高效管理电子邮件课件

高效管理电子邮件2023/8/6高效管理电子邮件高效管理电子邮件2023/8/5高效管理电子邮件1面临的问题邮件很多不容易找到需要的邮件不知道怎么合理归类邮件高效管理电子邮件面临的问题邮件很多高效管理电子邮件2减负！减少邮件数量提高邮件质量“同化”他人30x5=150150x240/60/8=7530x5=150150x240/60*20=12000高效管理电子邮件减负！减少邮件数量30x5=15030x5=150高效管理电3减少数量--少发-少收必要？合适？目标正确？1高效管理电子邮件减少数量--少发-少收必要？1高效管理电子邮件4是否必要？？？？？？？ＦＹＩ－－没时间阅读琐碎的感谢信多余的邮件－－反复转发不完整的邮件－－没有一次性发出可搜索到的信息－－也用邮件发1高效管理电子邮件是否必要？？？？？？？ＦＹＩ－－没时间阅读1高效管理电子邮件5发出的邮件是否合适？？？？是否符合法律规定是否职业化是否会引起他人误解或反感２４Ｈ原则1高效管理电子邮件发出的邮件是否合适？？？？是否符合法律规定1高效管理电子邮件6目标是否正确少用“回复所有人”－－同步讨论ＮＲＮ，ＮＴＮ少用抄送和群发抄送的理由：自我显示客气敷衍给人难堪以防万一1高效管理电子邮件目标是否正确少用“回复所有人”1高效管理电子邮件7提高电子邮件质量A-B-C电子邮件质量工具ActionBackgroundClose2加强抬头雕塑主体Action行动简述A简单列明需要采取的行动、关键点，或特殊目的点明前后关系，做到明白无误Close结尾Background背景C下一步行动和小提示使用带职务和联系信息的自动落款B清晰、简洁、相关使用分点和数字来雕塑主体使用清晰的黑体字来总结个段落。高效管理电子邮件提高电子邮件质量A-B-C电子邮件质量工具2加强抬头Acti8ActionA用简短的一句话概括邮件主旨同时用简练的语言辅助说明C更多的客套话下一步行动—展望签名—职业化形象B思路清晰，循序有逻辑文字尽量在一个屏幕也内突出重点准确描述和控制附件高效管理电子邮件ActionA用简短的一句话概括邮件主旨C更多的客套话B思路9主题使用简单的核心词汇例如“Action”、“Infor”、“Request”、”Confirmed”、”Delivery”描述性主题节约时间例如：Delivery：工程部开会-6/25-15:00，小会议室EOM—在主题结尾打上EOMEndofmessage.2高效管理电子邮件主题使用简单的核心词汇2高效管理电子邮件103信息辅导，以期持续效果接受辅导自我辅导辅导他人让所有人提供的反馈建议每周询问团队成员对邮件的反馈意见实施上述方法，并询问反馈让其他人也养成同样的习惯高效管理电子邮件3信息辅导，以期持续效果接受辅导自我辅导辅导他人让所有人提11COAT快速存档和调阅高效管理电子邮件COAT快速存档和调阅高效管理电子邮件12COAT1Client团队内外的客户2Output团队的产品和服务3Team团队4Admin管理—非核心工作任务高效管理电子邮件COAT1Client团队内外的客户2Output13Butler集团的报告所声明的那样：“企业必须接受的事实是公共电子邮件系统无法提供有效的电子邮件管理工作。”类似的，公共电子邮件系统，特别是电子邮件用户不应该依赖于所提供的安全手段以及那些使用web邮件作为备份的选择。该报告认为电子邮件不是一种安全的传输手段，并且建议用户大量使用数字证书和安全网站来传输内容。高效管理电子邮件Butler集团的报告所声明的那样：“企业必须接受的事实是14习惯每日清空收件箱自动收发不要过于频繁收到邮件即时处理随时分门别类高效管理电子邮件习惯每日清空收件箱高效管理电子邮件15如何设置邮件自动归类高效管理电子邮件如何设置邮件自动归类高效管理电子邮件16如何设置邮件自动归类选择要过滤的规则然后定义规则高效管理电子邮件如何设置邮件自动归类选择要过滤的规则然后定义规