前台接待管理流程

预约客人来访接待工作流程,,,,

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前台接待主管,,前台接待专员,客人,各职能部门

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预约客人来访接待工作流程说明,,,,

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任务概要,预约客人来访接待工作管理,,,

节点控制,相关说明,,,

①,各部门人员将预约客人情况知会前台，前台接待专员每日汇总当日预约记录，整理出当天已事先预约的来访者单位、职务、时间、事由、接待者,,,

②,通过电话等方式提醒相关同事，确认客人到访事宜,,,

③,客人到访，礼貌相迎并让其填写《公司来访客人登记表》,,,

④,确认客人身份及访问对象、事由，及时通知被访者，并安排客人等候,,,

⑤,被访者确认来访后告知让客人等候及等候地点等事项,,,

⑥,前台接待专员指引或亲自引领客人到指定的场所等待会见,,,

⑦,送走客人后，前台接待专员将来访客人信息录入相关信息系统,,,

⑧,当日来客访问信息的及时汇总，报办公室主任审核后存档,,,

来电转接流程,,,,

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前台接待专员,,外部单位人员,,各部门或员工

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范围外,范围内,,,

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,,,在单位,

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,不在,,,

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前台来电转接工作流程说明,,,,

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任务概要,前台来电转接工作管理,,,

节点控制,相关说明,,,

①,前台接待专员听到电话铃声响起,,,

②,前台接待专员在电话铃响3声之内一定要拿起话筒接听，电话接通后，可说“您好，这里是XX公司”,,,

③,前台接待专员认真倾听对方来电事由,,,

④,前台接待专员对自己职责范围内能够处理的事情直接回复对方,,,

⑤,前台接待专员对自己职责范围外或直接找人的电话进行转接，若明确知道对方要找的人在办公室，则进行转接,,,

⑥,若前台接待专员明确知道对方要找的人不在办公室，则明确告知对方，并请对方留言或问明事由自己代为转告,,,

⑦,若对方同意留言或前台接待专员代为转告，则前台接待专员要记录清楚对方的单位、姓名、联系方式、要找的本公司人员、事由等，并跟对方确认无误后结束电话,,,

信函收发工作流程,,,,

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行政部经理,,前台接待专员,,各职能部门

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,,,有,

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,,无,,

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信函收发工作流程说明,,,,

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任务概要,信函收发工作管理,,,

节点控制,相关说明,,,

①,前台人员收到外部信函，根据信函的类型和日期整理、分类,,,

②,前台人员在信函登记簿上进行登记，对于报刊杂志、商品和邮购广告，除非与主管有直接关系，一般由前台人员处置，或者用红笔将有关事项勾出，以便行政经理参阅,,,

③,信函归类后，送行政经理审核，前台人员对信函进行分发，其他职能部门接收到前台人员发来的信函,,,

④,前台人员对剩下的不能分发的信函，进行拆封,,,

⑤,前台人员根据信函内容的要求及时进行回复拟稿,,,

⑥,回复拟稿经过行政经理的审核后，邮寄信函,,,

⑦,对回复的信函底稿进行存档,,,

接收信函、快件工作流程,,,,

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前台接待主管,,前台接待专员,各职能部门,外部单位

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接收信函、快件工作流程说明,,,,

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任务概要,接收信函、快件工作管理,,,

节点控制,相关说明,,,

①,外部单位通过快递、邮寄等方式发来文件、信函、资料等，前台接待专员签收,,,

②,前台接待专员将收到的文件、信函进行登记，填写《信函与文件接收登记表》,,,

③,前台接待专员登记后按照部门进行筛选分类,,,

④,前台接待专员将分拣的信函、快件分送到相应收件部门,,,

⑤,各部门签收后，前台接待专员每日将接收信件资料进行统计、存档,,,

寄送信函、快件工作流程,,,,

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前台接待主管,,前台接待专员,各职能部门,外部单位

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寄送信函、快件工作流程说明,,,,

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任务概要,寄送信函、快件工作管理,,,

节点控制,相关说明,,,

①,各职能部门将需要邮寄、快递的信函、物品等送至前台，交待寄送地点、收件人等信息,,,

②,前台接待专员确认清楚各项事宜，接收信件、物品,,,

③,前台接待专员将需要寄送的信函、物品进行登记，以存档和备查,,,

④,前台接待专员根据寄送物品的种类确认寄送方式，若是快递则联络快递公司取件，若是邮寄则需要安排好自己的工作直接去最近的邮局办理,,,

⑤,快递公司、邮局接到信函、快件后分拣、发送,,,

传真发文工作流程,,,,

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行政部经理,,前台接待专员,,员工

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传真发文工作流程说明,,,,

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任务概要,传真发文工作管理,,,

节点控制,相关说明,,,

①,行政部人员根据传真收文的情况或上级领导的指导，提出发文申请，申请表要写明传真发文的理由、日期等；对于一般性的传真发文，行政经理进行核实、审批，重要的发文送总经理审核,,,

②,经过审核通过后，前台接到专员在传真发文登记簿上进行传真发文登记,,,

③,登记后，前台接待专员把传真发送出去并确认对方是否收到,,,

④,前台接待专员将传真原件存档,,,

传真收文工作流程,,,,

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行政部经理,,前台接待专员,,各部门或员工

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传真收文工作流程说明,,,,

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任务概要,传真收文工作管理,,,

节点控制,相关说