档案管理制度

HR的春天里知识旗舰店第第页档案管理制度第一章总则第一条：为保障公司档案的收集、整理、利用工作顺利进行，不断提高公司档案管理水平，更好地为公司经营管理服务，特制定本制度。第二条：XXXXXX公司档案是指XXXX在从事建设、经营、管理等各项活动中直接形成的文字、图表、声像等形态的真实记录。是公司管理工作的组成部分。第三条：公司的档案管理工作实行以总裁办档案室为中心，下设兼职档案员的网络化管理原则。档案室负责对下属档案员实行业务培训和工作指导。第二章文件材料的形成与归档第四条：公司档案室负责制定档案管理制度及归档类别，标准等相关技术文件。第五条：各类文件材料的流转要遵循计划、开店、营运等各项工作和文件处理的程序。第六条：公司的注册资料档案、基建档案由负责注册工作的指定代理人、项目负责人随时收集整理，办理完毕后立即归档。第七条：公司人员外出参加会议、学习、考察带回的文件、资料、获奖证书和各种声像档案须交到本部门兼职档案员处,由兼职档案员进行登记造册，属于归档范围的要进行分类、归档。第八条：公司文件材料的归档要求1、归档的文件材料必须保持系统性和完整性。.2、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。3、归档的文件材料应符合规定，文件齐全、附件完整。4、没有处理完毕的文件、请示无批复的文件、临时性文件、重复文件均不归档。第九条：公司档案的归档范围：1、开店档案：指一个店（租店）从调研报告到开店前所形成的合同、文件。包括租赁合同、装修合同、定货合同等。2、基建档案：指一个店（建店）从调研报告到开店前所形成的合同、文件。包括租赁合同、请示、批复、竣工档案、装修、定货合同等。3、设备档案：包括设备的图样和技术文件；设备安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料；设备运行、维修记录；设备改造、改装和报废的文件材料。4、文书档案：指在置业、营运、行政事务、法律、信息管理、人事劳资培训、财务、审计等方面形成的合同、协议、请示、报告、制度、流程等文件的总和。(不包括开店档案已归的文件)5、注册资料档案：指从拿到委托代理人证明开始到整个注册工作结束期间形成的各种文件、证书等，以及公司变更登记时形成的注册资料。6、会计档案：包括会计凭证、会计帐簿、会计报表及会计档案的保管、移交、销毁等清册。7、声像档案：包括反映公司经营管理重大活动的录象、照片等。8、人事档案：指公司员工的工资标准、年终工资统计报表、福利待遇、保险等有关资料。第十条：各种档案归档时间1、文书档案由各中心档案员随时收集、整理，于次年三月底向档案室移交。2、注册资料档案由负责注册工作的指定代理人随时收集整理，办理完毕后立即归档。3、基建档案、开店档案在店开业后立即归档。基建档案中的竣工档案在工程竣工交付验收后立即归档。4、设备档案在开箱验收后归档。5、声像档案在各种活动结束后，将录音、录象、照片、底片整理后归档。6、会计档案在年度终了后暂由财务部门保存一年，期满后移交归档。7、供货协议书随时归档。第十一条：移交档案移交时，移交方填写移交目录一式两份。验收后，经交接双方签字备案。第三章档案的管理第十二条：档案的分类1、档案的分类以各部门的职能为基础，是对立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容，分成若干层次和类别，使其保持各自的有机联系并反映真实的历史。2、公司在其工作活动中形成的各门类和载体的档案均为一个全宗，并按其内容不同，制定统一的分类方案。3、公司档案共分三大类。即：文书档案、技术档案、专项档案。文书档案包括行政事务、法律事务、财务管理等几项内容；技术档案包括工程档案、开店档案、设备档案；专项档案包括注册资料档案、会计档案、供货协议书、声像档案、人事档案、人物全宗、电子档案。第十三条：档案的保管1、档案室必须配备专用柜架。排架方法从左至右，从上到下排列。2、要定期进行库藏档案的清理核对工作。做到帐物相符。对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。库房档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。3、档案库房的一般要求：保存档案必须有专门的库房。并且具备良好的卫生环境和防火、防光、防潮、防尘、防有害气体、有害生物和防污染等安全措施。第十四条：档案鉴定与销毁1、根据国家和有关部门的规定，档案保管期限分永久、长期（XX——XX年）、短期（XX年以下）三种。2、档案的鉴定工作,应按照档案保管期限的规定,定期对档案进行鉴定,准确判断档案的存毁。3、鉴定工作，由主管档案工作的领导、总裁办公室主任、各有关部门的负责人和专职档案管理员共同组成鉴定小组，按规定认真进行鉴定工作。4、销毁档案必须严格掌握，谨慎从事。销毁前造具清册。提出销毁报告，经领导逐级审批。销毁档案时要求有2人以上在场，销毁档案时要严格执行保密制度。5、经鉴定，仍有保存价值的档案，应采取提高保管期限档次的办法延长保管时间。第十五条：档案的统计1、公司档案管理要建立健全统计工作，统计数字以原始记录为依据,做到准确可靠。2、各基层档案分室，在次年二月底以前，将上一年档案库存总目录、档案增减情况、档案提供利用及其效果的统计上报公司档案室。第十六条：档案管理现代化1、档案管理电子化是公司电子政务计划的重要组成部分。2、做好OA档案管理的基础工作，逐步过渡到用OA进行档案查询、借阅、统计的管理阶段。3、充分利用电子档案的优势，配合公司无纸化办公的顺利进行。档案的借阅第十七条:本公司工作人员可以借阅与工作内容有关的档案、资料，但必须履行借阅手续。第十八条：查询秘密、机密档案由总裁办主任审核，借出或复制秘密、机密档案必须由主管总裁签批。档案的复印件用过后应妥善处理。第十九条：借阅人员必须爱护档案资料，保持档案的清洁与完整，不得在档案上勾划、涂改，也不能污损、转借和遗失档案。如发现上述情况视情节追究借阅者的责任。第二十条：需借出使用的要经过总办主任的批准，借阅的档案资料应在一周内归还，如需延长的可办理续借手续。无故未办理续借手续的，视为逾期未还，按逾期天数给予处罚。第五章档案信息的开发利用第二十一条：公司档案信息开发利用的重点是服务于公司的经营管理，提高服务质量，降低物质消耗，增加经济效益。第二十二条：档案利用开发形式1、对开放的档案，编制并交