会计电算化课程之账务处理子系统课件

第3章账务处理子系统

3.1账务系统的工作原理

及功能构造账务系统的手工处理方式在手工条件下，会计核算的方法主要包括：

设置会计科目及账户

复式记账

填制与审核凭证

设置与登记账簿

本钱计算

财产清查

编制会计报表账务系统的计算机处理方式

计算机账务系统的数据流程

计算机账务系统中会计业务处理的根本流程是：

1.

编辑输入记账凭证或机制凭证。

2.

对输入的记账凭证进展审核。

3.

人工控制由计算机自动完成记账工作。

4.人工控制由计算机自动完成结账工作。

5.人工控制由计算机自动进展银行对账。

通用账务处理系统

根本功能构造3.2账务处理子系统系统的初始化账务处理子系统初始化

设置概述初始化设置前的准备工作㈠仔细阅读?使用手册?

㈡会计科目、凭证类型等确实定

㈢会计数据资料的准备

包括往来账数据、银行账数据、科目余额、凭证摘要等。

㈣会计组织和人员分工确实定会计科目设置1、科目代码2、科目名称3、科目类型4、账页格式5、辅助账的设置6.其他核算〔1〕日记账〔2〕银行账〔3〕数量金额账〔4〕外币账2.删除会计科目

①科目未录入期初余额

②科目未被其他设置使用

③没有任何一张记账凭证用到该科目

④该科目没有建立明细科目

3.修改会计科目会计科目辅助核算设置个人往来辅助账账务系统对个人往来业务的处理提供了两种不同的解决方案：一种是模仿手工的处理方法。采用这种方法有关会计科目的设置与手工处理科目设置一样，即在其他应收、其他应付科目下按费用类别设置二级科目，在二级科目下按往来的个人或单位设置明细科目。另一种是辅助核算方式。即利用系统的辅助核算功能将有关科目设成个人往来类。客户和供给商往来核算在只使用总账子系统的单位，与个人往来类似，客户和供给商往来核算也可用两种方法进展核算。只使用总账系统，那么“受控系统〞为空。如果使用“应收〞，“应付〞系统，那么“受控系统〞为“应收系统〞或“应付系统〞。部门辅助核算部门核算通常适用于收入和费用类科目。为了加强管理，企业对各种收支类科目除了需要按类别进展核算外，还需按部门进展核算，如管理费用科目下，首先要按类别分成管理人员工资、办公费、差旅费、业务招待费等工程进展核算，然后还需对每个费用工程在不同部门的发生情况进展核算，这种核算要求在手工条件下是很难实现的，但在计算机条件下，利用系统提供的部门核算辅助功能，却是轻而易举的事情。工程核算工程核算是为了解决围绕一个专门的对象，将与该对象有关的所有收入、支出进展专项归集的目的而设置的功能。当科目体系中有工程核算类科目时，需要在工程目录功能中做进一步的设置。〔1〕定义工程大类：工程大类即工程核算的分类类别，如在建工程等。〔2〕定义工程构造：为了方便用户登记工程清单，每一大项有关的栏目由用户自由设定。〔3〕工程分类和工程目录：如在建工程较多，为了分类统计和管理需要设置工程的分类和每一分类下的工程清单。〔4〕指定工程核算科目：在建立会计科目时，虽然已经设定了工程核算的会计科目，但没有具体指定某科目进展哪个工程大类核算，在此应予以明确。即在工程科目中将属于该工程的科目选入该工程核算。〔5〕工程期初与方案录入。工程期初即某工程在某个科目中的期初余额；工程方案即某工程在某个科目中的方案发生额。由于工程期初和工程方案是与科目和工程相关的，所以录入时，应逐个科目录入，先录入一个科目下所有工程的期初余额和方案数，再输入另一个科目的期初余额和方案数。〔一〕部门核算和管理

〔二〕个人往来核算与管理

〔三〕工程核算与管理

凭证类别设置1、凭证类型设置：常见的凭证分类方式有以下几种：〔1〕按凭证所反映的业务类型，将凭证划分为收、付、转三类。也可按照凭证涉及货币资金的类别进一步将收、付款凭证区分为现收、银收、现付、银付四种类型。〔2〕按凭证是否涉及到现金或银行存款的内容来划分，将记账凭证划分为现金凭证、银行凭证和转账凭证。另外，有的软件把由系统自动生成的凭证专门设置成一类，通常称为机制凭证。2、凭证限制条件设置：系统提供一系列的条件选项，如“借方必有科目〞、“贷方必有科目〞、“借方必无科目〞、“贷方必无科目〞等。由用户根据凭证的特点来选择。例如，凭证按收、付、转分类情况下，应将收款凭证的约束条件设定为“借方必有科目〞、“1001，1002〞，而将转账凭证的约束条件设定为“借贷必无科目〞、“1001，1002〞。一般软件都允许用户对凭证不作分类，或将全部凭证都设置为“记账凭证〞一种类型。六、初始数据录入①只提供允许录入的数据域，锁定不必录入的数据域〔如上级科目或其他字段〕，并用不同的颜色表示，如白色为可录入的数据区，黄色为要汇总的数据区等。②通过试算进展初始数据平衡检查，平衡公式有：资产=负债+所有者权益；期初借方余额=期初贷方余额；借方累计发生额=贷方累计发生额试算后显示审核结果，列出各项数据的合计，便于用户了解。③如果是年初建账，可以直接录入年初余额；如果是年中建账，那么需录入启用当月的期初数据及年初至启用前月的借贷方累计发生额，系统自动算出年初余额。即：1月1日启用：期初余额其他月份启用的：累计借方、累计贷方、期初余额结算方式设置为了便于对有关票据进展管理和提高银行自动对账的效率，账务系统软件设有结算方式设置功能。用户在进展结算方式设置时应将本单位所使用的结算方式一一编码，将各种结算方式码和结算方式名称一一输入系统给出的对应拦目中，以便在需要时输入相应结算方式。其他有关设置1、外汇汇率设置

2、常用凭证设置

3、常用摘要设置3.3账务处理子系统日常业务处理凭证录入、审核和修改凭证录入1、记账凭证的类型⑴手工凭证：(2)机制凭证：(3)派生凭证：2、记账凭证的根本内容主要包括日期、凭证类别和凭证号、摘要、科目、金额、附件张数、各种签章等。3、各类记账凭证的输入方式4、凭证的录入(1)凭证根本内容的录入(2)辅助核算数据的录入会计分录输入说明：(1)分录的每一条记录摘要均不能为空。

(2)分录的每条记录摘要可以不同,常用语句可以在“获取〞中找到。

(3)输入的科目编码必须在建立科目时已经定义。

(4)必须是最底层的科目编码〔明细科目〕。

(5)不能有非法对应科目。

(6)一条记录其金额只有一个方向;金额不能为“零〞;红字以“－〞号表示;会计科目借贷双方金额必须平衡。凭证的审核尽管账务系统在凭证录入的过程中设计了大量的检验功能，但一些人为的错误，例如凭证的科目代码输入错误导致会计科目发生错误；凭证的借贷方金额同时发生错误，且错误金额一样。这些错误是计算机系统很难检测的。这就要由审核人员进展审核了。凭证审核是指审核人员依照会计制度和会计软件的要求，对记账凭证所进展的检查和核对。审核的主要内容是:记账凭证是否与原始凭证相符，经济业务是否正确，记账凭证相关工程是否填写齐全，会计分录是否正确等。根据会计内部控制的要求，凭证制单员和审核员不能为同一人，即任何用户都不能审核自己编制的凭证。对于涉及到现金、银行存款的收入与支出的凭证，还可通过系统参数设置后强制由出纳签字。凭证的修改1、对没有进展审核的错误凭证，可以直接利用凭证修改功能进展修改。2、对已经进展了审核，但是还没有记账的错误凭证，应先取消审核，然后再在凭证修改功能中进展修改。3、对已记账的错误凭证，那么不能利用凭证修改功能进展修改。记账记账原理

在会计信息系统中，所有的账簿数据均以数据库文件方式存放于系统之中。从系统内部的处理过程来看，记账处理实际上是会计数据在不同数据库文件之间的传递。

记账过程

1．

选择记账凭证

2．

系统自动检验记账凭证3．

正式记账进展记账工作需要注意以下问题：1．

未经审核的记账凭证不能记账。2．

有不平衡凭证或错误凭证时，系统停顿记账。3．

记账过程决不允许无故中断系统运行或关机对记账处理的几点说明：①凭证一经记账，就不能在这一凭证或登记这一业务的账簿上直接修改。②在记账开场后，不能中断系统的运行。③初次使用账务系统时，假设输入的期初余额借贷不平衡或总账期初余额与其所属明细账余额不平衡，那么不能进展记账。④所选范围内的凭证如有未经审核签字的凭证，系统将给出提示并自动中止记账并给出报告。⑤多数软件具有记账前提示备份或强制备份〔如金蝶软件〕功能。⑥记账功能随时可运行，每月执行记账的次数是任意的。3.4期末业务处理期末的摊、提、结转业务

处理

对于期末的摊、提、结转业务的处理，系统都要求用户事先设置好正确的转账凭证模板，需要时调用设置好的凭证模板，由计算机自动生成转账凭证。

使用转账凭证模板生成转账凭证功能，需要注意以下几个问题：

1、在调用转账凭证模板生成转账凭证前必须将本月发生的各种具体业务登记入账。2、注意期末的摊、提、结转业务具有严格的处理顺序。(p74)3、结转生成的记账凭证系统将存于未记账凭证库，这些凭证还需要进展审核和记账操作才能记入账簿。自动转账凭证的设置1．登记一个转账凭证模板

2．设置转账凭证模板

这种设置主要包括：科目编码、借贷方向和金额的取数公式，取数公式实际上是告诉计算机如何从系统内获取转账凭证所需要的数据。如果涉及到的科目是部门核算类或工程核算类，且需要按部门或工程结转那么还应设置制定部门或工程；如果不指定那么系统默认为结转所有的部门或工程。试算平衡和对账计算机账务系统试算平衡功能就是将系统中所有科目的数据按会计平衡公式进展平衡检验。对账是对各个账户的数据进展检验，以检查对应账户的是否平衡。

结账通用账务系统结账工作的一般处理步骤是：

1．

停顿本月的记账工作。

2．

进展数据保护：数据保护的过程与记账根本一样。

3．

进展试算平衡。

4.将本月各账户的期末余额结转下月，成为下月的期初余额。

期末结账时应注意以下问题：

1．

各科目的摊、提、结转工作必须在结账以前完成。

2．

当月输入的记账凭证必须全部记账，如有未记账的当月凭证，系统将不能结账。

3．

上月未结账，本月无法结账。

4．

每月只能结账一次。

5．

有些通用账务系统初始设置中需要设定每月的结账日期，使用这些软件必须在规定的日期进展结账。

多数通用软件年末结账后系统会自动生成下一年度的机内账簿，并将本年各账户期末余额结转下年。3.5账务系统的输出账务处理子系统输出方式在账务系统中信息输出的方式有三种：通过屏幕显示输出，通常称为查询。通过打印机打印输出，通常称为打印。在账务系统中但凡可以查询到的内容都可以打印。打印输出按照打印方式的不同可以分为套打和完全打印。使用哪种方式由用户自己决定。通过活动硬盘等输出，通常称为备份。由于备份功能对系统数据的平安有重要意义，又与系统数据恢复功能有密切联系，因此备份不光是信息输出的一种方式而且是系统维护的重要功能。记账凭证的输出1.记账凭证的输出

记账凭证的输出主要是对凭证进展查询。

2.科目汇总表的输出

为了提供某一科目某一时间范围的发生额和余额，系统提供了凭证汇总功能。凭证汇总同样需要输入汇总条件和汇总凭证的范围。运行凭证汇总功能，系统自动进展凭证汇总并将产生的科目汇总表显示在屏幕上。需要打印时，操作对应的功能键系统即可将结果打印输出。科目汇总同样分已记账凭证和包括未记账凭证的所有凭证两种情况进展查询和打印。账簿输出辅助核算信息输出3.6资金管理支票登记簿银行对账1.录入初始未达账

2.录入银行对账单

3.银行对账

在计算机账务系统中，对账方式通常分为自动对账和手工对账，手工对账一般作为自动对账的补充。自动对账可以选择：结算方式一样、结算票号一样、金额和方向一样三个条件中的一个或几个的组合作为确定已达账的条件。选定对账条件后系统将根据确定的条件自动标示出