行政部门岗位职责

行政部门岗位职责本文旨在规定本公司行政部门各个岗位的职责，明确权责划分，以高效率完成行政部门的各项工作。一、行政经理岗位名称：行政部经理直接上级：总经理岗位性质：负责全面主持本部的管理工作管理权限：受总经理委托，行使对公司行政后勤、总务、公司财产保卫维护工作的指挥、指导、协调、监督、管理的权力，并承担执行公司各项规程、工作指令的义务管理责任，对所分管的工作全面负责。职责一：全面负责办公室日常工作1、组织制定办公室年度、月度工作目标及工作计划，并组织实施；负责参加总经理办公会、重大业务会议，并负责记录；2、负责督办、检查总经理办公会及部门经理例会决议的执行情况；3、组织起草公司重要文件，定期提交公司工作简报；4、组织起草公司各项管理规章制度并监督实施；5、记录和编写公司大事记；6、参与公司重大决策的研讨和制定；7、负责组织策划公司的重大公关和庆典活动；8、负责组织外事接待活动，妥善处理各种对外事务；9、审核、控制公司办公费用及接待费用。职责二：组织危机管理工作及外部投诉处理。1、组织公司危机管理工作，包括危机预防、危机发生时的及时处理及危机发生后的企业形象恢复；2、组织公司外部投诉处理工作，并协调相关部门解决。职责三：协调公司各部门之间的关系。1、负责组织各部门的信息传递工作，保证各部门信息沟通顺畅；2、协调各部门的工作行为，使工作流程顺畅，实现共同的战略目标；3、负责公司的年终总结工作，包括会议安排及跟催各部门编写总结报告。职责四：负责公司对外形象宣传、公共关系和公司企业文化建设。1、代表公司与相关部门、上下级单位往来，保持与政府部门及相关企业的良好合作关系；2、负责公司的对外工作，协调公司与政府部门及企业的关系；3、负责组织公司企业文化建设，提炼和宣传企业理念，举办各种活动，促进员工凝聚力。职责五：内部组织管理。1、负责将部门工作计划分解到个人，并监督计划完成情况；2、评价考核下属员工工作完成状况；3、控制部门预算使用情况。职责六：执行公司领导交待的其他临时性的突发事情。1、优先完成公司领导交办的各类紧急事务；2、规定时限内完成不了的，应向领导说明其原因，并尽力尽快完成，最终汇报完成结果；3、有任何工作困惑，可通过邮件或面谈的方式提出，保证透明沟通，工作畅通。二、行政主管（删除无内容的段落）和维护工作1、负责公司办公用品的采购、发放、管理和维护工作，保证公司办公用品的充足并合理使用；2、负责公司资产的管理和维护工作，包括水电管制、办公用品与劳保用品的管理，避免公司资产流失和浪费；3、负责公司文件的归档和管理工作，确保公司文件的完整性和安全性；4、负责公司会议的记录和整理工作，确保会议记录的准确性和及时性；5、负责公司来访人员的接待工作，保证公司形象的良好。职责二：协助行政主管完成各项行政工作1、协助行政主管完成各项行政工作，包括资产管理、会议安排、文件归档、来访接待等工作；2、协助行政主管完成对公司员工的保险、福利办理工作；3、协助行政主管处理应急救援机制的组织工作，处理好公司的各类突发性事件。职责三：执行公司领导交待的其它临时性的突发事情。1、优先完成公司领导交办的各类紧急事务；2、规定时限内完成不了的，应向领导说明其原因，并尽力尽快完成，最终汇报完成结果；3、有任何工作困惑，可通过邮件或面谈的方式提出，保证透明沟通，工作畅通。新员工入职时，部门经理需要根据实际需要向行政文员签字领取办公用品。如果员工急需领取办公用品，必须签字并清楚地写明领用时间、项目和数量等。当员工离职时，部门经理需要认真清点其办公用品，并到行政部填写移交清单并签字。每月，行政主管需要协助对办公用品进行一次盘点。办公用品的采购原则上由各部门向行政部提出申请后统一采购，特殊物品的采购需要由部门主管和副总同意后另行购买。在会议管理方面，行政人员需要按照会议要求通知所有与会人员会议的时间和地点。他们还需要准备会议所需的所有文件和文档，并在会前规定时间内将需要发放的文件发放给所有与会人员。行政人员还需要布置会场并提前准备相关设备，如投影仪、手提电脑、移动存储器、功放、话筒、音响等。根据会议规模和性质，行政人员需要拟定会议所需采购的饮品、小吃、文具等物品清单，并上报行政主管。在会议中，他们需要做好详细的会议记录，并在会后整理会议记录完成会议总结报告。最后，他们需要清扫整理会场。行政人员还需要执行印制名片的联系、校稿和管理。公司名片格式需要统一化，由公司行政文员依据企业形象规划并联系印刷业务。需要做名片的员工需要先填写名片印制申请单，并经部门经理签字后交由行政文员负责办理。名片印制前需要校稿，确认名片职务、部门是否相符，姓名、联系办法等需要确认无误。自确认名片内容起，一周内，行政文员将做好的名片发放给名片印制申请者。行政人员还需要执行固定资产及低值易耗品的管理。他们需要负责对公司的固定资产进行盘点和登记，并做到编好号、贴标码、注明使用状况、统计数量，并责任到具体员工。使用者离开本公司时，公司资产收归行政部管理。对需要报废的资产进行报废登记处理。根据盘点状况，行政文员需要制作《公司固定资产使用情况登记表》，并发给公司相关负责人。行政人员还需要负责对打印机、传真机等其它办公设备、设施的保养维护和联系维修工作。最后，行政人员需要执行书籍、文件、资料的规范管理。公司所有书籍应编码贴号、做好编目、分类存放、按顺序排列整齐，并及时更新登记表。公司员工借书、领取文件资料时，必须签字登记，并注明“日期、姓名、编号、项目名称、数量、归还日期、备注”等。3、员工借阅图书的期限不得超过一个月，行政文员应提醒归还。员工离开公司时，应将所领取的文件和资料归还给行政文员。当图书和资料归还时，行政文员应记录归还日期。4、严格按照公司的《文件文档管理制度》进行文件和文档的分类、保存、调阅管理、定期检查、保密和销毁等相关工作。职责六：执行公司领导交办的其他临时性突发事件。1、优先完成公司领导交办的各类紧急事务。2、如果无法在规定的时间内完成任务，应向领导说明原因，并尽力尽快完成，最终向领导报告完成结果。3、如果有任何工作上的困惑，可通过邮件或面谈的方式提出，保证透明沟通，确保工作畅通。岗位名称：前台接待员直接上级：行政主管岗位性质：完成部分行政基础工作，展示公司良好形象。职责一：接待来访者、管理员工考勤。1、礼貌接待公司来访客户，按照公司接待标准流程完成询问、引座、倒茶、通知相关被访人等工作。2、每天监督全公司所有员工的考勤情况，杜绝考勤作弊现象，并制作考勤签到表。协助行政主管完成员工每月病假、事假、加班、迟到等考勤的管理和统计。3、拒绝闹事人员或推销人员入内，如无法解决事件，应立即通知行政主管或行政经理。职责二：管理饮用水、订餐、订会议厅、订房、订票等事宜。1、根据饮用水的需求及时订购公司所需的饮用水，确认送水桶数和回收空桶的数量。2、代办公司负责人或其他部门提出的订餐、订会议厅、订票、订房申请，并根据实际情况确定结款方式。3、订餐、订会议厅、订票、订房需要提前一定时间（订票一般提前2-3天，订餐、订房一般提前1-2天，订会议厅一般提前10-20天）。职责三：管理公司日常办公设备和电器。1、每天到公司后打开所有电灯、饮水机、打印、复印、扫描设备，根据季节打开空调，并检查所有电气设备是否正常运行，如发现故障情况，应立即通知相关维修人员。2、每天下班前关闭所有电器电源，并核对是否遗漏。3、如果其他部门人员加班，将关闭电源的工作移交给加班人员，并记录移交人员名单，确保责任清晰。职责四：管理信件的收发、文件资料打印、复印和传真。（删除明显有问题的段落）并协助安排专业维修人员进行维修。职责三：安全驾车，保障乘客安全1、司机在行车过程中，必须保持安全驾驶，严格遵守交通规则，不得超速行驶、闯红灯、疲劳驾驶等违法行为。2、司机应保证车辆的安全性能，每次出车前必须检查车辆刹车、灯光等安全设备是否正常。3、司机应当注意乘客的安全，如有需要，应当帮助乘客系好安全带，并提醒乘客遵守交通规则。职责四：认真履行公司派车任务1、司机应认真履行公司派车任务，按时按点到达目的地，确保乘客的出行安全和顺利。2、司机应保持车辆清洁整洁，给乘客留下良好的印象。3、司机应当熟悉公司各个办公室的位置，确保乘客能够准确到达目的地。4、司机应当遵守公司派车流程，如有需要，应当提前与行政主管沟通确认车辆使用情况。车辆使用和管理规定为了保证公司车辆的安全和正常使用，司机必须遵守以下职责：职责三：车辆安全停放。在停车时，司机必须选择合适的停车地点和位置，不能停在禁止停车的路段或危险地段。同时，离开车辆时，司机必须锁好保险锁，将钥匙和行驶证交给管理人员。维修意见：检查车辆的保险锁是否完好，如有损坏需要更换。同时，需要为车辆安装防盗设备，如车辆追踪器等。预计需要的经费：2000元。职责四：认真完成派车任务。在公司用车时，司机必须准时出车，不得误点。出车后，司机必须按要求记录行车时间、里程、起始地、乘坐人姓名、事由等，并由乘坐人签字确认。每月末，司机必须按乘坐人或部门统计当月行车里程总数，各部门合计数应与当月总行驶里程一致。如果不一致，则由驾驶员承担多余里程。维修意见：检查车辆的行车记录仪是否正常，如有问题需要及时更换。同时，需要为车辆安装GPS定位系统，方便管理人员对车辆行驶情况进行监控。预计需要的经费：5000元。职责五：借车管理。司机未经领导批准，不得将自己保管的车辆随便交给其他人驾驶。如果公司领导同意将车辆交给其他驾驶员驾驶，当事司机应负责检查借车人