高校新生入学资格审核和新生报到情况统计工作的探索

高校新生入学资格审核和新生报到情况统计工作的探索

一、新生入学接待工作的重复性近年来，由于缺乏有效的入学资格审查方法和方法，许多大学必须重新使用大量人力资源来验证入学资格。人工方式统计新生报到情况和人工方式核对新生入学资格,虽然在一定程度上满足了新生入学接待工作的实际需要,但重复性工作较多,浪费了大量的人力资源,且统计时间长、准确性差、效率低下。作为临时性工作的“新生报到情况统计和入学资格复核”工作反倒成了新生入学接待工作的累赘。为推动迎新基础工作的信息化、科学化、正规化建设进程,提升审核和统计工作的准确性和时效性,提高工作效率,笔者根据黑龙江司法警官职业学院新生报到期间相关工作的特点,经过多年的不断实践,建立了以校园局域网为载体,以新生录取资料存储为基础,以新生入学资格审核为过程,以新生报到情况统计为结果的相对简捷的综合型互动式校园局域网络办公系统———新生报到管理系统。二、新生报到管理系统的探索与实践顾名思义,新生报到管理系统的主要工作是围绕新生入学接待工作进行的,这个系统随着新生报到接待工作应运而生,每年在新生报到接待期间,学籍工作人员都要承担各类新生报到情况的统计,如:统计各专业已报到情况、各培养层次报到情况、省内外新生报到情况、男女生报到情况、转专业情况、退学情况以及相应的各类比率等。事无巨细,看似简单的数据统计工作却是后续工作的重要铺垫,这些数据对于新生报到后的寝室分配、备品发放、学费核算、军训安排、班级编制、专业调整以及督促未报到的学生尽快报到以免生源流失等都发挥着重要作用,同时也为学院的相关决策提供着重要的参考依据。以往,黑龙江司法警官职业学院同其他很多高校一样,新生报到情况都是依靠人工进行统计。在新生报到时,往往要安排多名工作人员人工记录报到学生的姓名、性别和专业,但受时间限制,也仅限于这个简单记录,当天接待结束后再人工统计报到人数,对于筛选退学、转专业、未报到等名单,还要再分别由招生处、各系、学籍科反复人工核对名单。虽然统计的仅仅是名单,但却要耗费大量的人力和时间,工作效率和准确率都不容乐观。为更及时、准确的统计新生报到情况,笔者根据黑龙江司法警官职业学院迎新工作实际,从2009年开始了新生报到管理系统的探索与实践。首先研发了单机版的新生报到情况统计软件,即在新生录取结束后至报到前,将新生录取数据录入软件,新生报到时安排工作人员即时标注新生的入学状态(未报到、已报到、退学),软件自动生成新生报到情况统计数据。表1为新生报到管理系统自动生成的黑龙江司法警官职业学院2015年新生报到统计数据(部分专业)。经过几年来在实践运用中不断升级和优化,目前新生报到管理系统已建设为更易直观操作的网络页面形式,功能也相对较完善,形成了独具黑龙江司法警官职业学院特色的迎新工作办公系统,为迎新工作提供了高效、优质的信息化服务。三、新学生报告系统的功能介绍(一)新生报到管理系统的应用新生报到管理系统本着“为广大师生提供简便、快捷的网络化信息服务”的原则,在设计时尽最大可能的减少操作步骤,尽量实现“易学、易懂、易操作”。在新生报到前,工作人员协调学院招生部门将包括录取照片在内的新生录取信息上传至新生报到管理系统;在新生报到期间,新生出具身份证原件后,工作人员通过链接到新生报到管理系统的身份证识别器刷读身份证信息,系统即可自动调取对应的新生信息,经比对无误后完成新生入学资格审核并确认打印《新生报到接收通知单》,系统默认该生入学状态为“已报到”,同时自动生成新生报到统计数据(见表1),至此完成新生入学资格审核和新生报到情况统计工作,学院领导、招生处、学工处、各系、财务处等相关部门都可以通过新生报到管理系统在第一时间掌握新生报到情况和下载新生名单;之后,新生持《新生报到接收通知单》缴纳学费前往所在报到。由于黑龙江司法警官职业学院的办学特点,每天需要对学生进行不少于5次的集中点名,所以数据统计和名单下载功能尤为重要。此外,新生的寝室分配、备品发放、学费核算、军训安排、班级编制、专业调整以及督促未报到的学生尽快报到以免生源流失等都要以精确的新生报到数据统计为依据,新生报到管理系统的研发给这些工作的有序开展带来了极大便利。(二)新生报到管理系统的功能系统区分不同操作权限设置了“新生报到情况统计(系统首页)、系统功能介绍、新生数据上传、新生报到管理、新生信息管理、新生专业异动、新生数据下载、收费项目管理、系统功能管理(登录密码管理)”九大功能版块。1.新生报到情况统计(首页,见表1)。登录后显示内容即为“新生报到情况统计(首页)”,可点击页面左上角“首页”或按“F5”进入该页面。“新生报到情况统计”即时统计新生报到的各类情况,统计项目有“系别、层次、专业、录取情况、报到情况、退学情况、转专业情况”。其中:报到率=(报到人数/录取人数)×100%;退学率=[退学人数/(报到人数+退学人数)]×100%;转专业转入率=(转入人数/该专业报到人数)×100%;转专业转出率=[转出人数/(该专业报到人数+转出人数)]×100%。2.新生数据添加。由工作人员添加新生数据、上传新生录取照片及录取电子数据。3.新生报到管理。新生入学资格环节,可以通过身份证识别器刷读新生身份证审核新生入学资格(见图1)。也可通过输入新生相关信息,查询审核新生入学资格。4.新生信息管理。修改新生录取数据中的个别错误信息。5.新生专业异动。在新生接待工作结束后,按照上级教育行政机关的有关工作规程和工作时限对新生的专业进行调整后,在新生报到管理系统进行调转,系统自动记载、统计专业调转情况。6.新生数据下载。可分别下载已报到、未报到、退学、全部新生信息,为相关部门提供数据支持。7.收费项目管理。由于黑龙江司法警官职业学院男女生住宿标准不同,以及不同层次学生的学费标准也不尽相同,故设置了收费项目管理功能,可以根据层次、性别不同分别设置收费标准。在打印《新生报到接收通知单》同时,自动附《新生交费明细》,以便于财务部门收取相关费用。四、新生报到管理系统的应用几年来,黑龙江司法警官职业学院新生报到管理系统在探索中不断实践、在实践中不断完善,形成了独具学院特色的迎新工作方式,成为了学院新生接待工作中不可缺少的重要环节。其靓点主要有三个:一是,操作简单。无需具备较高的计算机应用技能,绝大多数操作上手即会。二是,信息量大。目前的统计内容几乎涵盖了新生的各类信息,统计详细、精确,各类情况一目了然。三是,独树一帜。该系统的构思设计纯属原创,尚未发现其他高校使用类似功能的办公软件,对于其他高校大幅度提升迎新工作效率具有极其重要的参考价值。2011年9月教育部要求:各高校要做好新生入学复查和学籍电子注册等常规性工作,及时发现并处理冒名顶替、高考移民、弄虚作假及体制外违规招生、中介欺诈等行为,及早发现学籍注册问题。新生入学资格审核的主要内容就是比对新生本人是否与准考证和身份证上的照片一致,以此来筛查冒名顶替等弄虚作假情况。传统的做法是在新生报到入学后,安排以辅导员为主的工作人员人工比对学生本人、准考证和身份证,但却要兴师动众的耗费大量的人力和时间,效率和准确性均不高。为此,黑龙江司法警官职业学院在探索新生报到管理系统的同时,增加了入学资格审核功能。即在新生报到管理系统上链接身份证识别器,通过身份证识别器读取新生的身份证信息,并调取新生报到管理系统中已录入的录取新生信息进行比对,进而实现在新生报到的同时即完成新生入学资格审核。其工作原理是:我国公安机关制发的居民身份证存储着公民包括照片在内的基本信息