会议管理制度、档案管理制度

会议治理制度总则会议是企业治理的重要手段之一，为使集团公司更好地沟通信息、统一意志，沟通研讨、达成共识，解决问题、持续改进，顺畅地开展各项工作，特制定本规定。会议的安排与召开应当把握必要、准时、有效的原则。参会人员、有关原则，并据此制定完整可行的会议筹备方案。制作标准的会议通知，并发放至全部参会人员，凡属参会人员不得无故迟到或缺席，如有特别状况必需事先请假，说明缘由。本规定适用于集团公司总裁办公会、年会〔半年度工作会议，年度工作会议、公司例会〔早会、周会、月度工作会议、专题会议及其他会议。总裁办公会议总裁办公会议是就集团公司经营治理工作中的重要事项征求公席会议的，于会议前二天以书面或口头形式通知全体与会人员。以下事项须召开总裁办公会议：争论年度生产经营方针、进展规划；审定集团公司及下属公司内部机构设置方案；审核重要规章制度；审定集团公司职工薪酬福利待遇和奖惩方案；争论打算集团公司重大人事调整及任免事宜；审定集团公司重大投资工程方案和资本运作方案；审定各下属公司和集团公司本部职能部门经营业绩和考核方案及考核结果；总裁认为应当召开总裁办会议审议的其他事项。总裁办公会原则上每个月召开一次。集团公司半年度、年度工作会议工作会议，既是总结表彰、发动励志的大会，又是承上启下，开拓进面形式通知全体与会人员。集团半年度、年度工作会议，可以分产业分别召开，也可以统一集中召开，依据实际状况确定。行政部全面负责会务安排，必需做好以下工作：各职能部门的工作总结，需提交会议争论的打算、方案、措施、会议打算事项等；会议议程安排；正式出席会议人员、列席会议人员名单确定；会议地点、人员住宿安排，会议设备、器材预备工作〔摄像、电脑、投影等；奖品、纪念品预备；会议记录，分组争论纪录人员安排。会议纪要下发。检查、落实工作，并将落实状况准时反响集团分管领导或总裁。4．集团公司例会集团公司例会旨在鼓舞斗志、鼓舞向上、分散人心，是集团亲和力的表达。公司例会分为早会〔周一、周会。通报有关事项，激发士气，兴奋精神，发扬连续作战精神，完成各项工作任务。并请集团公司领导作指示。〔即节后上班第一天周会〔部门总经理联席会议人主持，集团公司领导及部门副总级其以上人员、总裁秘书参与。周会主要内容：汇报一周以来的主要工作完成状况，本周工作打算；通报需要集团公司领导协调的事项；对集团公司日常经营治理的意见和建议；月度打算与总结会议〔公司汇报下月工作打算，并在本会议上议定工作打算事项。月度总结会议主要内容：各部门〔公司〕汇报上月工作完成总结月度绩效考核分。专题会议专题会议是集团公司及职能部门就专项工作或专业工作需要召开的会议，只限于专业有关的人员参与的，属于专业性强、内容集中的会议。其他会议。其他会议是集团公司依据工作需要召开的会议。7．会议记录会议由各部门制作会议记录。会议记录必需使用公司会议纪要后一并保存。会后要准时撰写会议纪要。会议纪要必需准确、清楚，充分表达会议争论的状况。会议纪要的结论经与会人员确认无误，经部门负责人审核后，送有关领导和部门。会议纪要及有关文件，必需妥当保管，纳入档案治理，按档案治理规定执行。会议的会风治理会议必需准时召开，无特别理由不得拖延或推迟；会议应集中于规定议题，不得跑题；维护正常会议秩序，认真听报告、保持会场安静，不喧哗、不交头接耳，并将手机设置静音状态；会议期间不行任凭中途离席；会议参与人员需按规定保守会议隐秘；对无故缺席人员要在会议上通报，对迟到人员设迟到席。会议禁忌事项：发言时不行长篇大论；不行始终沉默；不行取用不正确的资料；不要只做期盼性推想或只谈抽象概念；不行对发言者吹毛求疵，不行做人身攻击；不行任凭打断他人发言；不行不懂装懂，不入正题；遵守会议主持人的会议要求。议定事项的催办和反响会议议定事项由会议主持人分解到相关部门落实办理。会议召集部门指定专人负责催办并收集状况，可依据纪要，填写有关事项催办联系函。办结事项准时向有关领导反响，并在下次例会或按月做出总结报告，综合向领导汇报。重要大事可分屡次反响，使领导准时了解办理状况。10．视频会议召开约，由行政部予以安排。附则本规定由集团公司行政部负责解释。本规定自公布之日起施行。档案治理制度总则有效地为集团公司各项工作效劳，特制定本制度。档案治理工作包括分类、归档、保管、借阅及调用、销毁等方面的工作。有用便利、完备安全。集团公司档案治理工作由集团公司行政部具体负责。2．档案的治理机构档案治理工作实行分级治理。 集团公司的有关档案治理工作由集团公司档案室具体担当。〔营业执照复印件等也应保留一套备用。〔兼下属各单位可设置专职或兼职档案员，担当日常档案治理工作。档案的种类：公司根本档案集团公司开业登记证件，包括法人营业执照、税务登记证、组织机构代码证、开户许可证等。集团公司设立登记、变更登记档案〔公司历史沿革、设立及变更历次批准文件。集团公司章程〔含历次修正案。公司综合档案法规性文件，包括上级公布、需集团公司执行的，或由集团公司公布的各种标准、规章制度等。企业的重大决议，包括由集团公司总裁办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。工程质量打算、营销打算、财务打算等。公司的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。批示性文件，包括集团公司各类打算指标、技术指标、营销指标等，以及各类打算、命令、工作指示等。凭证性文书材料，包括集团公司各部门上报的、在日常活动录和文本。证件性文书资料，包括公司各类资质证书、企业和产品获得的各类荣誉证书和证明、集团公司主要领导人获得的各类荣誉等。汇报性文书资料，包括上报各级主管部门的文件资料和相关文书资料；声像制品资料，包括集团公司在经营活动、重大庆典、企业词、书画、工艺制品等。专业档案人事档案职员根本材料，包括个人简历及证明、面试、录用、试用与转正。劳动合同。任开除、调岗调薪记录。考核与奖惩记录。考勤与工资福利发放。教育与培训记录。其他人事治理档案。财务档案历年帐册、凭证、报表、预算、审计、税务等会计档案。财产名目清单。财产全部权证。其他财产治理档案。法律档案各类合同原件。各类案件的有关法律文书、行文。其他法律方面档案材料。投资工程及工程档案投资工程的论证材料；实施工程的前期材料〔两证一书等〕及工程〔含房地产开发〕资料〔勘察、设计、施工、竣工、验收等。其他有关投资工程及工程的档案、材料。购销业务档案包括各类购销合同，有关收发货、收付款、信用证开证与议付、结汇与核销、开票、托运、财产保险、商检报关等凭证单据。部门工作档案各职能部门〔包括工程、商贸、国贸业务部门〕在工作过程中所形成的各种统计报表、汇总记录及文件等。其他有存档价格的资料等。4．归档归档范围：凡属本标准第四条所涵盖的文件资料，均应进展整理、立卷、归档。立卷归档要求立卷时应编制好案卷名目，把文件的作者、标题、日期等工程填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、结实，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。字迹应清楚、准确。立卷应以本部门形成的文件为主，依据文件形成的特点，保企业生产活动状况和面貌。立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有亲热联系的文件组合在一起。立卷应把上级文件与本公司文件〔除请示、批复外〕按保管期限和文件年限分开立卷。立卷归档后，觉察需立卷的文件资料，可按立卷原则进展插卷。文件组成案卷后，卷内文件应依据确定规律进展排列，系统地反映问题，做到查找便利。正文和附件必需立在一起。部门或人员必需将复印件或副本归档，并注明原件或正本的所在。各种实物档案〔奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等〕归档必需有原件，并保持其完好无损。声像档案摄录必需具体记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必需是原版、原件、清楚、完整。归档时间要求：文书档案：每年第一季度，公司各职能部门及各公司将上一年度的需归档材料整理归档。会计档案：集团公司财务部负责整理立卷，自行保管三年后向档案室归档。法律档案：在合同履行完成或案件处理完毕后准时归档。工程工程档案：工程工程前期手续办完后马上有关证书、材个月内整理归档。音像档案：音像资料在形成并使用完毕后，准时归档。证书、重要文件等：在取得之后准时归档。为便利日常工作，立卷归档时间可依据实际状况适当延长。归档时，归档人员应将档案材料整理清楚，开列清单移交档案室专职档案员签收。档案员应负责催办及接收登记工作，对各部门或各公司不准时办理归档工作的，应上报行政部协调处理。4.1.5人事档案由集团公司人资部门负责治理，并另行制定治理细则。档案的保管档案保管工作应做到四不：不散〔不使档案分散，不乱〔不使档案相互混乱，不丢〔档案不丧失不泄密，不坏〔坏。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应准时修补。档案员对重要档案资料应重点保管，严防丧失、损坏等现象发生。档案保密要求档案员要严守档案隐秘，不得向任何人透露档案资料内容，严禁私自将档案资料携带外出。档案治理员和借阅利用档案的人员要树立高度的责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、隐秘三级。有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经集团公司领导批准。档案室工作规定另行制定执行。有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经集团公司领导批准。对已到保密期限的档案要提请集团公司领导鉴定解密，对解密档案作一般档案治理，准时供给利用。档案治理员丧失或擅自供给泄露机密，应依据情节轻重，赐予纪律处分，直至依法追究刑事责任。在职工作人员离职〔或调离〕时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能离职〔调离。档案治理员离职〔或调离档案交接之后，方能离职〔调离。档案借阅、调用借阅档案者需办理借阅登记审批，注明借阅档案的具体名称、用途。责人亲自借阅，借阅档案资料不得带出档案室。因工作需要复印档案资料者，需办理复印登记审批，由档案员负责复印后，供给复印件。因工作需要调用档案〔原件〕者，需办理调用登记审批，注明调用档案的具体名称、用途。外单位人员一律不允许借阅、调用、复印档案资