公司管理制度-固定电话使用管理规定

PAGE1公司管理制度固定电话使用管理规定目的为规范玉海科技有限公司（以下简称公司）固定电话的管理，确保电话的正常使用，同时有效降低话费成本，特制订本规定。适用范围职责行政事务部负责固定电话采购，话机调度、日常故障处理、电话线路申请、权限办理、电话费用审核以及各单位电话使用情况检查等。各使用单位负责明确本单位每台固定电话责任人、界定电话使用权限以及电话的使用监督及故障报修。管理细则电话号码及使用权限分配原则4.1.1各单位第一负责人、研究所与分公司管理团队、专家：一人一号，开通国内长途及来电显示。4.1.2研究所、分公司属下的部门第一负责人：一人一号，开通市话。4.1.3独立办公室：一室一号，超过4人（不含4人）可增加一个号，按实际业务需求设置市话或内线。4.1.4大办公区：一排卡位一个号，卡位超过4人（不含4人），可增加一个号，按实际业务需求设置市话或内线。4.1.5生产线：按楼层分配，一个楼层或一条生产线分配一个号，并设置为内线。4.1.6物料仓库：每个库房设一个号，并设置为内线。4.1.7市场、采购等业务部门：根据业务需求，按市场细分或业务组别单独设号并开通国内或国际长途及来电显示。4.1.8其它特殊业务需加装电话或开通国内、国际长途及来电显示需在公司内部网页OA上填写《电话业务申请单》(附件1)，经相关领导审批审批后（具体审批流程见附件2），行政事务部予以办理。4.2固定电话使用管理4.2.1固定电话配置到指定位置后应明确管理责任人，严禁私自挪动，确因工作需要应向行政事务部提出书面申请，经批准后由行政事务部统一调度。4.2.2长途电话应设置加密业务，密码由责任人保管，行政事务部备案。当管理人员变更时，各单位应重新指定新的管理人员报行政事务部，由行政事务部联系电信局重新设定开、关机密码。4.2.3话机在使用过程中如出现故障，电话责任人应及时向行政事务部报修。4.2.4员工拨打市内电话超过10分钟或拨打国内、国际长途电话必须填好《电话使用登记表》（附件3），以便月底检查核实。4.2.5员工在公司内原则上不得拨打私人电话（包括拨打信息台或利用市话通过中介号码拨打长途电话），确因紧急情况需要拨打私人长途电话的，应如实做好登记，行政事务部会不定期对话费清单进行抽查，由各单位电话责任人确认电话的使用性质。因公电话必须注明对方单位，不得根据电话区号简单填写地名，因私电话由使用人填写《交款通知书》（附件4）至财务会计部缴清所有费用。如发现未登记的因私电话或利用工作之便拨打信息台应处以话费3倍扣款，扣款所得费用纳入“XX关爱基金”。4.2.6凡已加入公司移动集群网的员工，需拨打网内人员手机时，应用手机直拨。4.2.7使用规范4.2.7.1员工每次通话时应简洁扼要，以免耗时占线、浪费资金。4.2.7.2注重礼貌，体现公司员工良好的文化素养和精神风貌。4.2.7.3员工在通话过程中，通话内容不得涉及国家、公司秘密，严禁在明话中谈论涉密事项。5附则5.1本规定自发布之日起实施5.2本办法由行政事务部负责解释、执行与修订。5.3附件5.3.1电话业务申请单样式5.3.2电话使用登记表样式5.3.3电话申请审批流程5.3.4交款通知书样式批准：审核：撰写：发布日期：发至：TDCQ管理团队成员、各单位附件1：1.1《电话业务申请单》式样电话业务申请单编号：申请人部门申请电话(申请新线路不填)申请业务电话维修(线路故障

话机故障)开通权限(市内

国内

国际

来显)申请新号码申请并机申请迁移申请话机申请时间年月日完成时间年月日申请理由部门第一负责人意见相关领导审核行政事务部督办【备注】：电话维修业务可直拨“服务限时承诺制”联系电话：9433报修；申请并机业务由部门领导审批后送行政事务部即可；其它电话业务办理须经主管领导审批。附件2：电话业务申请流程1、电话故障报修2、申请并机、迁移、开通市话各分公司、研究所申请流程：各中心、事业部申请流程：3、申请国内、国际长途、来显及新号码分公司、研究所申请流程：各中心、事业部申请流程：附件3：3.1《电话使用登记表》式样电话使用登记表编号：顺序号：日期（年月日时分）使用人使用时段被叫号码使用事由时分至时分时分至时分时分至时分时分至时分时分至时分时分至时分时分至时分时分至时分时分至时分时分至时分时分至时分时分至时分时分至时分时分至时分时分至时分时分至时分时分至时分时分至时分时分至时分时分至时分附件4：4.1《交款通知书》式样交款通知书编号：顺序号：部门或分部姓名交款详情交款描述交款依据交款金额员工本人确认签名：年月日部门主管意见签名：年月日行政事务部经办人签名：年月日财务部门收款确认签名：年月日年月日第号【备注】：交款流程：行政事务部经办人出具“交款通知书”→交