商务信逃写作

文书沟通（二）商务信函写作一、商务信函的分类就沟通目的与形式而言，商务信函分为肯定性信函、负面性信函、说明性信函、劝说性信函四种（一）肯定性信函目的——提供好消息、消除负面影响、同意做某事，答应某个要求。1、直截了当地给接受者好消息，综述要点。2、解释这个好消息，消除接收者可能产生的疑问，列出细节和背景资料。3、积极地说出可能的消极因素。4、阐明读者受益处5、用良好祝愿来结束文书，使受信人知道，你在分享他的愉快。尊敬的王茵女士：

您好！、

据我们南航餐饮部主任李波报告说，在您6月19日乘坐我公司航班从上海飞往昆明途中，您的餐盘中发现了一只蟑螂。对此请接受我公司对您的最诚挚的歉意，我真心希望我们不会因此而失去一个像您这样宝贵的顾客。

毫无疑问，这件事情引起了我们的高度重视。尽管我们尽一切努力避免类似事情的发生，但是可能由于我们质检程序的偶尔疏忽造成了这次事故。我们已按有关规定责令航班进行认真整改，保证类似事件不再发生。为充分表达我们的歉意，我们随函附上一张1000元的南航机票折扣券，欢迎您再次乘坐南航的航班，并认真监督我们的服务。

非常感谢您在这一事件中所表现出的豁达态度，希望此事不会破坏您对南航公司的良好印象。

此致敬礼

落款略

（二）负面性信函目的——告诉坏消息，让读者理解并接受该消息，同时保持撰写者已有的良好形象和信誉。1、用“缓冲”式的自然叙述开头（为坏消息设置背景）2、在给出坏消息之前加以解释（引向坏消息）3、告诉坏消息（提及积极面）4、如果可能，建议某些可能的选择（减少坏消息影响的陈述）5、用好的祝愿结尾尊敬的田波先生：

我对于贵公司在今年5月即将举办的公司交流研讨会的计划非常感兴趣，同时我相信这一倡议一定会得到各公司的广泛支持和欢迎。也非常感谢您邀请我作大会演讲。不过十分遗憾的是，今年5月份我将出访欧洲考察，因此届时我不能出席研讨会。我可否推荐我的同事张阳，他将是另一个理想的发言者。他在人力资源部已任职8年，在此期间，他曾亲自组织了数次颇为成功的活动。我相信，如果您允许的话，他会很乐意参加此次研讨会，并作大会发言。是否采纳我的建议，请告知。如果可以的话，我将让他与您联系。预祝研讨会圆满成功！

张晓怡

负面性信函的缓冲语可以包括以下几种：

1）表示谢意，即对顾客购买产品或关注你的公司表示感谢。2）表示赞扬，即对顾客以某种正常渠道或理智的态度反映公司存在的问题表示赞赏。3）表示同意。即有可能的话，对顾客提出的有关意见加以肯定。4）表示理解，即对顾客对产品、服务及公司的抱怨表示理解。尊敬的马先生：

您好！首先非常感谢您购买我们的产品，同时也为我们的产品给您带来的不便感到抱歉。另外，我们也想告诉您，也许您没有注意到我们的产品保修期是3个月，而您是去年5月份购买的。尽管如此，我们仍然愿意为您提供方便优质的服务，但需按保修期外的标准适当收费。我们衷心希望您的问题能够尽快得到解决，让您能够尽情地享受我们的产品给您带来的快乐。附：我们公司的维修站点和电话

落款略（三）劝说性信函目的——推销某个观点、某种产品、某项服务或你自己，努力改变读者的态度，使其从不感兴趣或漠不关心到产生兴趣，最终做你所希望他们做的事情，同意你的要求，采纳你的建议，购买你的产品等。1、吸引注意力2、激发兴趣3、阐明益处4、明确行动步骤5、友善结尾。推销产品的商函

××房地产开发公司：

×月×日，贵方垂询我公司××牌家用厨房设备情况，现回复如下：××牌家用厨房不锈钢组合设备，系××最新流行样式，按国家标准设计，采用日本进口材料制成。做工考究，质量上乘，曾获第×届国际博览会金奖。

××牌家用厨房组合设备，有6件/套，8件/套两种，其规格及价格情况详见附件。贵公司开发之中的××公寓，属高档次花园式建筑，一俟完工，定为北京增添新色。如在公寓中配套使用，我方将不胜荣幸。望贵公司垂询购买，早传佳音。（联系人及电话）

××厨具公司（时间略）案例演练

刘林和你同时在竞争上海地区经理一职.过去一年间,刘林的工作非常出色.虽然你知道他的能力不错,但你认为自己来公司的时间更长,你应该得到这个职位.另外,这次的提升不仅对你的职业发展非常重要,而且对你的个人生活也有特殊的意义:你年迈的双亲就住在上海,你希望离他们近一点,以便更好地照顾他们.有一天,你碰到一位老朋友,他知道刘林的一些情况,你了解到刘林并非像他简历上说的那样,事实上他从没上过大学.CompanyLogo11案例演练你该怎么办？根据案例，请写一封给上司或刘林的信。CompanyLogo12（四）说明性信函既不肯定，也不否定，也称中性信函。目的——向读者说明情况，便于读者了解有关信息。1、陈述主要观点2、提供背景资料3、列举有关细节4、结尾表明友善及乐意提供帮助尊敬的凌先生：

您好！

现答复贵公司7月4日的来函。我们一直认为金诚公司是一家很可靠的公司，多年来，我们一直为该公司提供货物。事实上，我们所收到的很多订