档案资源共享平台课件

档案信息资源共享平台区域高校可行性分析管理工作内容平台构建过程的问题实施策略方法主要内容平台构建管理工作内容平台建设的意义案管理工作内容档案信息共享建设现状分析方法档案

是什么档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。高校教学联合体档案信息资源共享的意义1、有利于加快高校档案馆网络化建设高校档案馆网络化建设程度直接关系到档案信息资源共享能否实现，要实现档案信息资源共享，网络运行平台必不可少。为此，各高校档案馆加快了网络基础实施建设步伐，优化档案局域网，构建档案信息资源共享网络平台。网络运行平台必不可少。为此，各高校档案馆加快了网络基础实施建设步伐，优化档案局域网，构建档案信息资源共享网络平台2023/7/292、有利于实现高校档案馆优势互补同一区域内的不同类型高校档案馆之间存在差异性，这种差异性正是具有资源共享的发展空间，寻找各馆的相对优势和特色所在并得以增强，从而，实现区域高校教学联合体内的档案馆优势互补，促进共同发展。3、有利于推动高校档案信息资源社会化服务进程实现区域内高校教学联合体档案信息资源共享，使得区域高校内各成员馆开放档案信息资源并让更多人利用。随着资源共享的不断深入，增强了高校与社会之间的联系，其社会化需求不断增大，从而推动了高校档案信息资源服务社会化进程。2023/7/29国内外研究现状2023/7/291、区域性资源共建共享机制与模式的研究发达国家十分重视信息资源建设和共享。英国非常注重网络资源的统一管理与共享，并于1998年建成了全国的教育门户网站---全国学习网络（NGfL），以求联接所有的学校与教育机构。经过几年建设，英国的全国学习网络（NGfL）已经成为欧洲最大的教育门户网站，而且具备功能强大的搜索功能。同时英国也注重建设面向教师的网络资源，2000年8月，其教师网（TeacherNet）开通，这是专门为教师准备的门户网站，使教师简单地获得相关信息与服务，包括进入政府和协会为教师准备的网站。2023/7/29

美国是世界上网络教育资源最为丰富的国家之一，美国政府、高校和民间组织都为网络资源的建设和使用投入了大量的资金和研究力量，政府组织建设的网络资源多为国家级的大型资源信息中心，其中有代表性的有：ERIC（美国教育资源信息中心），由美国教育部、教育科学院和教育国家图书馆提供支持。FREE（联邦优质教育资源），由50多家联邦政府机构共同合作而建立。另外还有OhioLINK（俄亥俄图书馆和信息网络），CERES（即教育资源中心项目）等。在美国，学校之间共建共享教育资源也非常普遍，如已引起世界众多国家和大学关注的麻省理工学院的网络课件开放工程（OCW）。2023/7/29我国从1999年教育部正式提出现代远程教育（优质教育资源共享）到现在已有6年多时间，成绩显著，主要表现为：(1)实施机构形成系统，规模日益扩大。主要形成的有3个系统，中国广播电视大学系统、普通高校网络学院和面向中小学的网校。其中，截至2003年末，中国广播电视大学的在册学员为150万人；截至2005年3月，普通高等学校网络教育学院在册学员为80万人。目前，全国共有中小学网校约200多所。(2)“三件”（硬件、软件、潜件）建设取得了卓越的成就。硬件建设，即基础设施的建设，已初步建成了计算机网络与卫星网络相结合的、覆盖全国城乡的现代远程教育网络，2004年12月，中国第一个下一代互联网主干网CERNET2正式开通，使中国教育和科研计算机网成为世界上规模最大的学术性计算机网络。软件建设，主要是网络课程与数字教材的建设。其中，教育部—李嘉诚西部教育扶贫项目，建成了总容量达200GB的教学资源库。潜件建设，主要是理论、方法的建设。2023/7/29近年来，教育部职成教育司启动了“国家职业教育资源库”建设工程，并明确指出职业教育资源建设实行“统筹规划，统一标准，需求推动，共建共享”的原则：——各级教育部门、行业主管部门和行业组织统筹规划本地区、本部门和本领域的职业教育资源建设，制定和颁布统一的指导性计划，不断丰富和合理配置资源，避免重复开发。国内对于区域性资源共建共享模式的研究主要有广州市教育信息中心中央电教馆立项课题《区域共享资源建设及应用模式研究》、湖南省浏阳市教育局的《教育城域网资源建设及共建共享模式》、北京师范大学《支持新课改的区域性网络教育资源建设研究》课题等，对区域共享资源体系架构、区域资源共建共享模式、区域资源应用模式进行了一定的探索。2023/7/292、资源建设的绩效研究国内外有关区域教育信息化的研究对效益的评估不够重视，缺乏对教育绩效评价的系统研究，未能从区域发展的宏观视野对教育信息资源建设与应用进行系统研究。目前绩效研究已成为教育技术界较为热门的研究课题，这是与绩效、绩效技术在教育教学领域的引入以及社会各界对教育信息化投入与产出效益的高度关注有莫大关系，如何更好地实现教育信息资源的共建共享以及广泛普及教育信息资源的应用，将是“十一五”期间教育信息化建设的重心。2023/7/29区域性档案资源共享平台必要性和可行性分析2023/7/29一、高校档案信息资源共享的必要性高校档案管理工作是整个国家档案事业的重要组成部分，高校档案管理工作的目的就是开发档案信息资源，提供档案材料，为高校的教学、科研和党政管理等项工作服务，为社会公众提供利用服务2023/7/291、社会公众信息知情权和公平权的必然要求。信息资源共享，是国家

代

表

社会公共文化利益，保证社会信息主体实现知情权和利用权的重要举措。高

校

档案信息资源属于公共信息资源，公共信息资源应该向所有的信息权利人平等

地

开放、利用。高校档案信息资源共享是对高校的各种档案信息资源进行合配

置

，使社会不同的信息主体都能够在平等的信息环境下获取所需要的知识信息,

最大限度地体现“信息面前人人平等”，最大限度地促进档案信息资源的社会共享

，保证社会成员平等地享有信息资源权利。2023/7/292、信息需求广泛化和社会化的需耍。网络为用户打开了认识世界、共

享

信息的窗口，使网络环境中信息交流日益频繁，极大地满足了人们交流、获

取

、共享信息的需求。而且随着全球信息化和网络化的发展，传统的信息获取方

式

己远远不能满足人们信息需求飞速增长的耍求，网络的普及极大地推动了社会

信

息化的发展进程，使得信息更新周期大大缩短，社会信息总量急剧增加，越来

越

多

的用户已经或正在成为网络信息服务的利用者。社会中每一位成员都将是信息

和

知识的需求者。用户信息需求的广泛化和社会化,客观上提出了信息资源社

会

化共享的问题。2023/7/293、高校档案在信息社会中的战略地位。随着高校各项事业的蓬勃发展，

迫

切要求信息资源能实现充分共享，为领导决策提供全方位的信息决策支持，

为

学

校教学、科研、管理等中心工作服务，形成一个良好的公共服务体系。高校

档

案作为一种重要的信息资源，有着举足轻重的地位和无可替代的作用，它具有

一

般信息可传递、可共享的属性，档案信息实现共享，将改变现时封闭、局限的

服

务方式,把单一、分散、封闭的档案信息转化为综合、集中、开放、跨越时空界限的多元化、社会化的档案信息，从而达到加强高等学校档案的科学管理，促

进

整体业务建设的深化，充分发挥高校档案的作用,及时准确反映高校职能活动

的

新情况、新特点，更好地为高校工作和社会主义建设服务的目标。2023/7/29二、高校档案信息资源共享的可行性尤其是近几年来，在全国纷纷建立起区域性高校教学联合体共建共享的大环境下，高校档案人对档案信息资源共享有了统一的认识，坚信走合作共建、资源共享的道路是当今高校档案事业发展的方向。1、统一认识是共享的思想基础；长期以来，高校过分强调档案工作的机要性而处于相对封闭的状态，没能发挥档案信息资源应有效用，随着改革开放的不断深入，高校改变了档案自存自用的封闭意识，树立了档案合作共享的开放观念。2023/7/292、丰富的数字化资源是共享的物质保证数字化资源最大的特点是利用不受时间和空间的限制，具有共享性。当前，同一区域内高校基本都使用相同的档案信息自动化管理系统，各自建有档案馆藏目录数据，师生可方便地获取各校档案目录资源；各高校十分重视档案信息数字化建设，纷纷通过各种形式将馆藏档案进行数字化处理，成为具有检索功能的馆藏数字化资源；高校越来越注重档案编研工作质量，研发了一批具有馆藏特色和学校特色的资源数据库，以上几方面，形成了丰富的多类型的数字化资源体系，为教学联合体高校档案信息资源共享提供了强有力的物质保证。2023/7/293、良好的网络环境是共享的技术保障高校档案业务工作全面实现了计算机自动化管理，建起了档案局域网，并通过校园网与教育网、互联网相连，区域高校教学联合体网站的建立与开通，为各校档案信息资源共享提供了网络平台，这种良好的网络环境为教学联合体内档案信息资源共享提供了技术保障，保证了教学联合体内广大师生有效利用档案信息资源并得到快速服务。2023/7/29区域高校档案信息资源共享平台构建2023/7/29（一）区域高校档案信息资源共享平台总体设计为了有效的建立区域高校档案信息资源共享平台，应该采用“总分总”的建设指导思想，即：总体设计，分步系统建设实施，总体集成应用，逐步完善平台建设。在总体架构给设计上，区域高校档案信息资源共享平台由信息资源管理系统，数据采集与审批系统，数据中心，数据查询分析系统，数据交换平台，信息安全体系等六个部分构成。2023/7/291、信息资源管理系统分为信息资源管理和两级编码中心建设两个部分。第一，信息资源管理部分支持区域高校档案指标资源管理及各级相关档案管理部门的档案编码管理需求。省级高校档案管理部门编码管理员可以在区域高校档案信息资源管理系统中维护全区域的档案指标编码信息，并通过数据交换平台实现全区域的编码同步。各级档案管理部门可以通过门户登录区域档案信息管理系统，以区域高校档案指标编码为基础，扩展、补充本部门所需的个性化编码，满足业务系统的同步，保证业务数据的统一于共享的便利。第二，两级编码中心建设部分则是通过档案信息资源共享平台的建设，在省级档案管理部门部署行业基础代码管理平台，省级高校档案行业编码和市县级管理扩展编码统一在区域高校档案信息资源管理系统维护，维护的数据经省级管理部门审核确认后进行发布。发布的数据通过区域数据交换平台下发至市县档案管理部门的信息资源数据库。2023/7/292、数据采集与审批系统分为数据采集与数据联机抽取两个部分。（1）数据采集部分分为数据填报采集与数据联机抽取（ETL）两部分。数据的填报采集有数据导入和手工录入两种方式，数据导入支持Excel、TXT或者XML文件的导入方式，通过相应的适配器接口对文件进行解析，获取文件中的档案数据，对于档案管理系统、业务系统不能提供的档案文件，可通过使用支持自定义的表单定制工具制作各种数据录入模板，供相关管理人员使用手工录入档案数据，为数据中心的数据来源提供多样化的采集手段。而数据联机抽取部分使用专业化的ETL工具，使用可视化的配置界面以及多种数据源接口，通过数据库链接、WebService等多种接口实现从各管理部门的众多档案管理系统、业务系统中，自动获取相关档案信息数据。2023/7/29（2）在数据审批部分，通过与工作流引擎的结合，实现数据审核流程的灵活定制。在档案数据进入数据中心前，需要相关负责人对数据的正确性进行确认或者修改，以保证数据中心中的数据质量，提高数据统计分析的准确性。审批流程的定制可满足市、县档案管理部门与省级档案管理部门的多级审批要求，以便将采集的数据及时准确地上报。同时，在采集与审批的过程中，适当的使用数字签名技术，可以起到防抵赖的作用，保障数据来源的合法性2023/7/293、数据中心通过建立省与市、县三级数据中心整合数据资源，建立省与市、县内部全局性的数据视图，省级档案管理部门和各级档案管理部门内部各个应用系统依托于各自的数据中心，各数据中心松藕合的方式连接在一起。由于数据中心用于支持档案管理中的数据统计、分析，所以应具有面向主题的、集成的、不可更新的（稳定性）等特点。2023/7/294、数据查询分析系统区域性档案信息资源共享平台通过搭建省级档案管理部门与市、县档案管理部门的三级数据中心，并通过采用智能平台构建档案信息综合查询系统，利用报表、分析报告、多维分析、预测分析等手段对档案信息进行汇总分析，实现档案信息资源的增值利用2023/7/295、数据交换平台数据交换平台是实现数据交换的各个档案信息系统的有机结合，它既支持档案信息数据的自动提取与转换，又支持手工录入与审核档案信息数据。它是一个为不同数据库、不同数据格式之间，进行数据交换而提供服务的平台，能够解决在不同档案信息资源库间档案信息数据无法自由转换的问题。2023/7/296、信息安全体系由于档案信息共享平台涉及到大量机密档案信息数据的采集与传输，因此在系统中需要充分考虑数据访问、处理权限的控制以及数据传输过程中的安全加密。通过系统自身支持的多级权限管理体系以及与省级管理部门已经建成或将要建成的CA数字证书认证系统相集成，为整个系统构建贯穿省级到下属管理部门的信息安全体系。2023/7/29（二）区域高校档案信息资源共享平台系统功能设计2023/7/29在区域性档案信息资源共享平台的功能设计上，对应总体设计阶段的各个系统，主要实现的功能如下：（1）信息资源管理功能（2）数据采集与审批功能（3）数据存储功能（4）数据查询分析功能（5）数据交换功能（6）任务管理功能（7）信息安全管理功能2023/7/29区域性档案信息资源共享平台面临的一些主要问题2023/7/29一、缺乏统一的信息化标准规范目前，许多部门在建设档案信息化的过程中往往只重视发展先进通讯设备和购置高档计算机系统，却忽视档案信息资源标准规范化建设，结果是有路无车，投入巨额资金建成的档案信息系统无法转化为经济和科学发展的催化剂。这些都制约着着信息交流的范围和程度，直接影响着区域性档案信息资源共享平台的建设。1.计算机软件开发缺乏整体规划性2.档案信息的分类编码标准不规范、不统一。2023/7/29二、缺乏标准的业务流程档案管理工作是一项极具管理性、科学性的工作，制定科学、完善的档案管理制定，加强档案标准化管理，规范档案基础工作建设，积极开发档案信息资源，推进档案信息化建设，是档案管理发展的需求。2023/7/29三、各地建设的档案信息系统采用了不同的技术及平台由于各地在建设档案管理信息系统中，基本上都是各地档案管理部门自主采购或者开发，采用了不同的开发技术和基础软件。同时由于各软件企业相互竞争，造成各个档案局档案管理系统不一致，没有统一的标准和建设要求，这就给档案信息资源共享带来极大地麻烦。2023/7/29四、档案信息资源共建共享观念意识有待提高

受传统管理模式与思维惯性的影响，相当一部分档案管理机构在档案信息资源建设与档案信息服务上还沿袭着传统的模式，“条块分割”的弊端尚未割除；档案工作人员的观念有待更新，“重藏轻用”的思想依然作祟：往往寄期望于档案信息资源共享，而不主动参与档案信息资源共建；仅关注本机关部门的档案信息资源管理，而漠视全社会的档案信息资源整合；只强调档案信息资源网络设施的投入力度，却忽视整合完善具有特色的档案信息资源，致使信息高速公路上“车少货缺”，档案信息资源共建共享机制建设面临着种种隐忧。

2023/7/29五、档案信息资源共建共享技术手段相对落后

据报道，保存大量珍贵档案文献的美国国会图书馆将馆藏的“大事材料”转换成了便于下载保存的图像、文本等形式，通过现代网络技术进行传递与交流，以满足社会利用者的多样化需求。而在我国，利用网络技术环境开展的档案信息服务方式仍然主要以馆藏介绍、目录查询等为主；馆藏档案的全息上网、档案信息的网络利用在国内较为鲜见。同国外一些国家相比，差距显得尤为突出，这说明我国目前档案信息服务的可获得性水平还有待于提高。这种现实情况，要求档案信息资源的建设方式向适应新形势需要的方向发展，这无疑是对转变档案信息资源开发利用模式的一种挑战。国家对档案信息资源建设十分重视，已着手组织了许多研究课题推动这项工作。但是，档案信息资源共建共享缺乏国家的统筹规划和宏观调控、缺乏法律法规和管理制度的保障，不同地区、不同行业内的档案信息资源共建共享机制建设缺乏全局性的发展规划，战略约束力尚显不足，致使与之相关的网络建设、理论研究、标准与规范制定、应用软件的开发与手段应用等方面都不同程度地存在着许多亟待解决的问题。2023/7/29六、档案信息资源共建共享标准体系建设失衡

标准化是档案信息资源共建共享机制建设的生命所在，是实现档案信息资源共建共享的最具实质性意义的保障手段，必须对档案信息资源的标识、描述、存储、查询、交换、管理、使用和检索等各个方面做出统一的标准与规范，标准化是对档案信息资源各方面建设具有总揽性的前提与基础，也是最紧迫、最亟待解决的实际问题。除此，则档案信息资源共建共享建设就无法实现。但是，由于历史的原因，档案工作的标准化程度不高，从档案管理到相关信息管理软件的开发与应用，都缺乏统一的规范与标准，极大地影响到档案信息资源共建共享机制建设的健康发展。档案信息资源共建共享机制建设是一个规模巨大的信息系统，技术密集是其显著特征。因此，档案信息资源共建共享机制建设需要解决一系列的技术难题：如传统馆藏档案的数字化以及数字化档案信息的网上传递利用，必须应用多媒体技术、数据库技术、海量存储技术、数字通讯技术、数据加密技术、智能检索技术等等。这些技术具有复杂性、先进性，且处在不断的发展变化之中，同样对档案信息资源共建共享机制建设提出了更高的要求。

2023/7/29区域性档案信息资源共享平台建设的实施策略2023/7/29（一）成立专门的机构，统一策划区域性档案信息资源共享平台建设是一项重要的工作，关键是需要有关领导重视、全员参与，并在制度、物力、财力等各方面进行配合。从当前的情况看，国内档案信息资源系统的“业主”不统一，大致可分三类：一是各级档案管理部门的办公厅；二是各级档案管理部门的信息中心；三是各级档案管理部门的实际业务操作部门。由于三者纵向上不是一个领导体系，对于开展档案信息资源共享建设存在着一定的阻力。与此同时一些领导和同志不能与时俱进的认识信息之源共享建设的重要性，不能充分认识档案信息共享建设的作用和迫切性，加之基层档案信息化任务艰巨，使部分领导产生了畏难应付心理。2023/7/29但若档案工作者都能够在认识上将档案信息共享建设放到一个高度上，高效地展开档案信息共享建设工作，让档案信息化真正地服务人民，才能为人民带来更多方便和效益。因此，建议在档案管理部门中，成立专门的信息化建设机构，负责信息化建设规划和监督指导，同时协调投入的资金、人力等资源，达到合作共建的效果，减少重复和无序的投入。

2023/7/29（二）依据先建标准、后建系统的原则

区域性档案信息资源共享平台建设是为了档案管理的各项工作服务的，需要根据一定的标准进行建设，如果没有统一的标准，则会产生无序建设的后果。标准化程度低将严重影响数据的共享、传输及网上办公的运行，数据格式不一，影响了大流通和绩效的发挥。

档案信息化的标准，犹如信息高速公路上的“交通法规”，对于确保档案信息化的建设，有重大意义。2023/7/29有了统一的标准，建立档案信息共享平台就有了规范和依据。基于信息化对传统的管理模式造成冲击，出台相关的档案法规和标准，规范各地档案信息化管理形式，不仅能节省时间，节省经费，少走弯路，还能统一各级档案管理部门对信息化的认识和理解，统一档案信息化工作的思路。

因此，需要做到两方面：一方面是行政干预。系统内部研究制定符合国情的数据和应用技术标准，强制执行，外部一律与国际标准接轨。此举早动早受益，晚动则被动；另一方面是技术化解，研制异构数据库共享和技术软转换。2023/7/29（三）坚持“六统一”原则档案信息资源共享平台需要建设统一的信息系统，它具有综合性、系统性和整体性的特点，“六统一”是建设信息系统的基本原则，即统一规划、统一标准、统一设计、统一建设、统一投资、统一管理。

统一规划：结合高校发展战略，从全局和整体的高度规划信息系统建设的方针、策略、发展规划与实施计划，全面考虑硬件环境建设、应用系统建设、管理规范建设和支持机制建设，协同推进信息化。2023/7/29统一标准：建立统一的信息技术和数据标准，妥善处理好新老系统、已建系统与在建系统之间的兼容问题，充分挖掘现有系统中的数据资源，做好数据的继承和迁移，有效实现数据整合、应用整合、流程整合、信息集成。

统一设计：从全局和整体的视角出发，进行顶层设计，建立档案信息资源共享平台总体技术方案与路线图，直接指导高校档案信息系统的业务需求分析和系统设计。

统一建设：高校档案部门按照总体规划，明确目标、任务和责任，自觉服从集中统一管理，服从总体规划指导，认真做好规划项目和配套设施的建设，杜绝低水平重复建设和产生新的“档案信息孤岛”，使档案信息资源共享全面、系统地支持各项业务，实现档案信息资源共享平台建设效益最大化。2023/7/29统一投资：统筹安排档案信息资源共享平台建设的投资和计划，设立档案信息资源共享平台专项资金，集中投入，对重大项目实行集中决策，统一管理，专款专用，保证系统建设的持续投入，加强投资管理，提高资金使用效率，消除多头分散投资，确保投资效益最大化。统一管理：建立统一的档案信息资源管理体系，强化统一领导和部门协调，建立科学高效地信息化领导体制；制定相应的管理规范、制度和方法，统一组织、部署和实施，统一运维服务管理，全面优化资源配置，全面提升管理水平和工作效率。2023/7/29（四）采用成熟的技术平台和开放的技术体系区域性档案资源共享平台涉及的技术要求比较高，如果没有很好的技术构架和平台，将会对平台的建设产生极大的不良影响，以致平台的实施失败。因此，采用的平台需要满足三点要求：一是基于快速开发目的的技术平台；二是基于业务逻辑复用的业务平台；三是基于系统自维护、自扩展的应用平台。其中，技术平台和业务平台都是软件开发人员使用的平台，而应用平台则是应用软件用户使用的平台。平台的核心是它是一个公共的基础能力提供中心，平台本身已经集中了所有可复用的能力，开发框架和技术。通过平台我们可以快速的开发平台和应用。2023/7/29（五）加强顶层设计在档案信息化总体规划指导下，档案信息资源共享平台建设还需要加强顶层设计：从业务角度：一是进行宏观业务分析，包括业务过程分析、信息流分析、管理模式分析；二是建立档案管理信息化的业务模型、功能模型、数据模型、用户权限模型、数据标准；2023/7/29从技术角度：一是从全局和整体出发，设计系统架构和系