行政管理制度初稿

目录TOC\o"1-5"\h\z\o"CurrentDocument"一、考勤制度2（一）惩罚条件2（二）奖励情况2（三）请假期间的考勤执行办法2\o"CurrentDocument"二、卫生管理制度2（一）办公室卫生标准:2（二）处罚条件:3（三）处罚说明：3\o"CurrentDocument"三、办公用品管理办法3（一）部门申请购买办公用品的程序：3（二）员工日常办公用品的领用4（三）办公设备的管理4\o"CurrentDocument"四、会议制度.4\o"CurrentDocument"五、日常管理制度5\o"CurrentDocument"六、电话及电邮管理5\o"CurrentDocument"七、食堂管理制度6（一）采购员职责6（二）厨师职责6（三）管理员职责6（四）员工用餐公约7（五）厨房附加制度7\o"CurrentDocument"八、员工奖惩制度7\o"CurrentDocument"九、借款管理制度7（一）员工因公借款借款规定7（二）员工备用周转金借款8（三）借款额度控制及管理8（四）借款审批流程及单据使用规定.9（五）借款责任9\o"CurrentDocument"十、企业安全管理9\o"CurrentDocument"附录10附件（一）行政部每日检查范围表10附件（二）：员工借款清欠通知单10附件（三）：员工借款11附件（四）公司印章使用登记表.12行政管理制度适用范围本制度适用于本公司所有员工。一、考勤制度自2011年9月27日星期二）起,所有员工必须实行上班打卡签到制。请各部门及负责考勤人员相互提醒、监督做好上班前的准备工作。上午8：30上班前必须打卡签到，下班之后也必须输入指纹后方可离开.考勤制度如下：（一）惩罚条件1、迟到或早退不足半小时者，一次扣薪资10元；2、迟到或早退半小时以上者，一次扣薪资20元；3、迟到或早退连续三次或一个月超过五次者扣薪资50元。4、所有员工上下班均需亲自打卡，任何人不得代理他人或由他人代理打卡，违犯此条规定者，代理人和被代理人均给予记过一次的处分。（二）奖励情况连续一个月不迟到、不早退、不请假者满勤奖50元.以上条例均作为月底考核、发放工资的依据。如有任何疑问可报请上级直属领导，由总经理研究决定。（三）请假期间的考勤执行办法有事请假需到行政部填写一张“请假申请表”。除周六、日正常休息外，本公司一个月请假次数合计不得超过三天，三天以上者，请假天数的工资按照80%发放.员工有公事外出需到行政部进行登记，否则视为早退或旷工。二、卫生管理制度为了创造良好舒适的办公环境，树立严谨协调的工作风貌，展现出高效有序的劳动成果，特制定办公室卫生管理制度.本制度涉及到公司所有员工.办公室内做到每日清扫。保洁员负责清扫，全体员工保持整洁。行政部负责人每天上午10:30分检查，总经理不定期抽查。行政部每日检查范围见表（二T）（一）办公室卫生标准：1、办公室物品干净、整洁、地面无污物。办公卡座、门窗台面用手摸上去不可有明显积灰。室内无卫生死角.2、办公室电脑桌面、主机、键盘整洁；饮水机、计算机、电话机、打印机等办公设备表面及其他柜面的洁净、无污垢。3、展示柜内书籍、资料物品摆放整齐有序，柜顶不可摆放任何物品。室内办公桌隔板或临近的墙面上不能张贴、悬挂各种宣传画、年历、资料、备忘卡片等。4、要注意洗手间的清洁，不留下水垢污渍，不乱扔垃圾.扫把、墩布、洗手液、毛巾等物品要在合理位置摆放，不可随处乱放。杂物垃圾请放进垃圾桶,各办公室的垃圾桶每天一倒不留过夜垃圾。5、坚持开窗通风，保证各办公室内的盆景干净，底盘没有污浊水渍，经常保持空气清新。6、董事长办公室应保证茶叶、水果、干果等的供应及保鲜度。7、乒乓球室球拍、球台等设施应保证完好无损。定期检查、维护。8、每天下班前要关灯、关机、断电、关窗、锁门。值班负责人要在下班之后检查一遍。（二）处罚条件：1、集体物品柜没有摆放整齐。2、办公室及卫生间未保持干净。3、公共区域有烟头纸屑。4、室内盆栽有明显积水、垃圾。以上所列1次给予提醒；2次罚款10元；3次换区域负责人.（三）处罚说明：1、处罚的目的是监督、促进工作。违反处罚规定时，必须将罚款交至行政部，并有行政部进行记录.罚款用于公司内部集体活动时的经费.每季度进行处理。2、协调配合要求：各部门办公室的文明卫生工作由保洁员负责打扫，相关负责人监督执行，保持卫生工作的维护整理。三、办公用品管理办法本规定中的办公用品包括公司给员工配置的通讯工具、办公桌椅、电话机和员工日常工作所需的办公文具;公司给部门配置的文件柜、传真机、打印机、扫描仪等;公司公用的办公设备，如公共区域的传真机、打印机、复印机等。公司行政部需在新员工到岗之前为其配置相关办公用品并登记完备。（一）部门申请购买办公用品的程序：1、部门经理填写《办公用品申请表》2、交与公司行政部3、行政部门交与总经理签字审核4、行政部审定购买方式、地点并实施（二）员工日常办公用品的领用1、公司员工领用办公用品须至行政部填写“办公用品领用登记”2、公司员工应当自觉爱护公司财产，节约使用。办公用品只能用于办公，不得转移他用，禁止贪污杜绝浪费。3、领用办公用品，必须定额领用。领用办公消耗品时需要本人签字，办公室核准后，方可实际使用.如在发放的过程中领用物品或申领人发生变更，则需更改申领记录（三）办公设备的管理1、办公设备购买后要在办公室登记，包括设备名称、规格/型号、使用部门、购买价格、预计使用年限、购买地等基本资料同时由办公室进行编号备案，以备售后之用2、员工使用办公设备前先掌握正确的使用方法，不允许在不了解的情况下随便使用3、员工在使用公共物品时，如发现机器故障应及时向行政部或维修部报修4、要注意维护好办公设备，有恶意损坏者，一经发现和查处，要严肃处理。由于个人原因导致办公设备的损坏或丢失，由个人负责维修费用或全价赔偿5、上班时间内不能使用公司的电脑及网络用于娱乐或私用，一经发现由行政部视情节严重程度进行处罚四、会议制度1、爱护会议室设备，未经许可不得擅自将会议室内一切设备，物品等移至它处使用。2、会议结束后，将各自座椅归位，摆放整齐，以便下个会议使用。3、行政部人员应最后离开，检查会议室，关闭所有电源，包括使用的电脑,投影仪等。若发现会议室内设备等物品不能正常使用时，应及时记录并联系维修人员.4、行政部负责公司总经理及副总经理主持召开的各种会议的组织和服务工作。5、拟定会议议程、日程表。6、准确了解领导的意图，掌握会议主题、会议时间、会议地点、要求出席人员、与会人员应准备的材料等，及时通知到位，必要时留下通知记录。7、会议期间，根据不同层次的会议要求，提供相应的会议服务：会场准备与布置、会议记录、茶水供应、满足领导临时需求等。8、会后清理会场，打扫卫生，编制会议纪要，做出会议总结等。五、日常管理制度1、员工要遵守公司纪律，服从领导的工作安排，忠于职守，勤奋进取，钻研业务，不得擅自离开工作岗位2、为维护公司形象，员工在上班期间要保持良好的精神面貌3、已发放工装的应统一穿着，还未领取工装的员工服装应以稳重大方为主，整洁得体，举止端庄。男员工不准烫发或留长发，女员工不得浓妆艳抹，衣着暴露4、在公司要保持安静，工作期间不得大声喧哗、说笑、吃零食、聚众聊天等有碍工作环境的行为5、员工之间要团结友爱，互相帮助6、员工要严守公司机密，做到不该看的不看，不该说的不说，不该问的不问。不得随意向外提供有关公司人事、经营、管理、财务、设备等的文件资料，如有咨询者一律由办公室负责接待7、来访的外来人员由办公室负责接待，寻找公司员工的有员工自行接待。公司员工私人会客可在会客室，不要在办公区以免影响到同事办公，会客时间要尽量缩短。不得长时间占用工作时间来办理私人事物8、工作时间员工如有需要外出都必须在离岗前填写并登记事由，并向自己的直属领导报告，外出时要检查自己的通讯设备，保证能随时与公司保持联络六、电话及电邮管理（一）电话管理1、电话来时，听到铃响，至少在第二声铃响前取下话筒。如果耽搁了一小会拿起电话后，要先向对方真诚致歉。说话应稍慢而清晰，同时面带微笑。2、通话时先问候，并自报公司、部门.对方讲述时要留心听，并记下要点。未听清时，及时告诉对方，结束时礼貌道别，待对方切断电话，自己再放话筒.2、对不指名的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上将电话交给能够处理的人.在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要告诉接听人。3、暂时离座时，行政部同事请主动接听来电并作好电话记录。4、打电话时简明扼要，抓住关键,并尽可能降低音量。5、行政人员应训练自己的听辨能力，当老客户打来电话时，应能立即使用合适的称谓问候对方。6、若无特殊理由，上班时间内尽量避免拔打私人电话，禁止长时间拔打私人电话。7、与工作无关来电应尽快结束通话，或告知对方另约时间通电话。8、如果此时不便谈话，应直言相告，或者稍后再回电话，并说明回电话的准确时间。9、正在与客人交谈时接来电，应先向客人致歉并尽快结束通话。10、接听客户的投诉和抱怨电话切忌不可争辩和随意承诺，而应先致歉意然后再通过相关手续解决问题。（二）邮件管理1、公司收发的所有邮件都应登记在册，并注明详细时间.2、对于一些重要的,保密的，紧急的文件可用特快专递寄发，对于一些不紧急的邮件则用挂号，平信或普通包裹寄发.3、寄往相同地址的特快邮件请放在同一信封一起寄出，以免发生不必要的开支4、公司寄发的邮件均为公司往来文件或单据，切勿在公司邮件中加入私人邮件5、对于重要信件，在转送至收信人前先复印一份保存，以备查询。七、食堂管理制度为防止“病从入”，搞好食堂卫生是保证全体员工身心健康的重要前提,为引起厨房工作人员思想上的高度重视，必须搞好食品、厨房、餐厅及其环境卫生，为此，特制定此制度.（一）采购员职责采购要及时。采购各种食品时，注意把好食品的质量关，要保证食品的新鲜,不变霉、变质，以防食物中毒。协助厨师做好厨房工作。（二）厨师职责1、厨房工作人员要讲究个人卫生、勤剪指甲、勤理发、不要随地吐痰。2、各种蔬菜等食品必须清洗干净，先洗后切，防止食物营养成分流失，餐具每天必须进行高温灭菌消毒。厨房各种用品、用具，用后必须及时清洗干净。冰箱（柜）内存放物品要分袋存放，定期清理。3、厨房餐桌、地面，饭后必须及时进行清扫，保持台面的干净整齐，每星期必须对厨房进行大清洗一次。工作时必须自查食物是否变质、变味现象发现问题及时处理.4、、工作中严格按伙食标准精打细算，以最大限度内尽量做到色香味，花样、品种多样化。5、整个烹食过程必须认真清洗干净并按时、按质、按量供给.6、每天清理，每周一次大扫除，确保厨房环境卫生。（三）管理员职责1、负责及时清理餐厅的桌、椅、餐具，保持干净、清新，空气畅通。水果要保持新鲜，及时收放。2、餐具必须妥善保管，任何人未经许可不能将餐具拿走供私人使用。每日进行一次清查盘点，除正常损耗外，清查有不足数目时需及时查明原因并追究责任.（四）员工用餐公约1、自带餐具.就餐一律在指定就餐区。2、严格按餐厅就餐时间进餐，餐厅开放时间：12:-12:40。3、就餐时要有良好的姿态，不得挥动筷、匙、叉防碍别人，不得高声喧哗，碗、筷、匙不得故作撞击声.5、果核骨制不可随手丢.用餐完毕须各自整理桌面，倒置指定桶内。6、厉行节约，饭食多少盛多少，杜绝剩菜剩饭。五）厨房附加制度1、厨房需购物品由采购员填写，报给行政经理统一购买。2、厨房购回食品，由行政经理每周不定期抽查，抽查内容：食品质量、重量。对不合格食品，拒收并按规定处理。八、员工奖惩制度1、用章须经领导同意，并登记，如没有征得领导同意及未登记私自用章，处罚1元。2、上班时间不得外出，如与工作有关需外出者，必须到前台签外出登记表未按此执行者，一律按旷工，扣除当天工资。3、上班时间不许上网玩游戏或看与工作无关的东西，发现者，一次警告，二次处罚20元，三次50元。4、对工作表现优秀者，可奖励50-2元不等，若造成公司损失或工作失职者,处罚50-2元不等，并给予警告.5、每个月将会有一次员工考核，考核不过者处罚10元。6、上下班时间需打卡，未打卡者（包括忘记打卡）一次10元，作为月底工资核算标准。7、工作日中不可请假，如需请假，则扣除当天工资,一个月中请假三次者视为旷工，并予以开除。以上扣除费用均作为公司的额外费用，用于员工聚餐1元.九、借款管理制度借款按性质和用途不同分：员工因公借款、员工备用周转金借款。具体管理规定如下:（一）员工因公借款借款规定对于因公借款的，当事人应使用借款单并附相关公派书面证明，借款单由借款部门负责人签批，借款金额在20元以下的由财务部门负责批准后办理借支手续，金额超过20元的，由总经理签字批准。因公出差借款应填写《出差借款单（申请单）》，注明出差事由、出差地点、出差天数、住宿费、伙食补助、交通补助预借金额等；此外还需出具借款部门负责人或分管领导核准的“出差申请”，财务部门方可受理借款手续。报销差旅费时，出差人应将《出差借款单（申请单）》第二联报销附件一并附上。1、零星购物借款：由采购员提出书面采购计划，注明采购事项，费用构成等；由部门负责人审核、批准，到财务部领款.财务部以采购请款单为借款依据。报销费用时，须出具等额发票予以报销。2、借款管理：公派业务借款应专款专用，严禁公款私用，不论业务是否完成，业务经办人均须在返回公司3日内，凭有效合法的原始凭证，经签批后办理报销手续，冲抵借款单或返还现金：报销单不足冲抵借款单的，经办人要补交现金；超出借款单的部分由出纳支付现金；实际业务未使用或暂不用的借款，借款应如数清偿原借款单.（二）员工备用周转金借款1、借款规定：周转金借款是为了方便有采购或其它经常有业务的部门员工.对于需用备用周转金的部门员工，应出具书面备用金审批表，经部门负责人审核报总经理审批后交财务部备案。2、借款管理：备用周转金应专款专用，财务部门有权检查备用金的使用情况.备用金借款实行“前帐不清，后款不借”的原则，报销还款后仍有超周转金额度借款的，财务部门将拒绝借支（总经理特批的除外）。所有备用周转金的部门员工在年度终了或在离岗前应将所借备用周转金结清。（三）借款额度控制及管理1、员工借支现金前必须预计合理的借支额度，部门负责人应进行额度的审核，超出合理范围的员工借款，财务部不予借支。2、一次性借支现金一万元以上的部门，提前一个工作日以《现金备款》申请书通知财务部.3、员工借款的报销应取得真实合法的报销票据，部门负责人应审核其业务的真实性、合理性，财务部门复核业务的合理性及审核票据的合法性，经总经理批准后方可进行报销处理。4、员工报销款项应首先用于偿还借款，如报销同时遇有新工作任务需借支现金时，需再次履行借款审批手续，财务部出纳员不得保留借款人原借款单，而以报销单直接支付现金。5、借款单均应注明借款、还款时间及借款用途，由出纳员负责按规定催还，并及时向财务经理反馈情况.个人因私借款还款时间由财务部核定，公派业务借款还款时间的合理性由部门负责人严格审核把关。6、财务部将严格控制员工借款额度，准确掌握员工现金借支、报销和还款的情况，及时清理借支，对超过借款单中约定的还款时间一个月的,财务部将下发“员工借款清欠通知单"（见附件）催收。财务部须每季度对员工借款进行一次清理，对于员工逾期借款且收到“员工借款清欠通知单”10日内仍未清还的员工，财务部将从借款人工资中扣除借款。备用金借款在额度内的或总经理特批可以延期还款的除外。（四）借款审批流程及单据使用规定1、单据使用规定：员工私用借款，开具“员工借款单"，公司公派业务借款，开具“公派业务借款单”。2、审批流程：借款开具借款单（含必需附件：如采购计划单、出差申请单等）一>部门负责人签字->财务负责人签字—总经理批准—出纳员付款（五）借款责任1、如审批人审批的借款造成损失的，审批人需要承担一定的经济责任。2、员工因私特殊借款经担保人担保造成损失，由担保人承担全部责任3、对于按制度规定应收回的借款，如因出纳员没有及时催收或未反馈信息而造成借款损失的，出纳员需承担一定的经济责任。本借款管理制度归财务部负责解释。本借款管理制度自2011年03月01日起执行。十、企业安全管理为维护公司的运营安全及物品财产安全特规定如下：1、公司各部门及入户门钥匙共备有（x）套，总经理一套、办公室主任一套、各部门领导共用一套，入户门钥匙存放于，负责保管方应妥善保管,未经公司总经理批准不