档案管理学（第四版）全套教学课件

档案管理学（第四版）第1章档案实体管理概论第2章档案价值的鉴定

第3章档案的收集第4章档案的整理第5章档案保管第6章档案登记和统计第7章档案信息资源开发与利用第8章档案检索第9章档案编研第10章档案提供利用第11章专门档案导论第12章人事档案第13章会计档案第14章声音档案第15章档案信息化概论第16章电子文件管理

第17章档案数字化第一章档案实体管理概论第一章档案实体管理概论内容提要本章重点讲四个方面的内容:一、何谓档案实体管理二、档案实体管理的原则三、档案实体管理的方法第一节

何谓档案实体管理一、档案实体管理的概念二、档案实体管理的内容三、档案实体管理与内容信息开发利用的关系一、档案实体管理的概念档案实体管理是指针对处于实体状态的档案所进行的一系列科学有效的专业性管理活动。这一概念是相对于针对处于虚拟状态的档案信息所进行的一系列管理工作而言的。档案实体管理的基本特点是,根据事物现实存在状态及情况对其实施管理。而档案的虚拟管理主要是根据事物抽象的属性、特

征(是一些只存在于人们头脑之中的观念性的东西,并不是客观事物本身)所实施的管理。二、档案实体管理的内容收集：各立档单位在工作和生产活动中形成的文件,是由各单位或单位内部的各个机构分散形成的,数量很多,而查找利用档案,则要求一定的集中。为了解决文件形成后的分散状态和利用要求集中的矛盾,就需要将分散的文件经过挑选,按照一定的制度集中保存起来,这就形成了档案的收集工作。二、档案实体管理的内容整理：收集起来的档案内容十分庞杂,数量很大,有的甚至成包成捆,处于相对零乱状态,不好管理和无法提供利用,需要加以系统化。为了解决收集来的档案的零乱状态与条理系统便于查找利用的矛盾,必须把这一类档案进一步分门别类,这就形成了档案的整理工作。二、档案实体管理的内容鉴定：随着各项工作的发展和时间的推移,新的档案不断补充,使档案的总量日益增长,而档案材料保存一定时间以后,有些还需要继续保存,有些则已失去价值,致使库存档案庞杂。为了解决档案庞杂和实际利用需要有价值档案的矛盾,要对档案进行审查和鉴别工作,去粗取精,将确实已失去保存价值的档案剔除,这就形成了档案的鉴定工作。二、档案实体管理的内容保管：由于自然的和社会的各种原因,档案总是处于渐进性的自毁过程中,或者可能遭受到突发性的破坏,而社会则需要长远利用档案,要求尽可能延长档案的寿命。为了解决档案的不断毁损和长远利用要求的矛盾,就需要采取各种保护措施,防止档案遭受损失,保证档案的完整与安全,想方设法使其“延年益寿”,这就形成了档案的保管工作。二、档案实体管理的内容统计：档案的数量很多,如果只是进行收集、整理、鉴定、保管等工作,对档案的基本情况还是处于不清楚的状态。

要科学地管理好档案,还需对档案进行调查研究,全面地了解档案的情况,做到心中有数。为了解决档案数量不清的

状态与要求心中有数的矛盾,就要求对档案的状况进行数

量的观察和分析研究,这就形成了档案的统计工作。三、档案实体管理与内容信息开发利用的关系档案实体管理与内容信息开发利用之间的关系是密不可分的,但在具体管理上应有所侧重。档案实体管理在方法上具有稳固、单一的特点和要求,而内容信息开发利用在方法上具有灵活和多样的特点和要求。从一定意义上理解,档案实体管理是手段,而档案内容信息开发利用是目的。档案实体管理具有基础意义,没有档案实体管理的支撑,档案内容信息开发利用、档案信息在社会生活中发挥作用的根本目的就无法实现。第二节

档案实体管理的原则一、来源原则二、全宗原则三、有机联系原则四、简化与方便利用原则一、来源原则所谓来源原则就是:“把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。”《档案工作基本术语》对这个原则可以从以下几个方面去理解:(一)对同一机构、组织的认识一般情况下,独立的机构、组织或个人,都有着严谨的、持久的法律地位。但在特殊情况下,对有些机构、组织的地位却难以确定。从档案实体管理实践来看,如下几点可以作为鉴别机构、组织独立性的参考:公共机构、私人机构或组织,必须有一个名称和以注明日期的正式文件(如条例或法令等)为依据的法定地位。这些机构或组织必须有相应的文件,明确其职能与任务。

(3)该机构或组织的地位、隶属关系必须有相应的文件规定。该机构或组织必须有一个经过上级组织明文任命的领导班子(领导人)和相应事务的决定权。该机构或组织在其内部组织章程中有明确的表述和规定。一、来源原则(二)机构或组织职能的变化对来源原则的影响1.职能取消档案形成机构由于某种原因在某个时候取消某种职能。2.产生新的职能随着形势的发展与客观需要,新的职能会被授予一个机构或组织。3.职能从一个机构或组织移交到另一个机构或组织这种移交就等于取消一个机构或组织的职能,而使另一个机构或组织得到它。4.临时性的职能一些临时性、应急性要求,有时被授予现存机构或组织,增加了它们的正常职责。一旦这种情况要求终止,这种临时性职能即告撤销。一、来源原则(三)对来源原则可以简单理解为,产生于一个特定机构或组织的全部档案应当集中保存,不能把它与其他来源的档案相混合具体来说,作为任何一个机构、组织或个人在职能活动中有机地积累起来的全部种类的文件,应当作为一个单独的整体集中保存,不同来源的档案不能混合。在档案实体管理过程中,即使档案已被转移和分散保存,还是应该考虑以档案的形成者作为来源。总之,遵守来源原则是档案实体管理的理论与实践的基础,“如不遵循来源原则,全部档案工作将只能是任意的、主观的和缺乏条理的”。一、来源原则(四)在电子文件、电子档案管理实践中,对来源原则的应用要建立在对其传统经典思想的完善与发展的基础上具体来说,档案工作者应充分认识到电子文件、记录的形成方式和特点,与传统的纸质档案相比,已经发生了很大变化,并已突破了一个立档单位与文件群体唯一对应的管理模式。档案数据往往源于各种不同结构的组织体,单一来源的概念已然发生了改变。为此,应当拓展“来源”概念的内涵和边界,从维护电子文件、电子档案的形成与使用背景信息完整性、真实性的高度,深化对来源原则的思想认识。二、全宗原则全宗原则是来源原则的具体化。(一)全宗原则的理论意义全宗原则是对客观存在的真实反映全宗原则的确立与提出,并不是人们主观臆想的结果,而是对档案实体管理中客观现实的真实反映。档案是机构、组织或个人历史活动的原始记录,档案的本质特性对其管理方法的要求,都是客观存在的现象与规律。全宗原则就是在这些客观现象和规律的基础上产生并逐步加以深化的。全宗原则深刻揭示并维护历史活动的有机联系全宗原则是将一个全宗的档案看作一个有机整体,并以这一有机整体的不可分散性作为基本的管理原则提出。它通过揭示并维护全宗档案之间内在的有机联系,来维护一个机构、组织或个人历史活动的完整性。二、全宗原则全宗原则是来源原则的具体化。(一)全宗原则的理论意义全宗原则对实践具有普遍的指导作用全宗原则要求人们在档案管理中时时牢记档案的本质特性,处处贯彻维护历史本来面貌的基本思想全宗原则在方法上简便求实全宗原则在方法论上的价值主要体现在简便和求实两方面。全宗原则运用历史主义方法对档案实体进行管理,比逻辑方法简便。同时,全宗原则没有受图书资料等领域主要以逻辑的方法进行管理的影响,而选择确定了更符合档案特点要求的历史的、全宗的方法,作为档案实体管理的基本原则和方法,这符合对不同对象采用不同方法进行档案管理的科学准则。二、全宗原则(二)全宗原则的实践价值全宗原则维护了历史的本来面貌全宗原则可以使分类方法简便易行全宗原则不是万能的三、有机联系原则档案是人类通过创造性的劳动,并在科学的理论和方法指导下,从数量庞大、质量良莠不齐的文件、记录中选留下来的一种资源文件形成时的联系,也会很自然地成为档案之间的有机联系。而机构、组织、团体以及单位内部机构在行使工作职责时,都会形成一定数量的档案,这些档案是具有有机联系的整体,在管理档案实体时不应随意拆散这种整体。档案是历史活动的产物,具有鲜明的时间联系。各个历史时期内,各机关、企事业单位形成的档案,记述和反映了各个历史时期的政治、经济、科学、文化教育等各方面的历史活动情况,它们

之间有着密不可分的有机联系。同时还应注意到,机构、组织或

个人的工作活动,无论计划或总结,无论布置或检查工作,基本上都是逐年按时间进行的,保持一定时间内(例如一年)档案的完整与安全,已被实践证明是行之有效的档案实体管理原则。四、简化与方便利用原则一般情况下,按照来源与全宗原则,在保持档案有机联系的前提下,采用简便、有效的方法去管理实体档案,就可以基本上达到便于保管、方便利用的目的。但在某些特殊情况下,上述二者之间可能发生一定的矛盾。这就需要具体情况具体分析,不能机械理解和套用上述原则,比如某些载体材料比较特殊的档案、机密程度显然不同的档案,就应该区分情况,分别采用不同的方式和方法进行管理。第三节

档案实体管理的方法一、历史方法与逻辑方法二、档案的本质对历史方法的诉求三、历史的方法在档案实体管理中的应用一、历史方法与逻辑方法面对数量众多,内容、形式、来源复杂多样的档案,要实施有序化管理,大体上可以归纳为历史的和逻辑的两种方法。历史的方法,也可以称之为客观或自然的方法。逻辑的方法,就是对档案实体管理进行概念和抽象的管理。二、档案的本质对历史方法的诉求管理对象对其管理方法都有一定的要求。这种要求决定了管理不同的对象需要采取特定的方法。而档案实体管理主要采用历史的方法,也是由档案的本质与特性对其管理方法的要求所决定的。三、历史的方法在档案实体管理中的应用在档案实体管理中应用历史的方法,需要注意以下问题:尊重和突出档案的本质特性,遵循档案的形成规律,维护档案的有机联系,从而维护历史本来面貌的历史主义思想,应该作为一种基本的管理思想贯彻于档案管理工作的方方面面。这是档案实体管理的基本立足点与出发点。历史的方法较多适用于档案实体管理,逻辑的方法较多适用于档案内容信息开发利用这一基本结论,是从宏观与总体上而言的,并不是绝对的、无条件的。思考与复习题何谓档案的实体管理?档案实体管理的原则是什么?简述档案实体管理的方法。档案管理学（第四版）第二章档案价值的鉴定第二章档案价值的鉴定本章重点讲五个方面的内容:一、档案价值鉴定工作的内容与要求。二、档案价值鉴定工作的规则与方法。三、档案价值鉴定标准。四、档案保管期限表。五、档案鉴定工作的制度与组织。第一节

档案价值鉴定工作的内容与要求一、档案价值鉴定工作的概念二、档案价值鉴定工作的基本内容三、档案价值鉴定工作的要求一、档案价值鉴定工作的概念档案价值鉴定工作,就是以科学的档案价值鉴定理论为指导,合理运用档案价值鉴定的原则、法律规范、标准、程序和方法,判定档案的保存价值,确定档案保存期限,决定档案“存”与“毁”的一项专业性档案业务管理工作。二、档案价值鉴定工作的基本内容建立档案价值鉴定的工作组织,完善档案价值鉴定工作机制。制定科学的档案价值鉴定工作政策和规则,订立合理的工作程序、制度和标准。具体判定档案的保存价值,划定需要保存档案的具体保管期限。处置列入销毁范围的档案。三、档案价值鉴定工作的要求(一)应从国家和社会的整体利益出发去判定档案的保存价值(二)应采用全面的观点指导档案价值鉴定工作(三)应采用历史的观点指导档案价值鉴定工作(四)应采用发展的观点指导档案价值鉴定工作(五)应采用科学的效益观点指导档案价值鉴定工作第二节档案价值鉴定工作的规则与方法一、档案价值鉴定工作的规则二、档案价值鉴定工作的方法一、档案价值鉴定工作的规则(1)规范有据

(3)依理行鉴

(5)擅存禁止

(7)记忆保健

(9)宽严适度

(11)程序合规(2)统一管控

(4)标准先行

(6)证据保全

(8)以我为主

(10)期满重鉴

(12)业务留痕二、档案价值鉴定工作的方法(一)整体价值评估法宏观鉴定法2.档案双重价值鉴定法(二)内在价值鉴定法内在价值概念的提出及其含义影响档案内在价值的属性或特征内在价值鉴定法的应用二、档案价值鉴定工作的方法(三)相对价值评估法基于“来源”因素导向的档案相对价值判断方法基于“内容”因素导向的档案相对价值判断方法基于“形成时间”因素导向的档案相对价值判断方法基于“职能”因素导向的档案相对价值判断方法基于“形式”因素导向的档案相对价值判断方法二、档案价值鉴定工作的方法(四)其他档案价值评估方法1.弹性方法4.暂留观察法2.典型抽样法5.“计划生育”法3.随机抽样法6.专家评估法第三节

档案价值鉴定标准一、档案属性标准二、社会需求标准三、相对价值标准一、档案属性标准(一)档案的来源标准分析文件的价值,应站在本单位的角度分析文件的价值,应看立档单位在社会上的地位和作用在本单位制发的文件中,具体的撰写者,制发机构也对档案价值产生影响(二)档案的内容标准1.看文件内容的重要性看文件内容的独特性看文件内容的真实性看文件信息内容的综合性或集中性一、档案属性标准(三)档案形成的时间与时效标准文件形成时间对档案价值的影响,具体表现在文件形成时间的远近,文件形成于特别时期还是一般时期档案价值的时效性,表现为档案可以在不同时期满足人们不同需要的阶段性,即现实的使用价值、历史的参考价值

和鉴赏的文物价值(四)档案的形式特征标准档案的形式特征是指文件的名称、文件的文本、文件的外形特点、记录方式等等,这些形式特征在某种情况下,也可能对档案的价值产生影响。二、社会需求标准(一)社会需求方向所谓社会需求方向,是指广大利用者需要利用哪些内容和哪些类型(二)社会需求面

(三)社会需求时间三、相对价值标准(一)相关档案的保存状况1.看档案的完整程度看档案是否重复看文件的可靠程度看档案内容的可替代程度

(二)保管条件和费用现有保管条件保管费用所谓保管费用,是指保管档案过程中的花费,包括储存费用、处理费用、保护费用、参考咨询费用。第四节

档案保管期限表一、档案保管期限表的作用二、档案保管期限表的类型三、档案保管期限表的结构四、档案保管期限表中的若干问题一、档案保管期限表的作用(一)能够保证鉴定工作的质量和提高鉴定工作的效率(二)能够有效地防止任意销毁文件二、档案保管期限表的类型(一)通用档案保管期限表它是由国家档案事业管理机关编制的,供全国各机关、团体、事业单位鉴定档案时通用的保管期限表。(二)专门档案保管期限表它是由档案事业管理机关会同专业主管部门编制,供各机关、团体、企业、事业单位鉴定专门档案时使用的一种保管期限表。(三)同系统机关档案保管期限表它是由主管领导机关编制的,供同一系统各机关鉴定档案价值时的保管期限表。(四)同类型机关档案保管期限表它是由档案事业管理机关或主管机关编制的,供同一类型(如医院、工厂、学校、区、乡政府)各单位鉴定档案时的依据和标准。(五)机关档案保管期限表它是根据各机关档案的具体情况,由本机关编制的,供本机关鉴定档案时使用。三、档案保管期限表的结构(一)顺序号(二)条款(三)保管期限(四)附注(五)说明四、档案保管期限表中的若干问题(一)制定永久保存档案的独立评价体系一览表与实施比例控制法,确保永久保存档案的完整与优化(二)分级分系统制定档案保管期限表,构建有中国特色的档案鉴定工作体系(三)档案保管期限表的期限、条款应明确和细化,走划限与标时(年)法相结合之路(四)科学性、实用性、可操作性是评价档案保管期限表优劣的重要标准第五节

档案鉴定工作的制度与组织一、档案价值鉴定工作的制度二、档案鉴定工作的组织三、档案的销毁一、档案价值鉴定工作的制度(一)确立统一的鉴定原则和标准(二)鉴定工作的组织领导(三)销毁档案的批准与监销制度(四)制定档案保管期限表,实行审批制度二、档案鉴定工作的组织(一)机关档案室的档案价值鉴定工作(二)档案馆的档案价值鉴定工作三、档案的销毁档案销毁就是把经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。思考与复习题档案价值鉴定工作的内容和要求是什么?档案价值标准有哪些方面?简述鉴定档案价值的原则、规则与方法。简述档案保管期限表的类型和结构。简述档案鉴定工作的制度和程序。简述档案价值宏观鉴定法。简述档案内在价值鉴定法。档案管理学（第四版）第三章档案的收集第三章档案的收集内容提要本章重点讲四个方面的内容:第一节档案收集工作概述。第二节档案馆(室)藏建设。第三节档案室的收集工作。第四节档案馆的收集工作。第一节

档案收集工作概述一、档案收集工作的内容二、档案收集工作的意义三、档案收集工作的基本要求四、档案收集工作的特点一、档案收集工作的内容档案的收集是接收、征集档案和有关文献的活动。具体讲,就是按照党和国家的规定,通过例行的接收制度和专门的征集办法,将分散在各机关、组织、个人手中和散失在社会其他地方的档案,有组织、有计划地分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆,实现档案的统一领导和分级管理。一、档案收集工作的内容档案收集工作的内容主要包括以下三个方面:机关、企业、事业单位档案室对本单位需要归档档案的接收。档案馆对所辖区域内现行机关、企业、事业单位和撤销单位的具有永久、长期保存价值档案的接收。对中华人民共和国成立以前各个历史时期形成档案的接收和征集。一、档案收集工作的内容档案收集工作不是一项简单的事务性工作,而是一项政策性、业务性很强的工作。这是因为:一方面,档案收集工作具有明显的选择性。文件转化为档案是有条件的,在档案收集工作中必须严格把握这些条件,在归档和接收过程中认真筛选。档案选择是按照档案馆(室)藏范围的设计合理并全面进行的。另一方面,档案收集工作受档案形成者档案意识水平、价值观以及档案馆(室)保管条件等多种因素的制约,需要综合研究、统筹规划,提高档案收集工作的质量。二、档案收集工作的意义档案收集工作是档案业务管理工作的第一个工作环节,是档案馆(室)工作的起点,是档案馆(室)取得和积累档案的一种手段,在档案管理工作中处于特殊的地位。做好收集工作对整个档案工作有着重要的意义。二、档案收集工作的意义(一)收集工作是维护党和国家历史真实面貌的必要手段档案馆(室)的收藏是一定地区、部门在政治、经济、科学和文化教育等方面情况的综合反映。二、档案收集工作的意义(二)收集工作是储存档案信息资源的重要途径档案是重要的信息资源,它记录着人类社会实践过程中无数有用的事实、数据、理论方法、科学构思,记录着成功和失败的经验教训,人们可以从档案信息中了解和探索未来,可以继承过去的科技成果,发展现代科学技术,可以开拓人们的思路,解决各种疑难问题。二、档案收集工作的意义(三)收集工作为开展档案馆(室)各项工作,加强档案馆(室)建设奠定物质基础(四)收集工作促进档案学理论发展,推动档案工作现代化的实现档案馆(室)作为党和国家保存档案的重要基地,也是发展档案学理论的重要源泉。三、档案收集工作的基本要求(一)及时、全面地把档案收集进馆(室)(二)加强馆(室)档案来源的调查研究与指导工作(三)推行入馆(室)档案的标准化(四)保持全宗的不可分散性和全宗群的相对完整性四、档案收集工作的特点(一)预见性与计划性档案文件作为人类各种社会活动的伴生物,其产生和形成具有明显的分散性特点,所以必须在调查研究的基础上,科学地分析和预测其形成、使用、管理的规律和特点,才能做好档案的收集工作。此外,档案收藏部门还应坚持历史方法的原则,全面地了解和掌握本档案馆(室)主要档案用户的利用动向、特点和规律,使收集来的档案文献符合档案用户当前的和长远的利用需要。四、档案收集工作的特点(二)针对性与及时性档案收集工作,必须根据各级各类档案馆(室)的收集档案的范围来进行,不能违反国家规定,擅自收集不属于本馆(室)收集工作范围的档案,以保证收集工作能够有目的、有重点地进行。档案收集工作还具有及时性的特点。它要求档案人员必须具有明确的时间意识,将应当接收或征集的档案及时收集进馆(室)。档案部门应当尽最大的努力,避免拖延迟误,在掌握有关信息线索的前提下,采取相应的方式,尽快将档案收集起来。四、档案收集工作的特点(三)系统性与完整性档案收集工作的系统性,从横的方面来讲,就是收集来的档案在种类、内容方面应当齐全完整,同一项社会活动的档案应当是一个有机的整体。从纵的方面说,要保证收集来的档案能够历史地反映出一个地区、一个部门、一个系统、一个专业、一个单位的历史脉络。此外,在收集档案时,应充分考虑到档案的科学文化价值及其在当前的工作、生产、科研活动中所能起到的积极作用。这样才能使档案室真正成为机关、单位的参谋与咨询部门,使档案馆成为社会各方面开发利用档案史料的中心。第二节

档案馆(室)藏建设一、丰富馆(室)藏的重要性二、优化档案馆(室)藏的意义三、优化档案馆(室)藏的主要原则四、优化档案馆(室)藏的标准五、优化档案馆(室)藏的指导思想六、正确处理改善馆藏结构的诸种关系七、馆藏结构的基本成分一、丰富馆(室)藏的重要性我国的现代化建设蓬勃发展,各部门、各单位要求档案馆(室)提供大量、系统、广泛的档案信息。但是,目前档案馆(室)藏内容单一,数量不多,种类不齐全,时间跨度短,难以适应新形势、新任务的要求。因此,丰富馆(室)藏是档案馆(室)工作的一项重要工作。造成馆(室)藏不丰富的原因,主要是长期以来对于档案馆(室)的性质、任务和职能缺乏全面、正确的认识,致使一些档案馆(室)单纯注意为政治斗争服务,忽视了为经济建设、科学研究及其他各项工作服务;仅仅注意为党、政领导机关服务,忽视了为业务部门和基层单位服务。档案馆(室)要适应社会发展需要,就必须扩大接收范围,改善馆(室)藏结构,丰富馆(室)藏。只有把各级各类部门的各种类型、各个历史时期的档案都收集进馆,实行科学管理,才能把档案馆(室)建成永久保存档案的基地。只有积累丰富的档案资料,档案馆(室)才具

备为社会服务的物质基础,真正成为科学研究和各方面利用档案史料的中心,担负起维护历史真实面貌的重任,在社会主义现代化建设中,发挥出巨大作用。二、优化档案馆(室)藏的意义(一)优化馆(室)藏是完善馆(室)藏建设的一个重要方面(二)优化馆(室)藏也是解决目前档案收集工作中存在问题的一项重要措施(三)优化馆(室)藏亦是提高案卷质量的一种必要手段(四)优化馆藏可以使库藏的结构具有一定的层次性,全面反映出社会生活的各个方面的情况三、优化档案馆(室)藏的主要原则(一)完整性原则档案文件个体的完整同案档案文件的齐全完整档案全宗的文件要齐全完整档案馆(室)接收范围内档案文件的齐全完整三、优化档案馆(室)藏的主要原则(二)系统性原则保管单位内文件的系统性全宗内档案文件的系统性使库藏档案的系统性同社会利用需求之间的系统性基本一致三、优化档案馆(室)藏的主要原则(三)实践性原则这是指馆(室)藏必须符合档案利用实践的客观需要和历史需要,要求档案馆(室)在选择接收和组织库藏档案文件时,要从社会的档案利用实际出发,使馆(室)藏建设工作减少主观性与盲目性,并具有坚实的实践基础。档案馆或档案室的库藏档案满足档案用户利用需要的程度,是衡量档案收藏单位工作质量的一个重要标志。在馆(室)藏建设方面,坚持实践性原则,有助于克服传统的“重藏轻用”的旧观念。提高库藏档案的整体质量,充分实现档案文件的积极作用。三、优化档案馆(室)藏的主要原则(四)价值性原则档案馆(室)应当充分利用社会所能给我们提供的人、财、物条件,将具有保存价值的档案文件收集入馆。档案收藏单位在接收或征集档案时,应认真地开展档案保存价值的鉴定分析工作和档案质量的鉴别核查工作,以保证入藏档案文件的质量。对已进馆的档案文件,也要定期进行鉴定或鉴别活动,“去粗取精”,及时剔除失去保存价值的文件,使库藏的档案文件保持最佳的价值形态。三、优化档案馆(室)藏的主要原则(五)特色性原则这是指每个档案馆的库藏档案与资料,均应具有相应的地方特色、文化特色,人物特色、历史事件特色、时代特色、民族特色等。四、优化档案馆(室)藏的标准(一)内容标准这是检验馆(室)藏质量高低的最基本的标准。馆(室)藏档案内容贫乏,不能给档案用户提供充分的档案信息服务,这样的档案馆(室)藏就谈不上“优化”。就综合性档案馆而言,它的库藏档案内容,从宏观上讲,应当为研究有关地区的社会政治、经济、文化等各个领域的活动,提供较全面的史料;从微观上讲,应当为档案用户提供有关历史事件、历史过程、历史人物的翔实材料。一个档案馆只有馆藏内容丰富,才能为档案用户提供其所需的档案信息,才能使库藏的档案与资料在功能方面互相补充,发挥更大的作用,创造更多的经济效益和社会效益。四、优化档案馆(室)藏的标准(二)结构标准结构合理的馆藏一般具有如下特征:各种门类与载体的档案文件,在数量上应保持一定的比例关系档案与资料之间的比例不能失调馆藏档案应有一定的时间跨度,以便客观地反映本地区各个时期的历史面貌四、优化档案馆(室)藏的标准(三)层次标准馆藏档案应当具有一定的层次与顺序,这也是馆藏优化的一个重要标准。以综合性档案馆为例,其库藏档案要在立档单位的级别、所属历史时期、内容属性等方面,呈现出层次多维的特点。四、优化档案馆(室)藏的标准(四)类型标准·优化的馆藏,其库藏档案的类型应当具有多样性的特征。以综合性档案馆为例,其收藏档案的门类、形成单位、载体形态等,均应具有多样性。·就库藏档案的门类而言,应当包括文书档案、科技档案,专业(专门)档案,以及照片档案、影片档案、录音档案、录像档案、机读档案等多种类型的档案文件。·就库藏档案的形成单位而言,应当包括机关、组织、团体、企事业单位的档案和有关著名人物档案等。·就库藏档案的载体形态而言,应当包括纸质档案、胶质档案(如胶片、照片、胶卷等)、磁介质档案及光介质档案(如光盘档案等)。五、优化档案馆(室)藏的指导思想(一)反映和维护一定范围内的历史真实面貌(二)适应利用需求(三)力求质量与数量的统一六、正确处理改善馆藏结构的诸种关系(一)档案馆与档案室在馆藏建设方面的衔接与互利关系(二)处理好综合与特色的关系,地方档案馆应突出地方的特色(三)处理好深度与广度的关系广度：是指档案接收的范围要广泛,要扩大接收范围。深度：深度是指接收档案内容要深化,除接收内容上具有综合性、指导性、政策性等能反映国家或地区概貌的档案外,还应特别重视收集一些典型性、经验性、地方性的能具体说明在党的领导下社会性质发生的深刻变革和人民群众生产、工作和生活发生根本变化的档案材料,以及一些反映重要活动、重大事件来龙去脉的档案材料。(四)处理好档案与资料的关系,重视、收集与保存和档案有关的资料七、馆藏结构的基本成分第三节

档案室的收集工作一、建立归档制度的必要性二、建立机关文件归档制度的一般要求三、归档制度的内容四、档案室在形成文件与组织归档工作中的作用一、建立归档制度的必要性归档是办理完毕的文件经系统整理归档案室保存的过程。在我国“归档”已成为党和国家明文规定的一项制度。文书立卷归档是文书部门的任务,它是文书工作的终结,又是档案工作的起点。二、建立机关文件归档制度的一般要求(一)归档制度的制定必须符合国家有关文件的规定要求(二)归档制度的制定必须符合本机关的工作、生产、科研活动的实际,体现本机关的文件材料的形成特点和规律(三)制定的归档制度,应当同本机关的其他相关制度保持内容方面的统一性(四)完善归档制度的内容三、归档制度的内容归档制度主要包括归档范围、归档时间、归档文件的质量

要求、归档手续等内容。(一)归档范围上级机关的文件材料本机关的文件材料同级机关和非隶属机关的文件下级机关的文件材料三、归档制度的内容(二)归档时间归档时间,是指文书(文件)处理部门或有关业务部门将需要归档的文件向档案室移交的时间。三、归档制度的内容(三)归档文件的质量要求根据有关文件的规定,机关档案室一般情况下不接收未经系统整理的零散文件材料。归档案卷的质量要求是遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。三、归档制度的内容(四)归档手续四、档案室在形成文件与组织归档工作中的作用(一)机关档案室对形成文件的作用为了保证归档文件的完整齐全,便于保存和利用,机关档案工作者不仅要通过归档工作力求把已形成的文件收集齐全,而且还应关心文件的形成和办理活动中的相关情况。(二)档案室对归档工作的业务指导服务为了保证归档文件的齐全完整,便于日后提供利用,档案室的工作人员不仅要通过归档工作把已经形成的文件收集齐全,而且要关心机关文件的形成与办理情况。四、档案室在形成文件与组织归档工作中的作用(三)指导和督促文书部门或业务部门做好归档组织工作文件立卷及归档工作是机关文件管理工作和档案工作的“交汇处”,是这两种工作活动交接的一个环节。(四)非常规性和随机性的文件收集工作(五)对散失文件的补充收集(六)对档案收集工作的宣传四、档案室在形成文件与组织归档工作中的作用(七)文件的平时收集工作零散文件的收集“账外”文件的收集专门文件的收集(八)基层单位档案的收集第四节

档案馆的收集工作一、馆藏档案的补充源二、接收档案的范围三、档案馆对现行机关档案的接收四、档案馆对二、三级单位形成档案的接收五、档案馆对撤销机关档案的接收六、档案馆对历史档案的征集与接收一、馆藏档案的补充源档案馆的馆藏档案主要来自以下四个档案源:(一)现行机关档案源这种档案源就是指现在正在进行工作活动的机关、企业、事业单位及其他社会组织。(二)撤销机关档案源撤销机关是指中华人民共和国成立前后,由于政权变更、体制改革、行政区划调整等原因而被撤销合并的机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织。(三)组织和个人保存的散失档案这种档案源即收藏有革命政权档案、历代王朝和民国档案的机关、组织或个人。(四)档案馆之间交接的档案一方面,由于行政区划变更和档案馆布局的变化等因素的影响,使有关档案馆的档案收藏范围发生变化,因而产生某档案馆接收其他档案馆的档案的情况。另一方面,由于各国文化交流活动的开展,我们通过交换或购买等方式,将一些收藏在外国档案馆中的我国历史档案(包括其复制品)收集起来,丰富有关档案馆的馆藏。二、接收档案的范围按照《档案馆工作通则》和《各级国家档案馆收集档案范围的规定》的文件精神,档案馆接收的范围是:本级各机关、团体及其所属单位具有永久保存价值的

档案,省辖市(州、盟)和县级档案馆同时接收长期保存的档案。属于本馆应接收的撤销机关、团体的档案。属于本馆应接收的中华人民共和国成立以前的各种档案。三、档案馆对现行机关档案的接收(一)接收档案的要求1.完整性真实性地方性坚持质量验收清点核对(二)接收档案的时间期限档案馆接收现行机关保管期满的档案时,有逐年接收和分段接收两种办法。逐年接收,就是每年对现行机关保管期满的档案接收一次;分段接收,就是要隔一定时期(如3年、5年)对现行机关保管期满的档案接收一次。一般采用后一种办法为宜。三、档案馆对现行机关档案的接收(三)接收前的准备工作准备工作的主要内容有两方面:一方面是确切掌握被接收档案的情况,另一方面,档案馆还要做好馆内的各项物质准备,安排人力、物力和时间,以确保接收工作的顺利进行。四、档案馆对二、三级单位形成档案的接收根据国家档案局1986年2月7日发布的《各级档案馆收集档案范围的规定》的要求,下述两种类型单位的档案应向各有关档案馆移交:第一种,各级人民政府的直属工作部门所属的独立分管某一方面工作或从事某项事业的行政管理机关和企事业单位。第二种,有代表性的第二、第三级单位形成的档案亦应向有关档案馆移交。四、档案馆对二、三级单位形成档案的接收在接收二、三级单位档案的工作中,各级档案馆还应注意以下问题:(一)避免不加选择,盲目接收某些档案馆,为使馆藏数量增加,大量接收二、三级单位的档案,致使馆藏档案质量下降,数量“暴涨”,入馆的这种档案分类混乱,(二)避免不分重点,普遍接收对二、三级单位形成的档案,档案馆必须择其有代表性的、典型的单位档案予以接收,而不能一味追求数量,采取普遍接收的办法。五、档案馆对撤销机关档案的接收撤销机关档案,具有易分散、整理不系统、存在尚未办理完毕的文件等方面的特征。为此,档案馆在接收撤销机关的档案时,除了应按接收现行机关档案的要求对所接收的档案进行检查外,还应注意以下问题:机关撤销、合并时,严禁把机关在历史活动中形成的档案分散、毁弃或丢失。机关撤销或合并时,如有尚未办理完毕的文件,应转给原机关的职能继任者或有关机关继续办理后整理保存。一个机关并入另一个机关或几个机关,几个机关合并为一个新的机关,其合并以前形成的档案,应按机关分别组成有机整体,向有关档案馆移交,而不能将这种档案与合并后形成的档案混在一起。五、档案馆对撤销机关档案的接收一个机关撤销后,业务分别划归几个机关时,它的档案不能分散,而应当作为一个有机的整体,整理并保管好,由有关单位采取协商处理的办法,或交给某个接管机关代管,或向有关档案馆移交。一个机关的一部分业务或其中的一个部门划归给另一个机关时,原来该机关在从事此部分业务工作活动中形成的档案,应作为原机关档案的有机整体的一个组成部分。如果接收机关需要查考