基于医院检验试剂采购流程优化的实践

基于医院检验试剂采购流程优化的实践

试验试剂和试剂的数量很多（浙江省药物采购平台目前有1万多试验试剂），专业性强，管理模式不同。一方面涉及医疗设备的使用，另一方面较于其他医用耗材对运输、存储和使用环境都有着严重的要求。各大医院检验试剂的管理存在一些共性问题：一是中心一级库房管理为主，没有实现全过程的供应链管理（SupplyProcessingDistribution,SPD）；二是检验试剂与HIS系统里检验项目收费编码不是一对一关系；三是检验试剂以领代支，不能准确统计实际消耗，对科室成本分析的准确性造成影响，缺乏必要的成本控制手段。四是合同管理是没有信息化，会出现合同执行不准确的情况等。针对以上问题，可改进相关管理制度与流程，还可建设一个实用的基于SPD的检验试剂二级库管理系统，提高管理效率的同时还可以降低医院的库存成本。1.检验试剂二维码贴出医用耗材SPD管理模式下，医用高值耗材的智能柜、智能屋（扫码消耗）已经得到应用采购流程如下：医用耗材管理系统的物资字典把检验试剂标识为备货试剂与非备货试剂，备货试剂的物品在二级库中设置一个合理的高低储。物品低于低储值时，系统自动发送订单给供货商。供货商按系统物资字典维护要求，打印检验试剂的专用二维码贴在耗材的外包装上。检验科二级库管理员负责刷专用的二维码进行预验收后入二级库虚拟库，存入冷链智能柜中。科室扫码后取出使用，系统自动做一级库入库加出库工作。非备货试剂，二级库审核后进一级库采购2.功能单模块设计在医院供应链管理系统下面增加一个检验试剂二级库管理模块，在下面设计检验试剂物资字典管理、采购单申请、采购单审核、领用记录查询、二级库入库管理、二级库出库管理、在用管理、入库审核、统计报表、合同管理等菜单。3.系统单权限配置系统角色包括用户管理、业务授权等，可根据角色进行菜单权限配置。菜单作为用户进行业务操作的入库，是系统中最普遍、最重要的资源。对菜单进行授权不仅能确保每个业务仅能被合适的用户操作，也能降低用户操作的复杂度4.功能设计4.1编辑设备添加物资字典管理的菜单下面的专业组管理里面，检验科主任可以自定义添加、编辑各个专业组的名称，设定负责人。专业组下面可以添加、编辑设备，设备下面可以关联相应的试剂耗材。各专业组负责人可以选择某个试剂也可以选择按本组的设备关联的试剂套餐，编辑数量后提交二级库审核。4.2生成试剂二维码供货商在配送之前按系统物资字典的维护要求，录入检验试剂的出厂条码、二维码（含主次码），系统解码读取试剂的批次、生产日期、有效期等产品信息后会重新生成一张二维码。供货商配送时再打印重新生成的二维码贴在耗材的外包装上。仓库验收入库时只需要扫码重新生成的二维码即可跳出相应的信息，验收人员核对实物信息后入库。4.3温度数据的读取入库管理的菜单下面，入库验收有个温度数据的表格，通过电脑主机的USB口外接冷链车的温度记录仪，把温度数据导入系统。4.4出品管理以及出库管理批次、有效期做统一管理，功能设置在库存管理的菜单下面。有效期≤30d的试剂将会以弹窗的形式提醒管理员。另外，出库管理的菜单下面，各专业组扫码后出库，扫码时有提醒批次更老（效期更短）的物品先出的功能。点击提醒信息，查询库存中该试剂的各个批次有效期。4.5设备及使用管理各专业组扫码出库后即进入在用管理。在用管理的主要内容是“用于什么设备”“实时使用量”“使用温度”“是否在有效期内使用”等。这个功能需要各个检验设备的数据对接、技术支持，比较难以实现。4.6设备代码关联所有试剂合同的电子扫描件统一上传管理，合同名称已检验设备的名称及实施年度命名。以合同名称为中心，设置合同起止时间，设置配套设备名称，设置年度采购上限，设置合同的关联试剂名称等信息。设置完毕后不许新增试剂耗材。二级库系统与实验室信息系统（LaboratoryImformationSystem,LIS）对接，实现二级库系统的设备代码与LIS系统的设备代码关联。然后把LIS系统中检验项目的报告数量、收费金额抓取过来，进而计算某合同项目配套设备的耗占比4.7按lis报告数量结算采购中心按自然月（即每月1日至当月最后1天）对各专业组扫码出库的试剂进行审核。合同约定按LIS系统报告数量结算的项目，其关联的试剂全部设置成备货试剂，并且按人份管理。这部分试剂系统会抓取LIS系统的报告数量给采购中心。采购中心结合实际扫码出库的数据与LIS报告数量审核最终数据发送给供货商进行发票补登。5.基于lis系统的试剂采购基于SPD的检验试剂的二级库管理有以下优点：第一，可以实现检验试剂的全周期管理，从申购、审批、采购、入库出库到批次、有效期、温度管理，第二，与LIS系统对接后，按LIS系统报告数量结算的采购方式变得切实可行，可以大大节约医院检验试剂的成本支出；第三，为检验耗材的管理提供了新思路，如合同管理