绿城房产管理规定

前言近年来，绿城房地产集团有限公司经营规模日益扩大，集团化步伐加快，因此，科学有序的管理显得尤为重要，建立一整套相互协调、整体优化的现代企业管理制度已是当务之急。作为公司管理体系重要组成部分的综合管理，即通常含义上的行政办公事务管理，是公司各项管理工作的中枢和结合点，规范有序的综合管理制度体系在整个公司制度建设中举足轻重，对公司日常经营管理运作起着为使本公司以及分、子公司的综合管理工作有章可循，有据可依，本公司特集中抽调人员按照系统化、规范化、标准化的要求，对公司现行的综合管理制度分类进行修订、完善；并吸取成功企业管理经验，结合公司管理现状和发展需求，增编了部分管理制度。的综合管理制度体系。各项制度已经公司制度评审会议评审和公司领导审定，现作为试行稿印发公司各单位、部门。由于编制时间紧，编制人员自身也有一个学习的过程，其中的不当之处、疏漏之处敬请指正。绿城房地产集团有限公司第一篇会议管理一、股东会会议制度二、董事会会议制度三、监事会会议制度四、总经理办公会议制度五、员工大会管理办法六、评审会议管理制度七、项目公司工作会议制度八、会议室管理制度第二篇文秘档案管理一、公文处理办法二、文件格式规定三、专职秘书管理工作规定四、文印工作管理规定五、印信管理办法六、文书档案管理办法七、项目档案管理制度八、特种档案管理办法九、报刊资料管理规定第三篇法律事务管理一、规章制度制定程序管理规定二、合同审核管理规定三、工商登记事务管理规定四、商标事务管理办法.五、经济纠纷处理规定第四篇资产物品管理一、固定资产管理规定二、车辆管理规定三、通讯工具管理办法四、办公用品管理制度五、办公自动化设备使用维护管理办法第五篇后勤总务管理一、办公区域环境管理办法二、办公区域安全管理办法三、员工用餐管理办法四、员工宿舍管理办法五、总机话务工作管理办法六、邮件寄发管理办法七、内部通讯录管理规定第六篇综合管理一、投资管理办法二、出差管理制度三、接待工作管理办法四、业务招待管理办法五、信息管理制度六、保密管理制度股东会会议制度第一章总则第一条为确保绿城房地产集团有限公司(以下简称公司)股东会会议(以下简称会议)的顺利进行，规范会议的组织和行为，提高会议议事效率，保障股东合法权益，保证股东会能够依法行使职权以及会议程序和决议有效、合法，理和其他高级管理人员具有约束力的文件。第三条董事会秘书具体负责会议组织和记录等有关方面的事宜。第四条会议由全体股东参加，股东可委托代理人出席会议并明确授权范围。非股东的董事、监事、总经理及其他高级管理人员可以列席会议。第五条本制度适用于公司股东会，所属项目公司、专业公司可根据本公司第二章开会举行。当持有公司有表决权股份总数10％以上的股东书面请求，或董事会认为必要，或监事会提议时，可以召开临时会议。第七条会议议题由董事会按公司《章程》在征求股东意见的基础上决定；第八条会议由董事会召集，董事长主持；董事长因故不能出席时，由董事长指定的副董事长或其他董事主持。第九条主持人宣布开会后，应首先报告出席会议的股东人数及其代表股份数，确定股东会会议是否合法有效。第三章提案与表决第十条股东有权向公司提出新的提案。提案应当符合下列条件：(一)提案内容可涉及公司的经营方针和投资计划、选举和更换董事与监利润分配方案和弥补亏损方案、公司增或减注册资本、公司合并或分立、变更公司形式、公司解散和清算及修改公司章程等事项；(二)内容与法律、法规及章程的规定不相抵触，并且属于公司经营范围和股东会职责范围；事项；第十一条董事会应当以公司和股东的最大利益为行为准则，对股东的提案第十二条会议应按照会议通知所列议题顺序进行讨论和表决。第十三条主持人根据表决结果决定会议的决议是否通过，并应当在会上宣布表决结果。决议的表决结果载入会议记录。第十四条股东会决议应写明出席会议的股东(和股东代理人)人数、所持股份总数及占公司有表决权总股份的比例、表决方式以及每项议案表决结果。解散或者变更公司形式；第四章会议记录第十六条会议应有会议记录，会议记录记载以下内容：；(六)会议认为和公司章程规定应当载入会议记录的其他内容。第十七条会议记录应由出席会议的股东代表、出席会议的董事和记录员签名，并作为公司档案由董事会秘书收存，年终时统一归档。董事会重新商议后提出修正案。当日无法形成决议的，应另行召开会议。第五章附则第二十条本制度由董事会负责解释和修订。董事会会议制度第一章总则第一条为确保绿城房地产集团有限公司(以下简称公司)董事会会议(以下简称会议)的工作效率和决策科学，保证董事会议程和决议的合法化，根据司法》及公司《章程》的有关规定，特制定本制度。第二条董事会是公司股东会常设的执行机构，董事会对股东会负责，行使法律、法规、公司《章程》和股东会赋予的职权。第三条董事会秘书负责会议的组织和协调工作，包括安排会议议程、准备会议材料，组织安排会议召开，以及会议决议、纪要的起草工作。第四条本制度适用于公司董事会，所属项目公司、专业公司可根据本公司第二章会议召开事项第八条董事会定期会议或临时会议在保障董事充分表达意见的前提下，可以电话会议形式、传真形式或借助能使所有董事进行交流的其他通信形式进董事签字。第九条会议应由董事本人出席，董事因故不能出席会议时，可以委托其他董事代理出席。代为出席会议的董事应当在授权范围内行使董事的权利。董事如未出席某次会议，亦未委托代表出席的，应当视作放弃在该次会议上的表决第十条监事和总经理可列席会议。第三章会议行使职权范围(一)负责召集股东会议，研究决定召集股东会的方案、工作报告及有关文司内部管理机构的设置；总经理、财务负责人，决定其报酬事项；(十一)制订公司章程修改方案或确定提交股东会审议的公司章程修改方案(十二)研究决定公司对外担保项目、对外捐赠事项；事长候选人；七)法律、法规或公司《章程》以及股东会授予的其他职权。第四章会议表决事项第十二条董事会就前款事项作出决议，必须经全体董事过半数通第十三条参加会议的董事每人有一票表决权，在争议双方票数相等第十四条董事会可以采取书面形式召开会议，以书面形式召开会议事会秘书应将议案派发给全体董事，签字同意的董事达到公司《章程》或本制度规定的作出决定所需人数的，相关议案即构成董事会决议。第十五条议案的提出出；；第十六条议案的表决(一)出席会议的董事对各项议案须有明确的表决意见，并在决议和董事会(二)董事若与议案有利益上的关联关系，则关联董事不参与表决，亦不计第十七条表决资格(一)公司《章程》规定不能履行职责的董事在被股东会撤换之前，不具有对第五章会议记录第十八条会议应就会议议案形成会议记录，会议记录应记载议事过程和表(二)出席会议的董事姓名以及受他人委托出席会议的董事(代理人)姓名；(五)每一决议事项的表决方式和结果(表决结果应载明赞成、反对或弃权的第十九条每次会议的记录应尽快提供全体董事审阅，要求对记录作出修订补充或要求在记录上对其会议上的发言作出说明性记载的董事，应在收到会议)定稿后，出席会议的董事和董事会秘书(记录员)应当在会议记录上签名，会议记录由董事会秘书保存，年终时交公司综合管理部统一归档。董事应当对董事会遭受严重损失的，参与决议的董事对公司负相应赔偿责任；但经证明在决议时曾表明异议并记载于会议记录的，该董事可以免除责任。第六章会议决议的落实第二十条董事会决议一经形成即由分管董事和总经理组织实施，董事会有权就实施情况进行检查并予以督促。第二十一条每次召开董事会，可由董事长或分管董事就其检查董事会决议第二十二条董事会秘书应及时向董事长汇报决议执行情况，并将董事长的意见如实传达给有关董事和其他相关人员。第七章附则监事会会议制度第一条为规范绿城房地产集团有限公司(以下简称公司)监事会会议(以第二条监事会是公司的常设监察机构，对公司的财务会计工作及董事和总经理等高级管理人员执行职务的行为进行监督。第三条监事会议事方式主要采取定期会议和临时会议的形式进行。会议由监事会主席主持。监事会主席因故不能出席，应委托一位监事主持。的，应视为无行使职权能力，由监事会提请股东会更换监事人选。(一)审核公司年度、期中财务报告，从监督角度提出监事会的分析意见及(二)重点分析评价公司预算执行情况、资产运行情况、重大投资决策实施量和保值增值情况；其他事项。(一)公司已经或正在发生重大的资产流失现象，股东权益受到损害，董事(三)对公司特定事项进行专题调研论证或请董事会、经理层提供有关咨询第八条监事会主席应履行以下职责：；第九条会议由监事会主席和其他监事出席。监事会认为必要时，可以邀请董事长、董事和总经理列席会议。监事因故不能出席会议的，应事先向监事会主席请假，并提出书面意见或书面表决，也可书面委托其他监事代行其职权，但委托书应写明授权范围。监事无故缺席且不提交书面意见或书面表决的，视为同意依法召开的监事会的决议。会议的时间、地点和议题书面通知全体监事，并附会议相关材料。第十一条会议的决议要由监事记名表决，监事在表决时各有一票表决权。当赞成票和反对票相对等时，监事会主席有多投一票的权利。表决事项须经出第十二条会议必须认真做好会议记录，会议记录由监事会指定人员担任，出席会议的监事和记录员应当在会议记录上签名。监事有权对本人在会议上的发言作出说明性记载。第十三条会议召开后应形成会议纪要，并和会议记录、决议等作为监事会工作档案，由董事会秘书保存，年终时交综合管理部统一归档。第十四条监事会的决议由监事执行或监事会监督执行。第十六条本制度由监事会负责解释和修订。总经理办公会议制度第一章总则第一条为提高绿城房地产集团有限公司(以下简称公司)总经理办公会议(以下简称总办会议)的工作效率，规范总办会议的组织工作和议事程序，特制第二条综合管理部为总办会议事务的归口管理部门，负责会议的组织和管第三条本制度适用于公司本部，控股项目公司、专业公司遵照执行，参股第二章会议的类型第四条总办会议一般分为定期和不定期二类。定期会议一般每月召开2第五条月初总办会议主要听取公司各职能部门和项目公司关于上月工作情况和本月工作计划的汇报，研究、协调、部署公司各职能部门和有关项目公司的重点工作。参加会议的各项目公司、项目部负责人，除对涉及事项作说明或急需提交总办会议协调、明确的事项外，对本单位(部门)工作不作系统汇报。第六条月中总办会议主要听取在杭及杭州周边地区各项目公司、项目部等单位(部门)上月下半月至本月上半月的工作完成情况和本月下半月至下月上半月的工作计划汇报，研究、协调、部署在杭各项目公司及相关单位的重点工作。参加会议的各项目公司、项目部负责人，除对涉及事项作说明或急需提交总办会议协调、明确的事项外，对本单位(部门)工作不作系统汇报。第七条不定期总办会议的内容，主要为月初、月中总办会议中没有涉但事关重大且急需研究解决的问题。参加单位、部门及人员由总经理确定。第三章会议的准备第八条召开总办会议的通知由综合管理部负责拟定，并报请总经理签第九条会议通知的内容应包括会议时间、地点、参加人员、会议内容和议第十条参加定期总办会议的有关单位和部门必须将工作完成情况和工作计第十一条参加定期总办会议的有关单位和部门，应在会前详细阅读会议材料，作好提问、解答的准备，必要时应准备好相应的资料备问。第十二条参加不定期总办会议的有关单位和部门，应按会议通知要求准备会议材料，并以电子邮件方式提前发至公司综合管理部。第十三条公司综合管理部须安排人员提前半小时做好总办会议的会场布置，准备好签到册并落实人员进行会议记录。第四章会议的召开第十四条参加会议人员必须进行会议签到。第十五条总办会议一般由总经理(或其授权人)主持。董事长、常务董事长出席会议时，应由董事长、常务副董事长主持。第十六条会议发言和研讨顺序按会议通知规定的议程进行，特殊情况可由主持人在会议开始时明确。第十七条定期总办会议的汇报单位和部门，应由其主要负责人(或授权人)进行汇报。汇报内容分为三块：一是日常工作；二是重点工作；三是需要公司协调的工作。日常事务工作只作简单汇报，重点和需要协调的工作应作详细汇第十八条定期总办会议主持人应对各单位、部门上阶段的工作计划执行情况和下阶段的工作计划分别进行评价或补充，明确有关要求；组织与会人员讨论有关议题，明确有关协调、配合工作；对公司的整体工作状况进行评析，强调下阶段工作重点并明确有关工作目标和要求。第十九条不定期总办会议的与会人员，应根据会议通知的议事要求，作专题汇报或讨论。主持人应组织与会人员重点讨论有关议题，明确有关要求并形第五章会后工作的落实第二十条总办会议结束后，综合管理部负责整理会议纪要。会议纪要应力第二十一条总办会议签到册与会议记录本(或录音带)合并保存。记录本第二十二条总办会议的与会人员和工作人员，不得泄露有关会议内容或将会议材料外借。质保量按时完成工作。综合管理部负责总办会议议定事项的督办和反馈。第六章附则部负责解释和修订。员工大会管理办法第一章总则第一条为规范绿城房地产集团有限公司(以下简称公司)员工大会的操作程序，确保员工大会有序、高效、圆满地举行，特制订本办法。第二条本办法中的员工大会，是指公司各部门及所属项目公司、专业公司会议。第三条综合管理部为员工大会的归口管理部门，其他相关职能部门为协办第四条本办法适用于公司本部，控股项目公司、专业公司遵照执行，参股业公司参照执行。第二章员工大会的类型和审批类型主要有以下几种：第六条年会、中秋联谊会等各类员工大会由综合管理部和相关职能部门拟订会议方案，报分管副总经理审核，总经理或以上领导审批后实施。第三章会前准备拟订具体实施方第八条综合管理部或相关职能部门根据领导审定的方案，做好以下准备工(四)准备会议资料：包括参加会议人员名单、主席台人员名单、议程安排、(五)会场布置：包括会场导引牌、会标、主席台桌牌和话筒、员工席桌牌、演示板、纸笔、投影设备、鲜花以及签到册等相关用品的准备；、菜单及准备席笺等；(七)娱乐活动安排：包括自办文艺演出或专业文艺演出以及其它休闲娱乐第九条综合管理部应在会议召开前对各项筹备工作进行全面检查，查漏补第四章会议服务应与会场管理部门保持密切联系，确和娱乐活动等符合大会、呼机关闭或置于震动挡，并自觉能到会或需中途离开的，须按会议资料进行汇总、整理并及个月内交综合管理部归第七章附则评审会议管理制度第一章总则第一条为提高绿城房地产集团有限公司(以下简称公司)各类评审会议的工作效率，规范评审会议的组织工作和议事程序及方法，特制定本制度。第三条评审会议承办部门负责会议方案的制订和报批、会议通知的拟会议资料的整理及分发、会议记录的整理、会议纪要的撰写和报批以及会议审定事项的落实。第四条综合管理部负责会议通知和资料的发放，会议纪要的核稿、发放和第五条本制度适用于公司本部，控股项目公司、专业公司遵照执行，参股业公司参照执行。第二章会议类别与范围第六条评审会议分为项目工程前期类、工程管理类、营销策划类、行政管第七条项目工程前期类评审会议内容包括项目可行性报告、项目策划书、规划方案、设计任务书、初步设计方案、建筑设计方案、环境设计方案、综合管线(道路)设计方案、智能化设计方案等。第八条工程管理类评审会议内容包括：标书拟定方案、施工方案、桩基施工方案、施工图、重大设备造型、外装饰方案(试样)、“四新”技术应用及推第九条营销策划类评审会议内容包括：户型设计方案、广告策划方案、销售方案、项目标识系统方案、定位协议、预售协议、销售合同、定价(调价)方第三章会议准备与召开承办部门制定评审会议方案。方案内容第十三条承办部门应将会议方案报分管领导审批后，原则上应于会议前3议通知及与会人员。第十四条承办部门要提前做好会议场所的安排与布置，准备好演示板、书写笔、投影设备、签到册等相关会议用品。第十五条与会人员必须进行签到。承办部门应指定人员负责会议记录。第十六条会议发言和评审程序应按会议通知的议程进行，特殊情况可由主持人在会议开始时明确。会议程序应包括以下内容：(二)承办部门负责人详细汇报评审材料的基本内容，提出需要研讨解决的中(四)承办部门应详细解答与会人员提出的问题；(五)主持人应对将要形成会议纪要的内容进行复述，对未能形成一致意见的议事内容提出复议要求，达成基本统一后作会议总结，并形成决议。第十七条会议对评审材料应充分讨论，力求取得一致，当有较大意见分且暂时不能统一时，则由承办部门会后对材料作进一步深化和修改，提交下一次评审会议重新讨论。第十八条凡是需要保密的评审资料，会议结束后由承办部门负责收回。第四章会议纪要及实施第十九条承办部门负责安排人员整理会议记录和撰写会议纪要。会议纪要力求全面、客观、准确。由综合管理部核稿，并送与会人员会签后，报公司领第二十条会议签到册、会议记录(或录音带)及会议纪要按《文书档案管第二十一条承办部门及相关部门应根据会议纪要要求，切实做好各项落实第二十二条因评审疏漏而使公司产生经济损失或导致不良后果的，会议主持人及评审人员应承担相应的责任。第二十三条与会人员要严格遵守保密纪律，不得泄露或传播不宜公开的会定事项。第五章附则第二十四条本制度由综合管理部负责解释和修订。第二十五条本制度自印发之日起施行。项目公司工作会议制度第一条为提高项目公司工作会议效率，规范会议程序，特制定本制度。第二条本制度中的项目公司工作会议，是指绿城房地产集团有限公司(以第三条综合管理部为项目公司工作会议的组织管理部门，负责会议方案的拟定、会务安排、会议记录整理、会议纪要的撰写、会议决议事项的落实督第四条项目公司工作会议的出席人员包括公司部门负责人以上人员，以及所有项目公司和专业公司的负责人。第七条会议材料1、各项目公司的工作总结与计划，主要包括工作开展情况，重点工作，主要管理措施，存在的主要问题和不足，下一步的工作目标、重点、具体措施以及需要公司统一协调、帮助解决的问题等。2、典型经验材料内容应重点介绍该公司采取哪些措施和获得的成果教训总结材料内容应说明问题产生的经过、原因、给公司造成的损失以及应该吸取的3、专题研讨材料的内容根据具体专题确定。4、公司工作部署材料应根据公司的整体发展规划以及项目公司会议的实际会议材料应真实反映公司实际经营状况，坚持喜忧兼报；涉及数字的要认(三)总结计划材料和典型经验材料原则上应由项目公司自行撰写，在会议(四)公司工作部署材料由综合管理部负责撰写，并经公司领导审定。第八条会务安排(一)综合管理部应根据会议方案，下发会议通知。通知应明确会议时间、地点、内容、要求及出席人员名单等。(二)对于外地的项目公司，综合管理部应提前落实好接待准备工作，保证待安排合理有序。与会人数提前落实确认。(五)会议日程安排表应与相关的会议材料一并于会议签到时发放给与会人签到及会间的各项服务工作。第九条策划部负责会议的摄影、摄像及宣传报道工作。假。与会人员应自觉维护会场纪律，将手机、呼机关闭或调至震动位置。第十二条第十三条第十四条本制度由综合管理部负责解释和修订。会议室管理制度第一章总则第一条为满足绿城房地产集团有限公司(以下简称公司)各类会议的需要，营造整洁、规范、有序的会议氛围，确保公司各类会议的顺利举行，特制订本第二条本制度中的会议室是指公司专用会议室。第三条综合管理部为会议室的归口管理部门。第四条本制度适用于公司本部，控股项目公司、专业公司遵照执行，参股业公司参照执行。第二章会议室的配置和布置第五条会议室的配置包括会议桌椅、演示板、书写笔、视听设备、饮水设施、空调、换气扇、烟缸及电话等。标、盆栽植物、桌牌等。第三章会议室的管理第七条管理人员职责会议室进行保洁、整理；(三)每天对盆栽植物进行养护并定期更换；(四)每天检查设施设备，发现问题立即酌情处理；第八条管理要求第四章会议室的使用第九条需要使用会议室的部门应将拟召开会议的名称、规格、时间、人数第十条综合管理部根据各部门预约的会议时间、规格、人数等因素，视先后、轻重、缓急进行统筹安排，合理调配，并将确定的会议室地点及时通知相第十一条如遇会议时间、场地重叠，无法按照要求作出安排的，综合管理部应及时与相关部门联系，以作出相应调整或另行安排。第十二条使用会议室的部门及员工应正确使用并爱护会议室的设施设备，发生问题应及时与综合管理部联系，同时应自觉保持会议室的整洁，不随意丢第五章附则第十三条本制度由综合管理部负责解释和修订。第十四条本制度自印发之日起施行。公文处理办法第一章总则第一条为加强绿城房地产集团有限公司(以下简称公司)的公文管理工作，提高公司内部沟通和外部联系的有效性，确保公文品质和公文处理规范，特制第二条本办法中的公文，是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力第三条本办法中的公文处理，是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档第五条公文处理过程中必须注意保密，确保公司利益不受损害。第六条综合管理部为公文处理的归口管理部门，负责公司的公文处理工部门为此项公文的会办部门。第二章公文种类适用于股东会、董事会、监事会讨论后做出的重要决定事项。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销分、子公司不适当的决定事项。适用于批转分、子公司的公文，转发政府机关或行业管理部门的公文，传达要求公司所属部门及分、子公司办理和需要有关单位周知或者执行的事项。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者事项。适用于向政府机关或行业管理部门汇报工作，反映情况，回复政府机关或行业管理部门的询问，适用于部门和分、子公司向公司报告。适用于向政府机关或行业管理部门请求批示、批准；也适用于部门和分、。适用于答复公司所属部门及分、子公司的请示事项。适用于对公司所属部门及分、子公司的相关问题提出见解和处理办法。适用于相互平行的单位或不相隶属的单位之间商洽工作，征询和答复问复审批事项。适用于记载、传达会议情况和议定事项。第九条公司公文按照行文关系、文件去向划分，可分为上行文、平行文和上行文是指向政府部门和行业管理部门的发文；平行文是相互平行的单位或不相隶属的单位之间的发文；下行文是指对公司所属部门及分、子公司的发第三章公文格式第十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、发文单位、撰稿、核稿、打字等部分组成。“机密”级公文还应当标明份数。(三)发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。(五)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，其结构包括：发文单位、事由和文种三部分。公文标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外，一般不用标点符号。(六)主送单位指公文的主要受理对象，受理单位应当使用全称或者规范化简称、统称。主送单位写在正文之前，标题的下面。(七)公文附件说明应附在正文后、发文单位前，并注明附件顺序和名称。(八)公文应当加盖印章。联合上报的公文，由办文单位加盖印章。(九)成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发人的签发日有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。(十二)抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。抄送单位列在文件末页下端，于两条等长的平行(十三)章程等规定性文件，不写收文单位，在颁发时另加一个命令或通第四章行文规范第十二条行文应当确有必要，注重效用。第十三条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报第十四条公司各部门依据部门职权可以向分、子公司或相关业务部门行文，一般以函的形式商洽工作、询问或答复问题及审批事项。第十五条同级分、子公司的各部门可以联合行文。第十六条向分、子公司或者公司系统的重要行文，可以同时抄送行业管理第十七条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送分、子公司。“报告”不得夹带请示事项。第十八条受双重领导的公司向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单第五章发文办理第十九条发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发用印、登记和分发等程序。第二十条公司各部门要以公司名义对外行文，须经综合管理部审核，报请公文应当做到：(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定；(二)情况确实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确、篇幅力求简短；(三)公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关(四)拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度；(五)人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字(六)结构层次序数，第一层为“一”，第二层“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”，结构层次序数可跳开但不能颠倒使用；(九)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉第二十二条拟制公文应使用公司统一的拟稿纸(见附件1)。第二十三条涉及其他部门会签或职权范围内的事项，主办部门应当主动与要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见，并与相关部门会签后报请上级部门和领导协调或裁定。第二十四条公文送负责人签发前，应当由综合管理部进行审核。审核的重关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。第二十六条签发后的公文原稿应送交综合管理部进行编号，并由综合管理》。第二十七条公文正式印制前，拟稿人应事先校对，再由综合管理部进行复核，复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是第二十八条打印好的公文须到综合管理部监印人处盖章后才能分发。密件要在信封上加盖急、密戳记。第六章收文办理第二十九条收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、，审核、拟办、批办、承办、催办等程序。第三十条收到分、子公司上报需要办理的公文，综合管理部应安排文秘进行审核。审核的重点是：是否应由公司部门办理；是否符合行文规则；涉及其他部门或公司职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。第三十一条公司所有收文均由综合管理部负责拆阅审核。审核后，对符合及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理收文日期以收文当天日期为准。部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回综合管理部并说明理第三十三条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级部门和领导协调或裁定。第三十四条审阅公文时，对有具体请示事项的，主批人和其他审阅人都应当明确签署意见、姓名和审批日期；没有请示事项的，签署表示已阅知。第三十五条送负责人批示或者交有关部门办理的公文，综合管理要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。第三十六条综合管理部在公文处理时要及时准确，事后落实和监督应到位，在公文流转过程中要注意保密和保管；文件处理完毕，要及时准确注办，包括领导批示和部门处理落实的意见。所有部门之间不得将收文横向传递，必须经综合管理部进行流转。第七章公文归档第三十七条公文办理完毕后，应及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应第三十八条公司发文归档时，应保证文件不少于两份，便于备份查阅。第三十九条归档的外部收文应具有一定的政策指导意义或行业管理内容，与公司经营发展无关的外部收文原则上不作归档。第四十条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理，要保证归档公文的齐全、完整，便于保管和查找利用。收文类别分别进行登记。复印件或其他形式的公文副本。第四十二条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。传真件不得直接作为文件归档，应将复印件归档。第八章公文管理第四十三条公文由综合管理部统一收发、传阅、审核、用印、归档和销第四十四条公文翻印需经综合管理部负责人批准，绝密级和注明不准翻印第四十五条公文被撤销，视作自撤销之日起不产生效力；公文被废止，视产生效力。第四十六条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经综合管理部负责第四十七条部门或分、子公司合并时，全部公文应当随之合并管理。部门或分、子公司撤销时，需要归档的公文整理后按有关规定移交综合管理部存第九章附则第四十八条本办法由综合管理部负责解释和修订。第四十九条本办法自印发之日起施行。附件1绿城房地产集团有限公司拟稿纸受控□非受控□审批人□绿城房地产集团有限公司收文处理单第二章文件格式传阅栏文件格式规定第一章总则第一条为规范绿城房地产集团有限公司(以下简称公司)的文件(特指公文，下同)格式，提高办文质量，特制定本规定。第二条综合管理部为公司文件格式的归口管理部门，负责其他单位(部门)第三条本规定适用于公司本部，控股项目公司、专业公司遵照执行，参股业公司参照执行。第四条文件眉首是指首页横线以上部分，包括发文单位标识、发文字(一)文件秘密等级或紧急程度的标识，注在文件首页右上角。“绝密”、“机密”公文在文件左上角标明文件份数序号。如需同时标识秘密等级和紧急(二)发文单位标识分为二种，一种是由公司全称加“文件”组成；另一种由公司代字、年度、顺序号组成，置于发文单位标识之下，(四)上行文(即向政府机关或行业管理部门呈送的请示、报告)应标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。第五条文件主体是指横线以下至主题词(不含)之间的各要素的统称。字数不多可居中排成一行；如字数较多可排成两行，分行时不要将词组分开。上下排列可采用“两行等长”、“上短下长”、“上长下短”、“正梯形”、“倒梯形”、“上下短中间长”或“上下长中间短”的排列格式，照顾阅读的方便并保持页面的美观。角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件应与主件一起装订，并在附件(五)成文日期应用汉字将年、月、日标全，“零”写成“O”。(六)联合行文需加盖两个以上印章的，应将各发文单位名称排在发文时间和正文之间，主办单位印章在前，协办单位印章在后，印章之间互不相交或相能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。第六条版记是指位于主题词以下的各要素的统称。稿、核稿、打字)应设在文件末页最后一行。第七条专题会议纪要用于记录公司各种专题会议召开或评审的内容，发文第八条其他会议纪要的发文单位放在横线之上左侧，成文时间放在横线之第三章排版、印刷格式第九条文件用纸第十条文头与页边第十一条字体与字号第十二条字数排列与行间距第十三条页码多页文件应逐页编出页码，用阿拉伯数字表示，在每页正面的右下角，背面写在左下角。第十四条装订第四章附则第十五条本规定由综合管理部负责解释和修订。机密001急件绿字[]号(4号仿宋)签发人： 主送单位：(4号仿宋体)正文(4号仿宋体)专题会议纪要绿专纪要[]号(4号仿宋)XXXXXXX有限公司(4号楷体)年月日XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX会议纪要绿[]号(4号仿宋)XXXXXXX有限公司(4号楷体)年月日XXXXXXXXXXXX(标题)XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX专职秘书管理工作规定为保证绿城房地产集团有限公司(以下简称公司)董事会和行政管理工作的正常运转，提高工作效率，特制定本规定。第一条工作职责和内容(一)专职秘书(以下简称秘书)的工作职责，主要是对公司董事会成员、经营班子主要领导的工作进行计划、准备和服务的事务性管理工作。(二)管理工作内容主要包括：接待、传达、文书、领导日程安排、文件整内务整理、会议、代行、联络等事务的管理和督办等。第二条接待事务(一)秘书负责领导会晤宾客、来访者的预约、安排和接待工作，并制订《领请对方稍候，请示领导后，再引导其进入会客室或办公室对不宜会见的来访(三)对于在领导办公室以外进行的会晤，秘书应及时将会晤的时间、地点预先告知综合管理部，以便预订会场及确定会务工作人员。(四)秘书应了解领导会晤的议题、人数、级别及是否用餐等情况，并事先通知与会者若需安排用餐的，须直接安排或通知综合管理部预订餐厅并安排菜(五)秘书应会同综合管理部会务人员，落实领导会晤场地的水、电、桌椅、扩音设备、演示板、纸笔以及水果、鲜花、欢迎牌、摄影、会间服务等事(六)对来访者，秘书要彬彬有礼，主动递送茶水。若需来访者等候时，应第三条传达事务的，秘书应及时提醒、催办。(二)秘书应及时接转领导的来电，若领导外出或正忙，须将来电在《来电(三)秘书应根据领导的指示或批复，进行来电、来函的回复或联系，并负寄发礼节性贺卡及信函，并将名单留存备查。第四条文书管理(一)秘书负责领导对经营管理部门的决定、指示及重要会议决议事项的落(二)秘书负责领导授意的工作报告、会议发言、指示、决定等文件的起草工作，并做好文件的编号、打印、发放、归档等文书工作。(三)秘书应定期收集公司及所属分、子公司经营管理方面的重要情报，主动以书面形式及时向领导反映、汇报。(四)领导外出需携带的文件资料，秘书应负责准备齐全，如不清楚应及时请示；所需准备的文件资料较多时，应事先设计《文件明细表》。第五条领导日程安排(一)秘书负责领导出席会议、出差、参加宴会、拜访客人等日程的预定和落(二)秘书负责领导工作日程的设计及安排，并对领导出席的重要会见、会议中的讲话进行记录整理。第六条文件整理(一)秘书应根据文件的轻重缓急对文件进行分类，并将分类整理后的文件资别待领导审阅后，按审阅意见办理。件、资料根据领导指示另行处理。第七条内务整理(一)秘书负责每日收拾、整理领导的办公桌、书架及工作所需的文件资台历、名片等各类文具用品和备用品，保证办公场所整洁及办公设施设备的运(二)秘书负责每日督促并协助清洁工清扫领导办公室、接待室、会议室、门窗、桌椅、柜橱、茶杯、烟缸、地毯及其它办公设施设备等。持领导办公室的整洁、有序，保持室内温、湿度适宜，空气新鲜，保持充足的茶、水、食品等的供给，及时浇灌或更换室内植物。(四)秘书应在办公室放置领导日常使用的物品及备用品，设计领导日常用品及备用品的明细表，记录品种、使用时间、数量等，做到心中有数。(五)做好领导办公室的报刊、杂志的订阅、接收及上下架工作，保证报架(六)秘书负责领导的帐粟保存、费用报销等事宜。负责领导外来名片的整第八条会议事务(一)秘书对领导召集或出席的各类会议，应事先制订会议日程，填写《领导每周工作日程安排表》。并拟写领导讲话稿，准备各种相关的文件资料。(二)秘书应将领导召集或出席会议的时间、地点预先告知综合管理部进行笔等布置情况，以及是否需备水果、鲜花、提示牌和摄影、会议记录等。宿等情况，并预先通知综合管理部及与会者。若需安排用餐，需预先了解用餐标准并预订餐桌，排定菜单；需安排住宿的，须预先了解住宿标准并预定酒(四)对领导召集的会议，秘书应做好会议记录，并请与会人员会签或请领导审签，需要发文的，按有关规定办理。(五)对领导应邀参加的各类会议，秘书应及时提醒领导准时参加，并准备第九条代行事务(一)秘书可受领导委托，代表领导对员工或相关业务单位人员的婚、产、病、困等进行贺、探、慰、助；出席婚、丧仪式，前往祝贺或吊唁。(二)秘书应及时了解和掌握员工的婚宴、生育、生病住院、生活困难等基本情况，并请示领导。根据领导指示，办理员工结婚贺礼或产后、病中探慰及生活困难的援助等事宜。(三)秘书负责如实传达领导的指令或意见，做到准确和快速，并填写《命(四)秘书应及时传递领导交办的文件、书信与物品，并填写《命令管理(五)秘书可受领导之命，对有关事项进行调查，并将调查情况汇总后向领第十条联络事务保信息渠道的畅通。(二)秘书应掌握领导的行踪，确定与领导保持联系的方式，并能根据事态第十一条工作纪律．日常工作管理中，应自觉遵守公司的规章制度，严守工作纪律，做到：不该问的不问，不该说的不说。(二)秘书对有关领导的机密文件、资料应及时做好保密防范工作，严防泄密。拟写文稿应确定密级；打字、复印不得委托他人代理；携带外出的文件、第十二条附则(一)本规定适用于公司本部，控股项目公司、专业公司遵照执行，参股项目(二)本规定由综合管理部负责解释和修订。文印工作管理规定第一章总则第一条为加强绿城房地产集团有限公司(以下简称公司)的文印工作管理，第二条综合管理部为文印工作的归口管理部门，应指定专人负责文印工作第三条本规定适用于公司本部，控股项目公司、专业公司遵照执行，参股业公司参照执行。第二章文件印制管理第五条综合管理部负责对公司行文格式的审核，确保文件排版和打印格式符合《文件格式规定》的相关要求。第六条综合管部负责公司领导签署文件的打印工作，公司职能部门的内部行文或一般业务文件原则上由责任部门自行打印。第七条综合管理部在接到打印任务后，首先应检查文件类别是否属于规定的打印内容，在确定打印前应先登记，以便于日后核查。打印完毕，经校对复核无误后，再按要求份数印制成文。第八条综合管理部负责定期统计公司各部门的复印数量，并负责公司及分、子公司员工在公司进行复印的结算工作。第九条综合管理部为公司对外联系印制任务的归口管理部门。公司各部门如需在外印刷文件资料的，应先与综合管理部联系，由综合管理部统一安排印第三章文印人员管理第十二条文印人员应熟练掌握公司常用文件的排版格式，保证文件格式符合规范。第十五条文印人员在文件印制完成后，应在打印登记本上注明打印日期、号与名称、存放位置等。第十六条文印人员负责复印工作。员工在复印工作资料或文件时，应事先登记复印部门、经手人、复印内容、页数和份数等。第十七条文印人员应掌握文印设施设备的基本故障排除方法，并定期检第十八条文印人员应定期清点、检查耗材使用情况，并按有关程序合理添置所需耗材，保证公司文印工作的正常进行。第四章文印室管理第十九条非文印工作人员不得随便进入文印场所，未经允许，严格查阅电第二十一条文印人员应重视工作环境的维护，保证室内通风干燥、机器运第二十三条综合管理部应定期安排专业人员对文印设施设备进行例行检查和维护。第五章附则部负责解释和修订。印信管理办法第一章总则第一条为加强绿城房地产集团有限公司(以下简称公司)的印章和介绍信管理，规范工作程序，特制订本办法。第二条综合管理部为公司印信的归口管理部门。第三条本办法适用于公司本部，控股项目公司、专业公司遵照执行，参股业公司参照执行。第二章印信的种类和使用范围第四条印章的主要种类制的印章第五条本办法中的介绍信，是指公司对外统一使用的介绍信。第六条印章的使用范围(一)公司印章主要用于以公司名义签发的各类文件、通知、信函，以及经(二)合同专用章主要用于以公司名义与其他单位签订的各类协议和合同；(三)法定代表人印章主要用于需法定代表人签章的各类报表、票据和其他(七)校正章主要用于校正文件或协议(合同)中的非原则性的个别文字差锩第七条公司介绍信主要用于以公司名义对外进行工作联系。第三章印信的管理第八条印信的制作或购买(一)印章的制作：因工作需要须刻制印章的，由综合管理部报总经理或以导批准，到指定店家刻制。或购买：因工作需要须印制或购买统一格式介绍信的，由综合管理部报总经理或以上领导批准，到指定厂家印制，或到指定店家购第九条印章的登记(一)所有印章都必须由综合管理部在《印章登记本》上逐一登记，并在模一览表》上留存印模；门保管的印章时，应在《印章登记本》上登记；期、事由、经办人、批准人、用印数等。第十条印信的保管(一)综合管理部负责保管公司印章、合同专用章、法定代表人印章及由各机构)保管以外的各类印章、公司介绍信；第十一条印信的使用1、凡涉及公司对外投资、合作协议、土地协议、银行担保等重大事项的用印，须经董事长或其授权人签字同意或凭协议、合同上董事长或其授权人的签字方可用印，具体经办人须在《印章使用登记本》上签字，用印的文件资料须2、凡公司事务性的文件资料用印，须经总经理或其授权人在拟稿纸或《印章使用登记本》上签字，用印的文件资料须留有正本存档。3、预售协议用印，由销售部加盖销售合同专用章。若因笔误而更改，须加盖校正章。商品房买卖合同用印，经总经理或其授权人审核签字后，由销售，需在合同上加盖法定代表人印章的，须经法定代表人同意。4、财务票据、凭证、报表及款项支付用印，须经财务管理部会计审核，由5、部门(机构)的文书资料用印须经部门(机构)负责人审核批准。开具公司介绍信，须经综合管理部经理或经办部门负责人批准；重大事项须经分管副总经理或以上领导批准。第十二条印章的外带公司印章原则上不允许携带外出，因工作需要必须携带外出的，须经总经理或以上领导书面批准。外带期间，必须由专人保管；用毕，须及时归还。第十三条印章的失少发现印章失少，保管人应立即向综合管理部报告，综合管理部应及时采取相应措施，并登报声明作废；必要时应向公安部门报案。第十四条印信的封存和销毁名称更改、印章磨损等原因停止使用的印章和介绍信，封存。第十六条印信管理人员应遵守纪律，注意保密，严格按规定使用印章和介第十七条印章和介绍信必须存放在保险柜内或其他安全的地方，每次用印或开具介绍信完毕，应立即放回原处；财务专用章和法定代表人印章应由}娄第四章附则第十九条本办法由综合管理部负责解释和修订。第二十条本办法自印发之日起施行。文书档案管理办法第一章总则第一条为加强绿城房地产集团有限公司(以下简称公司)文书档案工作，实现文书档案的科学管理，充分发挥文书档案在公司经营管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规，结合公司实际，特制定本办第二条本规定中的文书档案，是指公司在经营管理过程中形成的、办理完毕的、具有查考利用价值并按一定的归档制度归档保存起来的各种书面文件材第三条文书档案是记录与反映公司发展状况的重要依据和可靠凭证，任何部门与个人不得擅自处理或长期积压文件资料。第二章文件的收集第六条公司文件资料的收集范围凡是反映公司经营活动、具有查考利用价值的书面文件材料均属归档范(一)政府机关或行业管理部门(简称职能部门)的文书材料1、职能部门召开的有关房地产工作的会议文件；2、职能部门下发的涉及经营业务并要求贯彻执行的文件；事项的批复；l、公司股东会、董事会、监事会形成的各种决议、决定等文件资料；公司控股、参股的项目公司、专业公司(以下简称所属公司)的股东会、董事会、监2、公司总经理办公会议记录、纪要，专题会议纪要以及其它会议的文件材3、公司印发的各种正式文件的底稿(签发稿)、打印稿；4、公司给上级部门的情况汇报及请示等公司各部门及所属公司的请示与公5、公司各部门及所属公司的工作计划、工作总结、报告等；8、公司汇总及所属公司报送的资金计划、财务、销售、成本等各类数据资9、公司参展的大型产品展销展示、媒体推介等形成的文件材料；10、公司领导在经营活动中形成的重要信件、电报、电话记录以及从外单资料；13、公司的工商登记资料；所属公司报送的工商登记备案资料；14、公司各类资质、权属证书；所属公司报送的各类资料、权属证书的备15、公司重要的各类协议合同；所属公司报送的重要的各类协议合同的备16、公司及所属公司开发项目的可行性报告、策划报告书、规划设计、景l8、公司《章程》及规章制度等文件资料；所属公司报送的规章制度备案登记、档案等的交接凭证、清册；20、公司固定资产的购置批文、使用说明书、维修卡或保修单等；非隶属单位与公司联系、协商、处理工作中产生的重要文件资料。第三章文件的整理与立卷第七条公司实行公司、部门分级立卷的制度，坚持“谁办文，谁立卷”的原则，并由档案人员负责监督指导。第八条公司文书档案立卷整理分为二个层级。第一个层级：综合管理部将办理完毕的公司文件资料和各部门内勤人员将办理完毕的部门文件部对公司及各部门已经立卷归档的案卷按照年代——组织机构分类法进行排列、编号以及分类等进行系统化的整理，并用编制案卷目录的方式固定下第九条归档文书的整理要求(一)综合管理部一般情况下不接收未立卷的零散文件资料。归档文件资料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。(二)在归档的文件资料中，应当将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开;文电应合一立卷。(三)归档文件应按其形成年度分别立卷跨年度的请示与批复在批复的年度立卷；跨年度的规划、计划在针对年度的第一年立卷；跨年度的总结、决算、统计资料在针对年度的最后一年立卷；一文两事的上年总结与当年计划、上年决算与本年预算立上年度档案；跨年度的会议文件在会议闭幕年度立卷；合约、协议等文件在签字年度立卷。(四)归档文件要根据其联系、重要程度、问题或时间顺序进行排列。在第十条立卷号，页号位置在每页文件正面的右上角，背面的左上角。(二)按照要求填写卷内文件目录和备考表。文与复文一般应分别计算件数；正件与附件，按一件计算。文件材料没有题名的应拟写题名;文件没有责任者或时间不清楚的，要查清，填入有关地反映卷内文件资料内容，一般包括责任者、内容和名称等，体式一致，保管(四)卷内文件资料要去掉金属物，对破损的文件资料应裱糊、复制。案件必须装订整齐，采用三点一线装订法，装订前须经档案室人员复核；文件资料也可根据特殊需要采用卷盒等形式存放。第四章案卷的排列、编号、归档第十一条归档时间与手续归档时间是指立卷部门将需要归档的文件向综合管理部移交的时间。时向综合管理部移交档案，同时填写案卷移交清单一式两份，由双方经办人签字,一份由部门保存，一份由综合管理部接收。交接双方根据移交目录清点核对第十二条案卷排列编号案卷排列是指固定各案卷之间的排放顺序，一般按照时间先后依次排列.案用自然数，并严格按照案卷排列顺序依次编号。编号系统可有两种，一种是统第十三条案卷目录案卷目录中的条目必须严格按案卷的排列顺序登录，且必须忠实反映案卷案卷目录的形式均为书本式(簿册式)，最好加硬质封皮。开本尺寸一般采主要内容为全宗号、目录号、目录名称、编制年月、编制单位、保管期限、件数、页数等。全宗号和目录号一般并列标写于左上角或右上角；目录名称由全宗名称或加全宗内类别(年度、机构、问题)、密级等和“案卷目录”4字构成，书写于中间位置；编制年月书写于下部中间位置；编制单位的位置一般即目录所分类目的索引，专用于全宗内进行了分类但案卷号却未分编的目录中,若案卷号分编的目录则无需设目次。对目录结构、编制方法、立档单位和全宗概况、档案完整程度等情况进行即案卷目录的主体部分，用于逐卷登录案卷封面上的基本信息。每一案卷5、备考表附于目录最后，用于总结性地记录案卷目录及其所包括案卷基本情况。案卷目录编制完毕后，应复制或打印一式数份_其中一份或几份供日常使第五章档案的保管第十四条档案室系机要重地，非经同意，严禁入内。第十五条档案库房物品未经许可，不得挪作他用。经常保持库内清洁卫防止尘埃污染档案。档案箱柜排列科学化、规范化，档案存放始终有序。第十六条档案库房内严禁火源，禁放易燃易爆品，配备消防器材，定期检第十七条做好档案的防火、防盗、防潮、防虫等保护工作，保证档案材料的完整和安全。档案如有破损应及时修补或复制。第十八条坚持温、湿度检查和记录，建立并严格执行登记、统计制度，每时向领导汇第六章档案的调阅与利用第二十条档案管理人员必须熟悉公司的档案情况，主动了解各部门对档案件2)，由综合管理部负责人同意后方可办理。档案用毕应及时归还，并办理注密级档案查阅密级档案见《保密管理制度》。第二十二条借阅档案人员对案卷要妥善保管，防止遗失、泄密和污损,不第二十三条外单位调阅、借离或复印公司业务档案时，应持有单位介绍信,第二十四条档案人员应加强档案的编研工作，多渠道、多形式地开展利用作，做好档案利用效果的登记。第七章档案的鉴定第二十五条公司行政副总经理、综合管理部负责人和有关部门负责人、业定工作，重新确定文件密级；并对失去保存价值的档案提出意见，登记造册，后报公司领导批准销毁(见附件4)。销毁清册上签字。第二十七条任何部门和个人未经批准不得擅自销毁档案。第八章附则第二十八条本办法由综合管理部负责解释和修订。第二十九条本办法自印发之日起施行。绿城房地产集团有限公司档案案卷目录类类别号案卷号案卷题名年度期限页数备注绿城房地产集团有限公司调阅、借离或复印档案审批单部门／职务类目部门／职务类目类别调阅／借离／复印密级密级秘密／机密／绝密案卷题名承办日期承办日期年月日承办人调阅、借离或复印档案审批单部门／职部门／职务类自案卷题名经办人姓名类别调阅／借离／复印密级秘密／机密／绝密审批人承办人承办日期年月日绿城房地产集团有限公司外单位调阅、借离或复印档案审批单单位名称单位名称案卷题名经办人姓名调阅/借离/复印审批人承办人承办日期绿城房地产集团有限公司档案销毁审批单序序号类目归档号案卷题名期限页数备注档档案已作废(失效或已过保存期)，准予销毁。审批人(签名)：年月日申报部门销毁经办人销毁日期项目档案管理制度第一章总则第一条为充分发挥绿城房地产集团有限公司(以下简称公司)项目档案在工程建设、管理、维护及综合验收中的作用，确保项目档案资料的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规，结本公司实际，特制定本制度。第二条项目档案是指公司开发房地产项目整个过程中形成的项目工程技术工测量文件资料、建设(施工)监理资料、声像资料等六个部分组成。工图、竣工测量文件资料、建设(施工)监理资料、声像资料的收集、整理、审核、组卷等具体实施工作。第二章档案的分类第五条建设工程前期文件资料(一)可行性研究资料4、环境影响报告书(表)；计、施工前准备资料(1)工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化；(1)初步设计文件资料：总平面图、平面图、立面图、剖面图、设计说明(2)技术设计：建筑、结构、给排水、采暖、通风设备等图样，说明书、工3、施工准备资料(3)环保、卫生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蚁防治、城建档案等施工许可证；(6)工程项目参加单位(设计、勘察、施工、监理单位)工程项目材料的采购招标、投标、中标文件资料及合同、协议、工程质量监督委托书等。第六条施工技术文件资料(六)土壤试验记录、试桩记录、打桩记录、桩位复核记录、桩承载试验记(七)地基验槽记录、地基处理记录、地基钎探记录；(八)基础、主体中间验收记录，构件吊装记录；(十一)隐蔽工程验收记录(包括安装工程)；十)其他特种记录(沉井、沉箱等)；第七条竣工图文件7、有关消防、抗震、楼字智能、电梯、工艺等竣工图。第八条竣工测量文件资料4、竣工测量所用仪器的各种检测资料。1、管线控制，加密控制点的观察手簿果表。2、图根点及碎部座标的观测手簿及成果计算书。第九条建设(施工)监理资料第十条声像资料。主要记录和反映工程开工、施工及竣工各阶段中重大事件、主要环节的声像资料。如反映工程全貌的变化、方案论证、领导视察、隐音材料及文字说明。第三章档案的收集和归档办理完毕或有关人员保存的文件资料收集齐全，加以整理，以确保资料的完整第十二条有关人员在收集、整理档案资料时，应按城建档案技术标准严格把好质量关。第十三条档案资料上所反映的图形尺寸、材质、规格等内容须图物相符，做到字迹清楚、图面整洁、规格统一、反差良好、签字手续完备。第十四条凡由易褪色书写材料(如复写纸、热敏纸等)形成的文件资料第十五条档案文件资料不得用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、第十六条照片(含底片)和声像材料，要求图像清晰，声音清楚，解说与画面同步，照片与声像材料的文字说明准确精炼；电子档案(软盘、光盘等)应第十七条在整理档案资料时，遇下列情况，应要求责任部门进行重新制辨不清的图(表)；(二)使用破损、受过光照图面不清、纸张有明显油渍、水渍和有霉变的图(三)结构、工艺、平面位置(或局部)改变，无法在原图上通过修改来反映造形式改变，断面尺寸变化，竖向位置变动等；未按施工图位置施工的管线工程。m齐全，不得代签。第十九条有关人员收集的设计、勘察、施工、监理等单位的档案资料须两第四章档案的组卷和移交第二十条组卷要遵循项目档案文件资料的自然形成规律和成套性特点，保第二十一条项目技术文件资料要按单项工程或装置、阶段、结构、专业组卷；项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、消防、环保顺序组卷；项目管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、竣工验收文件组卷。第二十二条施工技术文件资料要按管理、依据、施工安装记录、检测实验、审定证明排列；竣工图按专业、图号排列；文字在前、图样在后。文字装第二十三条案卷文字材料要用线绳三孔装订；图纸统一折叠成四号图纸规角。外表尺寸为3lOmm×220mm。第二十六条项目档案数量一般为两套。一套由公司留存；另一套报送城建档案馆。料件书档案。第五章附则第二十九条本制度由综合管理部负责解释和修订。第三十条本制度自印发之日起施行。特种档案管理办法第一章总则第一条为保证绿城房地产集团有限公司(以下简称公司)特种档案收集、归档、保管的有序、完整与安全，更好地利用特种档案为公司管理与发展服务，第二条本办法中的特种档案，是指公司在经营管理活动中直接形成的，具有保存价值的，一般以非纸质材料为信息载体的历史资料。第三条本办法中的特种档案主要分为声像档案、电子档案、实物档案三大第四条综合管理部为公司特种档案的归口管理部门。第二章档案收集第六条特种档案的内容与范围声像档案是指公司在经营活动中形成的，具有保存价值的以音响、影像等照片档案由底片、照片及文字说明构成。电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档U子档案一般要求纸质文件和电子文件双套归档。具体收集范围(1)公司行政管理与业务管理活动中形成的各种文本文件(2)利用计算机辅助设计等技术形成的具有查考利用价值的图形文件和模型文件；(3)公司使用的各种数据文件；(4)设备运行所需要的操作系统。实物档案是指公司在经营活动中，形成的一些反映公司工作史实的实物材第七条综合管理部负责公司特种档案的收集工作，公司其他职能部应配合做好特种文件的整理、收集工作。公司声像资料的形成主要由策划部负责，包括各种范围内声像资料的拍制作、整理和提供工作。第八条收集时间。(二)职能部门应在工作完成后的一个月内将基础材料整理成符合收集要求的特种资料，其中电子档案需一式二份(一份供存档，一份供调阅)，相应的文合管理部。第九条收集要求时归档。照片档案的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等；磁带(软盘)盒上应标明软件名称、文件数、编制部门、编制日期、密级等；录音带盒上应标明讲话人姓名、职务、主要内容、讲话时间、录制日期和密级等；录录象带盒上需标明摄制时间、摄制部门、规格、制式、密级等；奖杯、牌匾(三)所有准备归档的特种文件必须在有关的设备上演示检测，运转正常才(四)资料提供部门应同时提供文件目录清单。，应尽可能采用存储空间小、稳定性好，(六)综合管理部确认归档资料符合要求后，应填写移交清单一式两份，由双方经办人签字，一份由部门保存，一份由综合管理部保存并作登记。第三章档案整理员在将特种文件归档前，应首先填写《特种文件目录清录像等声像档案应有相应的文字说明，主要项目包括编、录制地点、放送时登记簿中。一张底片或一组密不可号按收到的先后次序编号登文件、数据文件和命令文件四部分。绝密”三级。档案人员在编目立档时应标明密级，并妥善保管好档案资料，严防外泄。第四章档案保管的保存应保证通风，避免高温潮湿，注意防火、防条照片档案的保管形式区别于一般的纸质文书档案，应采用规格条录音带、录像带、摄像带应立放在专用的磁带架上，磁带库必贴上标有盘带号、保放。磁带存放应避免条电子档案应建立磁性载体档案检测、保养卡，定期记录维护情一条实物档案作为特殊的载体，应有专门的陈列器具，不同的实。二条特种档案的销毁必须经过鉴定，报主管领导审批后，由综合第五章档案利用三条公司应建立特种档案借阅、利用制度，严格审批手续。并根一般的特种档案借阅需填写((调阅档案办理；密级档案见《保密管理制。案原版原则上不得借离档案室。如有特殊需要，经外单位借用或复制特种档案，由档案室负责有偿办理。如在借用中造成损赔偿。第二十五条归档保存的特种档案，任何人不得私自抽出、清洗、消磁和涂第六章附则第二十六条本办法由综合管理部负责解释和修订。第二十七条本办法自印发之日起施行。报刊资料管理规定第一条为加强绿城房地产集团有限公司(以下简称公司)的报刊资料管理工作，本着“合理节约、有效利用”的原则，特制定本规定。第二条报刊资料管理包括报刊资料的订阅、分发、利用、清理等工作。第三条综合管理部为公司报刊资料的归口管理部门。第四条报刊资料的订阅。(二)综合管理部将各部门需订阅的报刊资料名称汇总，提出初步意见报总(三)根据总经理审批意见，综合管理部指定专人负责办理公司报刊资料的(四)公司报刊资料订阅清单须一式两份，一份留存综合管理部，另一份反第五条报刊资料的分发公司订阅的报刊资料由综合管理部指定专人负责统一分发。分发人员应认真检查每日报刊资料分送情况，避免错送漏发。第六条报刊资料的整理别摆放，专业性期刊应存放整齐。第七条报刊资料的保管与利用报刊资料是公司了解市场信息的重要途径之一，各部门应对公司经营管理有参考价值的报刊资料妥善归类并加以利用，对于有保存价值的报刊资料应及第八条报刊资料的借阅借阅报刊资料应经管理人员同意，并及时归还。管理人员对借出的报刊资料应及时催要，避免期刊数量不全，信息查找困难。第九条报刊资料的清理非专业性报刊资料应及时清理，专业性报刊资料可一个月进行一次清理。专业性报刊资料中有长久保存价值的应另行存放。项目公司、专业公司参照执行。第十一条本规定由综合管理部负责解释和修订。第十二条本规定自印发之日起施行。规章制度制定程序管理规定第一章总则第一条为使绿城房地产集团有限公司(以下简称公司)各项规章制度的制定有据可依，根据国家法律、法规和公司实际，特制定本规定。第二条本规定中的规章制度，是指由公司制定的、在公司内普遍适用的、具有约束力和强制力的规范性文件。第三条综合管理部负责组织起草并审核公司各类规章制度草案，负责组织修订各类规章制度；各职能部门负责与本部门职能相关的管理制度草案的起第四条制定公司规章制度必须以国家相关法律、法规为依据，并结合公司实际，不得与国家法律、法规和公司《章程》相抵触。第五条本公司适用于公司本部，控股项目公司、专业公司遵照执行，参股业公司参照执行。第二章制度计划的编制尚未成熟而又需要用制度的形式加以规范的事项，可列入制定规章制度的调研提交综合管理部。综合管理部对各部门上报的计划进行汇总，编制年度规章制第八条承担制度起草任务的公司各职能部门必须按照年度计划要求完成起草任务，因特殊情况不能按时完成的，必须向综合管理部作出书面说明。第九条因特殊情况需要调整年度计划的，由综合管理部在报经公司分管领第三章制度草案的起草第十条规章制度的草案应当由提出计划的相关部门负责起草；内容涉及两个以上部门的，应当由提出计划的部门会同相关职能部门共同起草；综合性的制度由综合管理部组织有关部门起草。第十一条规章制度的起草可以组织专门小组，也可指定专人。综合管理部法务人员对起草工作及时进行指导。第十二条各部门起草规章制度，必须符合下列要求：(一)起草的规章制度不得与国家法律、法规和公司《章程》相抵触；(二)起草的规章制度必须符合公司实际和发展情况，切实可行；(三)起草的规章制度应结构规范、条文清晰、逻辑严密、概念准确、语言精练。第十三条制度起草过程中，起草部门应当充分征求相关部门的意见，做好沟通协调工作，对意见分歧较大的内容，应在上报制度草案时予以说明。第十四条制度草案拟定后，各起草部门应写出草案的起草说明。起草说明(一)制定的必要性。主要说明某方面的管理现状、存在问题，制定这方面管理规范所要达到的目的。(二)制定的依据。主要说明所依据的法律、法规、政策及公司现行的相关制度、规范等。(三)起草的过程。主要说明起草过程中征求意见、调查研究和沟通协调(四)主要内容说明。(五)相关部门意见。第十五条各职能部门所起草的制度草案，须经本部门分管领导审阅后，第三章制度草案的送审第十六条综合管理部收到制度草案后，应及时审核、修改并征求有关部门和领导的意见；对不符合本规定要求的制度草案应予以退回，并要求其按第十七条对在意见征询中无原则性分歧意见的制度草案，综合管理部经审核修改后，报请公司制度评审小组(参见《评审会议管理制度》)；对存在原则性分歧意见，协调后仍未能取得一致意见的，综合管理部应提出审核意见的制度评审小组审议。第四章制度草案的评审第十八条制度草案须经公司制度评审小组会议评审，会议评审时，由起草部门负责人或起草人员作起草说明；由综合管理部经理或审核人员作审核第十九条经评审小组会议原则通过，尚需做进一步修改的，由起草人与审按会议提出的要求进行修改。第二十条制度草案经修改后逐级上报，属公司基本管理制度类的(与董事会职权相对应的管理制度)，须报公司董事会审议，董事长签发；其他制度由总经理签发。第五章发与生效制度的印第二十一条经评审小组会议通过，并经董事长或总经理签发的规章制部印发。第二十二条制度文本应根据制度的适用范围随公司通知性文件印发至年相关单位和人员，文件的领导签发之日即