基于全流程闭环管理模式的排班营考流程优化

基于全流程闭环管理模式的排班营考流程优化

作为现代城市规划的重要成就，封闭式管理已广泛应用于医院的材料管理。1采用排班考勤模式，实现人力资源动态调配我院2008年实施排班考勤系统，根据不同岗位设置排班考勤组、班次和考勤类别信息，科室在网上排班和考勤。排班考勤系统的应用，实现了排班考勤数据自动上报和夜班费自动统计，一定程度上解决了手工方式上报、统计效率低下等问题。但传统的排班考勤模式仍存在以下问题：一是排班与实际到岗脱节。由于没有有效手段监管员工实际到岗，管理人员无法实时查看各岗位员工准时到岗、迟到、早退、加班、缺岗信息，无法实现人力资源动态调配；二是请假、外出会议/外出进修管理不规范。因员工岗位、事由不同，请假、外出会议/外出进修办理流程也不同，存在部分员工对政策掌控不清，出现越级审批、超标准休假等现象；三是信息无法互联互通。排班、请假、外出会议/外出进修、实际到岗信息形成孤岛，考勤信息无法实时获取和更新。2优化演进流程我院利用信息化手段对人力资源管理各流程实施闭环管理，重点对排班、考勤、请假、外出会议/外出进修流程进行优化，以解决传统管理模式环节中存在的问题，达到规范人力资源排班考勤管理，提高管理效率目的。改造后的人力资源闭环管理涉及管理处室，窗口单元（挂号收费处、分诊护士、药房、检查服务中心、入院服务中心、住院处等）工作人员，行政、医疗、护理总值班人员，门诊医生等多个角色。2.1确定排班时间和时间首先对全院230多个排班考勤组，500多个班次信息全面梳理，经与人力资源部、医务部、护理部核实确认为198个排班考勤组，403个班次，对每个班次设置夏令时段、冬令时段。其次优化排班管理。一是管理处室、窗口单元班次需在人力资源部备案后给予授权，排班员可按周/月提前排班，员工可通过手机钉钉查看个人的排班信息；二是增加总值班电子排班，对行政、医疗、护理总值班实现电子化排班，系统自动提前一天发送短信提醒，全院人员可通过手机钉钉查看总值班排班；三是在HIS门诊医生排班系统中完善上午/下午开始时间、结束时间，并以此为基础根据时间间隔生成号源，提前一天向医生发送预约病人信息。2.2刷脸考勤、到岗管理考虑到医院具有“人数众多、岗位复杂、工作地点多变”等特点，最公平、高效的办法就是借助制度和工具让员工克服惰性，进行自我管理职能处室、窗口单元工作人员严格按照排班班次刷脸考勤，如管理处室正常白班要求上午/下午、上班/下班四次刷脸打卡，打卡后手机钉钉消息即时提示打卡结果（正常、迟到、早退）。如一天之内因公、因私、中午不回家等原因无法刷脸打卡且无须报销时，可通过手机钉钉进行临时情况说明，注明起止时间段，则该段时间不算作缺卡。行政、医疗、护理总值班人员按值班班次刷脸签到，手机钉钉实时显示签到时间，全院人员可查看总值班人员实际到岗情况。门诊医生在门诊诊区人脸识别考勤机刷脸签到，通过与HIS排班系统开始时间比较，手机钉钉提示正常、迟到及迟到时间。2.3规范虚假审批流程搭建请假信息管理平台，实现手机钉钉端/PC端请假申请、请假审批、销假管理。根据请假、外出会议/外出进修管理规定，对不同岗位、不同假别预先设置审批流程及审批人。个人在请假平台提交请假申请后，系统根据预设规则自动跳转到下一个审批流程，同时系统通过手机钉钉主动向下一个流程审批人发送请假审批消息提醒，以此规范请假审批流程，能够有效避免越级审批、超标准休假现象。需要报销或外出时间超过一天，必须提前在系统中进行外出会议/外出进修申请登记，经科室负责人、主管部门审批，科室负责人需经院领导审批，未在系统中登记或审批不通过将无法通过财务报销系统进行费用报销。2.4刷脸和考勤显示虚假通过信息化手段实现考勤与排班、刷脸结果、请假、外出会议/外出进修信息实时同步更新。考勤以排班为基础，对于排班应到岗的班次，根据刷脸打卡结果考勤显示正常、迟到、早退、缺卡；对于其他排班班次，根据班次和考勤的对应关系显示具体的考勤信息，如班次对口支援考勤显示下乡。请假平台审批通过的请假申请，请假信息直接更新刷脸和考勤结果，请假起止时间范围内的刷脸打卡结果和考勤显示具体的假别。通过审批的外出会议/外出进修，申请信息同样会自动更新刷脸和考勤结果，登记的起止时间范围内的刷脸打卡结果和考勤显示外出会议/外出进修。3人力资源的分配和工作流失环境的管理3.1提升人力资源管理规范化水平通过信息技术实现排班、考勤、请假、外出会议/外出进修的流程优化，将各个环节有机结合起来，实现各个环节信息共享，杜绝了以往存在的流程不规范、人情管理等弊端，使员工自觉加强了自我约束和自我监督，提升人力资源管理规范化水平。3.2提高人力资源管理效率排班考勤、刷脸、请假信息平台的应用，实现了排班、到岗、请假、考勤信息电子上报和统计，考勤数据可根据排班、刷脸、请假、外出信息及时生成，减轻了排班考勤员、人力资源部工作人员工作强度，省掉了人工监管、统计的时间，提高了人力资源管理效率。3.3窗口工作人员签到、到岗占比、早退占比分析院领导、主管部门、科室负责人分别可按年/月/周/日查看全院、本科室人员排班、到岗在岗（迟到、早退、加班）、请假、外出、考勤信息，从而掌握不同岗位员工的实际工作负荷，为员工绩效奖惩、加班费发放、完善科室岗位分工、合理配置人力资源提供精准化的数据支撑。2020年3月刷脸考勤情况，见表1。缺卡占比=缺卡人次数/应刷脸人次数，应刷脸人次数为排班应到岗班次要求的刷脸签到、签退次数；准时到岗占比=准时到岗人次数/应到岗人次数，应到岗人次数为排班应到岗班次要求的刷脸签到次数；迟到占比=迟到人次数/应到岗人次数；早退占比=早退人次数/应签退人次数，应签退人次数为排班应到岗班次要求的刷脸签退次数。通过表1可以看出，管理处室缺卡占比为15.16%，进一步分析发现大部分人员是由于未养成刷脸打卡签到、下班刷脸签退的习惯，还有部分人员中午不回家没有及时在系统中进行备案说明。人力资源部和科室负责人根据具体情况对缺卡人员及时提醒，对迟到人员重点监管和考核。窗口单元准时到岗占比为91.61%，说明窗口工作人员按时到岗意识较强。门诊迟到医生占比为21.27%，可进一步统计迟到医生的迟到次数，对经常迟到医生给予重点督查。4人脸识别技术应用于临床医务人员的工作模式信息化支撑下的闭环管理模式是医院精细化管理的重要组成部分，通过信息化优化医院人力资源管理流程，使各环节环环相扣，信息互通，是实现人力资源排班考勤管理全程、实时、全面的重要手段，要深入利用大数据分析挖掘不同岗位人员工作负荷，为科学管理提供依据。我院也采用人脸识别技术实现院内会议和院内培训参会人员的自主刷脸签到。下一步我院计划实施首台手术医生手术室刷脸签到，以提高首台手术准时开台率。由于临床医务人员工作内容多样，工作时间不固定，人脸识别技术应用于临床医务人员的日常