程关键活动描述进行供给商评价：根据评分标准进行评分，并且按照一定的权重进行计算，最后按照综合得分进行供给商排序。通知供给商：以书面形式通知供给商。更新供给商名单：将评审确定的供给商参加供给商名单中。商订详细条款：根据法律条文和法律参谋的意见和供给商商订详细的供给合同条款。供给商履约情况监督：通过与供给商的不断沟通和从销售、财务和仓储部门收集的信息监督供给商的履约情况。执行阶段性的供给商评定分级：根据供给商的履约情况和交付货物的情况以及供给商的历史记录，进行阶段性的分级评定。制定针对有问题供给商的应对方案：存在问题的供给商应该加倍关注并且严格管理，为了减少问题的出现并且在出现问题时能够快速解决，可以根据问题的情况制定不同的标准解决方案，在出现问题时参照执行。将供给商从侯选名单中去除：更新整个供给商名单，将不合格的供给商从名单中去除。应该注意不能简单地去掉供给商的资料，而是应该将淘汰的供给商资料进行单独的保存，以备在以后的工作中能够作为参考。13合同和询价管理14合同及询价管理流程说明输入流程实施采购战略采购政策管理供应商资质管理采购需求的生成和保存采购合同的监控管理输出流程供应商资质管理采购需求的生成和保存采购商品目的确定短期和长期的商品需求，并进行招标管理。内容说明与符合要求的供应商建立关系，管理供应商的投标过程并且和供应商签订合同。参与部门业务部主要文档说明重要商品档案：在采购活动的初期就应该建立重要商品档案对商品进行集中的标准化管理，重要商品档案应该包括：名称、所属的大类、侯选供应商等等信息。招标书：标准化的标书文件，用于公司所有采购中的招标活动。特殊采购合同：针对的情况，在一般的标准合同文本中加入特殊的时间、进度、服务等条款。在一次性采购中，尤其要形成这样的合同。15流程关键活动描述主要活动描述确定招标需求：在确定招标需求时，需要综合考虑每次招标活动需要完成的目标，统筹考虑需要采购的商品种类和数量，初步确定标书的发放范围等等。确定商品要求：针对一次招标中的所有商品，应该明确其质量要求、数量、交付时间等等。建立商品档案：在确定商品要求以后，针对不同的商品，采用统一格式建立商品档案。商品档案中应该包括全面的商品信息说明。寻找潜在的供给商：针对非垄断的商品应该确定能够提供商品的潜在厂商，而对于垄断商品的采购应该从侯选供给商中选择可能的供给商。管理招标过程：从编制标书到评标、开标是一个非常程序化的过程，可以结合本身的情况采取自己管理和聘用专门的招投标公司进行管理。与供给商初步协商：在正式确定供给商以前，应该和供给商进行一定的接触，确定标书中的一些关键要求，并且协商特殊要求的解决方法。确定供给商：经过考察，最终确定供给商。签订特殊条款：如果确有必要，需要考虑签订进度、效劳、赔偿、退货和换货的特殊条款。制定合同：合同应该采取标准合同，应该在法律部门的协助下共同制定。16采购需求的生成和保存17采购需求产生和采购方案输入流程销售计划制定销售计划组织安排采购合同及询价管理制定商品管理策略获取订单流程输出流程采购商品采购合同的监控管理采购合同及询价管理目的通过内部沟通确定采购商品的需求内容说明通过计算机系统或者手工系统确定商品的需求并且建立商品需求书。本过程包括确定采购需求书中的具体内容。该采购需求书用于指导以后的采购活动。参与部门业务部、销售部门、批销主要文档说明采购审批申请程序：这是一个根据公司采购组织而制定的采购管理程序。通过这个程序确定分级的审批过程和权限。采购申请书：是标准的采购申请文件，其中包括采购商品的信息、数量、供应商等等要素，同时采购申请书中应该有相应的审批控制环节（例如各级领导的审核签字）。采购需求书：经过审批后确定的采购需求，可以据此制作采购订单。通知书：当采购申请没有被批准时，应该采用书面的形式通知有关部门，并且告知原因。18采购需求及采购方案确定商品需求：确定商品需求一般有两种方式，一种是通过系统生成的，一种是通过手工进行集中。采购申请：将需要采购的商品进行汇总，并且形成采购申请书。执行申请审批程序：针对不同的采购申请，公司应该具有分级授权管理方法。根据管理方法的规定，执行相应的程序进行逐级审批过程。19采购商品20采购流程说明输入流程采购政策管理采购合同及询价管理采购需求的生成和保存输出流程采购合同的监控管理收到商品支付货款目的用于指导实际采购过程中的所有相关活动内容说明手工或者自动（通过计算机系统）检查采购订单并且传送给供应商、将采购需求转化为采购订单、确定适合的供应商满足采购的要求等等。参与部门业务部主要文档说明采购订单：用于指导和跟踪供应商的执行情况。确认函：用于确认收到和处理问题的文件。21流程主要活动描述将订单发送给供给商：将制作完成的订单发送给供给商，以备订单确实认，防止发生误解和问题。监督订单执行情况：在订单执行过程中，采购人员应该经常和供给商保持联络，确认订单完成的情况，及时解决出现的问题。22采购合同的监控管理23采购合同的监控管理输入流程采购商品采购合同的监控管理制定销售计划输出流程采购合同及询价管理（主要供应商）采购合同及询价管理（非主要供应商）采购合同的监控管理收到商品目的监督供应商的安排、开发新商品和成本表现内容说明监督合同完成的情况和商品交付情况，与供应商协商和解决合同执行过程中出现的问题。参与部门业务部销售部门主要文档说明采购问题管理规定：是针对采购过程中发生的所有问题和解决办法的参考信息列表。其中还应该规定问题确定的程序，参与的主要部门的人员等等。合同修正方案：用文本的方式记录解决问题的修正方案，为了避免日后出现的分歧和纠纷，修正方案应该经过双发签字认可。终止合同通知：书面通知不合格的供应商终止执行合同，并且明确终止合同的善后事宜。24流程主要活动描述监督采购合同执行：对于采购合同执行过程中的监督〔尤其是特殊采购，要求时间比较严格的商品〕是采购活动中非常重要的工作。针对不同的商品，应该从供给商的表现、进度情况、市场开发情况等多个方面进行监督，尽快发现问题并提供解决的方案。与供给商确定问题：出现问题确实认是十分重要，公司必须和供给商一起就出现的问题达成共识，并且确定问题的范围和性质。值得强调的是，公司应该针对采购合同执行中出现的各种问题编制问题列表和管理方法，以便出现问题时依照执行。确定修正方案：确定修正方案主要是针对出现的问题提出解决的方法，主要的解决方法是：降低价格、要求供给商给予一定的补偿、降低合同要求、延长交货时间等等。修正方案确实定应该参照问题解决管理方法的规定进行，并且灵活结合现实情况。25到货质检26到货质检流程说明输入流程实施采购战略收到商品差异商品处理输出流程供应商资质管理管理库存／存储／移送差异商品的处理目的确保商品质量的所有活动。内容说明确定收到的商品是否符合质量要求，质量检验人员通过标准的操作流程进行质量检验。参与部门业务部批销主要文档说明初步检验单：记录初步检验的结果，例如商品的外观、包装的损坏情况等等。检验记录单：记录检验的结果，如果必要应该注明质量检验人员的意见和建议。付款计划：根据调整的结果更改付款的计划。付款计划中应该注明供应商和那笔付款的时间、金额等等。27流程主要活动说明确定质量检验要求：根据公司的要求确定质量检验的指标。调整付款安排：根据质检过程中出现的问题，进行付款调整，主要包括：处理降低价格、处理商品的级别降低等等。28差异商品处理29差异商品处理流程说明输入流程收到商品到货检验输出流程管理库存／存储／移送管理商品报废和处置到货检验目的对商品质检中发现问题的商品进行处理内容说明记录检验的结果，并且根据检验结果重新划分商品类别，确定不符合标准的商品的处置方法，从供应商处获得补偿。参与部门业务部批销主要文档说明降低标准申请书：标准化的申请文件，用于降低标准（让步接受）接收商品。30主要活动描述确定差异性质：确定产生的数量差异和质量问题的性质，并且根据问题提出初步的处理意见，例如降低标准接受、或者退回供给商等等。提出降低标准申请：在商品不能符合原有标准的情况下，可以申请降低标准进行接收和使用。31支付货款32支付货款流程说明主要文档说明付款记录：记录付款的情况、拒付的情况和拒付的原因等，定期向管理层进行汇报，作为决策支持的重要信息。输入流程采购商品采购合同的监控管理管理代管存货收到商品管理商品需求订单物流管理输出流程财务核算流程目的用于指导采购完成的付款过程内容说明通过批准和审核过程确定向供应商付款，主要包括三种付款形式：按照发票的要求付款、按照采购订单付款和定期结算付款。33支付货款主要活动描述处理重新付款：当付款要求与发票出现不一致的情况下，应该重新进行付款要求的处理，确定不一致的原因，并且解决其中的问题。差异解决：解决在核对订单、发票和收据的过程中出现的差异。确定最正确的付款时间：根据供给商提供的信用额度、公司的付款政策、采购交付时间的要求和采购价格等因素确定最正确的付款时间。跟踪／监控大宗采购折扣：作为一项标准化的管理手段，应该制定大宗采购折扣的跟踪和监控的管理规定，使得企业能够获得最正确的采购价格。34价格:相对于竞争者的价格价格增加价格减少采购时提供信息的精确度:能履行订单的真正库存量送货的精确度:实际送货日期比照订单指定的送货日期送货/来货通知的完整性送货/来货通知的准确性商品质量:来货因质量问题被拒收发票的准确性:发票的完整性发票的准确性效劳水平:实际效劳水平比照效劳水平协议交货能力:可被满足的订单%数量正确的订单%按时交货的订单%在决定使用哪些作为绩效标准时要考虑的因素包括:收集和分析资料的固定本钱现在或方案中的供给商信息系统的能力供给商绩效管理的关键绩效指标(KPI):建议可以从以下方面考核供给商表现，以量化的方法量度供给商绩效。35供给商绩效管理:供给商考核评分表(例)评估内容得分1.供给商的送货业绩: 12 345678910及时供货率小于 75%80%85%90%95%96%97%98%99%100%2.提前订货期:1 5 10比竞争对手长,对紧急订单反响慢 平均水平,对紧急订单反响快 比竞争对手短,对紧急订 单反响迅速 3.供给商的订单满足率 12 34 56 78 910订单满足率小于 80%85%88%90%95%96% 97%98%99%100%4.供给商的价格制订:1 5 10经常高于市场价 等于市场价 低于市场价5.供给商发票过失率:1 5 10过失率大于10%,并重复发生 过失率大于2%, 无过失订单交付能力价格发票36评估内容得分8.供给商的商品质量: 1 5 10 质量合格率>90% 质量合格率>95% 质量合格率100%10.供给商合作支持 1 5 10 提供帮助少 有一定帮助 提供很多帮助6.配送单据的质量 1 5 10 缺少重要信息 有根本信息 信息完整7.供给商配送过失率: 1 5 10 过失率大于10%,并重复发生 过失率大于2%,不引起大的损失 无过失9.供给商处理质量问题能力 1 5 10 提供少量帮助 进行调查,但不够迅速 立即深度调查,并进行 补救交货精确度产品质量合作支持供给商绩效管理:供给商考核评分表(例)(续)37到货收货流程流程到货收货流程流程文件编号:本流程共1页之第1页生效日期:责任人备注流程协调控制部门:批销中心总责任人:批销中心经理制订人:审核签署:批销收货组批销数据组配书清单〔PS配送清单号〕，一式两份，一份同配送登记单送至数据，一份第二天配送时随包附配。订单发书或出版社主发收书登记、验收收到到货数据下配送指令，CZ配送指令号对单验书，书名、数量、出版社批销各小组业务部业务员收货员数据员

依供货商清单验书，要注明书名、定价、数量，验书人签字。无误提样书和清单送数据组/有误向数据组报差异。

收货清单

收货清单、出小组进货清单录入商品资料收货、收货清单、数据上传、出小组进货清单、生成库存查收指令，出配书清单，照单配给各店〔余书上架〕按每张的配送单号上传数据到门市

批销中心经理38配送流程流程配送流程流程文件编号:本流程共1页之第1页生效日期:责任人备注流程协调控制部门:批销中心总责任人:批销中心经理制订人:审核签署:各门市店门市配货收货、登记单签字，一联留底，一联批销带回批销各小组业务部送货员收货员数据员