管理程序文件-QA05003质量记录管理程序

质量记录管理程序1目的和适用范围1.1经过对质量记录进行有效的控制和管理，证明提供商品、服务的质量符合要求和质量管理体系的有效运转，特制定本程序。1.2本程序适用于本公司服务过程和质量管理体系运转中产生的质量记录，包括来自供方的质量记录的管理。2职责2.1办公室担任本公司需集中归档的与质量有关的文件材料和记录的搜集和保管。2.2各单位担任按程序要求对开展的质量活动进行真实、可靠和残缺的记录，并担任管理本单位内的及来自供方的各种质量记录，根据规定归档。3工作程序3.1质量记录可以各种方式保存，如纸质、磁介质等。3.2各单位担任对本单位产生的质量记录建立“质量记录清单”（附件1），内容包括单位、质量记录称号、编号、填写单位、保存期、保存地点、填写人、审批人、日期等。3.3质量记录格式的编制和填写要求3.3.1质量记录的编制，由各单位按规范、标准要求、质量活动程2002年12月30日发布2003年1月9日实施序设计出表格，按《文件与材料控制程序》或部门外部文件规定编号，报规定授权人审批。3.3.2编制质量记录表格时，内容应尽量简化，避免反复，表格中可附填写要求等阐明。3.3.3质量记录应具有可追溯性，能为分析质量成绩，采取纠正和预防措施提供根据。3.3.4记录人员应根据记录要求按栏目填写，字迹应明晰，并注明填写日期和填写人，照实反映质量活动状况，做到及时、精确、真实、残缺。3.3.5质量记录表格在运用过程中，如发现有不适用等状况，运用单位可提出更改要求，其修正按《文件与材料控制程序》或部门外部文件规定执行。3.4质量记录的搜集、编目和归档3.4.1各单位担任搜集本单位内的质量记录，归类整理，标明以便于检索的关键栏目，如年份、月份、服务项目、项目类别等。3.4.2供方的质量记录由绝对应的各单位进行搜集、保管。3.4.3子公司各自对搜集的质量记录进行归档保存；事业部对服务过程的记录按合同进行搜集整理，于合同完成后第二年下半年交办公室归档保存；职能部门和事业部的其他质量记录由各单位自行归档保存，需求时，也可交办公室保存。3.4.4交办公室保管的质量记录应按《宝钢国际档案管理制度》规定进行整理编目。3.5质量记录的储存、保管和查阅3.5.1办公室和各单位应建立质量记录的检索目录，列出记录编号、称号、日期等，以便迅速查找。3.5.2质量记录的保存场所应符合存储要求，防止质量记录损坏、变质和丢失。磁性介质应远离强磁场源，远离高尘区，保存环境温度10～30℃，湿度35～65％。3.5.3单位或个人需借阅质量记录时，应填写“质量记录借阅登记表”（附件2），借阅时期不得丢失或损坏，并按期归还。3.6质量记录的保存期及到期处理3.6.1质量记录的保存期规定A保存期限为五年的质量记录有：管理评审记录、外部质量审核记录、纠正和预防措施记录、不合格品记录、顾客赞扬记录、顾客服务记录、顾客称心度调查统计记录、数据分析记录、文件和材料控制记录、货运代理服务项目全过程相关单证、票据、评审、确认、控制记录（包括服务要求评审记录、外协相关记录、过程控制记录、运输储存记录等）、除C项所列以外的培训工作有关记录；B保存期限为十年的质量记录有：普通贸易服务项目全过程相关单证、票据、评审、确认、控制记录（包括服务要求评审记录、采购及外协记录、顾客财产控制记录、标识和可追溯性记录、过程控制记录、监视和测量记录、产品防护记录等）；C合同条款要求（如有效期、质保期等）超过十年的，贸易过程记录的保存期限为合同有效期（质保期）后两年（国内）或四年（国际）；D长期保存的质量记录有：员工个人培训档案。E交办公室保管的质量记录按档案管理要求执行。3.6.2对到期需处理的质量记录，由所在单位管理人员填写“质量记录处理清单”（附件3），经单位指导同意后实施。3.7合同要求时，在规定时期内，质量记录可提供给顾客或其代表查阅。4相关文件4.1《文件与材料控制程序》4.2《宝钢国际档案管理制度》5质量记录5.1附件1质量记录清单QA05003－01A5.2附件2质量记录借阅登记表QA05003－02A5.3附件3质量记录处理清单QA05003－03A制定：黄吉人日期：2002年11月25日审核：戈蕴文日期：2002年11月28日附件1：表格编号：QA05003－01A质量记录清单单位：序号质量记录称号编号填写单位保存地点保存期填写人：日期：审批：日期：附件