采购控制程序

第1页共6页第3页共6页第4页共6页采购控制程序1目的为使采购活动处于受控状态，确保持续、稳定、及时提供满足产品要求的原材料、元器件，特制定本程序。2适用范围适用于对产品有关的外购、外协件、新设计和开发产品的采购、外协加工的控制。3职责各部门的职责见表1。表1序号单位职责采购部是《采购控制程序》的主管部门，负责原材料（含但不限于元器件、单元、部件、分机、整机）的采购，参与供应商管理及供应商评价，供应商资料的收集与管理；提出器材代用申请，对采购原材料的符合性和齐套的及时性负责。质量部负责原材料的进货检验，对检验的结果负责；负责供应商的管理与评价。计划部门负责采购计划的编制和下达，对采购计划内容的正确性、周期的准确性负责。装备公司负责生产外协加工过程的控制，负责生产外协加工供应商的管理与评价。各生产部门对生产外协加工产品质量的符合性负责。技术部门负责提供原材料的技术要求，对技术要求、技术协议的完整性、充分性、正确性负责；负责器材代用适用性的验证。工艺部门负责器材代用对产品安装、工艺性能的影响分析和确认，负责对配套产品工艺、外协加工特殊工艺、特殊工序的验证与确认。4程序要求4.1采购的基本要求设计文件对原材料的要求应充分、适宜、明确；向经本公司评价合格的供方或用户（合同）指定的供方采购；原材料均需经质量部门验证合格后方可进库或发放使用。4.2原材料的分类原材料按其对最终产品的影响程度（以下简称重要度）把原材料分为A、B、C三类，以便对不同重要度的原材料采用不同的控制措施，提高控制效果。4.2.1A类原材料A类原材料有：产品明细表中注明的关键件、重要件；为公司产品配套的设备、终端及具有保密要求的产品、新设计和开发的产品。4.2.2B类原材料介于A类和C类之间的采购产品。4.2.3C类原材料标准紧固件、普通线材、工具等；包装类材料；辅助材料4.2.4A类原材料首次选用，在产品设计定型前，项目组应按《关重件、主要配套件选型、采购管理制度》组织评审，评审获通过后方可定型、选用，并按规定需要选择备用型号与厂家。4.3合格供方控制要求4.3.1新增供方必须按照《供应商管理制度》、《供方评价实施细则》组织评价。4.3.2用户（或合同）指定的供方，按《供应商管理制度》、《供方评价实施细则》执行。4.4采购控制4.4.1采购依据采购文件；《合格供方名录》或经用户（合同）指定的供方。4.4.1.1采购文件包括：各类采购计划、采购合同、加工协议书、技术协议书（或合同）以及外协加工图纸、工单、模具加工图纸等。4.4.1.2为保证采购文件的正确性，研发部门应在产品鉴定前提供产品“外协件、外购件汇总表”交采购部门预审，确认原材料的生产厂家、规格、型号、质量等级书写的正确性、完整性，并剔除停产器材。研发部门根据预审反馈信息修改产品“外协件、外购件汇总表”，经采购部、质量部审签后由基础技术部归档保存。4.4.1.3有特殊要求的产品，在提交采购部门采购时研发部门应按《技术协议管理规定》提供归档的产品加工图纸或“技术协议书”。4.4.1.4新设计开发的产品按《新设计和开发产品采购管理办法》执行。4.4.1.5对于属于A类原材料，在产品交付时需要附上批产品主要指标的出厂检测报告，必要时提供过程筛选记录和用户检证明。4.4.1.6对于属于B类原材料，生产厂家需提供《产品目录》交检验部门归档，进库检验以《产品目录》中的性能参数（或双方协议规定的要求）为依据，对采购产品进行验收。4.4.1.7对于属于C类原材料，入库按照生产厂家需提供的《产品目录》或行业通用标准进行检验。4.4.1.8外协加工零件图由技术资料部提供给采购部门，由采购部门将图纸（临时图纸由计划部加盖批次章）与计划提供给加工方，图纸当批有效。产品加工完毕送检时须附上当批加工的图纸，产品交检合格后图纸资料由外检收集，定期送工程技术中心统一销毁。4.4.1.9因设计、用户需求等原因引起的图纸、协议、合同等采购文件的更改，采购部门必须将更改内容及时书面通知供方并记录供方收到的信息。4.4.1.10提供给外协供方的模具，按《工艺装置管理制度》执行。4.4.2采购计划编制与下达4.4.2.1生产用材料批次采购计划由计划部门根据产品生产计划安排运行ERP或者手工方式下达，采购计划须包含采购物料的ERP码、名称型号、采购数量、到货时间、厂牌、技术协议号等信息。4.4.2.2生产用临时增加需求的材料采购计划由计划部门计划员编制《计划外采购（生产用物料）申请表》，经计划部门负责人批准后下达。4.4.2.3研制用材料采购计划由项目研发人员根据需求，按照《研发器材采购管理规定》的要求填写《计划外采购（研制用物料）申请表》，按流程要求获批准后下达。4.4.2.4外协装配计划由生产计划部门编制外协装配计划，经批准后下达。4.4.3采购审批与订单下达4.4.3.1采购订单必须按公司《物资采购管理制度》规定的采购流程进行审批后方可下达。4.4.3.2采购员在初步确定采购价格和供应商后，拟制《物资采购审批表》，按审批流程提交审批。4.4.3.3《物资采购审批表》经批准后，采购员方可与供应商签订《采购合同》或者《委托加工协议书》实施采购。4.4.4采购合同执行与管理4.4.4.1采购员按照签订的采购合同，跟进物料的到货进度，并办理到货接收、送检和入库手续。4.4.4.2采购合同的变更，包括合同条款、合同附件、技术状态等变更，须由采购部门与供应商书面确认，其他人员不能擅自变更合同内容，特殊情况必须将变更内容交采购部与合同归档。4.4.4.3采购合同或委托加工协议书按照《采购合同管理办法》进行编号、造册登记和归档保存。4.4.5原材料的验证原材料的验证由质量部门按《产品监视与测量控制程序》和《外购器材进货检验规范》执行。4.4.6不合格品处置4.4.6.1经进货验证不合格的采购物料，采购部门视具体情况办理退货或按《不合格品控制程序》申请不合格审理，按审理结果执行。4.4.6.2确定退货的不合格物料，采购员填写《器材退货单》，经采购部门负责人审核后退回厂家。退货单须经供应商代表签名确认（当面交接时）或者填写邮寄、发货单据上的编号，采购部门定期对《器材退货单》进行汇总。4.5原材料的防护原材料按《采购产品保管细则》进行防护控制，做到账物相符、标识完整，按防火、防丢失、防爆、防变质、防腐、防静电等进行控制。4.6采购器材临时代用4.6.1已鉴定（定型）的产品生产时，因暂时无法采购到的器材要用其它器材代用时，需办理代用手续。4.6.2属以下情况之一的不允许代用,确需代用应经用户批准（民品除外）：对产品的安全性、环境适应性、可靠性产生不良影响的；对系统、分系统、分机的功能和技术指标造成不合格的；属关键件、重要件；安装尺寸变更，影响系统、分系统、分机、单元的互换性的；因代用导致更改其它器材或更改印制板电路的；用质量等级低于原设计图纸要求的器材代用但仍能满足整机使用要求的。4.6.3采购部门填写“器材代用申请单”并附代用器材和原用器材的技术资料，经研发部门、工艺部、质量部、审批后实施，用户有要求时需提交用户批准。4.6.3.1技术人员确认代用器材属于4.6.2范围的，须进行充分验证并提供“器材代用验证报告”交用户批准后方可实施；不属于4.6.2范围的等同或优于原用器材的代用，是否验证由技术人员确定；4.6.3.2工艺部确认代用器材对产品生产安装、工艺性能的影响；4.6.3.3质量部负责跟踪代用器材是否对产品功能、性能等有影响。4.6.4代用器材仅适用于所申请的批次产品；如需长期代用，由采购部门每月汇总送质量部，由质量部监督研发部门在下批生产前进行设计更改。4.6.5“器材代用申请单”一式三份分别由采购部门、质量部各保存一份，另一份送计划部门。4.6.6生产部门在每批产品交厂检