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文档简介

2023年文件管理制度标准版_文件管理制度标准版规范文件管理制度标准版篇1

1.目的

为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作,特制定本制度,适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。

2.职责

2.1总经理负责公司全部对外发文审批。

2.2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。

2.3部门主管负责本部门文件的拟制与审核,及负责本部门对公司内部发文的审批,并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。

2.4行政人事部负责公司文件格式、文号及内容的审核,用印管理、归档管理工作。

3.文件种类

3.1上行文:请示,报告,安排,总结;

3.2下行文:批复,确定,通知,通告,通报,制度,规定;

3.3平行文:信函,会议纪要。

4.文件格式

4.1发文统一运用以上文件类别之一。

4.2隐私等级和紧急程度,用来确定文件发送方式及办理速度,统一在文件的左上角位置加注。

4.3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。

4.4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和依据,讲解并描述什么事情,解决什么问题以及方法和要求,都要在正文中阐述清晰:

4.5标题统一运用二号或三号黑体字,放在居中位置;

4.6正文统一运用四号或小四宋体字,与主送单位等保持一样。每段开头空两个字;要合理地划分段落、正确运用标点符号,行间距为1.5倍,以清楚、美观为原则;

4.7附件。通常指随正文发出的补充说明材料:假如该文件有附件的,应在正文之下、发文单位落款的左上侧,专行空两格注明附件:XXX字样;假如附件较多,还须编上序号;文件无附件的,无须注明;

4.8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的,要用负责人姓名(前面冠以职务身分)署名:落款一般放在正文(或附件标记)的右下角,相关于书信中具名的位置;假如正文恰好占满全页,落款必需放在另页空白纸上时,并在其上面加注一行(此页无正文)字样;落款字体与正文相同。

4.9日期:

4.9.1一般应写发文日期;

4.9.2制度或会议通过的文件应写通过的日期;

4.9.3重要的文件写签发的日期;

5.文号

5.1依据文件类别、发文日期、发文单位及发文依次对文件进行统一编号;详细文号编制规则见附件。

5.2公司文号由行政人事部统一管理,管理中心文号由物业部统一管理;

5.3发文部门需到以上部门登记领取文号后,方可发文。

6.用印

6.1用印是发文单位对文件负责的标记,是文件合法生效的标记,对外发文或内部重要文件都应加盖印章。

6.2文件打印校对完之后,由管理印章的人员用印并进行登记;

6.3印章应盖在落款和年月日中间,即骑年盖月位置。

7.文件管理

7.1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作:

7.2正规文件应尽量打印,并由拟文人细致校对审核。

7.3签发。签发人对签发的文件负有完全责任,应本着负责精神,细致阅读文稿,实事求是地拟写批语。同意签发的,注明同意发文字样后按正常手续办理;不同意的写出详细看法返还拟文人重新撰写;

7.4用印。印章管理人员依据规定加印,并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。

7.5发放。由发文部门填写《文件发放登记表》,并做好发文签收登记工作。须要回复办理的文件,还要填写《文件处理单》,夹在文件前面,一并送有关人员或部门办理。

7.6收文。文件管理人员(一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员)将所收到的文件登记在《收文登记表》内,内容包括:流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理状况、备注等。

7.7传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。

7.8保存。文件办理完毕后,由最终处理部门人员进行保管。

7.9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部,由行政人事部进行整理存档工作。

文件管理制度标准版篇2

(一)总则

第一条为削减发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,依据区建设局关于文书处理的有关规定,结合我单的实际状况,特制订本制度。

其次条文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本单位上报下发的各种文件、资料。

第三条根据党政分工的原则,本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。

(二)收文的管理

第四条公文的签收

1.单位全部文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。在签收和拆封时,收发员(文书)需留意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明缘由。

2.对上级部门发来的文件,要进行文件、文号、机要编号的核定,假如其中一项不对口,应马上报告上级部门,并登记差错文件的文号。

第五条公文的编号保管

1.收发员(文书)拆封和签收后应刚好附上文件处理传阅单,作分类登记编号、保管。

2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应刚好送交收发员(文书)进行登记编号保管,不得个人保存,如职工工作须要借阅的可复印或借用。

第六条公文的阅批与分转

1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)依据文件内容和性质阅签后,由收发员(文书)分送领导和承办部门阅办,重要文件或急作应立即呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避开文件积压误事,一般应在当天阅签完。

2.一般礼仪性质的函、电、单据等,可由办公室干脆分转处理。如涉及几个单位会办的文件,应同各单位联系后再分转处理。

3.为加速文件运转,收发员(文书)应在当天或其次天将文件送到领导和承办部门,如关系到两个以上部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特别状况例外)。

第七条文件的传阅与催办。

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2.阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书),阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责。如有领导批示、拟办看法办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3.阅文时不得抄录全文,不得随意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作须要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。

4.文件阅完后,应交收发员(文书),切忌横传。

5.办公室对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应马上指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应根据有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应刚好归档周转。

6.根据阅文范围,离、退休干部,一般由有关部门定期组织学习有关文件,或由办公室通知到单位阅文。

(三)发文的管理

第八条发文的规定

1.单位上报下发正式文件的权力分别集中党支部和行政办公室,各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2.各群众团体、部门须要向上反映汇报重要状况或向下支配布置重要工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提动身文申请,并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核。党支部、行政办公室同意发文,方可按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、政×字发文。群众团体文件由党支部批转。

3.对单位影响较大,涉及多个以上领导分管范围的文件,须经领导班子探讨确定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。

第九条发文的`范围:

1.凡是以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、确定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。

2.党支部、、行政办公室下发文件主要用于:

(1)公布单位规章制度;

(2)转发上级文件或依据上级文件精神制订的文件;

(3)公布单位体制机构变动或干部任免事项;

(4)公布单位重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的确定;

(5)发布有关奖惩确定和通报;

(6)其他有关重大事项;

3.党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于:

(1)对上级机关呈报工作安排、请示报告、处理确定;

(2)同兄弟单位联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。

4.日常生产、技术、管理、党群工作中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、支配部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经分管领导批准后,由各科室书面或口头自行通知执行,一般不用发文。

5.各科室如会议所作的确定,一般都不应发文,不备查考,可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

(四)发文程序与要求

第十条发文程序规定:

1.各科室须要发文,应事先向党支部、行政办公室提出申请;

2.党支部、行政办公室同意发文后,主办科室应以党的方针、政策和国家法令,上级指示或工作实际须要草拟文件初稿;

3.草拟文稿必需从本单位角度动身,做到状况的确、观点显明、条理清晰、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁运用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写;

4.文稿拟就后,拟搞人应填附发文稿纸首页,具体写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人,并签名、盖章、标定日期和密级;

5.办公室应依据党支部、行政的要求和上级有关指示精神,有关文件规定,对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严峻、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿;

6.经办公室审查修改后的文稿,送分管领导核稿(对文稿内容、质量负责);

7.对审核时修改较多,有碍打印和存档的文稿,应由拟搞部门重新整理写清晰;

8.需经会签的文稿,应在交付打印前送会签部门会签;

9.文稿审核会签后,按批准权限的规定分别呈送党政领导审定批准签发;

10.经领导批准签发后的文稿交办公室收发员(文书)统一编号送打字室打印;

11.文件打印清样,应由拟稿人校对,校对人员应在发文稿上签名;

12.文件打字后,由办公室派专人按数印刷,再由收发员(文书)分发并检查落实状况。

(五)文件的借阅和清退

第十一条各部门有关工作人员因工作须要借阅一般文件,需经本部门负责人签写便条,对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。

第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续,就地阅看,按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十三条办公室收发员(文书)对承办的公文应抓紧催办,应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件,进行收缴清退工作。(一般为月底一小清,季末一中清、年终一总清)。如发觉文件丢失,必需刚好查明缘由和责任者,并照实向领导报告。

(六)文件的立卷与归档

第十五条文件的归档范围:

1.凡下列文件统一分别由办公室收发员(文书)负责归档:

(1)上级机关来文,包括上级对单位报告、申请的批复;

(2)党支部、行政办公室发出的报告、指示、确定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产工作的各类安排统计、季度、年度报表等;

(3)党支部会、主任办公会议、中层干部会议、职工委员会以及各种例会记录;

(4)支部党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;

(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果;

(6)参与上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等;

(7)上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录,以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料;

(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品;

(9)单位日志和大事记;

(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

2.业务科室,各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

第十六条立卷要求

1.文件立卷应根据内容、名称、时间依次,分门别类地进行整理归档。

2.立卷时,要求把文件的批复

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