《归档文件整理规则》中的档案成分问题研究

《归档文件整理规则》中的档案成分问题研究

文件和文件之间有着不可分割的关系。它不仅是文件理论的主角，也是文件的主角。随着文件生命周期理论在中国的引入，大文件的概念开始流行。随着科学技术的快速发展，电子文件的繁荣，甚至文件作为一种“广义文件”的观点，显然是“屈辱”的，文件的概念也是普遍的。有学者就认为，“不应再人为地将之区分为‘文件管理’和‘档案管理’两个阶段”，1档案整理中“材料”与“文献”的区别。据新《档案法》第20页的“档案”从1987版的《档案法》到2020版的《档案法》都对“文件”只字未提，那么，新《档案法》对档案属概念及组成成分的规定与表述是什么呢？这里简要地梳理一下。对于档案法定定义中的属概念，新《档案法》第二条指出档案属概念是“历史记录”。对于法定档案的组成成分，新《档案法》第十三条、第十四条指出档案组成成分是“材料”。对于法定档案编研开发利用后的称谓，新《档案法》第三十三条第二款、第二十六条第二款对档案编研开发利用后的称谓是“档案材料”与“文献”，从中可以看出“档案材料”与“文献”实际是同义词。从以上的梳理中可以看出，新《档案法》对于档案属概念及组成成分的规定与表述，其中“历史记录”1处，“材料”4处。而“档案材料”与“文献”实际上就不是档案的属概念及组成成分了，而是“文献”。从档案整理的实际操作层面上看，组成档案的归档成分概念是最重要的概念，只有明确了归档成分的概念，才能将应当归档的归档。而从对新《档案法》梳理来看，新《档案法》规定的组成档案的归档成分概念为“材料”。2《规则》中的“归档文件”《规则》作为文书档案整理的档案专业标准，从题名上看就体现出其有关档案组成成分概念似乎是“文件”。但是，其对“归档文件”作为一个术语进行了专门定义：“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。”也就是“归档文件”=“作为文书档案保存的文件材料”，也就是“归档文件”=归档“文件材料”。那么，“文件材料”是表示“文件”和“材料”两种事物呢？还是“文件材料”是一种事物呢？《规则》没有做具体的进一步解释和定义，不得而知。还是梳理一下《规则》中的表述。对于“文件”、“材料”和“文件材料”这三种表述，《规则》中除了“前言”、“范围”、“定义”以及指的是其他东西（如“装订材料”）外，在《规则》中的“归档文件”都用了。《规则》中用“文件”表述“归档文件”的有45处，如：“4.1归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”。“5.1.1件的构成归档文件一般以每份文件为一件”。“a）按年度分类将文件按其形成年度分类”；用“材料”表述“归档文件”的有1处，如：“5.1.1件的构成……简报、周报等材料一期为一件”；用“文件材料”表述“归档文件”的有2处，如：“6.1.1归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整”。“6.3.3文件材料已印制成册并编有页码的”。除了“文件”、“材料”和“文件材料”这三种表述外，《规则》中还用了其他词语表述“归档文件”，如：报表、名册、图册、会议纪要、会议记录、统计报表等。从以上的梳理中可以看出，《规则》有关档案组成成分的规定与表述，非常复杂，尽管使用最多的是“文件”概念，但是，明显地可以看出“文件”概念不能统一其他“归档文件”的成分。而且，可以看出《规则》有关档案组成成分的规定与表述是混乱的，没有统一的标准。另外，“归档文件”定义中的“文件材料”是有歧义的。从《规则》“5.1.1件的构成归档文件一般以每份文件为一件。……简报、周报等材料一期为一件”的规定来看，“文件材料”表示“文件”和“材料”两种事物，都是归档的事物，都是组成档案的成分。而从《规则》仅有的其他两处使用“文件材料”概念的规定看又指的是另外的两种事物。在“6.1.1归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整”的规定中表示的是记载文件内容的物质，而不是其文件内容。而“6.3.3文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变”的规定中表示的既不是记载文件内容的物质，也不是“文件”，也不是“材料”，有些像新《档案法》中“档案材料”的意思，也就是“文献”的意思。3考虑到这一点3.1档案工作人员“材料”“档案规则”应当成为档案专业标准从以上的梳理分析中可以看出，新《档案法》规定的组成档案的归档成分概念为“材料”，虽然，新《档案法》的法定档案定义的属概念是“历史记录”，两者似乎并不一致，但是，在其他具体指代中只用了一个统一的概念术语“材料”，应该说是专指的，并没有引起歧义。而且，在这一点上新《档案法》与1987版的《档案法》是一脉相承的，并没有任何改变。尽管“文件”作为档案属概念已经相当普遍，《档案法》仍旧坚持使用“材料”概念，应该说是有深意的。对于“材料”作为组成档案的归档成分的概念或者属概念的历史实际上与“文件”一样长，可以追溯到20世纪四五十年代，《中国档案》杂志的前身就是创刊于1951年5月的《材料工作通讯》。“材料”这一概念在档案界外明显地认知度较高，因而，新旧《档案法》一以贯之地采用，也就在情理之中。采用“材料”这一概念对于贯彻落实《档案法》有着积极的作用，因为，《档案法》不是让学者们看的，而是要贯彻落实的，在贯彻落实时面对的是广大涉及档案工作的档案界外人员，《档案法》必须使用他们认知的术语概念才能使他们了解《档案法》，贯彻落实《档案法》。《规则》作为贯彻落实《档案法》的国家档案专业标准，理应在对待有关组成档案成分概念上与《档案法》一致，这样既便于贯彻落实《档案法》，也便于实施《规则》。因此，笔者建议将《规则》的有关组成档案成分概念统一到新《档案法》上，将“归档文件”改为“归档材料”，修改《规则》的名称与其中的定义，将《规则》的名称改为《归档材料整理规则》，将“归档材料”定义为：“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的材料，包括纸质和电子材料。”3.2《规则》应当实现的概念应当统一到《档案法》上从以上的梳理分析中可以看出，《规则》作为文书档案整理的国家档案专业标准，其有关档案组成成分的规定与表述是不严谨的，也就是不标准，并没有起到标准的作用，甚至可能引起混乱。因此，作为标准，尤其是国家档案专业标准，必须做到表述严谨，概念准确统一，否则的话很难起到标准的作用。《规则》有关组成档案成分的概念在统一到《档案法》的基础上，还应当做到其本身内部有关组成档案成分概念的统一。一是概念统一。就是用一个概念来表示有关组成档案成分的概念，也就是用“材料”来表示组成档案成分的概念。二是没有歧义。对于一些多义词，容易引起歧义的，应当加限定词以示区别。如，“材料”就是多义词。《规则》“6.1.1归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整”的规定，可改为：“归档材料装订前，应对不符合要求的载体材料进行修整”，加限定词“载体”以示区别两者的不同。三是表述严谨。就是在表述相关内容中不能有纰漏。如，《规则》“4.1归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”。这里“遵循文件的形成规律”中的“文件”显然不能代表“归档文件”，不严谨。为了照顾到相关档案理论，可改为：“归档材料整理应遵循文件等材料的形成规律”，将“文件”作为“材料”代表来表述。4《归档文件整理规则》的有关组成档案成分概念应当统一到新《档案法》上《归档文件整