项目档案归档整理

项目档案归档整理项目档案整理归档规范一、总体要求为了保证项目档案的完整性、准确性和可靠性，项目档案整理归档必须按照规范进行。整理过程中要注重保密性，防止泄露重要信息。同时，整理归档的文件必须保持清晰、完整、有序和易于查找的状态。二、项目档案构成项目档案包括项目计划、设计方案、施工图纸、工程变更单、验收记录、技术资料、质量检验报告、安全监测报告等。其中，项目计划和设计方案是项目档案的核心，必须保证完整、准确、可靠。三、项目档案的整理1、文件的收集项目档案的整理必须先进行文件的收集工作。所有与项目相关的文件必须全部收集，并进行分类整理，以便后续的整理工作。2、项目档案分类方案项目档案的分类方案必须根据文件的性质和用途进行分类。一般分为计划、设计、施工、验收、技术、质量、安全等类别。每个类别下再进行细分，以便后续的整理和查找。3、文件材料的鉴定、清理在整理过程中，必须对文件材料进行鉴定和清理。鉴定是指对文件的真实性、准确性和可靠性进行审核，清理是指对文件进行筛选、整理和排除无关文件。这样可以保证项目档案的完整性和准确性。以上是项目档案整理归档规范的基本要求。在整理过程中，还需要注重文件的保密性和安全性，以免泄露重要信息。同时，整理后的项目档案必须保持清晰、完整、有序和易于查找的状态，以便日后的查阅和使用。项目档案通常由项目文件、案卷和其他相关资料组成。项目文件包括项目立项文件、可行性研究报告、招标文件、合同、施工图纸、验收报告等。案卷是指按照工程实施过程或相关主题归纳整理的文件资料，包括工程建设、设计、施工、监理、验收、竣工等环节的文件。其他相关资料包括会议纪要、合同变更、技术交底、现场照片等。三、项目档案整理归档流程1.项目文件组卷项目文件组卷是指将项目文件按照一定的顺序和规范进行组合，形成一个完整的档案卷。组卷时应按照时间顺序排列，每个文件应有文件号、文件名、日期、起草单位、主题等基本信息，并注明文件的密级和保管期限。2.案卷编目案卷编目是指对案卷内文件进行分类、编号、标识、记录等操作，以便于后续的查询和利用。编目应按照一定的分类标准进行，如按照工程实施过程、文件类型、文件主题等进行分类。每个文件应有文件号、文件名、日期、起草单位、主题等基本信息，并注明文件的密级和保管期限。3.案卷装订案卷装订是指将编目后的案卷内文件按照一定的顺序和规范进行装订，形成一个完整的案卷。装订时应注意文件的保护和整洁，每个文件应有标签和页码，并注明文件的密级和保管期限。4.入库上架入库上架是指将装订好的案卷和其他相关资料按照一定的顺序和规范存放在档案库房内。入库时应按照案卷编号和存放位置进行登记，每个案卷应有标签和条码，并注明文件的密级和保管期限。四、项目档案的归档项目档案的归档是指将整理好的档案按照一定的规范和要求进行存放和管理，以便于后续的查询和利用。归档应按照档案保管期限和密级进行分类和存放，定期进行档案鉴定和清理，保证档案的完整性和可用性。同时，应建立档案管理制度和档案查询系统，加强档案管理和服务。确定类目排序后，需要对各级类目进行横向排序，明确它们之间的相互关系，并体现出一定的分类规律。分类编号是指在类目排序完成后，根据实际需要及已确定方法对类目进行编号，编号一般采用英文字母、阿拉伯数字、汉语拼音等组合形式。《项目档案分类表》是项目档案分类方案的最终成果，在进行项目整理时应依据该表对档案进行科学分类并编制档案号。文件材料的鉴定和清理主要指剔除不属于归档范围及重复的文件，以确保项目档案的完整性。对于计划任务书的批复、项目任务书的上报、征地权属证书等材料，应将原件归入项目档案。文件材料的鉴定原则是及时、准确、完整、系统和规范。项目文件组卷需要科学分类，合理遵循项目文件的形成规律和成套特点，保持卷内文件的有机联系。通常按单项工程、单位工程或专业文件形成单位进行整理组卷。常见的组卷方法有：1.项目施工类文件一般按照单项工程、单位工程进行组卷，也可按装置、阶段、结构、专业进行组卷。2.项目竣工图按照建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序进行组卷。3.设备类文件按照专业、台件组卷。4.管理类文件按照问题、时间组卷，或按照文件类别进行组卷。5.监理类文件按照文种进行组卷。6.原材料实验按照单项工程、单位工程组卷。卷内文件排列时为了便于反应案卷内文件内在联系，通常图文混合，文字材料在前，图样在后；翻译文字在前，原文在后；证件在前，附件在后；印件在前，定稿草稿在后。通常根据文件性质不同按照以下方法进行顺序排列：1.管理性文件：按照问题、时间或重要程度进行排列。2.施工文件：按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。3.设备文件：按依据性、开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行、设备维修等顺序排列。4.竣工图：按专业、图号进行排列。以上是常见的项目文件组卷方法。合同文件组卷：合同文件是在合同立项、招投标谈判签订和执行等过程中形成的文件。它属于项目管理性文件，可以按照问题、时间组卷。通常情况下，合同文件按照问题组卷，即同一个合同将围绕问题进行整理、组卷。对案卷及卷内文件则按时间或重要程度进行序。按照合同文本、合同前期文件、合同执行文件的顺序进行组卷。合同文本包括合同、谈判协议等；合同前期文件包括立项文件、评标文件、文类函件、开发标件、招投标文件；合同执行文件包括支付文件和其他文件。设计文件组卷：设计类文件按照项目、专业进行组卷。顺序工艺设备文件组卷：按照设备购置、安装、使用、附件增减、人员变动、维护、调拨、报废等顺序组卷。竣工文件组卷：监理文件按照文种组卷，如监理大纲、供应商资质审核、施工组织设计、开工令、监理通知、监理日志、施工设计变更等文种组卷；项目施工文件按照单项工程、单位工程、阶段、结构、专业组卷；项目竣工图按照建筑、结构、水电、暖通、电梯、环保等顺序组卷，也可参考设计文件排列顺序组卷。文书材料组卷：文书材料的组卷可按问题、时间、重要程度排列组卷等。其中按问题组卷是指将反应统一问题或同一事物的相关文件组成一卷；按时间组卷是指将属于同一年度、季度或者月份的文件组成一卷；按重要程度排列组卷是指把重要的文件放在前面、次要文件放在后面，比如批复在前，请示灾后，结果在前，查证材料在后，总标在前；分表在后等。声像档案组卷：声像档案组卷的内容有照片、录影带、录像带等。进行归档的声像档案必须为原件，且没有断裂、发霉等现象。根据材料的重要、时间顺序进行排序，反应同一事件的放在同一件，保证文件的完整和系统性。岩土芯样组卷：包括岩土芯样、岩土芯样照片（彩色照片）、岩土芯样记录。也是按照同一事件的相关文件组成一卷。案卷编目：项目文件组成案卷并进行排列后，需要对已组卷项目文件进行编目。案卷编目主要包括卷内文件页号的编写；卷内文件目录的编制；案卷封面和背脊的编制；卷内备考表的编制。页号：