中国石油内部资料人事档案操作手册

内部资料人事档案操作手册人力资源治理系统用户操作手册人事档案治理〔人事岗专用〕人力资源治理系统工程经理部二〇〇九年三月名目\l“_TOC_250010“一、档案转递信息 3\l“_TOC_250009“档案转入治理 3\l“_TOC_250008“档案转出治理 8\l“_TOC_250007“二、待移交档案材料治理 10\l“_TOC_250006“功能概述 10\l“_TOC_250005“操作流程图 10\l“_TOC_250004“具体操作 10\l“_TOC_250003“批处理工具的使用 11\l“_TOC_250002“三、档案查〔借〕阅状况信息 14\l“_TOC_250001“档案查阅状况信息 14\l“_TOC_250000“档案借阅状况信息 19人事治理岗在人事档案治理中的职责档案转入治理功能概述“档案转入”是记录档案材料转入状况的信息。操作流程岗协作完成。如图：具体操作①操作路径：SAP菜单→人事档案治理②事物代码：ZPA30_HR13-治理人事档案信息③人事治理岗负责：维护“待转递人事档案信息”的档案来源、回执时间、移交人、审核人、移交单位、状态栏。状态栏依据实际工作状况维护成“处理中状态维护“中状态维护“中”状态维护成“提交”批处理工具的使用《一》由“待转人事档案信息”自动生成“档案转入/转出”信息当一次维护多个员工的人事档案转递信息时，可以通过两种方式进入：其一：操作路径：SAP菜单→人事档案治理→工具→ZHRBI205---待转递人事档案信息批量导入程序其二：事务代码：ZHRBI205---待转递人事档案信息批量导入程序具体操作：第一步：下载“待转递人事档案信息批量导入程序”模板：则需要在组织单位处选择输出哪个单位下的人员★假设是对系统里已有信息进展修改,请在“转递状态”中选择修改，同时在“档案材料状态”中选择相应的状态即可。如图：点击执行后，输出模板如图，人员编号和姓名会自动带出，维护员工“待转递档案”相关信“提交”由人事治理岗人员维护★假设选择“档案员确认”导入后，会自动生成一条相应子类型〔转入/转出〕的“档案转递信息”维护完毕数据后，将文件另存为“Unicode文本”格式：保存后，返回数据导入界面。其次步：上传数据。点击“上传数据E导入完成后，会消灭如下两种状况：假设导入数据有错误，会在此显示员工号，姓名及其错误信息等。〔2〕假设没有错误，则如下为空。这样批量的人事档案转入数据就导入完毕。《二》直接维护“档案转递信息”当一次直接维护多个员工的人事档案转递信息时，可以通过两种方式进入：其一：操作路径：SAP菜单→人事档案治理→工具→ZHRBI205---档案转递信息批量导入其二：事务代码：ZHRBI205---档案转递信息批量导入第一步：下载“档案转递信息批量导入程序”模板：如下图：假设是对以前导入数据的修改，在“转递状态”中选择“修改则需要在组织单位处选择输出哪个单位下的人员；同时选择“导入文件”及“转递状态”Unicod的形式。保存后，返回数据导入界面。其次步：上传数据。点击“上传数据E导入完成后，会消灭如下两种状况：假设导入数据有错误，会在此显示员工号，姓名及其错误信息等。档案转出治理功能概述“档案转出”是记录档案材料转出状况的信息。操作流程具体操作①操作路径：SAP菜单→人事档案治理②事物代码：ZPA30_HR13-治理人事档案信息③当员工发生调出、离退休或减册业务时，档案需依据治理权限转到相关单位。以下图：“通知人”上面加一个“审核人”栏!状态维护成”提交”状态维护成”提交”批处理工具的使用功能概述“待移交档案材料信息”是记录增归档材料的移交过程。操作流程图具体操作操作路径：SAP菜单→人事档案治理事物代码：ZPA30_HR13-治理人事档案信息人事治理岗负责：当有增材料归档时，需要维护“待移交档案材料信息在维护人力资源主数据的界面，选择“待移交档案材料信息档案材料信息”子类型的选择界面，如图：人事治理岗维护依据增材料的类别选择相应的子类型后，进入到“待移交档案材料信息”的界面。如图：人事治理岗维护维护完毕后，将“状态栏”调整为“提交批处理工具的使用当一次维护多个员工的人事档案转递信息时，可以通过两种方式进入：其一：操作路径：SAP菜单→人事档案治理→工具→ZHRBI129---待移交档案材料信息批量导入其二：事务代码：ZHRBI129---待移交档案材料信息批量导入具体操作:第一步：下载“待移交档案材料信息批量导入程序”模板：如下图：选择“下载模板★假设是对系统里已有信息进展修改,请在“转递状态”中选择修改，同时在“档案材料状态”中选择相应的状态即可。如图：点击执行后，输出模板如图，人员编号和姓名会自动带出。★①其中“档案材料名称”和“档案材料类别”为必填字段②对于有下拉选项的请严格依据选项中的填写！③假设在“状态”一栏中选择“档案员确认”会自动生成一条相应的“档案名目信息”维护完毕数据后，将文件另存为“Unicode文本”格式：保存后，返回数据导入界面。其次步：上传数据。点击“上传数据E假设是上传“修改”的信息请选中“修改”同时选重相应的“状态材料状态”即可。导入完成后，会消灭如下两种状况：假设导入数据有错误，会在此显示员工号，姓名及其错误信息等。假设没有错误，则如下为空。这样批量的待移交档案材料治理信息的数据就导入完毕。〔借〕阅状况信息档案查阅状况信息功能概述“档案查阅状况信息”是记录人事治理岗在实际业务查阅档案过程的信息。操作流程字同意后，由档案治理岗填写“档案查〔借〕—具体操作①操作路径：SAP菜单→人事档案治理②事物代码：ZPA30_HR13-治理人事档案信息③人事治理岗负责：填写“查借阅人填写”的内容，并将状态栏调整成“提交统自动档案存放位置，然后点击保存。如图：④人事治理岗负责：打印“查阅人事档案审批单操作路径为：SAP菜单→人事档案治理→表单→档案查借阅事物代码：ZHRISPAFM102-查阅人事档案审批单〔人事岗用〕打印出查阅审批单：经过本部门领导签字后，拿着审批单去档案室查阅档案。批处理工具的使用入：其一：路径为：SAP菜单→人事档案治理→工具→ZHRBI019-档案名目信息批量导入其二：事物代码为：ZHRBI019-档案名目信息批量导入该批处理工具的操作分两步：第一步：下载模板，如下图，选择“下载模板假设选上了“模板输出人员图：字段“状态”中，人事治理岗人员维护“处理中信息维护完毕后，保存成“Unicode文本”格式：保存后，返回数据导入界面。其次步：上传数据。点击“上传数据E导入完成后，会消灭如下两种状况：假设导入数据有错误，会在此显示员工号、员工姓名、档案材料类别及错误信息等。假设没有错误，则如下为空。档案借阅状况信息功能概述“档案借阅状况信息”是记录人事治理岗实际业务中借阅档案过程的信息。操作流程字同意后，拿到档案治理部门，由档案治理岗填写“档案查〔借〕并完成借阅过程。具体操作①操作路径：SAP菜单→人事档案治理②事物代码：ZPA30_HR13-治理人事档案信息③人事治理岗负责：维护“查借阅人填写”的内容，并将状态栏调整成“提