电器家电企业工厂办公室主任岗位说明书

办公室主任岗位说明书岗位名称办公室主任岗位编号BG-GW-001所在部门办公室岗位定员1人直接上级行政副总直接下级5人职责概述：拟编本部年度工作目标计划，并执行与达成；拟定与优化本部各项管理制度及流程、并监督执行；规划、指导、协调公司行政、后勤、信息、法务等各项工作；专利、项目申报管理；组织、指导下属完成本职工作。职责与工作要求：职责一职责表述：负责行政部工作目标产、计划的编制和落实。工作要求提交下年度《行政科工作目标、计划》，并落实执行。职责二职责表述：部门年度、月度支出预算的编制，成本控制。工作要求每年12月30日提交下年度《年度支出预算》；每月28日前提交下月度《月度支出预算》。职责三职责表述：负责部门月度工作计划、开展与改进。工作要求每月月底提供部门月度工作报告至总经理。职责四职责表述：负责督导办公用品的申报及管理。劳保用品的发放。工作要求督导仓库每月定期发放劳防用品，监督属下做好办公用品的申报和登记等工作。职责五职责表述：督导保安开展公司范围的安全保卫管理。工作要求督导保安按照公司要求开展安全保卫工作，每日上交会客单、巡查记录、车辆出入登记。每月整理上交货物出门证、信件、包裹登记汇总报表。职责六职责表述：负责公司绿化环卫工作和完成上级领导交办的其他事项。工作要求监督花木工定期修剪公司绿化，及时完成公司领导交办的其他事务。职责七职责表述：根据公司上级领导安排进行行政监督工作。工作要求每月根据上级领导安排工作内容监督各部门工作落实情况，并形成统计表。职责八职责表述：公司文件控制管理。工作要求每季度至少一次对公司文件的收、发、存进行一次检查；并对文件分类、内容的精确提出意见。职责九职责表述：负责组织制定计算机管理制度，并监督实施；负责ERP等信息平台的开发及实施。工作要求随着公司组织、业务、制度、流程的改变及时修订本部门《IT管理制度》；组织ERP系统与企业状况之间关系的分析，每季度提供《ERP运行状况表》，确保公司ERP系统的顺利运行。职责十职责表述：负责员工司厂级安全、5S教育培训。工作要求每年度组织2次员工5S、安全培训；每半年会同制造部召开司级安全生产会议、安全培训，总结安全生产情况。职责十一职责表述：负责本部门员工业务流程、及操作培训。工作要求每年至少组织2次本部门员工内训。职责十二职责表述：负责对行政管理制度进行宣导。工作要求每年至少1次组织各部，进行行政制度与流程的宣导。职责十三职责表述：行政制度与流程的修订与监督执行。工作要求每年至少对行政部制度与流程整编2次。职责十四职责表述：负责公司会议的组织与管理（月度会议等会议）。工作要求根据公司会议管理制度规定，及时监督各部门提交周例会内容；按会议记录内容，监督相关工作的完成情况，不符合要求的及时进行协调处理。职责十五职责表述：企业文化建设。工作要求定期对公司企业文化进行宣贯包括公司所获证书的张贴、员工荣誉的榜样宣传、5S宣传、安全工作、公司制度流程的宣传；公司网站、宣传册的及更新。职责十六职责表述：相关行政类资质证书的年审工作。工作要求按相关单位要求管理公司相关资质的年检；配合相关部门进行ISO质量体系的年审工作。职责十七职责表述：专利、与重大项目申报管理。工作要求及时关注国家相关政策，开成专利、项目申报计划，按计划要求相关部门及人员完成申报。职责十八职责表述：负责公司与当地有关部门的行政事务的联系并妥善处理。工作要求当地有关部门下达的文件在1个工作日内传达公司领导及相关部门，并按时按要求完成有关部门下达的任务。职责十九职责表述：负责监督公司制度和决议执行情况，并对上级交办的公司重大事项进行调查核实。工作要求受理有关违背公司规章制度和决议行为的投诉，针对违规行为的严重性提出处理建议，及时编制调查情况汇报表，每年1月份编制上年度公司制度执行情况总结。职责二十职责表述：上级领导安排的相关事宜。工作要求按领导要求形成计划，按计划执行。权力：对公司行政后勤、总务、保卫工作的指挥、指导、协调、监督、管理的权力。工作协作关系：内部协调关系各职能部门经理。外部协调关系安监、环保局、工商行政等机构。任职资格：教育水平大专及以上学历。专业工商、行政管理、人力资源管理等专业。工作经验3年以上大中型制造业同等职位工作经验。有推行企业管理改革及5S管理经验。知识/技能接受过管理学、行政平衡点管理等知识培训；沟通能力强，具备较强的组织协调和分析判断，有良好的计划和协调沟通能力。考核指标（KPI）：行政管理费用控制率；