高校实验室低值易耗品和耗材的一站式管理研究

高校实验室低值易耗品和耗材的一站式管理研究

1低值易耗品的管理低值易用品是低值耐用性和易用性的总称。与固定资产的概念相比，它指的是不符合固定资产标准且不属于材料范围的材料。高校低值易耗品和耗材的特点即管理难点为：价值低、数量大、品种多、型号杂、范围广、部门多、易损耗、周期短、时间紧、变化快、流动强、管理难。低值易耗品的全生命周期管理包括申报、批准、采购、入库、贮存、调领、出库、使用、检修、报废、回收、清查、统计(1）计划环节。预算计划性弱，经费复杂，使用低效，转单审批繁冗不透明。(2）采购环节。重复购置，货不对版，价格偏高，不方便、不及时，不公平、不透明，有恶性竞争、滥用职权和腐败风险。(3）库管环节。无专人专管，登记混乱，摆放无序，积压浪费，调领随意。(4）使用环节。日常浪费较多，维修低效，报废随意，回收率低。(5）审计环节。无法妥善便捷统计分析前4个环节信息，未单列低值易耗品或材料，存在无法监督追责、物账相符率低、存在审计风险等。耗材和低值易耗品是实验室用于人才培养、科学研究的重要物资和物质基础2高校低值易耗品和耗材的“一站式”管理低值易耗品和耗材的管理问题成因复杂，根源都溯及组织、制度和技术3个层面，我校遵循“统一领导、分工管理、专人负责、合理调配、节约使用”的原则，有针对性地构建高校低值易耗品和耗材的“一站式”管理。2.1实验室三级单位相关职能部门相对于高校固定资产有相对完善的管理体系，低值易耗品和耗材的管理过于随意，客观造成重视程度不高，缺乏校级层面的有效管理；管理权力下放给学院或项目负责人，分散地自用自购、以报列支，给运行监督造成困难。我校将低值易耗品和耗材的管理归口到学校直接领导的职能部门，构建由“学校-学院-实验室”三级单位相关责任人员组成的低值易耗品和耗材管理体系：实验教学类低值易耗品和耗材归口实验室与设备管理处管理，主要负责在学校层面对经费需求的调研、计划和采购的审批、使用台账的监管以及对管理人员的培训；在学院层面实现专人专管，培养富有责任心、专业能力强的专职管理人员，并由学院分管领导进行计划审批；实验室负责人进行采购审核并具体负责本实验室实验物料的使用和管理。充分利用互联网+的优势，建立全校管理人员线上线下通讯组，发布通知、开展培训等，并对计划经费和物资使用效率进行年终考核。通过提升重视程度和管理意识，进一步完善低值易耗品和耗材的管理体系，提高管理水平。2.2实验经费管理部分高校对低值易耗品和材料还没有形成统一的管理制度，缺乏科学完整的管理程序制度设计方针考虑成本效益，力争以最合理的管理成本取得最大效益，避免控制点过多，既加快周转又防止舞弊(1）计划采购。明确规定各学院应根据教学大纲规定的实验教学内容和科研生产的实际需要编制年度计划和学期计划，经分管院领导审核鉴定，在学期结束前报归口部门。采购经费原则上按计划执行，对于计划外特殊需求的采购须进行专项审批(2）分门别类。规定使用单位对贵重、稀缺物品必须指定专人保管，建立明细账和使用登记簿；单价较低的低值耐用品由于使用年限相对较长，由院系（部门）建账管理(3）物账相符。根据集中管理、方便使用的原则，规定物品保管应科学化，做到存放定位，排列有序，零整分开，账物对号。必须建立出入库明细账和使用登记簿，定期全面清点，归口部门负责监管(4）权责分明。明确校、院、实验室相关人员在计划、采购、库管、使用、审计等环节的职责分工和权限，制定浪费和损坏的赔偿惩罚措施，及责任到人的追责机制。2.3低值易耗危化品综合管理系统各高校低值易耗品和耗材的管理从人工管理阶段向互联网管理阶段转变。建设基于互联网的低值易耗品和材料信息化管理平台我校在信息化管理平台的研发思路上打破了物资与财务、科研、行政管理之间的壁垒，实现采购与管理信息化，开发了“低值易耗危化品综合管理系统”，并着力提升系统的互联互通性能，系统功能模块如图1所示。学校遵循“业财整合”的崭新设计研发理念，将低值易耗危化品综合管理系统与“天财高校财务管理信息系统”（财务系统）进行对接，实现采购计划和采购执行的信息共享，提高财务信息综合利用率，改变以往低值易耗品和材料管理孤立运行模式，加强管理单位、使用单位与财务部门之间的联系，扩展财务边界，提升低值易耗危化品管理的财务业务支撑能力、工作效率和便利化程度。低值易耗危化品综合管理系统包括“经销商管理”“采购助手”（物资）、“实验室管理”（科研）、“学校行政审批”（行政）4大模块，增强了系统的全面性和协作性，力图实现整体架构性能最大化。(1）“经销商管理”模块。用于经销商上传低值品试剂耗材等产品信息、定价及订单处理，支持多家经销商同时入驻，负责产品上架、跟踪订单和发货。(2）“采购助手”模块。用于产品目录检索、在线下单和一键购买低值品试剂耗材，类似于学校专属的京东商城。登录数据库，查询已遴选准入供应商提供的产品信息，选择计划经费来源，下单生成电子合同，通过行政审批系统批准，供货商发货物流追踪，到货后使用者在线验收，电子出库单汇总到财务管理系统付款给供应商账户（危化品采购须单独进行，平台没有的商品可自采并在平台备案）。(3）“实验室管理”模块。用于实验记录、实验方法、实验物料管理。系统中创建与线下实验室一一对应的实验室信息，成员加入具体实验室才能在平台内进行实验物料的采购、领用和废弃申报，实现对低值易耗品和材料使用状态的动态追踪，避免了繁琐的人工记录。(4）“学校行政审批”模块。用于计划审批、订单审核，并具备统计分析功能。多角色审核实现了“学校–学院–实验室”三级管理，每学期计划须由学院在系统中向学校提交审批，具体采购由实验室负责人审核各个实验室用户提交的订单，通过后由校归口部门管理人员进行审核（危化品按学校相关规定通过系统进行审核备案）。统计分析功能是平台的重要功能，几乎涵盖所有字段的查询，能建立清晰准确的管理台账，分析低值易耗品和耗材的计划、采购及使用的效益，帮助进一步作出科学合理的决策。我校低值易耗危化品综合管理系统的特点是互联互通性，包含在线低值易耗品和耗材的计划审批、采购申请、验收申请、网上审核入库、领用出库、废弃申报以及统计查询等。可实现“一站式”处理订单申请、审核、采购、签收、结账；跟踪记录低值易耗品及材料的名称规格、经销商、经费审批、物流签收、库存消耗、废弃申报等。全程溯源、低风险精细物料管理，将低值易耗品和材料看作与实验室综合管理相关联的重要部分，打破物资与财务、科研、行政管理之间的壁垒，提供“一站式”解决方案。3成本效益兼顾学校职能部门并培养专职管理人员低值易耗品和耗材管理在高校实验室物资日常管理中的作用日益重要，其本身的特点和管理难点造成管理工作面临诸多问题。我校从实际出发，打破管理壁垒，加强低值易耗品和耗材的“一站式”管理。组织上，构建“学校–学院–实验室”三级管理体系、归口到学校职能部门并培养专职管理人员；制度上，制定成本效益兼顾的“低值耐用品、易耗品、材料管理办法”，明确相关学院（部门）和个人的权责；技术上，开发物资与财务、科研、行政管理间联通的信息化管理平台，旨在解决教学科研人员进行实验试剂、耗材、小仪器的产品购买过程的繁琐问题。通过“一站式”管理可以连接起天财高校财务管理信息系统与经销商管理、采购助手、实验室管理、学校行政审批模块，快速实现低值易