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文档简介

公司总经理信箱的管理规章制度1.引言公司总经理信箱作为公司重要的沟通工具之一，对于企业管理和运营起到了至关重要的作用。因此，建立一套规范化的管理制度，是必须的。本文将从信箱使用的目的、操作流程、权限控制、保密等方面，制定公司总经理信箱的管理规章制度，以规范信箱使用，提高管理效率。2.使用目的公司总经理信箱是一种公司管理层面上开展投诉、建议、意见反馈工作的渠道。通过设立公司总经理信箱可以让员工、客户以及外部人士随时向公司总经理反映工作情况、发表意见、提出建议和投诉，从而提升公司运营水平，改进公司管理。3.操作流程公司总经理信箱接收者是公司总经理秘书处，秘书处应该严格按照以下操作流程：3.1接收邮件秘书处应每个工作日上午9点和下午4点至5点，进行一次公司总经理信箱邮件的检查，确认是否有新的邮件需要处理。如果在不检查的时间有紧急邮件需要处理，应立即通知总经理。3.2登记邮件对于新接收到的邮件，秘书处应在总经理信箱的登记本上进行登记，包括邮件的发送人、发送时间、邮件题目、邮件内容简述等基本信息，并在登记本上贴上该邮件对应的编号标签，确保每封邮件均得到登记。3.3控制筛选为了确保公司总经理信箱的使用效果，我们需要进行筛选。当秘书处接收到一封邮件后，应根据邮件内容与公司运营有关联性的程度和层级进行分类，标记为紧急、一般或日常三种类型。3.4指定责任人对于分类后的邮件，秘书处应将邮件转发给不同的责任人处理。如果邮件是紧急邮件，则应马上转交给总经理；一般邮件转交给相关部门经理和企业其他负责人员，并通知总经理监管；日常邮件则由秘书处对邮件内容进行简要审核后进行回复。3.5跟踪落实责任人处理完邮件后，应将处理结果和时间回复给秘书处，由秘书处进行登记并记录。对于重要邮件，秘书处应在规定的时间内对落实情况进行跟踪，并及时向总经理汇报。4.权限控制4.1邮箱管理者企业总经理信箱的管理者为总经理秘书处。秘书处有权对前来信箱的信件进行整理、筛选、转交、回复、保密和监督等操作，并对跟进情况进行记录和汇报，确保信箱的规范化运作。4.2接收者信箱的接收者为秘书处工作人员和总经理本人。总经理有权审查过滤、回答邮件，同时要求秘书处为其主动处理并提示处理情况。4.3发送者允许发送信息到企业总经理信箱的组织范围包括公司员工、客户层、供应商、合作伙伴等。4.4不允许发送的邮件类型内容含有敏感性信息，如涉及公司机密等；主题、内容显然无意义或恶意；含有诽谤、危言耸听、淫秽等内容；未经授权的商业广告等。5.保密公司总经理信箱中的所有邮件应当被视为机密文件。接收信件的秘书处应对信件内容保密，在不影响处理邮件的情况下严禁传播邮件内容，同时要求信件的接收者遵循机密协议，杜绝类似情况发生。6.公司总经理信箱的建立和规定，对于企业管理工作来说，意义非常的重要。规定企业总经理信箱相关使用流程，加强对信件的保密性和规定发件人应遵守的规定，这样才能让信箱的使用最大化发挥作用。口过上文中所规定的公司总经理信箱

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