文件管理知识点(实务)

档案中级学习材料第一章文件治理档案中级学习材料第一章文件治理10页〔15页〕by：龙白雨文件治理学问点：1、文件定义〔广义的各种形式的信息记录。2、“文书”一词历史上使用较长，三国时期就消灭，而“文件”一词消灭于清末文件”一词更具有现代性。3、“公文”概念包含于“文件”之中，公文一般是指法定机关、团体、企事业单位等形成的具有完整形式和处理程序的文件。2023年我国国务院公布的《国家行政机关公文处理方法》中规定：“公文是指行政机关在行政治理活动中所形”4、公务文件：是文件家族中最重要的组成局部，公文的形成、处理、运转和治理，是文件治理的主要内容。5、公务文件的特点：A、公文由法定的作者制发；——这是公文的最重要的特点B、公文具有法定的权威性和现行效用；C、公文具有标准的体式和特定的处理程序。6、所谓法定的作者，是指依法成立并能以自己的名义享有权利、担当义务的组织及其领导人。7、文件的名称通常又称为文种。它与发文目的、发文者权限及收发文机关之间的关系等因素有直接关系。接来源分：收文、发文和内部文件三类；接保密程度来分：绝密、隐秘、机密、内部、限国内公开和对外公开等六类文件；按行文方向分：上行文、平行文、下行文三类；按载体形式分：纸质文件、感光介质文件、磁介质文件和电子文件等。8、通常，人们按文件的标准性状况分为通用公文和事务文件两类。文种有14种：决议、打算、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要2023年中华人民共和国国务院办公厅公布〔修订〕了，规定我国各级各类国家行政机关使用的文种有13类14种：命令〔令、打算、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。10、命令〔令：适用于国家行政机关依照有关法律规定公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。命令是一种法规性、强制性很严格的下行文公布命令通常以机关首长职务名义签署。公开公布重要打算或者重大大事；公告用确定范围内公布应当遵守或者法定周知的事项。三者区分：围次之；通告则是“社会有关方面”使用，范围最窄。而公报和公告更多的是宣示性、告知性事项。闻媒体、文件传递公布，通知主要通过张贴、确定范围内的闻媒体公布。④写作要求不同：通报、通告要求写得通俗、简洁，多承受分条式写法。12、打算用于对重要事项或重大行动作出决策安排，奖惩有关单位及人员，经过会议争论通过的重要决策事项。打算和决议的区分：联系：打算、决议是领导机关对于某些重大行动、重要问题作出安排、标准和决策时使用的领导性、规定性文件，属于下行文。打算和决议一经行文下达，下级机关必需贯彻执行。区分：①内容不同；②形成程序不同；③效力不同；④行文主体不同；13党的上级机关作的原则和要求的一个文种，属于下行文。14、意见、条例和规定：党的中心组织制定标准务制定有约束力的行为标准。15、议案和报告：议案用于向人民代表大会提请审议的议事案。议案根本上是一种法律文件，一般都有较为固定的格式，使用范围较窄不只是人民政府使用案。报性报告、状况报告、答复性报告。上级只需了解，不必答复一文一事，也可以一文多事；四是报告中不要有恳求事项；五是报告要形成制度。16、请示与批复：必需赐予批示或答复主送单位单一。题说明态度、提出意见和方法的复文。特点：内容简明，一文一事；针对性强，批复必需明确答复请示事项主送单位只能是请示单位归档保存时应将同一事项的一组请示和批复组合在一起，切不行分散。17、通知和通报：通知文。其主要用途有以下四个方面：B、用于公布行政规章；D、用于任免或聘用干部。18、通报用于。它的通直接通报，也可以转发文件通报。通报有三种类型：B、批判性通报；C、状况通报。未经会议争论和座谈的问题不能写入纪要。会议纪要假设下发执行，以“通知”发出；有的是报送上级领导机关，用“报告”发出。会议纪要的类型：B、协议性会议纪要；C、研讨性会议纪要。20不相隶属机关信息，安排打算，总结阅历，调查争论问题，指导工作的一类公文。事务文件的主要文种有等〔不是重点，作下了解。22、文件的拟定过程：B、调查争论，猎取材料；C、总体构思，拟写提纲；23、行文应当留意有关事项和遵守以下几条原则：C、行文要留意隶属关系。D、行文应分清主送与抄送机关。24、公文的构造标准：应当标明份数序号。发文机关标识：说明公文作者的标志，显示公文的权威性与严峻性。发文字号：又称发文编号，它是专指性很强的文件代号，可为引用和发文机关代字、发文年度和发文挨次号一个发文字号，联合行文时只标注主办单位的发文字号。签发人标识：一般只用于上行文。标题：一般由发文机关名称、事由和文种三局部构成。主送机关：标注主送机关时，应使用全称、标准化简称或统称。正文：主体局部，要做到一文一事，包括开头、主体、结语三局部。附件说明：为附件所做的标记。成文日期：形成文件的精准日期。通常以领导人签发的日期作为公文的成文日期。印章：括号标注。附件：指附属于公文正件的其他公文或材料。主题词：用于提示公文主要内容并经标准化处理的词与词组。主题3—5个，一般不8个。机关。印发机关与印发日期：又称版记，其作用是明确公文印制质量。25、文书处理是指公文的办理、治理、整理〔立卷、归档等一系列相互关实事求是、精简、高效、安全保密。文书处理包括：收文处理、发文处理、文书治理三个环节。等。签收：是收件人在对方的传递文件单或文簿上签字，以表示文件收到。签〔1〕清点2〕检查〔3〕签字登记：〔1〕收文登记的内容和形式一般承受专用的收文登记簿进展登记。其中必需登记的文件、材料包括：①上级机关的指导性、参阅性和需要办理的文件等。②下级机关请示性、报告性文件等。③重要的、带有密级的刊物、资料。④机关内部使用的文件、会议文件和音像文件等。收文登记的方法：使用、公文格式是否标准。分送：由文书处理部门快速送达有关部门或人员传阅或承办。传阅要求：、把握传阅范围；C、把握文件运行；D、传阅文件，要建立必要的传阅手续和制度。拟办意见要写在文件处理单上姓名和日期，不行在文件上写、画。意见。这里所讲的承办主要是指文书工作中的办理复文。留意：承办任务多的时候，要分清轻重缓急，保证紧要文件优先处理。复文的；下级机关送本机关的请示需要批复的等。文件办理状况，需要说明的问题和办理结果等状况。归档〔销毁单位档案室移交；将无保存价值的文件按规定销毁。主要的工作程序包括拟稿、核稿、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发等。文字的准确运用。核稿：对文稿审核，依据有关规定应做到“六查”：一查文稿内容同党和工作完毕后，按规定程序，送领导人审批或签发。批明发文意见并签字。文稿经领导人签发即成定稿。编号：缮印：缮印是指经过领导签发的定稿印成正本。缮印的方法有很多种，如打印、铅印、激光照排、复印等。缮印制成文件的正本、副本和存本。正本是校对：打印稿与底稿核对检查，以觉察并订正各种错漏。用印：公章应由专人掌管。加盖印章要经过批准并按领导人签发的份数压正文，下要“骑年盖月”，用印要端正、清楚。附件、密级、份数、发往机关、归卷日期、归入卷号、备注。分发：党政机关公文，一般只发组织，不发个人。28、立卷：文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，立卷是文书处理工作的最终一个重要环节，是文书处理程序完毕的标志。29〔多项选择〕A、必需是办理完毕的文件材料才可以立卷；B、必需是具有保存价值的文件材料才能归档保存；C、必需依据文件在形成过程中的联系和确定的规律组成案卷。30、立卷特征：就是在立卷过程中，按文件的根本特征确定文件分类和组卷的原则和依据。文件特征是立卷的依据，立卷特征就是按文件特征分类和组卷。A、按文件的问题特征立卷；B、按文件的作者特征立卷；C、按文件的名称特征立卷；D、按文件的时间特征立卷；E、按文件的地区特征立卷；G、按文件的其它特征立卷。人事文件材料，也可以用人物特征来立卷。即文书处理部门〔人员〕立卷和文书处理部门与单位档案室结合立卷。文书处理部门立卷就是由文书处理部门或人员担当文件材料立卷工作的一集中式、部门式和“谁办谁立卷”等具体模式。机关档案室介入立卷工作的深度看，有组织型、分工型、兼职型三种根本类型。32〔或人员导与监视等。文件材料的清理和收集工作是机关一项重要的立卷预备工作，必需在立卷工作开展前完成。〔多项选择题〕A、帮助立卷部门组织立卷的预备工作；B、进展立卷工作的业务指导和监视；C、为机关立卷工作供给良好的后期效劳。年度归档文件名目，又称为等。立卷类目是由机款名称、保管期限、备注等。35当年拟订的立卷类目中随时文件散失或积存，便利寻常查找利用，并为立卷归档工作奠定根底。〔多项选择题〕B、要有寻常归卷的物质条件；C、留意寻常的清查和归卷。清点核查已归卷的文件材料是否齐全完整；清点核查已归卷的文件材料有无归类或归卷错误；清点核查已被借阅的文件材料是否按时归还；有些办理完毕的文件材料可以准时立卷。、卷内文件的排列与编目工作是系统化整理组合案卷的重要根底性工作，〕号、填写卷内文件名目、填写卷内备考表、拟写案卷题名、填写案卷封面、装订案卷。卷内文件排列的目的是为了使杂乱无章的文件变成有序的互上联系的有得最广泛的是按文件的时间先后挨次或按文件重要程序排列的方法。编页〔件〕号：卷内文件凡以“卷”为单位装订成岫的均需编写页号，号〔空白页不编页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的首页右上方加字。填写卷内文件名目：主要包括：挨次号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注凡会议记录应填写每次会议的时间、。卷内备考表包括以下内容：本卷状况说明；立卷人；检查人〔由案卷质量审核者签名；立卷时间。案卷题名：又称案卷标题，用以概括提示卷内文件的主要内容与成分，求是：A、政治观点正确；文字应尽量把握在五十字内，最好能用二三十字概括标出；并列成份之间使用顿号，题名后不用标点符号〕C、根本构造力求完整。案卷题名的根本构造是：作者〔责任者〕——内容〔问题〕——名称〔文种。件〔页〕数、归档号、档号。档号包括全宗号、名目号、案卷号。全宗号是档案馆赐予立档单位的编号。名目号是全宗内案卷名目的编号卷号，即名目中案卷挨次的编号，同一册案卷名目内不能有重复的案卷号。装订案卷：确定装订线、去除金属物、补贴加边、折叠对齐、棉线装订。37、卷内文件经过系统化排列与编目，组合成案卷之后，仅完成了文书立卷工作的第一步和检索工作。38保管期限和组织机构排列案卷是现行机关中最常用的两种根本方法。39一经选定某种排列方法，每年都应依照此法排列有关特地规定予以排列。40案卷的位置。由于排列方法不同，案卷号的编法也各异。41成册。文书部门编制的案卷名目，既是移交名目，又是移交凭据。案卷名目的编制方法主要有：，主要适用于每年形成案卷较多的机关；二是按保管期限编制的，即一个机关全宗内的案卷依据永久、定期或永久、30年、10年分别编制成两本或三本案卷名目，中小机关适合承受这种方法案卷名目。适用于机构简洁、文件数量大的大型号机关。编号、编目、装盒，使之有序化的过程。这里的归档文件整理，即组件。组件的〔多项选择题〕A、有利于提高和把握档案的质量；C、便于深化档案信息资源的开发、利用和治理；D、更适应现代化的计算机治理。43、组件的方法步骤：装订、分类、排列、编号、编目、装盒。装订：以件为单位固定在一起。是归档文件整理的首要环节。文件正本一件，报表、名册、图册等一册为一件，来文与复文可为一件。目前常用的装订方式有：线装方式〔最有利于档案保护的方式、缝纫机轧边或穿针打结、粘接、穿孔式〔钉书钉、钢夹、塑料夹、铆接式〔热压胶管、分类：将文件分成假设干层次和类别，以构成有机体系的过程。常用的方〔问题〕——保管期限或保管期限——年度——机构〔问题。组件时应留意以装订时排列在前面文件的日期为准，如：正本与定稿为一件，此件日期以正本日期为准。排列：是指在分类方案的最低一级类目内，依据确定的方法确定归档文重要程序等排列按确定挨次排列在一起，再承受确定的方法对不同事由的文件进展排列。编号：是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式等穿插。档文件整理工作的重要内容之一，也是开展档案治理各项工作的根底和根本工具。归档文件名目的工程包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注。题名：即文件标题。文件只有一个正题名时，应照实抄录。文件假设有附件，〔内容重拟写或补充，并外加“[]”出、销毁等。假设内容多写不下可写到备考表中，并在备注栏中标注“*”号。归档文件名目应单独装订成册并编制封面。装盒：包括将归档文件按件号挨次装入档案盒、填写备考表、编制档案装盒是归档文件的最终步骤装盒的具体要求如下：B、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；、分机构〔问题〕的状况下，不同机构〔问题〕形成的档案文件不应放入同一档案盒；D、文件的厚度应尽量与档案盒厚度相适宜；E也不应混装。同一事由的归档文件在装满一盒后，可按挨次装入下一盒。、40mm，也可依据需要设置其