文件发放及管理制度

文件发放及管理制度第一篇：文件发放及管理制度文件发放及管理规定目的1.1为加强公司文件档案、声像档案资料的管理工作，保证文件档案、声像档案的及时归档和妥善保管。1.2统一规范文件的发放权限，增加公司文件保密程度，特制定本规定。范围本制度包括公司所有文件。职责3.1本公司文控中心负责本制度的拟定、审核及执行解释及档案资料的归档督促和日常管理工作；董事长/总经理负责本制度的批准执行。3.2本公司各总监、部门经理及主管，为本制度的落实执行人，负责本制度的执行与监督。4规定内容4.1公司文件大致分：制度类、合同类、报告类、报表类、凭证类及技术类六个类别。4.1.1制度类文件分为：规定、制度、办法、决定及方案等。4.1.2合同类文件分：合同、合约、契约、协议及约定等。4.1.3报告类文件分：请示、报告、申请、工作总结及工作计划等。4.1.4报表类文件分：业绩统计报表、销售额统计报表、产能统计报表、品质统计报表及财务报表等相关统计报表。4.1.5凭证类文件分：借条、请款单、费用报销单、差旅费报销单、送货单等。4.1.6技术类文件分：作业指导书、操作规程、检验细则、工艺卡片及产品图纸等。4.2制度类文件4.2.1审批流程4.2.1.1制定：制度类文件由各部门负责人安排相关人员根据工作需要进行制度的编制。4.2.1.2审核：制度类文件编写完成后，由制度编制人交本部门最高负责人审核，审核完毕后，应在相关部门进行传阅，征询意见，会签《文件制度资料征询意见登记表》，直至无异议。（注：仅需部门内部传阅征求意见时用《文件传阅记录表》）4.2.1.3批准：部门最高负责人将审核后的制度类文件提交本公司总经理办公室，由总经理办公室将相关文件按类型分类整理后转交董事长/总经理确认；如涉及重大管理变革及其它原因需要由董事长/总经理召集相关人员召开小组会议讨论会签通过。4.2.2发放流程4.2.2.1发放：以公司名义下发的制度类文件，由文控中心负责下发及失效文件的收回，签发原件由文控中心负责整理立卷；以部门名义下发的制度类文件签发原件由其部门整理立卷，并复制一份交由文控中心备案后执行下发及收回失效文件的工作。4.2.2.2执行：以公司名义下发的制度类文件，由人力资源部负责相关宣导、培训并跟进执行情况；以部门名义下发的制度类文件，由各部门负责人负责相关宣导、培训并跟进执行情况。4.3合同类文件4.3.1审批流程4.3.1.1制定：合同类文件根据公司需要与客户或供方达成相关合作意向，由经办人与相关方进行相关合约初稿的协商拟定。4.3.1.2审核：合同类文件初稿拟定后，由经办人提交部门负责人审核（合同协议类文件项目内容必须经法律事务负责人确定其合法有效性）。4.3.1.3批准：经办人将经部门负责人审核后的合同类文件提交总经理办公室，由总经理办公室将相关文件按类型分类整理后转交董事长/总经理批准确认；与员工管理或利益有关的制度须经职代会通过；如涉及特殊或重大合约及其它原因需要由董事长/总经理召集相关人员进行合同评审通过。4.3.2发放流程4.3.2.1经批准后的合同类文件原件由财务部备份跟进应收、应付事宜，同时总经理办公室必须留底备份。4.3.2.2由经办人根据合同类文件要求完成跟进事项。4.4报告类文件4.4.1报告类文件由各部门负责人进行审批并交由本部门专人负责存档，如需发放的报告则提交总经理办公室审批后，由文控中心负责发放。4.5报表类文件4.5.1审批流程4.5.1.1制定：报表类文件由部门统计或财务人员根据原数据统计进行报表编制和统计分析。4.5.1.2审核：报表类文件编制完成后，由制度编制人提交部门负责人审核。4.5.1.3批准：部门负责人将审核后的报表类文件提交总经理办公室，由总经理办公室将相关文件按类型分类整理后转交董事长/总经理批准确认。4.5.2发放流程4.5.2.1总经理办公室将总经理签署后的报表类文件发回呈送人。4.5.2.2呈送人根据总裁批准确认后的报表类文件视情况需要分发相关部门。4.5.2.3部门负责人根据报表反映情况分析原因进行相应跟进措施。4.6凭证类文件按照财务部门要求的流程执行4.7技术类文件4.7.1审批流程4.7.1.1制定：技术类文件由工程技术部门负责人安排相关人员根据工作需要进行相关文件的编制。4.7.1.2审核：技术类文件编写完成后，由文件编制人提交部门负责人审核。4.7.1.3批准：部门负责人将审核后的制度类文件提交技术总监批准确认；如涉及重大管理变革及其它原因需要由技术总监召集相关人员召开小组会议讨论会签通过。4.7.2发放流程4.7.2.1发放：以公司名义下发的技术类文件，技术部门先将文件交文控中心备案，由文控中心负责执行下发及失效文件的收回工作，签发原件由文控中心负责整理立卷；以部门名义下发的技术类文件，文件原件由其部门整理立卷。复制一份至文控中心备案并由文控中心人员执行下发及失效文件的收回工作。4.7.2.2用于打样的图纸，由技术部门加盖“受控文件”章，旁边注明“仅用打样”直接发放采购部打样，无需文控中心备案及发放。4.7.2.3执行：以公司名义下发的技术类文件，由技术部负责人负责执行相关宣导、培训并跟进执行情况；以部门名义下发的技术类文件，由各部门负责人负责相关宣导、培训并跟进执行情况。4.8公司所有急件处理流程4.8.1当事人于急件提交时需用档案封存并用即时贴于档案正面左上角注明标明急件字样和签阅完成时间。4.8.2如上层部门领导不在情况则需及时打电话请示处理。文件的借阅与清退5.1各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需填写《借用/申请单》，经签字后有效。对有保密的文件须有总经理以上高级主管同意后方可借阅。5.2文控人员对于借阅文件应严格填写《借阅登记表》，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。5.3文控中心对承办的文件应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向上级报告。5.4各部门应指定一位责任心强的员工负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。文件的收、发及存档管理制度6.1外来文件要随收、随登、随送，个人代接文件必须交本部门负责人统一办理。6.2领导或承办人对传阅件停留时间不得超过两天，阅后签字送文控中心存档。6.3文控管理人员应确保档案的机密与安全，对档案材料要认真鉴别、分类，做到编排有序，目录清楚，装订整齐。6.4为确保档案的机密性和完整性，非工作人员不得进入档案室，不得在档案室做与档案管理无关的工作。不得存放与档案材料无关的其它杂物。6.5必须确保档案的原有面貌，任何人不得改动档案的内容。6.6严格执行档案传递制度，做到转入档案及时登记编号，转出档案须经领导批准，密封加盖公章后通过机要部门寄出。6.7应及时收集装订与档案有关的材料，做到不漏装，不错装，按规定分类装订成册。6.8来访查档人员，须持有关单位证明，经领导批准后方能查档，档案管理人员必须严格遵守保密制度，不得向无关人员泄露或向外人公布档案内容。6.9档案管理人员要认真学习档案管理知识，熟悉档案管理业务，不断加强改进和完善档案管理制度和方法，使管理更加科学化。注：1、文控中心在外来文件接收外来文件，审核是否存档，对需存档的外来文件必需盖“外来文件章”。2．本公司技术类的文件原件必需加盖“重要文件”章。3．文控中心在发行所有文件时必需盖“发行章”后方可发行使用，使用部门以最新的发行日期为准，不得擅自复印。文件的使用格式、受控、发放、更改及签核制度7.1各部门使用的文件格式及表格表头、字体、字号、统一按照企划部规定格式，不得擅自更改。7.2各部门需外印刷的表格，则由使用部门提出初稿，由企划部VI复审后方可外印刷。7.3各部门凡对品质产生影响的表单、公司文件中出现的表单及本部门认为不可取消的表单必需送文控中心编号受控，并将电子档交于文控中心存档备案。7.4各部门如有需要新增、更改文件内容或表单格式、内容需填写《文件新增/更改申请表/文件更改申请表》单，注明更改前及更改后的内容，若新增或更改的文件/表单影响到相关部门，并要求相关部门主管会签及意见后方可新增/更改。7.5所有受控文件、表单的权限核准均按照“权限核准制度”执行，相关制表/审核/核准人员需仔细确认。文件遗失、擅自更改惩罚规定8.1文件遗失应及时报告文控中心，并填写《文件补发登记表》，由总经理签字后再补发。由于保管不利，造成文控人员的重复工作，由丢失部门承担。8.2对于遗失直接责任人给予扣当月绩效考核分5分，一年度累计次数超过10次直接责任人及部门主管公告处罚。8.3对于公司已经发放的制度或表格，各部门要严格遵守，不得擅自更改或者自制，一经发现即扣当月的绩效考核分。对文件擅自更改并造成严重品质事故，按“品质事故处罚规定”实施。8．4如需试运行的文件相关部门主管传阅后将意见填与“文件传阅记录表”中，便于制作部门修改，传阅时间不得多于2个工作日。第二篇：文件发放管理制度[其他企业文书]文件发放管理制度一、目的为了加强对公司各类文件的管理，使信息传递迅速、及时准确。二、适用范围公司及各部门发放的文件及各种管理办法、管理制度。三、分类Ａ公司文件Ｂ部门文件Ｃ管理办法及制度四、文件制作格式公司文件的制作格式遵循统一原则。详见附页。五、文件发放流程１、各部门欲签发的文件草稿交行政部文员打印，部门秘书校稿后，行政部秘书审核，总经理（或部门经理）签字后，按照所需发放份数复印并下发。２、文件发放至各部门，应由部门专职人员签收。需要公告的文件同时在布告栏公布。３、公司文件、部门文件及各种管理制度办法均由行政部统一编号下发。４、行政部根据各拟稿部门提供的发放范围及数量发放文件。５、各部门秘书收到文件后，应对文件进行分类、登记、保管。签发原件由行政部秘书统一存档。流程图：各部门拟稿行政部打印部门秘书校稿行政部秘书审核总经理签字复印发放部门秘书签收六、本制度自发放之日起严格执行山东华为通信技术有限责任公司一九九八年十二月二十一日第三篇：合肥金锡机械公司文件管理制度文件发放流程金锡机械合肥金锡机械有限公司管理制度文件发放及行文管理流程1.编制目的为规范企业经营管理，确保企业的政令畅通，有效提升工作效率和团队执行力，特制定本制度。2.适用范围金锡机械公司所属各部门的文件提交、收发及管理。3.内容3.1文件拟制要求公司各部门在拟定文件时，必须注意上、下行文的规范化，具体要求如下：3.1.1专题专用，内容明确；3.1.2文字表述准确、简练、通顺、标点使用正确；3.1.3符合行文格式要求，题目、内容书写要符合规范。3.2行文工作流程3.2.1由其它部门拟定将要以公司名义发出的文件，先由部门承办人认真领会领导的要求，按照行文规范拟稿。经部门经理审阅后由承办人在文件左下角“拟制”一栏签署自己的姓名，由拟稿部门的经理在文件下方偏左的“审核”一栏签署自己的姓名后送办公室核稿，由办公室主任在核对无误后在文件下方偏右的“复核”一栏签署自己的姓名，然后由办公室主任依据文件的重要级别按顺序转呈总经理审阅后由总经理在文件的右下角“批准”一栏签发或拒签；3.2.2由办公室拟制的将以公司名义发出的内部文件直接由办公室主任在“审核”一栏签字后报总经理审批；3.2.3凡是被总经理拒签的文件通常情况下交由办公室进行回复并说明原因；特殊情况下，在总经理认为必要时，将由办公室或总经理本人通知或约定意见交换时间。3.2.4文件签发时，由办公室统一编发文号。3.2.5文件签发后，办公室应将文件签收记录与原件一起存档。3.3收文工作流程3.3.1主管部门发来的文件、各部门参加会议带回来的文件均属收文范畴。3.3.2属于公司领导亲收的收文，由办公室签收登记并交收件人亲自拆封。收到文件后应于当日在收文本上登记，写明文件编号、收件日期、份数、内容提要、来文单位等。3.3.3填写文件传阅单，附在文件上并将文件放入传阅夹交办公室主任；3.3.4办公室主任审阅后，在文件传阅单上写明自己的建议，再请领导批阅；3.3.5急件或重要文件，须在第一时间送办公室交请领导批阅；3.3.6密级文件只交公司高层管理人员传阅并做好记录，该文件不得携离办公室；3.3.7文件返回后行政文员要翻阅每份文件传阅单，检查高层领导是否有批示并及时报告办公室主任；无批示的文件按类别归档。3.3.8办公室在接到有批示的文件后，在按照批示要求涉及的部门或人员按批示办理的同时，根据文件的级别按照“督办原则”进行催办；3.3.9文件传阅须做到传阅及时，催办有效，防止积压误事。文件传阅单上必须注明处理结果及日期；3.3.10上级主管部门要求回收的文件必须在指定时间内交回并办理相关手续。3.4发文工作流程3.4.1以公司名义上报下发的文件范畴包括公司高层发出的信函；3.4.2以公司名义发出的（包括通知、通报、决定、人事任免等）各类文件，统一由办公室执行；3.4.3将以部门名义发出的文件按3.2.1的要求报办公室审核签字后，依据提交文件部门注明的缓急程度依次序转呈总经理审批；3.4.4公司或发文部门将须发出的文件在发文登记本上登记，注明时间、发往单位、内容提要及份数；3.4.5文件经总经理签发后依据缓急程度，必须在半个工作日到一个半工作日内完成文件的发放；3.4.6各部门的文件在发出后须将底稿、正式文件在本部门留存一份，将批件与签收记录按照3.2.4、3.2.5的要求交办公室存档。3.4.7所有文件在年终时统一立卷、归档。3.5各类文件、报告提交流程各部门所有必须提交总经理审批的上行文必须按规定交办公室登记备案后，由办公室转呈总经理审批并将结果及时转告文件提交部门。3.6文件打印工作流程3.6.1行政文员在接到其他部门的打印文件时必须报办公室主任同意后方可进行打印；3.6.2打印时应做到无错漏、文本清晰、排列整齐，打印完毕后应通知起草人校对；3.6.3行政文员在接到签发的文件后按需要进行打印或复印。3.6.4复印公司内部资料，应注意有关保密规定，密级文件须经主管领导批准。3.7档案、文件、资料管理及借阅流程3.7.1借阅档案、文件、资料者必须先履行登记手续，保密级档案文件必须经总经理批准方能借阅；3.7.2案卷只能在档案室查阅，不能借出，未立卷的文件资料可以借出。可借出的文件资料借阅期限不超过7天（书籍为15天），到期必须归还，如需再借应办理续借手续。3.7.3借阅档案的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与完整，对档案内容要保密，不得擅自涂改、勾画、裁剪、拆散、摘抄、翻印、摄影、转借或损坏，否则按违反保密规定追究当事人责任；3.7.4借阅的档案交还时，必须当面点清楚，如发现遗失或损坏应及时报告；3.7.5对3.7.3规定的不能摘抄等内容，经总经理批准的可按照总经理意见办理。3.8文件、资料的保密规定3.8.1拟稿文稿的拟定者应在文件拟订时根据3.8.7的保密级别划分，准确判断出文件的密级并在文稿的撰写、打印时按规定予以保密；3.8.2印制文件统一由办公室印制；技术部图纸由技术部部门长按相关管理流程印制并保管。3.8.3复印复印秘密资料必须经总经理批准后交办公室办理；技术部图纸由技术部部门长派专人复印。3.8.4保管秘密文件由办公室统一保管，个人不得保存；如需借阅由总经理批准后于当天收回；3.8.5归档没有解密的文件和资料存档需要在扉页上注明原定密级并按上述规定执行；3.8.6销毁按档案管理的相关规定执行。3.8.7保密级别按以下三个级别划分A：绝密级＊公司领导的电传、传真、书信；＊非公开的规章制度、计划、报表以及重要文件；＊公司领导的个人情况；＊正在研究的经营计划与具体方案。B:机密级＊公司的电传、传真、合同；＊生产工艺以及指导生产的技术文件和资料；＊员工档案＊组织状况、人员编制；＊人事任免C:秘密级＊公司的经营数据、策略方案以及有损于企业利益的其它事项。3.9其它相关规定3.9.1违反本制度的相关规定或操作流程者，将依据公司的相关规定予以从重处罚；3.9.2本制度将根据企业的发展及实际状况对其进行适时的修订与更新，更新后的新增内容将成为受本制度约束者自动遵守的行为准则；3.9.3本制度自总经理签发之日起开始生效、执行。以下无正文合肥金锡机械有限公司二0一一年九月五日拟制：审核：批准：发：各部门第四篇：资金发放及管理制度资金发放及管理制度第一条为了进一步提高我镇民政资金管理水平，充分发挥民政资金的使用效益，上级有关文件精神，结合我镇实际，制定本办法。第二条本办法适用于民政部门管理使用的救灾救济资金、城乡居民最低生活保障资金、农村五保供养资金、农村困难群众危房改造专项资金、城乡医疗救助资金、优抚资金及其他明确规定用于民政的财政性资金（以下简称民政资金）。第三条民政资金的会计核算适用于现行《事业单位会计制度》，会计基础工作符合《会计基础工作规范》要求。第四条民政资金是党和政府解决人民群众生产生活困难急需的保障资金，必须做到专户管理、专款专用。优抚抚恤金用于优抚对象的优待抚恤、定期定量生活补助、优抚事业单位的建设和其他优抚政策落实。城乡居民最低生活保障资金用于解决城乡低保对象及其他城乡特殊困难对象的生活保障问题。救灾救济资金用于特大自然灾害、灾民紧急抢救和“转移安置”，解决因自然灾害造成的无力克服和临时衣、食、住、医等生活困难，因灾倒塌房屋的恢复重建和损坏房屋的修缮补助等；农村五保供养金用于农村五保对象的吃、穿、住、医、葬等方面的保障需要。城乡医疗救助金用于城乡特困群众重病、疑难病、慢性病的医疗补助救助。第五条优抚抚恤金：在乡复员军人、带病回乡退伍军人、参战参核退伍军人、革命伤残军人等对象，由民政局按标准分季度向财政局提供分配方案，经财政局审核，由民政局负责将资金实行社会化发放，优抚对象持证领取。现役军人的优待金由市民政局根据镇现役军人情况，拟定军人优待金分配方案，报市领导审批后拨付镇兑现到个人。第六条退役士兵安置保障金：民政局负责审核退役士兵档案，在核准符合安置政策、人数的基础上，按照市政府确定的安置标准报市政府纳入当年财政预算，将资金兑付到个人，报财政局备案。镇社事办负责造册发放工作，并将发放情况进行汇报。第七条城乡居民最低生活保障资金：1、城镇低保金的发放程序：本人申请→社区入户调查核实(民主评议、公示)→乡镇审核(公示)→民政局审批(公示)→社会化发放。2、农村低保金的发放程序：本人申请→村入户调查核实(民主评议、公示)→乡镇审核(公示)→民政局审批(公示)→乡镇编制补助对象花名册→民政局核拨资金→社会化发放。第八条救灾救济资金(含捐赠资金)：市民政局根据镇上报的情况，在据实核查的基础上，提出资金分配建议方案并与市财政局协商后，报市政府审定后，由市财政局将资金划拨到民政局，再由民政局拨付给乡镇。办理程序：救助对象申请→村委会审查→乡镇审核→民政局审批。救灾救济资金的发放：市民政、财政部门根据镇灾情、灾区群众自救能力等因素提出资金分配意见，报市政府同意后拨付到镇。镇在接到市上拨款文件后，根据灾情严重程度制定分配方案，编制发放花名册，在10个工作日内发放给灾民，冬春救灾资金在15个工作日内发放给灾民。不得用救灾资金抵扣其他费用。救灾资金物资原则上由乡镇直接发放，并由镇驻村干部及时通知救济对象，村级组织不得代领代发；对于无能力领取救灾资金物资的老弱病残人员，由镇人民政府负责直接将救灾资金物资送到救济对象家中，并妥善办理相关手续。第九条农村五保供养金：个人申请→村委会审查、公示、申报→乡镇审核→民政局审批发证、编制资金分配方案→财政局核拨资金实行社会化发放。镇在接到资金发放通知后，在15个工作日内完成《农村五保供养资金发放化名册》、《五保供养证》的填写、审核，将当期五保供养资金及时发放到户。对人员相对固定的（如：优抚、农村低保、五保对象和军队离退休人员、城镇退役士兵等），逐步通过银行实行社会化发放；对人员不固定或暂不具备发放条件的（如：救灾救济、医疗救助人员及偏远地区等），由市民政局和乡镇负责发放，便于群众监督。没有当事人明确委托的，不得指定人员转送或代领、互领。第十条按照“专户管理，专款专用，封闭运行，社会化发放，资金直达个人”的要求，除退役士兵安置保障金由市民政局直接发放给个人外，城乡低保、农村五保供养金和城乡医疗救助、优抚抚恤定补、救灾救济、农村困难群众危房改造资金等直达个人的专项资金全部实行社会化发放，乡镇社事办备案。第十一条镇社事办对市上拨付的民政资金要按照规定时限发放，按要求定期公开公示，及时报民政局核销。对帐上滞留的民政资金余额过大、单据未核销、未公开公示、问题未整改到位的乡镇，分配资金时只分配计划，待整改到位后再予拨付。第十二条对民政资金管理使用情况定期不定期组织开展全面或专项检查。对查出的问题应视具体情况，提出处理或整改意见，凡涉及违纪违法的移交有关部门处理。市审计局每年对民政专项资金审计一次，确保民政资金的安全、有效使用。镇社事办要建立民政资金台帐，及时掌握资金的使用情况，主动接受各级监督。第十三条所有民政资金的审批和分配，必须严格程序，杜绝暗箱操作、违规审批等现象的发生。市民政局负责资金的分配使用、划拨，审计、监察局负责对民政资金管理使用情况进行监督。资金分配出了问题追究民政局责任，资金运行管理出了问题追究财政部门责任，资金使用出了问题追究乡镇政府及相关责任人责任。第十四条对在资金管理使用中违法违纪行为的处理：（一）对党员的纪律处分：警告、严重警告、撤销党内职务、留党察看、开除党籍。（二）对国家公务员的行政处分：警告、记过、记大过、降级、撤职、开除。（三）对违法违纪单位和责任人的行政处理、处罚：停拨或缓拨资金、收缴违规资金、没收违法所得、罚款。（四）对违法违纪情节较轻的单位和个人给予组织处理：口头告诫、书面告诫、诫勉谈话、通报批评、责令限期整改、离岗培训、调离岗位、责令辞职、免职。（五）对违法违纪党员同时又具有公务员身份的，应当同时进行行政处理和党纪处分；党员领导干部从重处分。第十五条对在资金管理使用中违法违纪行为的责任追究：（一）乡镇及有关部门的主要领导和分管领导，对民政资金的管理、监督和使用负主要领导责任和直接领导责任，直接负责的主管人员和工作人员负直接责任。（二）对在审计、检查中发现的严重违反财经纪律，且未按审计、检查决定纠正、整改的部门，市政府给予通报批评，并追究主要领导、分管领导和主管人员及其他责任人员的责任。（三）对因监管不力、工作不实、底子不清、使用不当，贪污、私分、挪用、乱支、虚报、冒领的单位和个人，除追回经济损失外，还要视情节轻重，严肃追究有关领导及其他责任人的责任，给予党纪、政纪处分；触犯刑律的，依法追究刑事责任。（四）监察机关对在民政政策落实、民政