视频会议系统项目可行性分析报告

视频会议系统项目可行性分析报告项目实施必要性项目背景随着集团公司业务的不断拓展，目前已形成半年度培训交流大会，集团部门周会，部门月总结和周例会等制度，同时在领导意见传达，部门协作沟通，项目交流分析，客户演示，新人培训等方面，也经常需要通过会议、电话、网络等形式进行沟通。从集团业务发展的角度出发，上线视频会议系统，可以为公司节约大量差旅成本，也可解决常规会议中受限于时间地点等不利因素，同时还能进行桌面或者文档共享，实现会场巡查。此外视频会议系统既可以满足正式严肃的群体会议交流需要，也可以随时随地解决多方的办公协作。现状及存在问题：随着集团公司职能部门工作细化，现有的会议或其他沟通模式已不能满足我们的办公需求，不管从集团-项目沟通的时效性，还是领导-员工的逐级管理上都存在缺陷，同时在会议、培训、交流上也无法做到多方参与，现有面对面会议或电话沟通存在以下主要缺陷：无法进行多方会议，只能以传统的电话方式进行两方沟通；没有视频支持，无法了解对方所处场地或办公情况，让领导缺乏对会议情况或人员的掌控；电话沟通为单一信号源，特别是对于项目部而言，缺乏其他补充沟通的手段，会降低沟通效率；无法录制会议，缺乏对会议情况的回放了解，传达会议精神的效果大打折扣；无法实时共享文档，如PPT、WORD无法直接展示，只能通过文件分发等方式传达，办公演示或者培训交流的效果大幅降低；随意分发文件，对会议的保密性存在一定的漏洞；无法较好实现移动办公实时接入需求，特别是领导在出差工程中无法通过较为简单的设置接入现有会议；传统电话沟通时容易产生杂音，回音或啸声；项目说明：本项目在充分分析原有会议方式存在不足，挖掘集团公司未来对视频会议使用需求基础上，以及对市场上现有产品的了解和测试评估。经分析，提出本视频会议项目的可行性评估。项目需求分析：我部在对现有视频会议系统存在问题的深入分析后，结合今后对视频会议的潜在需求，提出本项目所需实现的需求：支持多方沟通，方便集团公司各职能部门，各项目部的同时接入；支持视频沟通，会议巡查，方便领导了解整体会议的开展情况，掌控全局；多种会议连接方式，不再局限于单一沟通模式，包括视频和电话同时参会；支持会议录像、录音，支持会议录制内容点播功能；有良好的会议辅助功能，可通过双流的模式实现PPT、WORD以及桌面共享的需求；提高会议安全性和保密性；对较好的移动解决方案，可实现笔记本，手机，平板等用户通过较为简单的设置接入现有会议的需求；减少对新设备的投入，与现有设备的做较好的集成，例如电脑、投影仪、摄像头等；提高音视频效果，特别是音频效果，避免产生回音和啸叫等影响会议正常效果的情况出现；其他辅助功能，例如一键静音，举手发言，电子投票，会议锁定，文字交流，界面水印等，此处就不一一赘述了。系统实施技术可行性分析：针对以上需求，我部对市面较为成熟的视频会议系统进行调研，视频会议系统从技术上分为两个体系，一是通过软件方式的解决方案，即租赁供应商云会议系统，由服务商提供云会议平台，通过网络或者电话语言接入云会议室。另一种是硬件解决方案，即购买服务器硬件并安装到机房，通过