ERP物料管理模块制度

ERP物料管理模块制度1、目的为保证物料管理所需数据的及时、准确录入，实现与财务、销售模块的有效集成，规范业务流程，确保SAP系统的有序运行，特制订本制度。2、适用范围创建、修改自营、进料经营方式下进口、海洋、国内陆上原油的采购订单。创建、修改自营、进料经营方式下MTBE等原料油以及其它成品油的采购订单。按进口、海洋、国内陆上原油及MTBE等原料油采购订单的收货。来料加工原油的收货和客户中转原油的收、发货。不同经营方式原油之间、成品油之间的平衡。不同经营方式原油与客户原油之间的平衡。SAP系统与综管处统计报表、炼油MIS、化肥MIS的接口程序的运行。其他与物料管理模块相关数据的手工录入。3、职责由综管处负责创建、修改自营、进料经营方式下进口、海洋、国内陆上原油的采购订单。由经贸处负责创建、修改自营、进料经营方式下MTBE等原料油以及成品油的的采购订单和成品油的收货。由仓储公司负责按进口、海洋、国内陆上原油及MTBE等原料油采购订单的收货和来料加工原油的收货以及客户中转原油的收、发货。由财务处在系统中进行不同经营方式原油之间、成品油之间的平衡。不同经营方式原油与客户原油之间的平衡，由仓储公司负责客户原油的转库，财务处在系统进行平衡的操作。由综管处负责运行SAP系统与统计报表的接口程序和负库存补零程序。由化工部统计负责运行SAP系统与化肥MIS（化工部统计数据）的接口程序。由生产处统计负责运行SAP系统与炼油MIS（半成品库存变化）的接口程序。4业务流程和要求4.1原油采购流程和要求综管处计划一科计划员根据与供应商或代理商签订的原油供货合同，在原油装船完、已获知提单日期和提单量后（陆上原油由经贸处向综管处逐船通报采购及到港信息。并在每月底3个工作日前将有关信息书面提供给综管处），根据原油的到港日期、经营方式、提单量、不含税单价在系统中创建自营、进料经营方式下进口、海洋、国内陆上原油的采购订单。采购订单应及时录入系统，采购订单中的信息要求相对准确。对于在创建采购订单时，尚不能与供应商确定单价的，根据当前的市场价格预估单价。为实现信息共享，便于仓储公司按采购订单收货和财务处进行发票校验，在创建采购定单时，应在采购订单抬头文本处输入合同号、提单日期和装运船名。系统中已按进口原油、国内陆上原油、海洋油建立了原油在装运、接卸过程中，需要我公司支付、并进入原油到厂成本的相关运杂费的价格条件方案，在创建采购定单时应检查价格条件信息是否正确，当价格主数据的信息发生变化后，应及时在创建采购订单前对价格主数据进行维护。当价格条件信息的结构发生变化时、需要修改时，向和信公司提出修改系统配置的请求。提单分割量由财务处在系统中进行处理。综管处应提供书面的提单分割信息给财务处。在发生新原油品种采购业务前，应在SAP系统中检查是否存在此原油的物料主数据，若不存在，应至少在系统中创建采购定单五个工作日前，按物料主数据维护管理制度提出创建物料主数据的申请。当与新的供应商发生采购业务时，按供应商主数据维护管理制度在系统中进行新供应商主数据的维护。原料油和成品油采购流程和要求经贸处根据与供应商或代理商签订的原料油和成品油供货合同，根据原料油和成品油的到港日期、经营方式、提单量、不含税单价，在系统中创建自营、进料经营方式下原料油和成品油的采购订单。采购订单应及时录入系统，采购订单中的信息要求相对准确。对于在创建采购订单时，尚不能与供应商确定单价的，根据当前的市场价格预估单价。为实现信息共享，便于仓储公司按采购订单收货和财务处进行发票校验，在创建采购定单时，应在采购订单抬头文本处输入合同号、提单日期和装运船名。系统中已按原料油和成品油在装运、接卸过程中，需要我公司支付、并进入原料油和成品油到厂成本的相关运杂费的价格条件方案，在创建采购定单时应检查价格条件信息是否正确，当价格主数据的信息发生变化后，应及时在创建采购订单前对价格主数据进行维护。当价格条件信息的结构发生变化时、需要修改时，向和信公司提出修改系统配置的请求。在发生新原料油采购业务前，应在SAP系统中检查是否存在此原料油的物料主数据，若不存在，应至少在系统中创建采购定单五个工作日前，按物料主数据维护管理制度提出创建物料主数据的申请。当与新的供应商发生采购业务时，按供应商主数据维护管理制度在系统中进行新供应商主数据的维护。按采购订单收货流程和要求当原油船、原料油船卸油、计量完，已确认收货量后（进口原油收货量按商检量为准），仓储公司统计人员在系统中按照综管处、经贸处创建的采购订单进行收货操作。若进口原油船月底方卸油完，商检还未出具商检量的，按自检量进行收货，与商检出具的岸罐量的差异在系统中暂不作调整。若月底、年底在卸油轮仅卸完部分货物，对于当期需入帐的已卸部分，按采购订单进行分批收货。仓储公司统计人员应及时在系统中进行收货操作，并确保收货数量准确。成品油的采购，一般均为帐务上处理的需要，并不发生物理上实际的收货动作，成品油按采购定单收货由经贸处在系统中完成。来料加工原油的收货流程和要求由于来料加工原油所有权归属客户，对于我公司，其库存价值为零，在系统中不创建采购定单，综管处在来料加工原油船到厂前，在线外提供来料加工原油到厂信息，仓储公司统计人员在来料加工原油船卸油、计量完，已确认收货量后（按商检出具的岸罐量），在系统中进行无采购定单的收货操作。客户中转原油的收、发货流程和要求根据仓储公司与客户签订的原油代储存协议或合同，在客户的原油收货完成后，仓储公司统计人员根据实际的收货量，在系统中进行经营方式为客户的特殊库存的收货。所有代储存的客户库存均放在仓储公司在系统中所对应的工厂（ZHA5）下。当客户将其代储存的原油提货后，仓储公司统计人员根据实际的装船量在系统中进行客户代储存特殊库存的发货操作。不同经营方式原油之间、成品油之间的平衡流程和要求财务处根据综管处的统计报表中原油、成品油在不同经营方式下需平衡的数量，手工在系统中进行不同经营方式原油、成品油之间的平衡操作。不同经营方式原油与客户原油之间的平衡流程和要求根据公司生产经营的需要，与客户原油平衡业务需要在统计和财务帐中体现时，方在系统中执行此流程。在综管处与客户签订相应的合同或协议后，综管处应分别向仓储公司和财务处提供相应的合同或书面依据。仓储公司根据综管处提供的相关合同或书面依据，根据客户原油往厂区的实际输转量，在系统中进行客户代储存原油特殊库存的转库操作。在仓储公司完成客户特殊原油库存的转库操作后，由财务处在系统中进行不同经营方式原油与客户原油的平衡操作。SAP系统与炼油MIS接口程序运行的流程和要求SAP系统与炼油MIS接口程序为财务核算提供期间半成品库存的变化量，实现与财务的集成。此接口程序由生产处统计人员每旬运行一次，运行日期分别为每月的10日（上旬），20日（中旬）和下旬30日（或31日），应确保准时运行程序。如果因特殊原因，运行程序时间需延后的，一般不应晚于每旬的次日上午，并在运行程序时将日期改为上述的指定日期。当半成品的品种发生变化，应及时维护SAP系统中物料对照表、清单表和炼油MIS数据下载程序的物料代码表，确保上载数据的准确性。若SAP系统中的半成品的物料主数据不能满足要求时，按物料主数据维护管理制度的要求提出在系统创建物料主数据的申请。当接口程序出现问题，应立即联系和信公司处理。SAP系统与化肥MIS接口程序的运行的流程和要求SAP系统与化肥MIS接口程序为化工事业部的财务核算提供数据，实现与财务的集成。数据包括将渣油、脱油沥青、柴油、石脑油、干气按消耗量发往相应的成本中心，硫磺、散装尿素、合格包装尿素、不合格包装尿素、液氨（自用）产量从相应的成本中心收货等。此接口程序由化工部统计人员每旬运行一次，运行日期分别为每月的10日（上旬），20日（中旬）和下旬30日（或31日），应确保准时运行程序。如果因特殊原因，运行程序时间需延后的，一般不应晚于每旬的次日上午，并在运行程序时将日期改为上述的指定日期。氢气供炼油产量从成本中心收货并转移至炼油事业部，不合格散装尿素从尿素成本中心收货并发货至包装成本中心，由化工部统计人员手工录入系统，外销液氨、液氮产量按实际销售量由财务处手工在系统从成本中心收货，硫磺、散装尿素、合格包装尿素、不合格包装尿素的盈亏由财务处手工在系统中处理，手工录入的频次和要求同接口程序的运行频次和要求。当化工部的产品、半成品、与炼油的互供料品种发生变化，应及时维护SAP系统中物料对照表，确保上载数据的准确性。若SAP系统中半成品、与炼油的互供料的物料主数据不能满足要求时，按物料主数据维护管理制度的要求提出在系统创建物料主数据的申请。当接口程序出现问题，应立即联系和信公司处理。SAP系统与综管处统计报表的接口程序和负库存补零程序运行流程和要求SAP系统与综管处统计报表的接口程序为炼油事业部的财务核算提供数据，实现与财务的集成。数据包括：不同品种的原油、原料油按不同的经营方式发往对应的成本中心，原油厂内盈亏量的处理，不同经营方式的产品产量（除落地焦、地脚聚丙烯、炼油等外硫磺外）从相应的成本中心收货，成品盈亏量的处理，化工部所需要的原材料从炼油事业部转移至化工事业部。此接口程序由综管处统计人员每旬运行一次，运行日期分别为每月的10日（上旬），20日（中旬）和下旬30日（或31日），应确保准时运行程序。如果因特殊原因，运行程序时间需延后的，一般不应晚于每旬的次日上午，并在运行程序时将日期改为上述的指定日期。由于统计报表中未包含炼油脱油沥青产量，在往ORACLE数据库上载数据时，由综管处统计人员手工加入。落地焦、地脚聚丙烯、炼油等外硫磺按实际销售量由财务处手工在系统从成本中心收货，原料油的盈亏油财务处手工处理。手工录入的频次和要求同接口程序的运行频次和要求。当统计报表中原油、原料油、产品的编码发生变化时，应及时维护SAP系统中物料对照表和物料清单表，确保上载数据的准确性。若SAP系统中产品的物料主数据不能满足要求时，按物料主数据维护管理制度的要求提出在系统中创建物料主数据的申请。负库存补零程序为将各销售工厂因销售出现的负库存进行补货处理。此程序由综管处统计人员运行，运行频次和要求与接口程序同。当接口程序出现问题，应立即联系和信公司处理。5、考核综管处、财务处、经贸处、生产处、化工部应各自根据在ERP中的工作范围制订相应的考核制度。6、支持性文件支持支持性文件主要包括：集团公司关于ERP的相关管理制度，用户手册等《创建采购订单用户手册》《采购订单价格主数据维护用户手册》《按采购订单进行油品收货用户手册》《客户代储存原油收、发货用户手册