第十章礼仪文书等各种类型公文书写规范方法

第十章礼仪文书第一节概说一、什么是礼仪文书礼仪文书是在社交场合，人际交往和礼仪活动中所使用的书简、致辞等的统称。它包括迎来送往的讲话与慰问等，如，欢迎词、欢送词、祝酒词、答谢词、颂词、慰问信、慰问电等；庆典、吊唁活动的致辞，如祝词、贺词、贺电、唁电、悼词、讣告等；邀请、聘用、推荐求职等用的书函，如聘书、邀请函，推荐信，求职书等。二、礼仪文书的作用礼仪文书多种多样，我国古代就广泛地使用，尤其是改革开放的现代，中国作为文明古国，礼仪之邦，在与国际友人的交往中，在国内人民团体之间的交往中，礼仪文书的使用更加频繁，而且也非常讲究。因为它不仅是表示礼仪的形式，而且是沟通感情、密切关系的桥梁，它可以增强友好气氛，显示彬彬有礼的风范。礼仪文书在社会交往中起着不可忽视的重要作用。三、礼仪文书的特点礼仪文书种类很多，除各自的特点外，还有着共同的特点。1.礼仪文书大都简洁明快，篇幅一般比较简短，语言精练明快，表达的意思直截了当，不故弄玄虚，不有意渲染。2.礼仪文书富含感情。礼仪文书是在社交场合、人际交往中，使用的，它既要表示出应有的礼貌，又要具有感染力，因此感情都比较真挚、充沛、热情和亲切。四、礼仪文书的写作要求礼仪文书因其种类不同，写法也各有特点。一般而言，礼仪文书的写作要注意做到以下几个方面：一要热情、亲切、充满感情；二要有礼有节、不卑不亢；三要符合一定的身份、地位和场合。第二节聘书、邀请函一、聘书（一）含义聘书也称聘请书，是用来聘请本单位或外单位人员担任本单位某项职务或承担某项任务时使用的专用文书。聘书的作用在于：一方面是为了向应聘人表示敬重；另一方面也是为了守约。（二）特点1．明确性发给应聘者的聘书，一般应写明受聘者担任的职务、聘期、工作职责、工作条件、工作要求等，有利于工作任务的圆满完成。2．协作性聘书能加强各部门的横向联系，是交流人才，调配力量，加强协作的重要手段，有利于人力资源的合理配置，更好地做到人尽其才。3．信任性聘书可以作为应聘者担任某项职务或承担某项工作的凭证。（三）聘书的写作1．写作要求（1）明确工作职责。聘书要交代清楚聘请人姓名、担任何种职务，承担某项工作及聘期，不能含混不清。（2）语言文字要简洁。聘书只需写清有关内容，不做细致说明，具体细节可在聘用合同中写明。（3）形式庄重。聘书是以单位名义发出的，故必须加盖公章方为有效。2．写作方法聘书篇幅短小，行文简洁，内容概括，常用以下格式：（1）标题在聘书的封面或内页首行正中写上“聘书”或“聘请书”的字样即可，有的还另署名称，如“××公司聘书”。若聘书是折页纸，一般有彩色硬塑封、封底，封面正中印有“聘书”或“聘请书”字样，在内页仍写有“聘书”或“聘请书”字样。（2）称谓在正文之前顶格写明受聘者的姓名，在姓名之后加“同志”，“先生”等称呼，也有的把此项放到正文中写，不另起行，如“兹聘请××……”。（3）正文聘书正文一段到底，其内容包括：聘请原因(有的不交代)，受聘者担任的职务或负责的工作，聘用单位对受聘者的要求和希望，聘期起止年、月、日，受聘者的待遇酬金(有的不写)。（4）结尾正文之后的结尾处写上表示敬意、致谢的文字，如“此致敬礼”，“不胜感激”等，以示对受聘者的尊重。（5）署名和日期结尾下方写上聘用单位全称，在单位名称下方署上颁发聘书的年、月、日。最后加盖公章。[例文]聘书兹聘请李××工程师为我厂技术顾问，聘期从19××年5月1日至19××年5月1日。此聘北京××厂(印)19××年4月10日二、邀请函（一）含义邀请函即邀请信，又称请帖，请柬。是用来邀请对方参加本单位(或本人)举办的纪念会、订货会、物资交流会、学术报告会以及婚宴等有关活动时使用的一种公关应用文件。（二）邀请函的写作1．写作要求写作邀请函应直截了当，邀请谁，邀请做什么直截了当写出来即可。邀请函要交代清楚有关事项，如邀请对方参加学术报告会，并让被邀请者会上发言，应在邀请函中注明，以便做好准备。邀请函用语要简洁、明确、热情、庄重。2．写作方法邀请函写作格式包括：标题、称谓、正文、署名和时间。（1）标题标题，在封面或第一行居中写上“邀请函”，或“请柬”字样。（2）称谓称谓即被邀请单位或个人的名称或姓名、职务、职称，另起一行，顶格书写。（3）正文正文应写明活动的内容、时间、地点，如有参观和文艺活动，还应附上入场券；如有宴请，应写明“敬备菲酌”字样，并写明地点和时间；如需乘车乘船，应交待路线及有无专人接站等。（4）署名邀请单位(或个人)名称，写于正文右下方。（5）时间在落款署名的右下方写明发出邀请函的年、月、日。[例文]邀请函尊敬的××教授:我们学会定于1996年10月10日在山西大学中文系举办写作学研究报告会，恭请您就写作学有关问题发表高见。请您届时莅临。顺祝健康山西省写作学会联系人：××电话：×××××邮编：030001第三节祝酒词、欢迎词、答谢词一、祝酒词（一）祝酒词的含义祝酒词是国家机关、企事业单位、社会团体的领导人以及个人在喜庆佳节、外宾初至或个人纪念庆典时，举行宴会前，所发表的表示热烈欢迎和诚挚感谢的讲话文稿。（二）祝酒词的写作1．写作要求（1）祝酒词的写作要具有针对性，要掌握出席者的情况，这是祝酒词遣词造句的主要依据。（2）祝酒词措词要得体，符合一定的对象、场合，尤其是外交场合的祝酒词更应体现这一点，既要措词谨慎，表明立场，又要感情真诚，气氛友好。（3）篇幅简短，语言精练，感情色彩浓烈而又把握分寸。2．写作方法一篇完整的祝酒词的结构，包括以下四部分：（1）标题祝酒辞的标题一般由致词场合、致词人及职务和文种四个部分组成。如《在国庆招待会上××主席祝酒词》，几个部分的排列顺序可有变化，也可酌情简化。（2）称谓祝酒词的称谓即是对出席者的称呼。称呼要热情友好，可以加上头衔，或表示欢迎尊敬的词语，并注意称呼的准确性和包容性。（3）正文正文是祝酒词的主体部分，可以分层表述：一是致词者在什么情况下，代表谁，向出席者表示欢迎、感谢和问候。二是回顾过去，概括已往所取得的成就及其现在的变化和发展。三是放眼全局，展望未来，联系当前面临的光荣而艰巨的使命等。（4）结尾结尾另起一行，写上“现在(最后)，我提议……”或者是祝酒词语“干杯”后面用感叹号作结。[例文]在庆祝香港回归招待会上李鹏总理的讲话各位来宾、各位朋友、各位同志：今天，中英两国政府顺利地举行了香港交接仪式，香港特别行政区已经宣告成立。历尽沧桑的香港，终于回到了伟大祖国的怀抱!这是中华民族的盛大节日，这一天将永远载入史册!今天又是中国共产党76周年生日，的确是一个双庆的大喜日子。在这举国同庆的日子里，我们欢聚一堂，隆重庆祝香港回归。这不仅是庆祝香港新纪元的开始，庆祝中国和平统一大业的重大胜利，也是庆祝人类正义和进步事业的重大胜利!在香港回归之际，我们不会忘记近代以来中华民族屈辱和抗争的历史。一百多年来，无数中华民族的优秀儿女，为了国家的独立和民族的解放，前仆后继，英勇奋斗，在图存救亡、振兴中华的历史上写下了光辉的篇章。香港回归，洗雪了百年国耻，极大地激发了全国各族人民的爱国热忱。此时此刻，我们深切缅怀革命先烈和前辈们的丰功伟绩，更加珍惜伟大祖国日益强盛的今天，决心把中国的社会主义现代化事业继续推向前进。香港的未来不仅为全中国人民所关心，也为国际社会所瞩目。中国对香港的基本方针，是“一国两制”、“港人治港”、“高度自治”，保持香港原有的资本主义制度和生活方式不变，法律基本不变。这已经明确载入香港特别行政区基本法，并郑重宣告中外。香港特别行政区直辖于中央人民政府，享有基本法赋予的行政管理权、立法权、独立的司法权和终审权。中央人民政府支持香港特别行政区政府依法行使职权。中央各部门与香港特别行政区政府相应的部门之间不存在行政隶属关系，不干预香港依法自行管理的事务。我们相信，认真贯彻这些基本方针政策，香港一定能够保持长期繁荣稳定。香港特别行政区基本法是根据中华人民共和国宪法，并充分考虑香港的历史和现实制定的。依照基本法的规定，适应香港实际情况的民主制度一定能够循序渐进地发展，香港同胞一定会享有殖民统治时期无法比拟的、广泛的权利和自由，随着香港的回归，香港同胞已经成为这片土地的真正主人，一定能够充分发挥自己的聪明才智，创造更加美好的未来。香港回归祖国，为香港经济注入了新活力。香港经济发展具有得天独厚的优势。中国内地坚持改革开放政策，国民经济持续、快速、健康发展，为香港经济发展提供了有力的支持。香港进一步发挥连接内地与国际经济的桥梁和纽带作用，有利于祖国的现代化建设。内地在香港的企业，为加强内地同香港的经济联系与合作发挥了积极作用，今后将继续平等地参与市场竞争，为香港的繁荣与稳定作出贡献。一个繁荣稳定的香港，不仅符合中国的利益，也符合世界各国的利益。香港将继续作为单独的关税区，保持自由港地位不变，保持国际金融、贸易和航运中心的地位，发挥它在亚太地区和世界经济中的独特作用。香港将保持和改善业已形成的良好投资环境。我们相信，一切有远见的工商界人士，都能看到香港经济发展的光明前景，加强同香港的经贸往来。世界各国在香港的正当利益，都将受到法律的保护。中国对香港恢复行使主权，香港事务从此即属中国内政，按照基本法的规定，中央人民政府负责管理香港的外交事务和防务。外交部驻香港特派员公署已经设立。驻港部队已经进驻香港。凡是按照基本法应由港人作主的事，中央都不加干预。香港特别行政区经中央人民政府授权自行处理的对外事务非常广泛。在经济、贸易、金融、航运、旅游、文化、体育等领域，香港特别行政区可以“中国香港”的名义，单独同世界各国、各地区及有关国际组织保持和发展关系，签定和履行有关协议，以适当方式参加国际组织和国际会议，可在外国设立经贸办事机构，可实行出入境管制等。香港将继续参加30多个国际组织的活动，200多项国际公约在香港继续适用。我国已经同94个国家就保留驻港领事机构达成协议。中英通过谈判达成了英国在香港设立总领事馆的协议。一些与我国没有外交关系的国家，在香港的机构也以适当方式得到保留。香港继续单方面给予170多个国家和地区免办签证的待遇，一些国家已经给予香港特别行政区护照免办签证的待遇，我们希望更多的国家这样做。有强大的祖国作后盾，香港在国际活动中的地位将进一步得到加强。香港回归为实现祖国完全统一树立了一个重要的里程碑。邓小平同志关于“一国两制”的科学构想，在香港已经成为现实。澳门回归的准备工作正有条不紊地进行。“一国两制”在香港和澳门行得通在台湾也能够行得通。无论在前进道路上有多少困难，祖国的完全统一一定要实现，也一定能够实现。我们即将进入二十一世纪。当今世界，多极化趋势加速发展，和平与发展仍然是时代的主题。中国经济发展的目标是，在本世纪末达到小康水平，到下世纪中叶基本实现现代化。中国是一个发展中国家，实现现代化还需要几代人的艰苦奋斗，需要一个长期的和平国际环境和良好的周边环境。中国人民热爱和平，永远是维护世界和平与地区稳定的重要力量，不会对任何国家构成威胁。中国坚持奉行独立自主的和平外交政策，愿意在和平共处五项原则的基础上，不断发展同世界各国友好合作关系，为推动建立公正合理的国际政治经济新秩序作出不懈的努力。放眼神州大地，政治稳定，经济发展，民族团结，社会进步，一派繁荣景象。中国人民正满怀信心地高举邓小平建设有中国特色社会主义理论的伟大旗帜，在以江泽民同志为核心的党中央领导下，为实现祖国的完全统一和中华民族新的伟大振兴，奋勇前进!我提议：为香港回到祖国的怀抱和长期繁荣稳定，为中国的富强、国家的统一和人民的幸福，为世界的和平与发展，为各位来宾、驻华使节和夫人的健康，为在座的朋友们和同志们的健康，干杯!二、欢迎词（一）欢迎词的含义欢迎词是在宾客初到、设宴洗尘或在隆重典礼、喜庆仪式、公众集会上，欢迎宾客光临时，由主人出面，对宾客表示热诚欢迎时使用的讲话稿，有时欢迎词和祝酒词可以互用。（二）欢迎词的写作1．写作要求（1）欢迎词对宾客的称呼要用尊称，在姓名前面可以加上头衔或亲切的词语，不可用简称或代称。（2）用语上要表现出礼貌待客，诚恳热情尊重对方的风俗习惯，不讲对方忌讳的话。（3）内容上要注意有礼有节，巧妙、恰当地表达自己的原则立场。（4）结语部分要求比祝酒词简练一些，只写上表示欢迎、祝愿的话即可。（5）篇幅要简短，语言要精确、友好、热情。2．写作方法欢迎词与祝酒词有很多相似的地方，所以在结构安排上、格式上可参考祝酒词。三、答谢词（一）答谢词的含义答谢词是在国际、国内比较隆重地欢迎、欢送客人的活动中使用的讲话稿，客人对主人的盛情接待表示衷心的感谢，用答谢词。（二）答谢词的写作1．写作要求（1）写作答谢词要特别注意礼貌、热情、诚恳、真挚，要表达出内心的真情实感。（2）答谢词措词要委婉，致词中既要表示亲切友好，又不能丧失原则立场，这就要求用语严谨，准确，慎重，要将自己的原则、立场通过巧妙婉转的方式表达出来。（3）答谢词要篇幅短小精悍，语言简练明快活泼，语气热情友好，要表现出谦虚和礼貌。2．写作方法答谢词一般包括标题、称谓、正文三部分。（1）标题答谢词的标题有两种写法，一种是只写“答谢词”即可，另一种是在“答谢词”之前加上修饰、限定性的词语，这种修饰、限定性的词语一般由致词人的姓名、职务和会议名称组成。（2）称谓答谢词的称呼要用尊称，一般是在姓名前加上表示亲切的修饰语，如“尊敬的”“敬爱的”“亲爱的”等，在姓名后加上职务、职称等，称呼对方姓名要用全称。（3）正文答谢词正文分开头、主体、结尾三部分。开头部分，写感谢之类的话。主体部分，写双方之间的交往与友谊，双方合作取得的成就，写来访的意义与收获。结尾部分再一次表示衷心地感谢，并要写出表示祝愿与希望的话。[例文]尊敬的××市长阁下先生们、女士们：我市代表团对贵市的访问即将结束，在临别之际，我代表我的同事并以我个人的名义，对您及您的同事在我们访问期间的热情款待和友好合作表示感谢。我相信我们之间的合作是真诚的、愉快的、长久的。我和我的同事热切期待着您及您的同事不久能访问我市，我们将热烈欢迎。祝××市长身体健康，祝诸位女士、先生精神愉快。第四节祝辞、贺电、致敬电一、祝辞（一）祝辞的含义祝辞又作“祝词”，泛指对人、事表示祝愿、庆贺的言辞或文章。祝辞的对象分为人、事两类。祝人的可以祝愿其长寿、健康、前程远大等；祝事的可以表达人们祝愿某项事业顺利进行，取得成功等等。（二）祝辞的写作1．写作要求祝辞的写作，无论是祝事业的，还是祝贺寿诞的，或是祝贺活动的，都应当具有针对性，并且要充满感情，语气诚挚、恳切，表达良好的祝愿和希望。2．写作方法祝辞的写作格式包括标题、称呼、正文和结尾。（1）标题祝辞的标题由致词人＋致词场合＋祝词组成，如“××同志在国庆招待会上的祝辞”；也可以写成“祝愿与希望”做为标题；还可以只用“祝辞”作标题，有的也可无标题。（2）称呼祝辞的称呼可以用“同志们、朋友们”，或“各位先生、各位女士”等；也可以不写称呼，一般仅仅是书面的祝辞，可以不写称呼，如果是现场口头致词一般应写称呼。（3）正文正文是祝辞的主体，包括三层内容，一是致词人的欢迎、问候的内容；二是对以往的回顾内容；三是对未来的展望，这一层次比前两层内容详细，要具体表达出祝辞人的希望和祝愿。（4）结尾祝辞的结尾一般写上表示祝愿的话语。[例文]和凡僧祝《新华日报》创刊五周年阳春一曲响晴霄，善颂年年感热潮。太素才高身亦健，灵均辞洁笔尤娇。为民喉舌原天赋，爱国文章动市朝。五载宣传饶兴趣，巴山未惜马蹄遥。熊瑾玎二、贺电（一）贺电的含义贺电是公共关系中的一种应用文，它用于对节日、寿辰、成绩、胜利等喜庆的事情表示祝贺、称颂的一种电文。它常以领导机关或领导人、知名人士的名义发给有关国内外的组织机构、社会团体或个人，多用于国际国内的重要会议召开，某一组织的成立，重大工程的竣工，某一重要研究项目的成功等等。贺电可直接发给对方，又可以登报、广播。（二）贺电的写作1．写作要求贺电写作要注意以下三点：（1）语言精练，篇幅短小。（2）态度鲜明，感情真挚。（3）拟稿迅速，拍发及时。2．写作方法贺电写作包括开头、正文、署名三个环节。开头顶格书写收电单位名称或个人姓名和称呼。正文简要说明祝贺什么事项，包括重大成就及其重大意义，对将来的希望与要求以及表示祝贺的心愿。署名在正文右下方，写明发电单位或个人姓名，并写明发电的年、月、日、时，[例文]尊敬的江泽民主席阁下：中国收回自己领土的重要组成部分，结束了历史上痛苦的一章。在这美好的时刻，我谨代表巴西人民向阁下和伟大的中国人民致以最热烈的祝贺。卡多佐1997年6月30日三、致敬电（一）致敬电的含义致敬电是公共关系中常常用到的一种应用文。它是向对方表示敬意和谢意的电报。多用于重要会议结束时或喜庆的日子里，或者在某项生产、科研取得重大成果时，以集体的名义给有关单位或个人发电。致敬电有两种类型：一是在重大会议结束时以大会全体成员的名义向国家政府或中央机关及其领袖发出的致敬电；一是在喜庆日子或取得重大成就时，向有关领导机关发出的致敬电，它具有致敬和报喜的双重作用。（二）致敬电的写作1．写作要求致敬电的写作，要求必须符合发电者的身份、地位、职业等特点，做到感情热烈，饱满朴实，致敬电的内容要求具体、真实、合情合理，表述要恰到好处。语言要求精练、准确、力求辞清意显。2．写作方法致敬电写作，一般包括五个环节，即标题、称呼、正文、结尾、署名和日期。（1）标题致敬电的标题在第一行正中间书写“致敬电”三个字，字体稍大而且醒目。（2）称呼致敬电的称呼在第二行顶格书写，写上收电单位或领导人的名称，在姓名和职务前，可加上“敬爱的”等限制语，表示亲切和尊敬。（3）正文致敬电正文一般包括三个方面内容，一是向对方的关怀、支持和鼓励表示由衷的感谢和敬意；二是具体叙述由于对方的关怀和帮助才能在某些方面取得显著成就，正是致敬电的主要内容；三是表示今后的愿望与决心。（4）结尾另起一行空两格写祝愿或表示敬意的话。如“我们向您致以崇高的敬礼”等等。（5）署名和日期在结尾的右下方写明发电单位或个人姓名，在署名下边注明年、月、日。[例文]致敬电朱总司令并转人民解放军全体指战员同志们：当我校校庆之日，正是我人民解放军即将完成解放全国的光荣任务之时，谨向你们致以崇高的敬意与深切的慰问。今后我们将培养更多的革命干部来支援你们，使全中国的解放尽快到来。华北大学吴玉璋范文澜成仿吾暨全体教职学员1949年9月10日第五节讣告、悼词、唁电一、讣告（一）讣告的含义讣告亦称“讣闻”或“讣文”。它是把某人不幸去世的消息通知死者的亲属、好友和有关方面的一种应用文体。讣告的基本形式有三种，即普通式、公告式和新闻报道式。党和国家领导人或知名人士去世，一般用公告、消息照片等形式，通过报纸、广播、电视予以公布，这实际上是更为隆重、更高规格的一种讣告形式。但最为常见的是普通式讣告，它可以张贴在死者所在单位，也可以印成单张作为报表通知，送达有关人士。（二）讣告的写作1．写作要求讣告的写作要注意以下三点：（1）语言要求准确、简练、严肃、庄重，以寄托人们的哀思，体现悼念之情。（2）要准确掌握死者的逝世情况，生前主要经历以及丧事安排的具体内容。（3）对死者的评价要非常慎重，有些方面，需经有关领导的研究审定，方可正式印发。2．写作方法讣告一般由标题、正文、署名和日期组成。（1）标题讣告的标题在首行正中写上“讣告”二字，正楷书写，字体稍大，如果用铅字排印，则用墨体。（2）正文正文是讣告的主体部分，通常包括三层意思：一是写明死者的职务、姓名，逝世的时间、地点、原因和终年岁数。“终年”用法比较普遍，而用“享年”多是长辈或人们尊敬的知名长者。二是简介死者的生平事迹。三是写明举行吊唁或召开追悼会的时间、地点及有关注意事项，最后以“特此讣告”或“谨此讣文”作结。（3）署名和日期讣告的署名在正文右下方，写明发讣告个人的姓名或团体名称。在署名下方写明发讣告的时期。[例文]讣告我校教授、原副校长××同志，因突发脑溢血经抢救无效，于×年×月×日凌晨六时十分在××医院逝世，享年70岁。××同志一生从事高等教育事业，桃李满天下，著述甚丰，在学术界、教育界颇有威望，××同志的逝世，是我校乃至整个教育事业的一大损失。为了表示对××同志的哀悼，特定于×月×日×上午八时在××公墓礼堂举行追悼会，××同志生前好友有送花圈、挽联和吊唁者，请届时前往。××大学××治丧委员会199×年×月×日二、悼词（一）悼词的含义悼词是追悼会上向死者表示悼念与哀思的文辞。一般由死者单位的某一领导人或具有一定身份的人在追悼会上宣读，目的在于寄托对死者的哀思，化悲痛为力量，以激励生者。（二）悼词的写作1．写作要求悼词写作时应注意：（1）对死者的评价要实事求是，既不要夸张渲染，文过饰非；也不要随意贬低，抹煞功绩，更不能苛求死者。（2）语言要简洁、朴实、庄重。（3）对死者要饱含深情，沉痛悼念，但不要感伤悲观，要以化悲痛为力量作为基调，激励生者奋发前进。2．写作方法悼词的写作一般按照以下两个环节：（1）标题在起草过程中，悼词的标题常用“悼词”二字作为临时标题，而在报刊发表时，常用《在×××同志追悼会上的悼词》为标题，标题下用括号注明致词的确切日期，并写明致词者的姓名。（2）正文悼词的正文一般包括四个层次：一层表明以什么样的心情，悼念谁。介绍死者生前的身份、职务、逝世原因、时间、终年岁数。第二层次介绍死者的简历，以简洁的语言追述死者的生平。介绍死者的籍贯，生年，经历，以及生平业绩和主要贡献。第三层次是对死者作出评价，要对死者的功绩作出总的评价，也可以从几个方面概括死者的高尚品德和突出贡献。第四层是结语，表示对死者的悼念，并向与会者提出希望，激励生者。最后以“永垂不朽”、“精神永存”、“