采购管理程序

采购管制程序1.目的:选择合格之供货商以符合本公司之需求，使请、采购作业有所遵循，及确保所采购之原物料、成品与相关设备均能适时、适质、适量的供应，以满足生产需求。进而稳定进料质量。2.范围:凡供应本公司原物料之厂商和采购作业均属之。3.权责:3.1采购单位:3.1.1供货商开发、评核、登录管理3.1.2原物料的采购3.2品管部:供货商评核及原物料的检验3.3需求部门:所需原物料的购物申请4.作业内容:4.1采购管理流程(如附图一)4.2请购与核准:4.2.1需求单位依据生产计划或销售需求，填写(购物申请书)。4.2.2请购项目为原物料属初次请购时，应附上相关规格说明，经核准后送交采购单位进行采购，如为例行性物料时，则只须注明品名、规格、数量、交期即可。4.2.3请购项目为新开发原物料时，应附上相关规格数据，经核准后送交采购单位进行采购；若涉及技术相关事宜，得由请购单位协助处理采购作业。4.3.查阅数据: 4.3.1采购单位于接获(购物申请书)或生产指示书，应即初步检核(购物申请书)或生产指示书是否已经核准，附件说明之相关数据是否完备。 4.3.2采购人员于需要时，应查阅「零部件目录」等相关数据及记录。4.4寻样、寻价4.4.1由采购搜集有能力承制本公司原物料、零组件等之厂商，经采购单位查询初步认可后，发出(汇城电子)请厂商准备样品及承认书并传真报价单。各项采购项目属初次采购时，原则上须向两家以上供货商进行寻价寻样。4.4.2如属以生产使用之系列规格品时或设备消耗性材料则可直接向选定之供货商进行采购作业。 4.4.3若为客户指定厂商或属独占市场/技术者，经询、议价后，予以核准备查，日后则依此直接进行采购作业。4.4.4进行比价时，至少应有两家以上之供货商提出价格，以利于比价之进行。4.4.5进行比价时，应优先考虑交期、质量等因素，尽可能选择合格供货商。 4.4.6属于经常性采购之系列规格品，采购人员可依其报价经议定价格后，汇整成(价格对比表)，并可于适当时机，进行价格检讨或修订。4.4.7其他需议价之采购品，采购人员与供货商进行议价时，同时应确认交期、质量等，议价后将相关数据直接填入(PURCHASEORDER)内。4.5评鉴:4.5.1经寻样、寻价合格之厂商，得依下列规定进行实地评鉴或书面审查。4.5.2供货商实地评鉴:4.5.2.1由采购人员召集相关人员依(供货商调查表)之项目对厂商之制作能力及质量管理能力，进行实地了解与评估，会签判定是否登录为合格供货商。4.5.2.2合格时，由采购将(供货商调查表)呈主管核准并登录于(合格厂商名册)。不合格时，由采购通知供货商限期改善，改善后再向本公司申请实地评鉴，若再评鉴不合格，则取消资格。4.5.2.3供货商编号方式为:V001(V表示供货商，001为流水号)。凡评鉴合格之供货商，其编号将唯一不变。4.5.3书面审查:4.5.3.1供货商审查不便于实地评鉴时，管理部得考虑采取书面审查。4.5.3.2书面审查时，应针对下列事项进行:公司执照。（副本）公司简介资料(视公司大小决定是否提供)。产品目录。4.5.3.3书面审查结果应记录于(供货商调查表)，送会签单位会签是否合格，合格则予以登录，不合格则取消其资格。4.5.4样品鉴定:4.5.4.1由采购人员依(供货商调查表)之项目对厂商之制作能力,进行样品提供,并附其相关数据。4.5.4.2采购人员收到样品及相关数据后,直接交由开发部进行鉴定,书面判定样品是否合格。4.5.4.3合格时,由采购将(供货商调查表)呈主管核准并登录于(合格厂商名册)。不合格时,由采购通知供货商对其样品进行改善,改善后再重新向本公司提供样品及相关数据,若再不合格,则取消资格。4.6经评鉴结果为不合格时，则不予登录，但有下列情形时，可予以核准登录:(1)客户指定厂商。(2)独家供应。(3)货源供应有限。4.7采购执行:4.7.1无经议价之采购品，采购人员选定供货商后，可直接填写(PURCHASEORDER)，经主管核准后，订单正式发出。4.7.2需经议价之采购品，采购人员应得议价完成经核准后，再正式发出(PURCHASEORDER)。4.8采购管理:4.8.1质量管理:4.8.1.1如属原物料、半成品，依「检验与测试程序」进行采购品之验收。4.8.1.2如属设备、模具、治夹具时，则由采购人员会同请购单位依「设备管制程序」进行验收。4.8.2交期管理:4.8.2.1采购人员依据请购单位之需求日,考虑验收、运送等时间，取一前置日期与供货商议妥交货日期。 4.8.2.2采购人员应随时掌握供货商之交货是否准时，若因不可抗拒之事故或其他因素，导致无法准时交货时，采购人员应与相关人员协商因应对策，重新议定交期。 4.8.2.3若因生产计划变更导致需求日期更动时，需求单位应尽快通知采购人员，与供货商协调更改日期。4.8.3数量管理4.8.3.1采购人员应随时掌握库存数量现况,以便订单作业。4.8.3.2采购人员依生产指示书之数量需求,打印采购单，根据库存数与生产指示书之数量需求采购。4.8.3.3库存数不够时,根据生产需求,订单数量应在需求数的基础上，另加生产损耗率5%以上，多余数为库存。4.9需求变更管理: 需求单位若因故更改请购单之品名、规格、数量、交期时，以口头通知采购人员，必要时以书面方式通知；若属已下订单至供货商者，经与供货商协调确认后，应以书面或电话通知。4.10采购数据管理: 4.10.1采购单得以传真或复印件寄送方式发给供货商，并取得签回之采购单传真或复印件，或以电话确认供货商是否收到采购单。 4.10.2采购人员应建立(供货商调查表)、(价格对比表)及(合格厂商名册)，其资料内容视情况更正、取消或新增。4.11紧急采购：若请购时间紧迫及非常态性之交易厂商，请购单位得口头报告后，先行采购并交由相关单位验收该产品。4.12核决权限：4.12.1本公司请购的所有物品，须经经理核准后，方可执行。4.13付款处理：每月由采购单位依实际交货情形，汇整有关数据后，交由总经理处理付款事宜。4.14供货商定期考核4.14.1对合格供货商每半年考核一次，每次考核抽其中一个月资料.送货批次达三批以上。办理考核工作由采购组对供货商进行评定、考核，将结果填入（供货商考核表）中，由质检部提供相关数据；4.14.2考核专案：分为质量、交期、配合度三项，其中质量100%交期100%、配合度100%；质量得分=100X（允收数量/送货数量）交期得分=100X（1-推迟送货数量/送货总数量）配合度得分=100分（由采购依据供货商平时服务态度、紧急采购单处理情形酌情给分）4.14.3采购人员应将供货商考核结果记录于（供货商考核表）中经品管部主管、管理代表审查后，影印一份或传真给供货商。4.15变更方案4.15.1将供货商考核成绩分等级，并按等级进行奖惩：A、每项81-100分B、每项61-80分C、每项60分以下4.15.2对A级供货商可考虑增加采购量，对B级供货商可维持现状，对C级供货商书面通知其限期改善，对连续两次评述C级供货商可采取停止6-8个月采购取消资格。4.16供货商之管理:4.16.1本公司之供货商除物料供货商应做定期评鉴外，其余供货商仅做合格登录列管，不做定期评鉴。4.17记录保存：相关记录之保存，依「质量记录管制程序」办理。5.相关文件： 5.1检验与测试管制程序 5.2质量记录管制程序5.3零部件目录6.使用窗体：6.1PURCHASEORDER6.2价格对比表6.3供货商考