干部人事档案管理办法

干部人事档案管理办法第一章总则第一条为了规范本所干部人事档案工作，提高科学管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为干部人事工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及有关规定，结合实际情况，制定本办法。第二条本办法适用于在职在岗具有干部身份的人员，本部其他在职在岗人员参照本办法执行。第二章管理职责与分工第三条人力资源部是干部人事档案的归口管理部门，负责拟制干部人事档案制度，开展干部人事档案日常管理工作。第四条各业务主管部门负责提供本规定收集范围内的有关材料。秘书办负责收集、提供干部因公出国出境等相关信息。人力资源部门负责收集、提供干部管理、工资调整、考核、政纪处分等相关材料。科技部门负责收集、提供创造发明、科研成果奖励等材料。企业文化与党群工作部门负责收集、提供干部加入党团组织和民主党派、党员违反党纪党规等材料。纪检监察部门负责收集、提供干部纪检监察等材料。运营监控部门负责收集、提供经济责任审计报告、离任审计报告等材料。保密安全部门负责收集、提供保密、国家安全相关严重违反保密管理行为相关材料。保卫部门负责收集、提供员工违法犯罪记录相关材料。第五条干部本人应按本规定有关要求及时提供在职教育学位证书、培训、立功、获奖等相关材料，并由人力资源部审核后复印归档。第三章档案材料收集、审核与归档第六条干部人事档案需要收集的材料主要包括：履历材料；自传材料；考察、考核、鉴定材料；学历学位、评聘专业技术职务、培训材料；政审材料；参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；表彰奖励材料；涉纪涉法材料；工资待遇、任免、出国（境）、各种代表会议登记表等其他方面可供组织参考的材料。根据组织部《干部人事档案材料收集归档规定》要求，档案材料形成部门应在材料形成之日起一个月内，按要求送交人力资源部门，由人力资源部门及时归档。各类档案材料收集责任主体详见：《干部人事档案材料收集责任主体一览表》。第七条各业务主管部门向人力资源部门送递材料时，如其他档案管理部门也需要收集归档，则材料形成部门要事先考虑制作材料的数量，必要时协商联系，防止造成干部人事档案材料短缺。第八条干部人事档案工作人员发现送交的档案材料不符合归档要求时，及时通知形成档案材料的部门，补送材料或补办手续。形成材料的部门有责任按规定认真办理。第九条接收档案材料后，应及时开展档案材料的鉴别与审核工作。审核要点包括：1.真实性。指档案材料由法定作者形成，材料文字清楚、所指对象明确，材料内容应符合干部的客观实际。档案材料中有无涂改档案内容，伪造档案材料的情况。2.完整性。收集工作的重点应该包括反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等方面的材料。收集的材料要齐全，系列材料要系统成套、有头有尾，主要审核干部履历、学历学位、政审材料、党团材料、奖惩材料、参加工作、工资待遇、任免考察等重要材料是否齐全，单份材料不缺页、无损坏。3.规范性。指归档的材料必须是办理完毕的正式审核、审批、签署、落款文字材料、内容清楚完整、手续完备的材料。第十条干部人事档案材料鉴别、审核后，应对档案材料进行正确分类、有序编排，编制目录，技术加工机装订成卷。干部人事档案材料使用A4型规格的办公用纸，材料左边应留出2.5厘米装订边，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯兰墨水和复写纸书写。除电传、获奖、培训等材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件归档。在档案材料整理工作中，不得私自涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添或伪造档案材料，不得擅自处理或销毁档案材料。第十一条干部人事档案工作人员应经常了解和掌握干部人事档案材料来源的信息，沟通渠道，及时收集应归档的材料。第四章档案查（借）阅第十二条因工作实际需要，可按规定程序查（借）阅人事档案有关材料。主要包括以下情形：（1）干部培养、选拔、考察、任免、聘任、调动、组织处理、审干、入党、入团、入学（报考研究生、博士生）、参军、出国、职称评审、职级待遇变动、婚丧、办理社保手续等组织人事工作。（2）凡与他人案件有密切关系，而本人已经死亡或重病不能口述提供情况，以及其它特殊原因，必须从其档案中取得旁证材料。（3）因编写党史、军史、革命斗争史、地方史、撰写人物传记等。（4）政法部门等单位因侦查、审理和公证处公证必须通过查阅干部人事档案取得旁证材料。（5）法律法规规定的其它情形。第十三条外单位来查阅干部人事档案，应填写地方市委组织部统一印制的《查阅干部（人事）档案审批表》（附件2）或携带盖有单位公章的介绍信；，一般应派政治上可靠的中共正式党员，并携带本人有效证件，方可查阅。第十四条本单位与查阅范围相关的职能部门需要查阅干部人事档案，应填写本单位印制的《人事档案查（借）阅审批表》（附件3），写明查阅理由，经人力资源部领导同意后，方能查阅与查阅理由相关的档案材料。查阅干部人事档案人员，必须是政治上可靠的中共党员。第十五条干部人事档案原则上不外借，如确因特殊原因外借时说明理由，经人力资源部门领导同意批准并办理借阅手续且仅限于借阅与所办事由相关的档案内容，借阅期间由干部人事档案工作人员专程携带办理。第十六条阅档后摘录的材料应由档案工作人员与原文核对无误后，写明材料出处和时间，并加盖人力资源部门公章。第十七条查阅或借阅干部人事档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定。严禁对档案进行圈划、拆散、抽取、撤换、折叠、涂改。严禁向无关人员泄露或向外公布档案内容，未经人力资源部门同意，不得任意摘录、复制、拍摄。确因工作需要从档案中取证的事项须获得人力资源部领导批准。第十八条干部人事档案工作人员对档案查借阅工作进行严格把关，防止无关人员了解、接触到干部人事档案相关信息。任何个人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的干部（人事）档案。第五章档案转递第十九条因工作调动、干部职务变动等原因，应将干部人事档案按规定转递到相关单位或上级公司领导组织人事部门。第二十条个人辞职、离职、被辞退（解聘）后，有档案接收单位的，档案应及时转至接收单位；没有接收单位的，档案仍由原所在单位保管。第二十一条领导人员退休后，档案在上级单位管理的，一般由上级单位退回其所在单位保管。第二十二条档案转出时需严格进行审核，保证材料齐全、手续完备、整理规范。转递干部人事档案应一次转出，不能分批转出或扣留。第二十三条转递档案必须填写《转递人事档案材料通知单》，为确保档案实体和信息的安全保密，干部人事档案必须严密包封，通过机要交通转递或由档案工作人员专程送取，严禁由本人自带。第二十四条干部人事档案工作人员应及时掌握人员变动情况，离职人员手续办理完毕后，接到退工通知后一个月内将档案转到新的主管部门（或各区人才服务中心、职业介绍所）。第六章档案保管第二十五条严格遵守《干部档案工作条例》的规定，不得泄密，不得丢失档案材料。第二十六条档案工作人员调动时，必须严格履行交接制度，未交接清楚，不得离去。第二十七条干部人事档案管理部门应设置专门的档案查阅室和档案工作人员办公室。档案库房、阅档室和档案人员办公室应尽量三室分开。第二十八条档案库房应保证坚固、安全，配置铁质的档案柜。防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温六项措施落实到位。库房内应经常打扫，保持整洁和库内适宜的温、湿度，严禁吸烟，库房内不得堆放杂物。每天下班前关闭门窗，切断电源，确保安全。第二十九条非干部人事档案工作人员不得进入档案库房。第三十条干部人事档案工作人员应对每本档案进行登记，做到编号清楚、分类明确、存放有序，按姓氏笔划与按群体组合的陈列方式分别上架或入柜。并每年对所保管的档案进行检查、核对、统计，防止错放或丢失，发现问题，及时采取措施，以保证档案的完整和安全。做到干部人事档案保管总名册与档案库房内的人事档案帐物相符。档案管理人员调动时，必须严格履行交接手续，未交接清楚，不得离去。第三十一条档案管理部门应建立《干部人事档案保管总名册》、《查、借阅干部人事档案登记簿》、《干部（人事）档案接收登记簿》、《干部（人事）档案转出登记簿》及《档案材料收集清单》五本台帐，做好动态管理。第七章监督检查第三十二条人力资源部定期对各业务主管部门人事档案材料收集工作进行监督与检查，发现未在规定时间内对相应人事档案材料进行送交归档的，将按程序采取提醒、约谈等措施。第三十三条对于必须由干部本人提供的档案材料，如经档案工作人员提醒后仍未按时送交，造成档案不全、缺损等结果由干部本人负责。第三十四条人事档案提供部