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文档简介

华海机械股份有限公司档案管理制度一、目的为了加强档案的管理，确保各类档案使用、保管的安全，特制定本规定。二、档案分类公司档案资料包括：综合资料、文件文函、合同协议、人力资源资料、土地开发资料、开发项目资料、财务部门资料及往来单位资料等。三、档案控制1、公司档案除财务资料外其余均由公司综合管理部专人负责管理，要求做到：管理科学、查找方便、快速，严格执行公司的保密、安全制度，确保档案和案卷机密安全。使用密级档案须经总经理批准。财务资料由财务部负责管理。2、各部门（除财务部）在工作中编制的和取得有存档价值的文件资料，须及时交档案室存档（如工作需要应在每年元月底向公司综合管理部移交上年度文书档案并履行清交手续）。管理专人应及时整理归档，并按要求登记签名并注明归档日期。因工作需要须领用档案原件，必须办理领用手续。3、归档资料必须符合下列要求：①文件材料齐全完整；②根据档案内容合并整理、立卷；③根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。4、档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示总经理。档案原件一般不借出档案室。如工作需要借出，借用人必须进行登记归还日期，因特殊情况需要带出公司，须经总经理批准，涉及公司利益的档案未经总经理批准任何人无权借用。5、爱护档案。不准在档案上打点、划线、折角或做其它记号，更不准涂改和撕、拆档案，档案资料要防止丢失、损坏，收回时要严格检查。6、阅档案时严禁吸烟，阅档桌上不准摆放茶杯、墨水等可能污染档案的物品。查阅人员应确保档案不受污损。7、无保存价值和保管期满不需继续保存的档案须由档案管理员写出书面申请并由综合管理部领导组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对档案进行鉴定，提交档案报告，并根据有关规定的提出酌情处置意见。经公司总经理审核批准可销毁后，方可销毁。在挑选这类档案时，案鉴定小组应直接审查档案，不能只根据档案保管期限和案卷封面标注的保管期限就将档案销毁，未经批准任何员工均无权销毁任何档案。8、销毁的档案，必须编制“档案销毁清册”（又称“清单”）作为日后查考档案销毁情况的凭证，管理专人只有根据批准的档案销毁清册，才能销毁档案。9、要销毁的档案应用碎纸机销毁，为了保守机密，严禁将应销毁的档案作其它用途，当档案确实已被销毁后，监销人员应在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，并签上经办人、监销人姓名。10、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由公司综合管理部负责归档。11、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。三、违规处理

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