律师事务所信息化建设之必要

律师事务所信息化建设之必要

内容提要：信息化时代律师事务所，面临崭新发展机遇与挑战。本文认为，传统律师事务所管理与业务发展模式早已不适应信息化发展要求。为此，今天律师事务所应充分利用信息化时代带来信息建设优势，顺应时代发展时尚，经过建设网站以及搭建综合管理平台等路径，主动开展信息化建设，从根本上提升管理效率与质量。本文从律师事务所信息化建设作用，以及怎样实现信息化等角度进行深入分析，力争探索出一条符合中国律师事务所实际信息化发展模式与思绪。

关键词：律师事务所信息化发展

一、中国律师事务所信息化建设现实状况分析

律师事务所，从本质上说属于服务性组织。依照这一定位，就要求律师事务所，与各个方面保持充分通畅沟通与交流，提升本身服务质量和服务水准，同时还需要建立智能化知识中心，贮备智力源泉，以寻求良好发展。

上述特征和规律，使得律师事务所对信息化需求，要比其余企业愈加迫切。但在整个社会信息化进程中，律师事务所信息化无疑走在最终。

北京市律师事务所信息化管理建设就能反应这一现实状况。

依照北京市律师协会对北京市律师事务所进行相关管理调查结果显示，北京市近80%律师事务所经过计算机网络等实现了办公自动化；近70%律所能够提供数据库支持和网络支持，便于律师查阅法律文本和资料。不过，信息化建设效用十分低下。对于办公管理软件，有42%律师事务所还没有购置办公管理软件，有近30%事务所感到因为律师们工作习惯难以改变，使用不便；只有20%左右律所能够提供更专业化业务辅助，如汇总对部委、机关咨询统计，建立资料共享制度。

该项调查还显示，在业务管理方面，只有五分之一律师事务所能够做到由律师事务所经过计算机软件统一登记，同时进行利益冲突审查；在客户管理方面，只有41%律师事务所建立了客户维护体系，半数以上律师事务所还没有把客户管理放入发展议事日程。

现在，全国律师从业人员总数已达成十五万人，现有律师事务所达成一万两千多家。但在实践中，很多律师事务所没有自己网站，或者虽有网站，但因为长时间无人维护而成为垃圾网站；很多律师事务所没有自己业务信息管理平台，在不一样时期办理了多少案件，是否有竞争冲突管理，是否能够信息化协作办案等都无法表现出来，更无法对管理数据进行延伸分析和使用，等等。

能够看出，中国律师事务所信息化程度整体较低，这种现实状况十分令人堪忧。

我们认为，进行信息化建设是律师事务所连续发展必须建立一项主要方法。这是当前很多现实需要所决定：

是扩大多元业务需要

伴随我国社会主义法制建设不停深入和人民群众法律意识提升，各类法律争议案件不停增加，律师事务所面临良好发展机遇。伴随业务量增多，围绕律师业务、客户管理、知识资源共享等问题对律师事务所管理水平提出了较高要求。

是适应法律服务市场竞争需要

伴随中国已经加入WTO，与香港澳门合作步伐也在不停加紧，国外律师事务所对中国法律服务市场已经“大举进入”，新兴业务不停增加，而新建律所如长江后浪不停涌现，律师行业面临着残酷市场竞争和巨大挑战。“逆水行舟，不进则退”，律师事务所应考虑到律师服务国际化所带来巨大压力，以及与国际同行相比存在显着差距，这不但仅表现为在服务技能上，还包含在律师事务所管理水平提升上。

是适应行业网络化监管要求需要

另外，伴随国家对律师行业监管力度加大，律师事务所假如不具备一定信息化管理能力，也将难以适应现实和未来网络化监管环境要求。同时，也无法准确了解行业状态，与同行展开沟通与合作。

是本身品牌宣传、对外便捷交流需要

任何企业都需要一个对外展示本身窗口，这是当代社会市场竞争主要伎俩。在网络信息时代，为律师事务所开展市场与品牌形象营销创造了有利机会，借助于网络信息传递作用，律师及律师事务所能够有效传输服务理念与关键竞争优势，突破了传统地域服务观念限制，为法律服务拓展了更为广泛与自由空间，更便于从社会获取潜在服务信息，加强与同行之间交流与合作。

是开展网络营销需要

伴随网络普及与发展，网络所带来信息交流与利用优势愈创造显，律师事务所经过网络进行品牌形象宣传推广，并借助网络进行业务咨询与受理，已成为一个发展趋势。不过，传统律师服务，往往被限制在所谓人情社会、关系社会背景下，律师业务范围也往往局限于所在特定地域或区域。

是整合资源需要

律师服务通常是分散，独立，是单打独斗作业模式，律师之间缺乏知识资源交流与分享，更缺乏团体合作精神，这不利于律师和律所发展。所以，整合资源，提升效率，使律师事务所成为一个集体，而不是个体户集合，是律师事务所发展必定要求。

是加强管理、躲避风险需要

律师事务所也需要经过完善管理，节约成本，提升效率，同时及时发觉和处理各种问题和矛盾，躲避律师行业风险，保障律师事务所良性发展。

显然，律师事务所信息化建设能一定程度满足律师事务所这种需求。不过，大多数律师事务所还未充分认识到，进行信息化建设对于提升管理效率、降低经营成本、增强市场竞争力和提升品牌形象等方面主要意义。

二、律师事务所信息化建设所要实现功效与作用

既然，中国律师事务所在信息化建设方面亟需加强，那么律师事务所必须深刻明确问题是，信息化建设要达成什么样功效，实现什么样理想目标呢？

律师事务所经过信息化建设，能够帮助律师从繁重传统模式中解脱出来，应用信息技术进行规范化管理，提升办案效率和质量；能够帮助管理者、行政人员、财务人员、客户等都能实现不一样管理目标，从而整体上实现了资源优化与共享，有利于树立律师事务所高效、专业新形象。

律师事务所应该建设一个实用、便捷、高效网络化信息管理平台，囊括网络法律服务营销、业务管理、知识资源共享等多个功效。

律师事务所进行信息化建设，构建网络化综合管理平台功效与作用主要表现在：

便于树立律所形象，吸引客户资源

从与外界信息互通角度看，经过律师事务所门户网站，信息搜索，能够向外界宣传律所，推广品牌；经过网上互动咨询，凝聚客户，能够建立权威和信用，律师事务所也能够从中了解市场动向。

这些潜在客户极有可能成为现实客户，怎样利用信息系统有效地识别潜在客户信息，挖掘客户资源，是律师事务所开拓业务起源所需要重点给予考虑问题。

便于管理层进行宏观管理

律师事务所各类管理层能够经过计算机系统，实现互联网化远程协同办公，并做出管理决议。比如，作为管理委员会组员，能够对律师事务所管理中包括到业务受理与进展、客户管理、人事行政、财务等相关信息进行全方面了解，了解各部门工作状态与问题，从而及时做出调整。

信息管理系统化，也有利于上下级之间进行有效沟通。针对个别员工，在个别问题上给予指导与帮助，信息管理也一样实现了人性化目标。

同时经过信息化平台，能够实现事务所所务、财务、业务一体化管理。

便于律师个人参加管理

律师事务所律师，能够经过管理平台，及时了解所里公布信息，以及控制本身所办理案件进度与质量。律师能够经过信息管理系统，及时反馈所存在问题，对相关部门提供一些意见或提议。

从业律师个人能够经过管理平台信息统计，明确自己办案数量、类型、效率、处理结果等，深入明确自己专业方向与优势。

从业律师更能够利用信息管理平台，实现律师合作团体办公网络化，有利于增加彼此之间凝聚力与提升工作效率，这也一样有利于与客户沟通。

便于资源整合，防止利益冲突

经过信息平台综合管理，能够对事务所各类资源合理分配，提升资源利用效率和工作效率。同时经过信息平台能够方便进行综合检索，防止利益冲突，防止发生为双方当事人代理情况。

便于业务流程管理

借助于网络系统管理平台，能够将案件收案登记、立案审批、办案过程控制、结案审批及归档等程序实现系统化管理，便于操作与控制，降低无须要步骤与人力资源浪费。

便于客户关系维护管理

从客户管理角度，律师事务所需要经过有效科学客户关系管理，维护原有老客户，不停增加新客户，从中挖掘更多业务机会。同时，也能够考虑利用现有客户资源，为客户之间合作创作机会，从而为本身也拓展了业务机会。

经过信息管理系统，应及时跟踪现有客户信息，定时进行客户回访，了解他们意见或提议，处理可能存在从业律师个人业务能力、职业道德与纪律等问题，从而及时采取方法，防止客户资源流失以及对律师事务所声誉损害。

便于实现知识资源共享管理

经过网络信息化平台，律师之间能够实现知识资源积累与分享。从知识管理角度，律师主要知识起源于办案过程，在此过程中，不停积累经验和知识。其办案过程、使用资料、办案心得以及经验都是宝贵财富，利用知识管理平台，以项目为根本，将这些知识积累下来，不停丰富知识库，分权限地在全所共享、学习和交流，加速提升律师个人办案能力，以及律师事务所整体业务水平和综合竞争力。

便于实现律师行业网络管理

律师事务所信息网络化一个方面，还包含构建律师事务所行业网络管理平台。经过网络，可及时了解律师事务所发展现实状况，并有利于高效处理关于行政监管争议或纠纷。

三、律师事务所信息化建设条件

律师事务所信息化建设是一项系统工程，需要配置专业管理力量与资金支持，实现信息化建设也需要一个循序渐进过程。

律师事务所信息化建设是在具备一定条件下，有步骤，有计划地进行。主要包含以下几个程序或步骤：

硬件设施建设是基础

律师事务所建立网络管理平台，需要基础网络硬件系统配置与支持。主要包含服务器，电子办公设备、机房等。

需要注意是，首先，合理配置当代化网络办公设备是律师事务所信息化建设前提和基础；另首先，在硬件配置基础上也需要使用适宜律所综合管理软件支持，才可能整体上发挥效果。

软件建设是关键

与硬件设施相对应，律师事务所在信息化建设方面，也一样需要开展一定“软件”建设，包含网站建设、综合管理平台操作系统、律师行业监管网络平台利用等。假如花大笔资金进行硬件设备和网络建设，假如没有软件系统平台，那么硬件和构网设备应用成效只利用了10%。我们逐一说明其中必要性和提出详细操作提议。

1、建立律师事务所网站及博客

因特网作为数字媒体，具备跨地域、跨时空信息传输优势。同时，在网络虚拟环境中，也形成了一定范围虚拟市场，潜在地消费需求被激发，网络能够成为交易平台。这是律师事务所挖掘网上市场机会主要路径。

网络为律师事务所提供了良好发展机会，为律师个人提供了施展才华空间。经过建设律师事务所网站，以稳定网上沟通平台，非常有利于律师事务所与外界沟通与交流，快速展示工作结果，寻找潜在业务机会与客户资源，这是律师事务所树立律师事务所专业、规范品牌形象主要方式。

2、搭建所内综合信息管理平台

律师事务所日常管理包括到方方面面，最为复杂就是收案登记、立案审批、办理过程监管、归档管理以及客户服务管理等系列过程。律师事务所是一个高知识含量项目型组织，其经营成本主要是人力成本。

假如律师事务所内部能够搭建一个综合管理平台，围绕业务、人事、财务等事项实现统一管理，将无疑极大程度提升管理效率。

为实现这一目标，律师事务所综合信息管理平台需要一套适宜管理软件支持，方便于实现以业务管理为关键项目管理。经过信息化管理，合理配置人力资源，实现资源优化。

不过，每个律师事务情况不一样，应结合本身需求实际去选择和配置适宜管理软件。这里需要注意两个问题：

其一，应首先进行详细需求调查。这能够在软件开发商配合下进行。对各个部门分别进行需求调查与分析，圈定存在突出问题，并对比软件功效，进行对应改进。

另外，依照律师事务所本身存在差异，能够选择不一样版本软件。比如，对于大型合作式律师事务所来说，选择综合协作型软件比较适宜，对于尝试企业化管理客户而言，能够选择适合企业制管理软件。

其二，需要配置适宜管理力量进行管理平台日常管理与维护。这需要律师事务所相关责任人引发足够重视，必须选拔适宜管理人员，对对应管理步骤分别进行有效管理，并紧密配合，真正发挥平台信息管理作用。

3、加入律师行业监管平台

律师行业已实现了信息化管理，各地律师事务所都已纳入到一定级别行业监管网路体系中，关于行业监管相关问题，可经过网络平台进行办理，提升了管理效率。

为此，律师事务所需要与律师行业主管机关网站链接，快速及时实现网络监管办公，也需要配置管理人员进行专题维护，确保信息传送及时与准确性。

四、律师事务所信息化建设经典案例分析

下面经过某一律师事务所成功进行信息化建设案例，来探讨信息化建设步骤与实效问题。

甲律师事务所概况

广东甲律师事务所是中国最早成立合作制律师事务所之一，办公面积二千多平方米，总人数近一百人。

甲律师事务所自成立起来，努力探索中国律师业发展方向与思绪，在稳固传统业务基础上，主动开拓法律服务新领域，为中国律师行业开拓非诉讼业务闯出了一条新路。

为适应新形势下社会经济发展对法律服务要求，该所一如既往全心探索新法律服务模式。经过当代化企业经营理念，充分发挥整体优势和品牌效应，实施多级配置、专业分工、亲密协作、全方面负责综正当律服务方式，力争在行业中处于领先地位。

甲律师事务所选择专业法律管理软件过程与经验

甲律师事务所采取是传统律师事务所管理模式。不过，庞大业务量增加了综合管理难度，亟需一套综合管理软件提供支持。

现在，市场上关于律师事务所管理软件较多，律师事务所应选择那些真正符合本身需要软件。一些能够提供全方面服务软件企业产品，能够依照客户本身需求特点，对软件进行改造，直到符合客户要求。

所以，甲律师事务所选择了***软件企业提供***律师事务所综合管理软件。此软件企业在接收委托后，进行了详细需求分析，并据此提出了全方面处理方案。

1、需求分析情况

流程效率问题

甲律师事务所以前采取传统业务处理流程，效率较低。先是由律师手工填写收案记录表，到行政部登记协议号，统计案件基本情况，律师拿到协议号后再找主任或合作人签字，最终带着已经签字收案记录表和协议到印章室，找主管人员盖章，并由印章室再次登记一遍案件信息及协议用印情况。

所以，从管理角度，整个业务流程存在几个比较突出问题：其一，信息化程度较低，伴随律师办理案件日益增多，很多重复性工作堆压到行政部，登记资料、发放案号、打印协议……，假如行政部门效率低，将直接影响整个业务管理流程效率与质量。其二，负责签字合作人经常外出，无法及时完成签字。其三，案件信息在行政部和用印室都要登记，除造成重复工作外，两个部门登记信息还轻易产生偏差，难以确定以谁为准。

规范化管理问题

从管理角度，甲律师事务所主要存在以下问题：其一，依靠人为手工统计，当事人和案件信息统计格式简单，无法形成有用资料积累；其二，难以有效统计律师事务所以及律师个人每年业务量，以及难以判断专业方向与定位；其三，客户关系难以管理，更无法进行深层次评定和挖掘，提升增值服务能力；其四，惯用格式协议及法律文书因为都是律师自己起草，格式不统一，对外形象杂乱，并存在因协议等不规范带来潜在风险。

律师事务所文化问题

经过调查发觉，该所也一定程度存在“企业文化”问题，表现为：主要利用公告板公告相关信息，不利于信息沟通。另外，能够共享公共资源也极少，不利于知识经验传输，这不利于形成自己律所文化。

2、处理方案设计

***软件企业依照甲律师事务所规模大、人数多、业务繁杂特点，提出了一整套信息化发展处理方案，从网络综合布线、机房建设、网络安全、软件应用系统实施，以及售后维护服务等，进行了全方面布署和实施。

在硬件及网络环境建设完成后，又进行了一些详细实施工作，包含数据批量录入、软件安装设置、用户培训，并在今后一定时间里，依照该所特定需求进行了客户化修改。针对上述需求中存在问题采取了以下处理方法：

在流程效率上

帮助该所重新明确了人员职责分工，定义了业务处理流程，经过所提供律师事务所管理软件实现电子化收案登记、立案审批、办案过程控制、结案审批及归档，统一存放案件基本资料，