第十章会议沟通

第十章会议沟通[教学目的与要求]1、通过本章的学习，了解会议的目的与类型，了解组织会议的基本步骤；2、明确影响会议的因素和会议中的角色及其职责；3、掌握有效组织会议的技能和策略。第十章会议沟通会议的目的与类型与会者角色分析有效会议的筹备有效会议的组织引导案例：一次常规会议教材第89页导入案例：一次常规会议程强，立昌农机制造有限市场部经理，正驱车前往公司设在市郊的总部。他望着窗外田野美丽的风光，遐想着公司的销售前景。上周末，程强请求他的老板——公司总经理吴莉召开会议，讨论公司下一财政年度的销售目标。当他步入会议室时，会议正要开始。其他与会着有生产部经理严力臣，仓储控制主管路遥，人事经理王贤石。程强首先发言，回顾了市场销售的近况：“我刚参加完年度销售总结会，发现去年我们丧失了比预料的还要多的市场，主要原因是工厂出现了延期交货的问题。同时我们也进行了”导入案例：一次常规会议下一年度的销售预测，认为下一年度财政年度的销售量可到达11万台。我们认为这个数字是现实的，如果做得好，还有望突破这个目标。正在这时，严力臣打断道：“程强，你是在开玩笑吧？就在3个月前，同样在这间办公室，我记得你对下一年度销售量做出预测是10万台。现在，你却将预测提高了10%。面对一个不断移动的目标靶，试问我们如何去做生产计划？”吴莉插话说“老严，我理解，你的担心是有道理的。但是我们必须对变化着的市场做出相应的调整，现在刚到9月，我们还未对下一”导入案例：一次常规会议个年度做出一个既定生产计划，只是讨论计划。我想利用这个最新数据，尽快作出下一年度的生产综合计划。程强补充道：“最近，我们与许多老顾客接触，得悉他们不断抱怨在旺季的交货滞后现象。有些人甚至威胁，如果明年还得不到好的服务，将不再订购我们的产品。我想，我们应该生产出足够多的产品，而且是适销对路产品。”路遥表示忧虑道：“我们必须降低生产成本。去年，我们的库存太多，占用了不少资金。鉴于我们高达30%的库存成本率，我认为明年不能再维持如此高的库存量。”导入案例：一次常规会议王贤石接着说，“若降低库存成本，采用跟踪需求的综合生产计划方案，则意味着雇员逐月发生波动，这样会引起雇佣和解雇成本上升。目前，我们招进一个人的成本是800元，解雇一个人的成本是1500元。”严力臣又担心地表示：“为了实现这个较高的销售目标，我们不得不增加晚班，采用二班制，因为依靠现有的一班制，即使满负荷生产也无法到达这个预期目标。我想，在作出决策增雇一班人前有必要弄清这个销售预测目标是否可行。”导入案例：一次常规会议在大家你一言我一语的发言中，不知不觉到了午餐时间。吴莉总结道：“老严，请根据最新的预测数据拟定一个综合生产计划，我不想在下一个旺季到来时，看到我们公司充重蹈今年的覆辙。”会议暂告结束，大家用餐。

请评价会议的效率，说明理由？评价与会者的表现？一、会议的目的与类型1、何谓会议2、会议目的3、会议类型4、影响有效会议的因素1、何

谓

会

议会议：是人类社会发展的产物，是一种有组织、有目的的集体沟通活动。具有如下特征：普遍性：时间、空间、目的性：为了一定目标和愿望组织性：不是无边无际、无规则的集合集体性：多人参与2、会议目的交流信息：上传下达给予指导：技能培训解决问题：处理冲突作出决策：共同参与、共同讨论3、会议的类型按照会议目的分类：告知信息、产生创意、分配任务、谈判、解决问题、作出决策等按照参会人数：大型会议、中型会议、小型会议按照会议涉及的范围：外部会议、内部会议4、会议成效的影响因素会议目的不明确会议持续太久简单问题复杂化发言者过于健谈会议主持人的管理风格案例：为什么袋鼠总从笼子中跑出来第10章教学案例.ppt2、一般与会者责任二、与会者角色分析１、会议主持人角色定位3、会议秘书职责１、会议主持人角色定位——主持人情形一：某公司年终市场销售会议正在进行，公司总经理担任会议的主席。在会议进行过程中，公司负责市场工作的副总经理提出，公司明年的市场营销重点应从“以巩固国内市场为主”转向“以开拓国际市场为主”。他希望他的设想能在这次会议上得到大家的支持和通过。但在会议进行中，负责市场销售的部门经理、副经理对这个设想提出了反对意见，他们认为国内的市场潜力还很大，而企业的资金实力不足，如果全面开花，还不如采用各个击破的方略，先在国内市场取得绝对优势地位。结果双方争论得不可开交。如果你是会议主席，你会如何解决？１、会议主持人角色定位——主持人

情形二：某高校科学馆会议厅内正在召开“中国21世纪的管理教学发展趋向”的研讨会。会议进行期间，就教育的发展方向问题，不同的与会者提出了不同的看法：有的认为教学应以“案例教学”为主；有的则认为应以理论的培养为主；也有的主张像美国哈佛商学院那样采用大量的案例教学。甚至可以取消传统的教师讲解的形式……这些不同观点在讨论过程中，争论得比较激烈，眼看讨论时间接近尾声，但与会代表为了充分表达自己的主张，很难“刹车”。如果现在你是这次研讨会的主席，面对这种不同主张分立的局面，你如何应付？如何就研讨的问题作总结？１、会议主持人角色定位会前：提出会议主题、批准议程会中：主持会议、维持会议秩序、达成会议目标会后：检查会议记录、评估会议成果职责：会议控制、过程引导、促进讨论、应付“隐秘日程”、做出决定2、一般与会者责任会前：积极态度、相关准备、了解议题会中：发出信息准确、注意倾听、支持他人、反对要有根据会后：全力贯彻会议精神、完成会议分配任务3、会议秘书会前：检查会议时间、通知与会成员、分发必要材料会中：记录会议时间、人数、内容和会议结束日期会后：撰写备忘录、核对必要的事实和数据、核发备忘录实务：如何做会议记录教材第95页实务：如何撰写备忘录第10章教学案例.ppt2、确定会议场地三、有效会议的筹备１、明确会议目的与议题3、选定会议时间4、确定与会人员5、设计会议日程１、明确会议目的与议题会议是否需要召开的四项指标信息共享动员激励信息传播问题解决和决策制定议题：议题需紧扣会议目标；各项议题应有内在联系；各项议题所需讨论时间。2、确定会议场地交通方便便利保证会议使用时间场地大小与会议规模匹配配备必要的设施条件不受外界干扰租借费用合理实务：如何进行会场布置？教材第98页

3、选定会议时间要有充足时间准备考虑与会者工作时间重要会议早上或周二、三会议时间一般控制在2小时明确规定会议起止时间4、确定与会人员同质性和相异性的平衡竞争性和合作性的平衡任务导向和过程导向的平衡

会议目的参考与会人数决策制定和关键问题解决

5问题识别或头脑风暴

10研讨会和培训班

15信息谈论会

30正式报告会

不限会议实例议而不决.ppt5、设计会议日程设计原则：明确议题、确定主次、注重实效、适时调整设计步骤：突出问题、提出新议题、选择重要议题、分清主次顺序、确定时间、表明顺序、接受议程实例：生物燃烧发电项目组会议议程教材第95页会议议程实例.ppt四、有效会议的组织

1、会议开始2、讨论主题3、会议收尾1、会议开始自我介绍互相介绍主席介绍名片介绍主持人介绍会议主题、议程、展开方式及注意事项2、讨论主题营造良好的会议气氛热烈而又不失理智的辩论是必要的组织讨论：达成会议结论的必要途径提问是一种很有效的控制方式主持人应当善于总结协调会