OA协同办公平台使用管理办法

欧亚学院协同办公平台（OA）使用管理办法第一章总则第一条为加强学院协同办公平台系统（以下简称OA系统）管理（地址：），保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，根据《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和国务院《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》的规定，结合学院OA系统工作实际，特制定本办法。第二条OA系统内容包括协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、公共信息、个人日程计划、个人设置、综合办公、关联系统、常用工具等功能，旨在实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。自2013年1月1日起系统投入正式运行，所有非涉密的一般文件除印发少量纸质文件存档或对外使用外，均以电子文件形式流转。涉密和不便通过系统流转的公文，仍按纸质文件流转。运行期间以下工作内容必须通过OA系统运行：协同办公、文档管理、公告、通知、日程计划安排、领导审批。如有违反，将严格按照有关规定进行处罚。第三条本办法适用于使用单位为学院所有部门、分院。第二章管理机构第四条学院信息部负责办公OA系统的规划、推广和检查考核工作；院长办公室负责电子印章和领导签名管理的监察工作。第五条学院信息部负责系统的维护和管理，对系统实行统一部署，分级管理。其主要职责:（一）根据学院的指令，办理系统使用单位的注册、名称变更、撤销等相关手续；（二）制定电子公文与信息流转的具体工作规范和制度；（三）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用过程中出现的新情况、新问题；（四）培训各使用单位系统管理人员和使用人员；（五）做好其他相关工作。第三章使用单位

第六条使用单位为学院所有部门、分院。并通过OA系统用户名和密码登陆。第七条学院各单位应指定文档管理员一名，负责对本单位文档进行管理（新建、归档、整理、授权等）。第八条使用单位必须明确一名领导分管系统工作，同时确定一名分级系统管理人员负责日常管理。各分级系统管理人员的职责是：（一）负责本单位OA系统的日常管理；（二）指导和监督该系统在本单位的运行；（三）负责本系统运行与信息部的衔接工作。

第九条使用单位需变更系统中相关流程的，应向信息部提交流程变更申请。第四章使用人员

第十条从事本系统运行、维护、管理的工作人员，应具备良好的服务意识和相应的专业技术水平，尽职尽责，保证工作质量。

第十一条系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。

第十二条系统使用人员的账号密码必须设6位以上字符（含字母、数字、符号等），并需经常修改，不得与其他使用人员名（账号）相同。使用人员若密码丢失，应向本单位分级系统管理员提出申请，恢复初始密码。如果本单位没有分级系统管理员，可以直接找信息部系统管理员进行修改。第十三条未经本单位负责人同意，非相关人员不得使用系统管理员的用户名和密码登录系统。第十四条为保证各类电子文件的及时收发，学院领导、学院领导、部门主管原则上应该全天在线，其他工作人员至少每天上下午各登陆两次OA系统，接收各类文件，处理待办事项。第十五条使用人员如因出差或出差时间较长而无法处理待办事项的，应指定授权的代办人进行相关操作。第五章电子公文的发送与接受

第十六条在系统中流转的电子公文，其文种、格式、内容等的审核把关由发文单位负责。

第十七条公文带有不方便进行电子化处理的附件（如物品等）的，可按纸质公文交换的方式进行交换。公文正文仍以电子公文形式交换。

第十八条电子公文的制发由电子公文制作、盖章、发送三个环节组成，由一个或多个工作人员完成。

第十九条发送电子公文时，应选择公文的主送、抄送机关，并设置允许收文机关打印的权限。

第二十条系统完成发送公文操作的时间为电子公文的发送时间。

第二十一条使用单位应按时接收电子公文。

第二十二条接收电子公文时，应认真核对，确认无误后方可进行打印或进入本学院内部系统公文流转，并按常规收文进行登记，否则应予以退回。

第二十三条打印后的电子公文相当于纸质公文复印件，参照纸质公文的管理办法处理。

第二十四条首次进行电子公文打印或从系统中读取电子公文进入收文单位办公系统的时间为电子公文的接收时间。

第二十五条电子公文接收失败的，收文单位应及时向发文单位提出申请，说明原因，请求重发或追加打印份数；因系统故障不能接受的，应及时向信息部反馈。第六章设备维修流程要求规范

第二十六条在申请设备维修流程时，请准确填写个人信息。如个人的联系方式，最好可以留您的移动电话，已方便我们在必要时和您取得联系，选择您所在的部门和楼宇号，并注明办公室名称和门牌号，以方便维修人员上门处理。同时需要说明故障设备的类型，如台式机、笔记本、投影、打印机等。请尽量的提供故障设备的详细信息或故障想象，以方便维修人员在接单后的初步判断。报修信息填写完成后请进行申请提交，提交后系统会自动匹配所要进行处理的维修人员。

第二十七条信息部工作人员在接单后要作出积极响应，响应时间应不小于4个工作小时。在信息部人员接单后的处理过程中需要判断问题的类型，如硬件故障、系统故障或网络设置原因。并对问题进行详细分析，将分析的结果和处理方法以及处理结果进行录入系统。系统会将整个问题的处理过程反馈给报修人员。

第二十八条教职工可根据系统反馈的信息得知报修故障的原因和简单的处理方法，并有利于知识的传输和沉淀，同时您需要对此次处理人的服务进行评价，为保证维修流程的及时完结归档，请教职工及时对我们的服务进行评价。归档后的日志将用于信息部的故障统计和分析。

第二十九条行政办公及教学使用的计算机和周边设备，包含但不限于个人PC

机、打印机、多媒体设备、投影等。维修设备必须为学院资产。同时信息部提供计算机系统应用和网络使用的设置维修服务。

对于非学院的资产设备，我们一概不提供维修服务。

第三十条请报修人在信息部维修服务完成后，及时进行满意度的评价。对于长时间报修后不进行服务评价的，我们将延迟您以后的维修服务响应时间。

第三十一条如需打印维修单，请在维修流程归档后进行。在维修未完成的归档前的申请单打印，将出现格式混乱等现象，非归档格式下的打印结果也不能作为维修凭证。

第八章业务管理规则第三十二条学院员工应熟练掌握OA系统的操作方法，在使用OA系统处理办公业务时，应遵守以下规定：（一）通过OA系统发布的信息、发起的协同，OA使用人员视同知晓，应及时登录系统获取办公信息，处理相关业务。（二）学院员工应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。（三）学院员工应保证OA系统处理办公业务的响应时间。网上公文及协同处理流程涉及到的工作人员处理时间原则上不超过１个工作日。如有出差、请假、培训等特殊原因离开时，须通过代理设置功能委托相关人员代为办理。第三十三条OA系统公共信息管理实行实名制，不得在OA系统上发布与学院工作无关的公告或调查；不允许在讨论区发布私人事务，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。第三十四条OA系统流程模板涵盖范围内的办公流程，涉及的相关单位（部门）应按照系统模板使用说明实行网上办公，流程定制发起的单位（部门）应督促系统模板的使用。第三十五条发文管理（单位管理部门发文、会议纪要）（一）学院各管理部门发文，由各部门职员拟稿，审核后，提交院办核稿，由院办根据文件性质和领导工作分工，把文件提交给相关领导签发，领导签发后文件传递给办公室文件管理员，管理员对文件存档，并分发到各相关部门和人员。（二）会议纪要，由会议指定人员起草，提交会议发起方审核，主管领导签发，会议发起方的文档管理员归档并发布。第三十六条文档管理

（一）一般文档管理各部室文档管理员应对本单位需保存、共享的资料进行分类整理，并归档到本部室“单位文档”对应目录中；并根据查询权限授权其它员工查询或借阅。重要文档需另外备份。（二）公文文档管理公文处理的流程完成后，文件自动归档到电子档案库，形成归档文件，档案管理员要对文件进行登记、分类、立卷等工作并形成档案，供全体人员查询或借阅。单位人员查阅公文内容需要在办公系统中提出申请，由档案管理人员授权后查阅。（三）注意事项各个部门的相关文件必须分类上传到部门文档中，在每个部门文档下可以新建文档夹以便使用。同时每个部门的单位文档必须对学院领导公开，以便领导的查看。对于个人文档，不允许上传与工作无关的文件，如歌曲、短片、MTV等。第三十七条

日常办公（一）请假等管理

单位人员请休病假或事假，须经OA系统传递填写请假单，并根据情况提交给本部门领导或直接交给学院领导审核。

（二）OA系统管理

单位人员需要传递文件，须用OA系统与部门内部或其他部门人员、部门领导或学院领导进行日常的文件的交流和消息沟通。（三）会议管理会议的召开统一提前由会议发起人在OA上进行会议召开通知，其他人员收到通知后必须及时进行处理，说明是否参加会议。

（四）公告管理

由办公室起草公告通知等信息，交部门领导审核或直接交领导审核后在办公OA系统上直接发布。第三十八条与领导的沟通方式有任何建议和意见需要向领导汇报时，一方面可以通过E-message客户端单独与领导沟通。模版应用对现有的模版进行双轨运行，对该类模版的流程进行评析，以便优化，并欢迎提出更多合理的需求。公共模版必须通过OA上实现。第七章安全保障第三十九条1、OA系统的推广应用由学院人力资源部进行检查考核，对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据；网上办公数据不准确。其处罚见第十一章。2、侦测、盗用他人账号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息，遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，其处罚见第十一章。3、违反保密规定，造成失密泄密的，按《保密法》有关规定进行处理。第四十条联入系统的计算机，应安装杀毒软件。使用外来磁盘应检测，以防病毒入侵。第四十一条系统管理员应定期检查、维护计算机网络，发现问题应及时排除，无法排除的，应立即与信息部联系，确保系统正常运行；不得乱设、私设系统的使用人员。文档管理员应对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，不得将涉密信息、带病毒文档录入系统。

第四十二条使用系统时，所有涉密信息不得在该系统内发布，也不得存储在与该系统相连的计算机中。第四十三条应加强计算机及网络安全保密知识教育，遵守保密纪律与保密规定。不得利用电子系统从事危害国家安全、泄露国家秘密的违法犯罪活动；不得复制和传播妨碍社会治安或淫秽色情信息，一经发现将提交公安机关追究其刑事责任。第四十四条系统出现异常，造成数据存储不完整、软件故障、数据丢失，影响系统完整运行的，应由部门系统管理员负责维护。因技术因素导致系统不能正常工作的，应及时向信息部反馈。第四十五条信息传输工作应严格执行各项管理制度，遵循统一的技术规范。接收的信息，应按照时限要求办理；发送的重要信息应经本单位负责人审批。第四十六条使用人员应严格执行有关操作规程。对不遵守规程、影响信息传输工作正常运行的网络成员单位，予以通报批评；造成事故的，应追究有关人员和相关领导的责任。第四十七条密级文件不进入系统，按照现有公文流转方式处理；电子文件严格按发文范围发送，发文范围的审批仍按各单位公文管理有关规定执行。第十章应急处理

第四十八条系统出现故障，导致电子公文与信息无法在系统中进行正常交换的，应及时通知信息部。由信息部尽快组织有关单位查明原因，排除故障，并在24小时内做出响应。若24小时内仍未排除故障，造成系统不能正常运行的，由信息部提出解决办法，同时报告学院相关领导，并以纸质文件的方式通知使用单位，保障公文与信息交换工作的正常运行。第四