第三讲-会议主持口才课件

第三讲日常会议主持口才全球每天要举行数百万次会议一份美国的调查统计经理级干部和专业人员每周约花1/4的时间在开会上；中上级的经理约1周2天；资深行政人员则多达1周4天；研究显示，除了一对一的会议，三人以上的会议平均所占的时间最多。主要内容为什么要开会什么是有效的会议有效会议组织的一般步骤如何扮演一个成功的会议主持人什么是会议？

会议是由若干人参加，他们聚到一起是为了解决问题或作出决定。为什么要开会?发布政策或指令交流信息或沟通协调寻求问题解决方案人员培训指导任务的布置或传达业务总结或回顾会议的意义帮助群体沟通关键词：我存在，故我开会会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会性质和目的分类多于三个人团体会议一对一会议面对面会议电话会议视频会议A年会B专业会议C代表会议D论坛E座谈会、专题讨论会F讲座G研讨会、专家讨论会、讨论会H培训性会议I奖励会议

J例行会议关键词：万会朝宗—解决问题会议的频率：请将下列相关选项用横线连接起来

A、固定的部门会议 ①一般半年或一年一次B、一对一会议 ②随时C、处理突发事件的会议 ③按需要D、全体会议 ④一般每月一次会议效率不高的原因及具体表现项次原因具体表现（1）时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。（2）地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。（3）开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。（4）主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。（5）参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。（6）会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（7）开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。

无效会议的后遗症与会人员会抱有消极态度借故不参加会议结论无法有效执行高效会议的八大特征无需开会的五个如果高效会议在开始之前就开始了如果已经按惯例每周聚会会议成本太大还有比开会更好的办法没什么特别的事情要讨论你是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会让他人参与只能把问题弄乱）必需开会的五个如果高效会议在开始之前就开始了如果必须把信息同时传递给很多人要别人参与决策以集思广益给小组委派任务听取部门汇报工作有些事情需要当众表扬或批评有效会议组织的一般步骤会前准备主持会议会后跟踪会前准备检查会议召开的必要性确定会议的主题及目的选择会议的类型确定会议主持人会议程序和安排准备参加者的确定和通知资料事先备妥，会前、会中或会后分发会议准备工作核对清单高效会议在开始之前就开始了1.了解会议的目的2.是否一定要开会3.确定会议的形式4.安排会议的议程5.决定会议的时间6.确定会议的主持人7.决定会议的地点8.研究会场如何布置9.确定出席人数10.安排出席者座位11.是否准备会议签名12.是否安排交通工具13.是否安排与会者住宿14.是否发出了会议通知15.确定视听材料16.确定辅助教材17.准备会场周边位置图18.是否要求与会者准备资料19.确定相关资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知会前准备会议议程模板（学校两代会会议议程）主持人：校团委书记时间：2010年12月26日上午9点整地点：学校大礼堂一、会议议程：（一）介绍领导、来宾（二）宣布大会开幕，奏唱《国歌》（三）学生科科长致开幕词（四）校团委领导讲话（五）学院党总支领导记讲话（六）校学生会致贺词（七）群众团体代表致贺词（兄弟学院分团委、学院分工会）（八）听取并审议共青团分委员会工作报告（九）听取和审议学生会委员会工作报告二、分组讨论(2010年12月26日12:00-13：00各代表团驻地)（一）分组讨论第二届分团委工作报告（二）分组讨论第三届学生会工作报告（三）分组讨论《学生会章程（修正案）》（四）酝酿并通过第三届委员会委员候选人建议名单（五）酝酿并通过第四届学生委员会委员候选人建议名单三、闭幕式(2010年12月26日14：00学术报告厅)（一）通过总监票人、监票人、总计票人、计票人、唱票人建议名单（草案）（二）通过关于第二届分团委工作报告的决议（三）通过关于第三届学生会工作报告的决议（四）通过关于《学生会章程（修正案）》的决议（五）选举产生第三届分委员会（六）选举产生学生会第四届委员会（七）宣布选举结果（八）宣读大会决议（九）致闭幕词（十）宣布大会闭幕，奏（唱）《团歌》电脑幻灯片制作时要注意：醒目的标题用足够大的字体仅包括重要的单词立意新颖会前准备电脑幻灯片制作时要注意：文字易读简明扼要(仅包括重要的单词)主题突出注意字体/大小/颜色避免不必要的装饰字数不能过多字句以片语为佳会前准备电脑幻灯片制作时要注意：图形视觉线条图/柱形图/圆形图一览表：表格/组织图/过程图/流程图地图/图画/照片会前准备会前准备会议室安排会议室宽敞，大小适中（屋长是屏幕的6倍，长*宽=4*3）电源/设备到位避免干扰声音通风设备良好、温度适宜采光好、柔和光线座位宽敞，高低适中讲台预留大空间正确的位置安排会议室安排（3）（2）（1）主持会议营造合适的会议气氛控制会议主题和时间安排记录鼓励参与寻求反馈协调与会人的关系避免冲突或冗长的争论鼓励及引导会议结果会后跟踪会议评估、明确会议决议撰写会议纪要或决议发送会议纪要或决议检查落实情况、确定最后期限协调有关部门的工作追踪决议事项之进度会议纪要是“适用于记载、传达会议情况和议定事项”的公文

。会议纪要是一种纪实性的文种，是用于传达会议的主要精神和议定事项，要求与会单位共同执行的事项，以沟通情况，交流经验，统一认识，指导工作的公文

。会议纪要具有表述的纪要性和内容的真实性特点。

会议纪要的概念

写作内容和技巧

标题成文时间正文会议纪要的内容

由发文机关名称、会议名称、文种构成。例如，辽宁省2008年建设工程结算工作会议纪要由会议名称、文种构成。例如，平昌县财政局职工会议纪要由会议地点、文种构成。例如，北戴河会议纪要正题阐明会议主要内容和精神，副题交待、补充说明会议名称等有关问题。例如，合理调配抗旱救灾齐心协力过难关——××省财政厅抗旱工作会议纪要

单标题双标题写作内容和技巧

标题成文时间正文会议纪要的内容

会议纪要的时间，一般是会议纪要形成的时间，也可是会议结束的时间。其时间一般居中写在标题下方，外加圆括号。写作内容和技巧

标题成文时间正文会议纪要的内容

即会议基本情况概述。应写明：会议的背景、依据等；会议宗旨，即会议解决什么问题，达到什么目的；会议时间、地点、会期，主持人，参会人员等；会议议程和主要活动；主要领导人的讲话内容；会议结果及对会议评价。前言主体结尾格式正文会议纪要的内容

写作内容和技巧

前言主体结尾格式正文是会议纪要的主体和核心部分，应写明：会议讨论、研究的内容；论述的情况或形成的意见和结果；作出的决定和达成的共识；今后工作的安排和措施。会议纪要的内容

写作内容和技巧

主体格式正文主体部分的写作方法：用说明性和叙述性文字表达。可直接以小标题表达。用综合报道或分层分条叙述式来写作。会议纪要的内容

写作内容和技巧

主体格式正文会议纪要的段首常用语：“会议认为”、“会议指出”、“会议提出”、“会议决定”、“会议听取了”、“会议讨论了”、“会议研究了”、“会议……”会议纪要的内容

写作内容和技巧

提出希望、号召、要求。要求有单位认真贯彻会议精神。提出具体措施与要求。有的会议纪要没有结尾。前言主体结尾格式正文会议纪要的内容

写作内容和技巧

搜集会议材料，掌握会议目的、任务和内容，对材料进行概括和提炼。综合反映会议的整体情况，对会议讨论的意见、问题进行概括。客观、准确的反映会议的基本主旨和有关情况。会议纪要的内容

如何扮演一个成功的会议主持人会议主持人的特质思维敏捷、清晰分析概括能力中立的态度无偏见的立场有耐心、善观察有协调能力机智灵活沉着安然自制力强善表达富有幽默感解决问题的技巧会议主持人紧张心理分析-固有的胆怯-缺少自信-缺少经验-对会议内容缺乏把握-担心会议不成功会带来的负面效果-过于担心与会者的反应-过度负责感-语言不熟练如何缓解你的紧张充分的准备熟悉并检查场地和各种设备带齐所需资料及辅助材料对紧张的认识，适度的紧张会产生一定的兴奋（有益的）正面思考，重新整理思路，但不要太多考虑细节排除各种干扰因素（如；迟到、空泛私语等）在开场前几分钟，和与会者聊天会议主持人对自己的了解与分析自己对会议涉及问题所了解的程度如何？自己对会议其他参加者的了解和熟悉程度？自己的观点给其他参与者的信服度有多大？自己是属于哪一种类型的人？自己的观点优势在哪里？有利的一面？自己的观点有哪些部分可能会被挑战的？了解及分析与会者谁将参加此次会议？谁是决策者？其影响力如何？做决定的人对情况的了解程度如何？做决定的人对目前情况的看法如何？是想强化/弱化/改变他的看法？评估做决定的人对建议案会有何种反应？做决定的人是属于哪种类型的？还有谁会参加此次会议？他们会有多大程度上会影响到决定的形成？如何缓解你的紧张适当使用开场白调整呼吸/放松肌肉避免语速过快/过慢手中持握小件物品适当走动心理暗示上场后，首先环顾四周开场白使用“开场白”的目的

-营造会议的气氛

-吸引与会者的注意

-提出会议的意图

-引出所谈的话题开场白开场白：以什么切入主题（IceBreak)-自我介绍及认识与会者-说明此次会议的目的及要达到的效果-说明这个会议对与会者的重要性-说明这个会议将涉及哪些内容-说明将如何展开及安排整个会议-询问与会者所关心的会议开场白模板

今天，窗外阳光明媚，室内暖意融融！在新春佳节即将到来之际，我们在这里欢聚一堂，召开2005年度公司总结暨表彰大会，主要目的是为了总结一年来的工作，总结经验，吸取教训，共商公司未来发展大计，并对为公司各项工作的发展做出贡献的员工、施工队进行表彰和奖励。首先我代表力大公司感谢市美术馆对我们会议的大力支持！感谢工作人员提供的帮助！会议开场白模板

为保证会议的有序进行，在会议正式开始之前，我提几条要求：

1、请所有与会人员暂时关闭手机，不要接打电话；

2、不要在会场内、外来回走动，大声喧哗，或与人交头接耳；

3、不要随地吐痰，乱扔废弃物，不要抽烟；

4、会议结束以后，先欢送领导和来宾退场，然后依次序退场。（必要时可以在这里穿插介绍与会领导和嘉宾）本次会议大概有10项议程，大概需要3个小时左右的时间，当然，公司董事长为表达对各位来宾及全体员工一年来为公司所做的工作的谢意，会后，特意在兰亭阁宴请大家。并于下午2点种举行力大公司和兰亭阁迎新联欢会，为大家准备了丰富多才的节目，请到时欣赏。如果大家没什么疑问，我们现在开始会议第一项，有请公司董事长致辞。开场白开场白：巧妙而独特的方式-应景式的开场白-询问式的开场白-笑话/玩笑/游戏式的开场白-自我介绍-直截了当式的开场白应景式开场白新员工欢迎会议（夏天天气炎热的时候，可以以天气为开场作一个开场白，活跃气氛）“各位，大家早上好，欢迎您加入我们XXX公司。今天的天气呢，阳光明媚，温度非常的炎热，祝愿各位每天心情都像今天的阳光一样，永远开心明媚！对待生活、工作、学习像今天的温度一样，热力不退，永远激情澎湃！”询问式开场白公司员工培训会议：现在，我想跟大家分享俄国伟大的作家托尔斯泰的三句话。

这世界上最重要的人是谁？（学员思考、讨论片刻，打出答案）－－现在在我眼前的人。这世界上最重要的事是什么？（学员思考、讨论片刻，打出答案）－－现在我要做的事。

这世界上最重要的时间是什么？（学员思考、讨论片刻，打出答案）－－此时此刻。

结论：此时此刻，我们做最重要的事，因为我们是最重要的人！（全体学员一起说）故事切入式开场白

“这个现象我发现很久了，为什么大家都愿意坐在后面呢？我想这大概是中国人的本性吧。在这里，我首先讲一个故事吧”。（是撒切尔夫人永远做前排的故事，详见下面）“‘永远坐在前排’是一种积极的人生态度，激发你一往无前的勇气和争创一流的精神。在这个世界上，想坐前排的人不少，真正能够坐在“前排”的却总是不多。许多人所以不能坐到“前排”，就是因为他们把“坐在前排”仅仅当成一种人生理想，而没有采取具体行动。那些最终坐到“前排”的人，之所以成功，是因为他们不但有理想，更重要的是他们把他们的理想变成了行动。一位哲人说过：无论做什么事情，你的态度决定你的高度。撒切尔夫人的父亲对孩子的教育给了我们深刻的启示。有理想，而没有采取具体行动。那么现在在座的各位，有没有想坐前排，并且愿以自己的行动真正的做到前排来呢？！”这样，员工都坐到前面来，并且达到了心与心的碰撞！背景故事：永远都要坐前排20世纪30年代，英国一个不出名的小镇里，有一个叫玛格丽特的小姑娘，自小就受到严格的家庭教育。父亲经常向她灌输这样的观点：无论做什么事情都要力争一流，永远做在别人前头，而不能落后于人。“即使是坐公共汽车，你也要永远坐在前排。”父亲从来不允许她说：“我不能”或者“太难了”之类的话。对年幼的孩子来说，他的要求可能太高了，但他的教育在以后的年代里被证明是非常宝贵的。正是因为从小就受到父亲的“残酷”教育，才培养了玛格丽特积极向上的决心和信心。在以后的学习、生活或工作中，她时时牢记父亲的教导，总是抱着一往无前的精神和必胜的信念，尽自己最大努力克服一切困难，做好每一件事情，事事必争一流，以自己的行动实践着“永远坐在前排”。玛格丽特上大学时，学校要求五年的拉丁文课程。她凭着自己顽强的毅力和拼搏精神，硬是在一年内全部学完了。令人难以置信的是，她的考试成绩竟然名列前茅。其实，玛格丽特不光是学业上出类拔萃，她在体育、音乐、演讲及学校的其他活动方面也都一直走在前列，是学生中凤毛麟角的佼佼者之一。当年她所在学校的校长评价她说：“她无疑是我们建校以来最优秀的学生，她总是雄心勃勃，每件事情都做得很出色。”正因为如此，四十多年以后，英国乃至整个欧洲政坛上才出现了一颗耀眼的明星，她就是连续四年当选保守党领袖，并于1979年成为英国第一位女首相，雄踞政坛长达11年之久，被世界政坛誉为“铁娘子”的玛格丽特?撒切尔夫人。自我介绍式开场白“大家以为我会怎么样，其实也不怎么样，首先是海拔不高，170CM的高度，但也不要太失望，据目前最新科学调查，这个高度是目前地球最适合生存的高度，大家要不要给我这个最适合的高度热烈的掌声鼓励一下？谢谢！在座各位是第一次来听我演讲的请举手给我看一下好吗？好，把手放下，居然有这么多的新朋友，我们用掌声对新朋友的到来表示热烈的欢迎！同时也欢迎我们的老朋友！让我们的新朋友和老朋友成为我们一生的好朋友，大家说好不好？”直截了当式开场白新年工作会议

在过去的一年中，我对公司全体员工的积极努力表示非常感谢。感谢大家为公司做出的努力。但是，在我们力创一个又一个辉煌成绩的过程中，还是有一些问题的。

今天呢，我时间不多，也不耽误大伙的时间。所以，我们直奔主题吧。

直截了当开场白通化通冶集团一届三次职工代表大会各位领导、各位同仁：大家上午好！根据大会日程安排，通冶集团一届三次职工代表大会今天在这里正式召开。参加本次大会的代表共有48名。今天因事、因病请假0名，实到48名，符合法定人数。这次会议得到了公司各级领导的高度重视。在此，请允许我十分荣幸的向大家介绍出席本次大会的领导，他们是通冶集团公司董事长马春洪先生、总经理张华女士、董事长办公室主任李长松、总经理办公室主任孙东、生产技术办公室主任李国强、原料资源办公室主任叶柏汐、物流运输办公室主任鞠金明、钢铁营销办公室主任张立海及财务审核办公室代表，让我们对各位领导的到来表示热烈的欢迎和衷心的感谢！现在我宣布：通化通冶集团一届三次代表大会现在开始。本次大会共分六大项十三小项议程，大会进行第一大项第一小项议程，请董事长做2010年工作报告及2011年企业生产（经营）计划大纲。让我们再次感谢董事长精彩的发言。会议第二小项议程，请董事长办公室主任李长松同志做2011年通冶集团公司《企业章程∙员工手册》修改意见。会议主持人的非语言表达技巧非语言表达的注意点：尽可能站着讲尽可能不使用麦克风和讲桌与与会者保持适当距离控制表情与格调保持眼神的接触适当的走动和手势穿着打扮得体会议主持人的非语言表达技巧视线接触眼睛会把我们所听到的话的情绪反应透露出来不注视对方会弱化沟通的效力，甚至会被认为不礼貌视线接触的方法选定目标，一次只看一个人一次一句话不要逐排逐行的看，避免扫描避开挑战目光给重要的人士多一点视线接触会议主持人的非语言表达技巧会议主持人的非语言表达技巧姿势和手势适当走动/手势，但不要成为频繁的兜步者站直站立，不要长时间倚靠一物体用手势强调重点手势要大到全部与会者看得到手势有变化，不要长时间纠和在一起动作与动作之间有适当的停顿暂时结束有争议性的会议会议的结尾归纳与总结了解反应解答疑问与开场白联系下一步行动计划结束语会议结束语一般来说，会议的结束语基本上是“同志们，XX会议马上就要结束了”或“同志们，为期几天的XX会议就要结束了”之类的话，主要告诉与会的同志们议程已完，马上就要散会。二是对会议作简要的评价。主要是肯定会议效果，如：“XX的讲话讲得很具体，也很重要，XX”，“这次会议开得很好，很成功，达到了预期目的”之类的话。三是从整体上对会议进行概括总结，旨在说明这次会议所取得的成果：解决了什么问题，明确了什么方向，提出了什么思想，采取了哪些措施等。总结概括要有高度，要准确精练，恰如其分，它是对会议主要内容的一种提炼，对会议精神实质的一种升华。会议结束语除了一些既定的话，主要内容我认为要依情况，就是会议内容或者性质不同，结束语就有差别，把实际上的会议过程、成果摘要似的提出来，重要的是让人感觉到你的结束语有意义。另外还要对突发情况准备，比如会议时一些不同的声音的出现，你在当时的表现恰当，在结束时也不能忽略，一定要因势利导，分析出这些观点中能反而有利的，或者避开锋芒，以中和性质的理解化解。俏皮的结束语1、就说到这里，下面开始鼓掌！

2、同志们，醒醒，睡觉的别睡了，会开完了！3、好，今天的会议就开到这里，今天只讲了引言部分。明天继续。会议主持人“守则”营造和谐气氛按照议程进行正确总结讨论的内容引导发言者解释令人困惑的发言帮助与会者理清不假思索的想法尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况减少与议题无关的争辩和讨论保持中立态度小结：有效会议的注意要点（一）不能为了贪图自己的方便，找一堆人来开会找真正相关的人来开会，不要找专门负责开会的人千万不能找那些无关、又没有决定权的人来开会明确会议的具体目的。确定是真正必须的。单向的沟通不需要要求会议。考虑会议的替代品，例如备忘录或电话会议当你必须举办一个会议时，一定要制定会议日程并严格遵守。设定时间期限。准时开始，准时进行，准时结束允许人们按照是否能对会议做出贡献来自由参加各项日程小结：有效会议的注意要点（二）开会前就要先发给与会所有人有关会议的资料要不断控制。不要偏离主题，按目标进行会议规模不要太大，人数要尽可能地控制试着站着开会，这样，以很少的时间就会达到很多目的总结会议结果。阐明和回顾分配的任务准备跟踪的行动计划。注明必须做什么，谁来做，什么时间做。会议结束时给每人一份会议结束时花几分钟时间评价一下会议质量。讨论和认定下次会议的改进方法附录：当...…时，如何办?有人总是迟到

：

准时开始谢谢其它人的准时全体共同订立罚则用标语提醒请勿迟到通知他主管

当...…时，如何办?有人总是在接听或打手机

：

会议一开始就订立公约关机或者是改成振动准时中间休息休息次数增加，每次时间减少当手机响，会议暂停，用眼神提醒他当...…时，如何办?有人在打瞌睡：

表示出对大家工作辛苦的理解鼓励大家多站起来走动注意室内温度是否太热了增加声音语调抑扬顿挫会议步调加快问与会者问题短暂休息当...…时，如何办?你不知道答案时：

说:“对不起,我不了解这些信息。”

然后:征询与会者中专家的意见

问:“你是怎么想的?”笼统回答一下问题,并承诺日后会给提问者提供详细的信息

提供资源

当...…时，如何办?有人问你一个对立的问题时：尊重提问者并避免自我防卫

避免与其陷入一场唇枪舌战

邀请其在会后同你进行交谈

当...…时，如何办?你提问冷场时：重新复述问题

解释沉默请具体人员给予评论当...…时，如何办?与会者过分积极时:

提醒注意“游戏规则

提限制式问题

要求结合主题发言