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文档简介

公司档案室管理制度及职责1.背景公司的档案室是公司存储文档、资料和纪录的重要场所。作为公司的核心资产之一，档案的管理和保存至关重要，这不仅可以帮助公司方便地查询资料、预防和减少风险，同时也有助于公司的稳定和长期发展。因此，需要制定和执行严格的档案管理制度，以便管理档案室。2.档案室管理制度2.1定义档案室管理制度是指公司职工在使用档案室的时候必须遵守的一系列管理规定和流程，以确保档案室的文档和资料可以安全、有序地存储，方便查看，保护档案的完整性和机密性。2.2管理职责2.2.1档案室管理员档案室管理员是管理档案室的主要责任人。其职责如下：管理和保护档案室内的文档和资料；确保档案的存放位置和编号及时更新和标注；对访问档案室的人员进行审核和管理；对档案室内的纸质和电子数据进行备份和管理；定期对档案室内的文件进行清理和整理；定期对档案室进行检查和维护。2.2.2档案室用户档案室用户是指被授权使用档案室的职员。其职责如下：遵守公司的档案管理制度；对档案室内的文档和资料进行妥善保管及归还；不得将档案借出或私自复制；不得在档案室内进行食品和饮料等活动；协助档案管理员对档案室进行清理和整理。2.3操作流程2.3.1登记流程档案室管理员需要准确认识档案室内所有文档和资料，并按照事先规定的编号和分类方法对其进行编号和分类。每件文档均应标注编号、发文日期、文号、发文单位、收文日期、收文单位、主题、密级、存留期限等信息，并按照相关规定将其归档入库。2.3.2检索流程档案室用户在需要查阅文档之前必须向档案室管理员提出查阅申请；用户应填写《档案室借阅申请单》并添加上目标文件的编号，以便档案管理员能够快速准确地检索文件；档案室管理员会根据申请单的内容查询对应的文件并借出文件；用户需要在规定的时间内对文件进行查阅，并且随时注意档案室的安全。2.3.3还档流程档案室用户在文件查阅完毕后，请及时归还，以便管理人员对文档和资料进行及时整理和归档。还档流程如下：用户需要将文件交回档案室管理员，并在《借阅登记表》上填上使用时间和归还时间，以记录使用情况；逾期未还，请及时通知管理员以避免档案的丢失或无法流转。2.4档案的保管期限档案室管理员应定期审查档案，将已满保管期限的档案进行处理；根据档案的不同内容、制度和保密性要求，分级管理，并按保管年限规定分别存放；对于已经过保管期限的文件，档案管理员可以选择打包销毁或存入历史档案存储室。3.结论本文介绍了公司档案室管理制度及职责，在员工使用档案室时，必须遵守档案室管理制度的各项规定和要求，并且按照公司的要求完善各项工作，以确

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